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Title pageMedisoft User’s GuideJanuary 2021
Copyright noticeCopyright noticeCopyright 2021 eMDs, Inc. All Rights Reserved.Use of this documentation and related software is governed by a licenseagreement and this document is incorporated into and is made part of thelicense agreement. This documentation and related software containconfidential, proprietary, and trade secret information of eMDs, Inc., and isprotected under United States and international copyright and other intellectualproperty laws. Use, disclosure, reproduction, modification, distribution, or storagein a retrieval system in any form or by any means is prohibited without the priorexpress written permission of eMDs, Inc. This documentation and related softwareis subject to change without notice.Publication dateJanuary 2021ProductMedisoft, 25Corporate addresseMDs, Inc.10901 Stonelake Blvd.Austin, Texas 78759512-257-5200Medisoft 25iiJanuary 2021
Table of ContentsTable of ContentsPreface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ixWhere to Find Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Online Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Independent Value-Added Resellers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Medisoft Versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .ixixixixixChapter 1 - Navigating in Medisoft. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Toolbars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Title Bar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Menu Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Shortcut Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3File Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4Edit Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4Activities Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Lists Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6Reports Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Tools Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Window Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Help Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Keystrokes and Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Common Keystrokes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Keystrokes - List screens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Keystrokes - Transaction Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Keystrokes - Eligibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Chapter 2 - Medisoft at a Glance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Setting up Your Practice Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Entering Transactions and Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Generating Claims and Statements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Chapter 3 - Creating a Practice and Setup Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Creating a Practice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Creating the Practice Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Opening a Practice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Setup Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Creating Rules Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .If you are a solo provider (file claims as an individual) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .If you are a group (file claims as a group). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Setting Program Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2121232324252830Chapter 4 - Security Setup Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Creating Users. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33January 2021Medisoft 2525iii
Table of ContentsLogin/Password Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34Setting Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Chapter 5 - Entering Practice Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37Entering Basic Practice Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Entering a Practice IDs Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Entering Practice Information for a Billing Service. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Billing Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .BillFlash Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .EDI Receiver Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .373739394041Chapter 6 - Setting up Providers and Provider Classes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Entering Provider Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Entering Provider IDs Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Chapter 7 - Referring Provider Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Entering Referring Provider Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Entering Referring Provider Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48Chapter 8 - Insurance Classes and Insurance Carriers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51Insurance Classes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51Insurance Carriers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Setting ICD Version Utility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54Chapter 9 - Facility Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55Setup Scenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55Entering Facility Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55Entering Facility IDs Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56Chapter 10 - Attorney, Employer, or Other Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Chapter 11 - Procedure, Payment, Adjustment, and Diagnosis Codes . . . . . . . . . . . . . . 61Procedure, Payment, and Adjustment Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .General Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Amounts Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Allowed Amounts Tab (Advanced and Medisoft Network Professional) . . . . . . . .MultiLink Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .CPT Code Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .New CPT Code Search screen (single code search) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .New CPT Code Search screen (multiple code search). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Diagnosis Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .616262636465666769Chapter 12 - Diagnosis Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71IMO - Enhanced ICD Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72ivMedisoft 2525January 2021
Table of ContentsChapter 13 - Billing Code List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81Chapter 14 - Contact List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83Chapter 15 - Patients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85Chart Number Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85Entering Patient Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86Chapter 16 - Cases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89Creating a Case. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Copying a Case . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Customizing the Case screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Scanning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89919292Chapter 17 - Transaction Entry Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99Transaction Entry Alerts screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103Transaction Entry Alert pop-up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106Chapter 18 - Entering Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109Unprocessed Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111Chapter 19 - Quick Ledger and Quick Balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113Quick Ledger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113Quick Balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114Chapter 20 - Creating Claims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117Claim Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .The Claim Manager’s Job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Creating Claims. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Editing Claims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Printing Claims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Troubleshooting Insurance Claims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Claim Form Not Centered . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Reprinting Claims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Changing Claim Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117117118118119121121123123Chapter 21 - Creating Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125Statement Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Creating Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Editing Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Printing Statements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Reprinting Statements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Changing Statement Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Billing Cycles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Troubleshooting Statement Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125125126126129129130131Chapter 22 - Applying Deposits/Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133Entering a Payment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133Applying a Payment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133EOB Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134January 2021Medisoft 2525v
Table of ContentsManaged Care . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134Capitation Payment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135ePayments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135Chapter 23 - AR Tracker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137Chapter 24 - Managing Small Balance Write-Offs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147Small Balance Write-off . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147Chapter 25 - Using Electronic Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149Electronic Claims Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Statement Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Eligibility Verification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Eligibility Verification Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Eligibility Verification Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .149149149149150Chapter 26 - Scheduling Appointments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153Office Hours Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Starting the Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .From the Windows Desktop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .From Within Medisoft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Office Hours Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using Office Hours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Entering a New Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Find Open Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Go To Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Wait List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Editing an Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Changing a Telephone Number or Cell Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Changing Other Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Viewing Scheduled Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Viewing Future Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using the Future Appointment List screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using the Edit Appointment screen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Rescheduling an Appointment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Moving/Deleting an Appointment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Moving an Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Deleting an Appointment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Recalling Patients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Setting Program Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Options tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Multi Views tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Appointment Display tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59160161161162162163163164166Chapter 27 - Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167Reports Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Report Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Viewing a Report. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Printing a Report . .
Medisoft 25 January 2021 25 ix Preface Where to Find Help Online Help Access the online Help screens to find detailed information on each feature in Medisoft. Online Help is available in two different ways: Context-Sensitive Help: For help in a particular part of Medisoft, click the
