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Title pageMedisoft 21User’s GuideDecember 2016
Copyright noticeCopyright noticeCopyright 2016 e-MDs, Inc. All Rights Reserved.Use of this documentation and related software is governed by a license agreement. Thisdocumentation and related software contain confidential, proprietary, and trade secretinformation of e-MDs, Inc., and is protected under United States and internationalcopyright and other intellectual property laws. Use, disclosure, reproduction, modification,distribution, or storage in a retrieval system in any form or by any means is prohibitedwithout the prior express written permission of e-MDs, Inc. This documentation and relatedsoftware is subject to change without notice.Publication dateDecember 2016ProductMedisoft Corporate addresse-MDs, Inc.7800 Shoal Creek Blvd.East Wing 100EAustin, Texas 78757512-257-5200Medisoft 21iiDecember 2016
Table of ContentsTable of ContentsPreface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ixWhere to Find Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Online Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Independent Value-Added Resellers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Technical Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Medisoft Versions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .ixixixixixxChapter 1 - Navigating in Medisoft. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Toolbars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Title Bar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Menu Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Shortcut Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3Menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4File Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4Edit Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Activities Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Lists Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6Reports Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Tools Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Window Menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Help Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Keystrokes and Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Common Keystrokes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Keystrokes - List screens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Keystrokes - Transaction Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Keystrokes - Eligibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Chapter 2 - Medisoft at a Glance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Setting up Your Practice Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Entering Transactions and Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Generating Claims and Statements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Chapter 3 - Creating a Practice and Setup Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Creating a Practice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Creating the Practice Database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Opening a Practice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Setup Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Creating Rules Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .If you are a solo provider (file claims as an individual) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .If you are a group (file claims as a group). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Setting Program Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2323252626273033Medisoft 21December 2016iii
Table of ContentsChapter 4 - Security Setup Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Creating Users. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Login/Password Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37Setting Permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Chapter 5 - Entering Practice Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Entering Basic Practice Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Entering a Practice IDs Rule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Entering Practice Information for a Billing Service. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Billing Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .BillFlash Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .EDI Receiver Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .414244444446Chapter 6 - Setting up Providers and Provider Classes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Entering Provider Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Entering Provider IDs Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Chapter 7 - Referring Provider Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Entering Referring Provider Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Entering Referring Provider Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55Chapter 8 - Insurance Classes and Insurance Carriers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57Insurance Classes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57Insurance Carriers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Setting ICD Version Utility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63Chapter 9 - Facility Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Setup Scenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Entering Facility Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Entering Facility IDs Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66Chapter 10 - Attorney, Employer, or Other Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69Chapter 11 - Procedure, Payment, Adjustment, and Diagnosis Codes . . . . . . . . . . . . . . 71Procedure, Payment, and Adjustment Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .General Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Amounts Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Allowed Amounts Tab (Advanced and Medisoft Network Professional) . . . . . . . .MultiLink Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Diagnosis Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Create ICD-10 Mappings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71727273757778Chapter 12 - Billing Code List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79Chapter 13 - Contact List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81Chapter 14 - Patients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83Chart Number Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83Entering Patient Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84Medisoft 21ivDecember 2016
Table of ContentsChapter 15 - Cases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89Creating a Case. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89Copying a Case . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92Customizing the Case screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94Chapter 16 - Entering Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95Unprocessed Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99Chapter 17 - Quick Ledger and Quick Balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101Quick Ledger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101Quick Balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103Chapter 18 - Creating Claims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105Claim Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .The Claim Manager’s Job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Creating Claims. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Editing Claims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Printing Claims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Troubleshooting Insurance Claims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Claim Form Not Centered . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Reprinting Claims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Changing Claim Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105105106108109112112113113Chapter 19 - Creating Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115Statement Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Creating Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Editing Statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Printing Statements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Reprinting Statements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Changing Statement Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Billing Cycles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Troubleshooting Statement Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115115117117120120121123Chapter 20 - Applying Deposits/Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125Entering a Payment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Applying a Payment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .EOB Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Managed Care . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Capitation Payment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .ePayments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125127128129129130Chapter 21 - Managing Collections and Small Balance Write-Offs. . . . . . . . . . . . . . . . . 131Collection List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Adding a Tickler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Adding Collection List Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Patient Payment Plans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Creating a New Plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Applying a Plan to a Patient . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Collection Letters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Small Balance Write-off . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131132132134134135136137Medisoft 21December 2016v
Table of ContentsChapter 22 - Using Electronic Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139Electronic Claims Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Statement Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Eligibility Verification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Eligibility Verification Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Eligibility Verification Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Medisoft Mobile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Configuration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .139139139139140143143143143Chapter 23 - Scheduling Appointments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145Office Hours Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Starting the Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .From the Windows Desktop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .From Within Medisoft . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Office Hours Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using Office Hours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Entering a New Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Find Open Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Go To Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Wait List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Editing an Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Changing a Telephone Number or Cell Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Changing Other Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Viewing Scheduled Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Viewing Future Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using the Future Appointment List screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using the Edit Appointment screen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Rescheduling an Appointment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Moving/Deleting an Appointment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Moving an Appointment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Deleting an Appointment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Recalling Patients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Setting Program Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Options tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Multi Views tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Appointment Display tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53155156156156157158158159161Chapter 24 - Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Reports Overview . . . . . . . . . . . .
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