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ADP Self Service Manager’s Guide
ADP Copyright InformationCopyright 1993–2010 by ADP, Inc.Portions copyright 1988–1998 PeopleSoft, Inc.Third-Party Copyright InformationFor copyright information about the third-party software used in ADP’s HR/payroll solutions, click Copyright Information.This manual supports ADP Self Service October 2010 Release and ADP Enterprise HR Version V4D (4.2005.2), V4.04 andhigher, V5.0 and higher, as well as ADP HR Anytime Version 5.01 and higher. Published October 2010.All rights reserved. The information contained in this document is proprietary and confidential to ADP.No part of this document may be reproduced or transmitted in any form or by any means, mechanical orelectronic, including photography and recording, for any purpose without the express written permission of ADP.The core software technology for ADP’s product offering has been acquired through a licensing agreement with PeopleSoft,Inc., Pleasanton, California. Portions of the following text have been copied by permission of PeopleSoft, Inc. Productspecifications are subject to change without notice. No product warranty should be implied from this document.ADP, the ADP Logo, Enterprise HR, and HR Anytime are registered trademarks of ADP of North America, Inc. Adobe is aregistered trademark and Acrobat is a trademark of Adobe Systems Incorporated. Checks on Demand is a registeredtrademark of IPS of Boston. Lotus Notes is a registered trademark of Lotus Development Corporation. Intel is a registeredtrademark of Intel Corporation. Microsoft and Windows are registered trademarks and Internet Explorer is a trademark ofMicrosoft Corporation. PeopleSoft is a registered trademark of PeopleSoft, Inc. JAVA is a registered trademark of SunMicrosystems, Inc. PCL is a registered trademark of Hewlett-Packard Company. SQR is a registered trademark of HyperionSolutions Corporation.Printed in the United States.
ContentsAbout This GuideIntroduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .viiiAudience for This Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .viiiWhat’s in This Book. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .ixWhat’s New . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xRelated Documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiiDocumentation Conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xiiiProviding Comments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv1 Introducing Manager Self ServiceIntroduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-2About the Self Service Manager Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-3Using the Manager Direct Reports Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-7Viewing Your Direct and Indirect Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-8Initiating Employee Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-9Using the Online Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-12Touring Self Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-14Registering for Self Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-15Logging In to Self Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-21Managing Your Self Service Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1-222 Managing Approval Tasks and NotificationsIntroduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-2Viewing Approvals and Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-3Viewing Approval Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-3Viewing Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-6Using Search Criteria to Filter Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-8Managing Merit Compensation Approval Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-10Viewing and Printing Merit Compensation Approval Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-10Processing Merit Compensation Approval Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-13Managing Bonus Compensation Approval Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-14Viewing and Printing Bonus Compensation Approval Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-15Processing Bonus Compensation Approval Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-17Managing Performance Review Approval Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-18Viewing and Printing Performance Approval Worksheets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-19Processing Performance Review Approval Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-20Processing Job Action Approval Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-22Managing Manager Event Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-24Managing Employee Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-26ContentsADP Self Service Manager’s Guide
ivContentsManaging Proxy Assignments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Viewing Proxy Assignments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Defining Proxy Assignments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Deleting a Proxy Assignment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2-282-282-292-323 Managing Approval HistoryIntroduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2Managing Approval History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3Using Search Criteria to Filter Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3Viewing Approval History. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-5Viewing Approval History Detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7Deleting an Activity from Approval History. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9Recalling an Event . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10Viewing Employee Events Detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-11Viewing and Printing Merit Compensation Event Detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-14Viewing and Printing Bonus Compensation Event Detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-17Viewing and Printing Performance Event Detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-20Viewing Job Action Detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-22Viewing Manager Event Detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-244 Managing CompensationIntroduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2Completing Compensation Reviews . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3Completing Merit Compensation Worksheets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-4Completing Bonus Compensation Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-10Submitting Compensation Worksheets for Approval . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-14Viewing and Printing Compensation Planning Summary Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-15Viewing and Printing Compensation Planning Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-16Viewing and Printing Consolidated Budget Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-19Viewing and Printing Compensation Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-20Viewing and Printing Employee Compensation History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-225 Managing Performance ReviewsIntroduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2Completing Performance Reviews . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3Completing Performance Review Forms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-4Submitting Performance Worksheets for Approval. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-10Viewing and Printing Performance Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-11Viewing and Printing Performance Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-12Viewing and Printing Employee Performance Review Forms from Performance Planning. . . 5-14Viewing and Printing Employee Performance History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-16Viewing and Printing Employee Performance Review Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-19Creating Performance Review Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-23ContentsADP Self Service Manager’s Guide
Contentsv6 Managing Work EventsIntroduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-2Search and Filtering Tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-3Using Search Fields to Filter Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-3Using the Searchable Drop-Down Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-4Managing Work Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-5Updating Multiple Job Actions for a Single Employee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-6Updating Multiple Employees with a Single Job Action . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-11Viewing Employee Profiles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-15Viewing Employee Profiles from the Managing Work Events Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-16Viewing Employee Profiles from the Direct Reports Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-18Viewing Employee Profiles from the Employee Selection Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-20Initiating the Hiring Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-21Completing the Rehire Prompt Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-23Completing the Rehire Start Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-24Completing the New Hire Start Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-26Completing the Personal Data - Part A Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-28Completing the Personal Data - Part B Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-30Completing the Job Data - Part A Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-32Completing the Job Data - Part B Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-34Completing the Pay Information Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-36Completing the Citizenship Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-38Completing the Additional Hire Information Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-40Completing the Submit Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-42Transferring Employees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-44Transferring an Employee to a New Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-45Transferring an Employee to a New Department . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-51Transferring an Employee to a New Location . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-58Changing an Employee’s Job Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-64Changing an Employee’s Job and Salary Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-71Promoting an Employee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-72Demoting an Employee. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-81Performing a Lateral Job Change . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-89Changing an Employee’s Salary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-96Changing an Employee’s Employment Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-104Placing an Employee on Leave. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-105Returning an Employee from Leave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-113Placing an Employee on Suspension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-120Returning an Employee from Suspension. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-128Terminating an Employee. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-134Using the Comprehensive Employment Change . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-141Initiating a Comprehensive Employment Change for an Employee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-142Changing an Employee's Job Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-144Changing an Employee's Employment Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-147Changing an Employee's Compensation Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-150Changing an Employee's Payroll Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6-153ContentsADP Self Service Manager’s Guide
viContents7 Managing Employee Career and Training InformationIntroduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-2Managing Employee Career Profiles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-3Adding or Changing Education Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-4Adding or Changing Language Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-10Adding or Changing Skill Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-12Adding or Changing License/Certificate Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-14Enrolling Employees in Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-17Viewing Available Training Activities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-17Checking Prerequisites for a Training Activity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-20Checking Availability and Enrolling in a Training Session . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-22Accessing Employee Training Summary Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-248 Running Manager ReportsIntroduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8-2Running Team Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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