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Connect ClientUser GuideJanuary 30, 2018
Legal NoticesTrademarks Copyright 2018, Mitel Networks Corporation. All Rights Reserved. The Mitel word and logo are trademarks of Mitel Networks Corporation.Any reference to third-party trademarks is for reference only and Mitel makes no representation of ownership of these marks.PatentsMitel products are covered by patents as listed at http://www.shoretel.com/about/patents.html.Version InformationUser GuideVersion: UG 1 1/30/18Date: January 30, 2018Company InformationMitel Networks Corporation350 Legget Dr.Kanata, Ontario K2K 2W7Canada 1.844.937.6483
Table of ContentsPreface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5Objectives of this Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Organization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6Chapter 1Installing the Connect Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Anti-Virus Folders Exclusions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Installing the Connect Client on Windows OS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Installing the Connect Client on OS X . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Upgrading Connect Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Chapter 2Using the Connect Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Signing in to the Connect Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Opening Connect Client Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Changing the Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Navigating through the Connect Client Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Pinning Tabs for Quick Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Connect Client Location . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Adding Shortcuts to the Client Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Selecting Preferred Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Setting a Sound Notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Connect Client Logs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Sharing Data with Mitel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Chapter 3Managing Contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Managing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Adding a Contact on Mac OS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Adding a Contact on Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Viewing Information of a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Importing the Contact Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Deleting a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Adding a Contact to your Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Viewing Favorites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Searching Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Connect Client1415151518191920202122User Guide2425252627282829291
Sorting Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Viewing Call Stack Information of a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Managing Contact Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Creating a Contact Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Reordering the List of Contact Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Editing or Deleting a Contact Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Chapter 4Managing Availability States . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Understanding Availability States . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Setting Alert for Contact’s Availability State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Changing Availability State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Selecting a Predefined Availability State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Adding a Note to Availability States . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Configuring a Custom Availability State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Allowing a Contact to Manage your Availability State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Chapter 5User Guide4040404041414242Managing Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Making a Voice Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Answering a Voice Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Managing Incoming Call Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Answering Call from Call Stack of a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Viewing Call Interaction History with a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Transferring a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Transferring a Call Using the Blind Transfer Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Transferring a Call Using the Consult Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Parking a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Transferring a Call Using the Intercom Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Transferring a Call Using the Whisper Option . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Transferring a Call to Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Making a Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Creating a Blind Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Creating a Consultative Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Creating an Intercom Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Managing Call Notes and Viewing Routing Slips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Making a Video Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Setting Up Video Camera Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Managing Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Forwarding Calls to your Voicemail Inbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .234353636363637Managing Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39Managing your Desk Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Assigning your Desk Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Customizing your Desk Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Removing the Desk Phone Assignment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using the Softphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Assigning Softphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Customizing the Softphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Assigning External Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Chapter 06161Connect Client
Table of ContentsLeaving a Voicemail Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Sending a Group Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Accessing Voicemail Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Viewing Voicemails from a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Listening to a Voicemail Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Saving a Voicemail Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Replying to a Voicemail Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Forwarding a Voicemail Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Deleting a Voicemail Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Restoring a Deleted Voicemail Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Configuring Email Notifications for Voicemail Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Managing System Notifications for Voicemail Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Changing your Voicemail Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Recording Voicemail Greeting Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Playing Envelope Information for Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Routing Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Availability Routing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using Power Routing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Routing Calls to Mobile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Customizing your Call Option Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Chapter 7Managing Instant Messaging. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77Sending an Instant Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Viewing IM Conversation History with a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Scheduling a Meeting with a Contact Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Managing Instant Messaging Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Adding Canned IM Responses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Chapter 87879798080Integrating with Microsoft Exchange . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83Integrating the Connect Client with Microsoft Exchange . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Synchronizing Events with Microsoft Outlook or Office 365 Calendar . . . . . . . . . . . . . . .Synchronizing the Connect Client with Microsoft Outlook or Office 365 Contact Folders .Synchronizing the Connect Client Voicemails with Microsoft Outlook or Office 365 . . . . .Chapter anaging Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89Creating a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90Creating a Conference from Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92Creating a Reservation-less Conference from My Conference Bridge . . . . . . . . . . . . . . . 93Migrating Reservation-less Conferences from ST Communicator . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94Viewing Conferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95Downloading the iCalendar Data (ICS) File for a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95Joining a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96Joining a Conference from the Notification Area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96Joining a Conference from the Events Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97Joining a Conference from Your Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98Placing a Participant on Mute . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99Dropping a Participant from Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100Recording a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100Connect ClientUser Guide3
Canceling a Conference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Canceling a Conference from the Connect Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Canceling a Conference from Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Conferencing using Connect Client for Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using the Connect Client for Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using Group Chat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using Screen Sharing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Managing System Notification for Screen Sharing Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Chapter 10101101101102102103103106Sharing Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107Sharing Screens with a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108Chapter 11Managing Workgroups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109Workgroups Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Workgroups Access Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Identify Call by Workgroup Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Managing Workgroups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Viewing Workgroups Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Assigning Call Handling Mode Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Filtering Queued Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Managing Agents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Accessing Workgroups Voicemails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Configuring Workgroup Notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Setting Queue Monitor Alert Threshold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Appendix A110110110111111111111112113114115Operator Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117Operator Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1184User GuideConnect Client
PrefaceThis preface provides information about the objectives, organization, and conventions used in the UserGuide.Objectives of this BookShoreTel is now part of Mitel. Together, we look forward to helping you power connections that arebrilliantly simple.This guide explains how to install, configure, administer, and maintain the Connect client.OrganizationThis guide includes the following sections:Table 1: User Guide ContentsChapterDescriptionChapter 1, Installing the Connect ClientDescribes the requirements and procedures toinstall and launch the Connect client on Windowsand Macintosh.Chapter 2, Using the Connect ClientDescribes the procedure to sign in and navigatethrough Connect client.Chapter 3, Managing ContactsDescribes the procedures to: Add and delete a contactCreate, edit, and delete a contact groupChapter 4, Managing Availability StatesDescribes the availability icons and the processto change the availability status.Chapter 5, Managing PhonesDescribes the procedures to assign a deskphone, softphone, and external number toConnect client.Connect ClientUser Guide5
PrefaceConventionsTable 1: User Guide ContentsChapterDescriptionChapter 6, Managing CallsDescribes the procedures to manage and routecalls and voicemails.Chapter 7, Managing Instant MessagingDescribes the procedures to: Chapter 8, Integrating with Microsoft ExchangeDescribes the procedure to: Chapter 9, Managing ConferencesSend an Instant Message (IM) and groupvoicemailManage IM notificationsIntegrate Connect client and
Connect Client User Guide 5 Preface This preface provides information about the objectives, organization, and co
