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CursoIntroducción a laAdministracion deProyectos

Tema 1Historia de la Administración de ProyectosConceptos PMI, PMBOK, Dirección proyectosQué es un proyecto, que no es?Fracaso en proyectos, proyectos exitososProyectos vs operativaTriple restricción

Historia de la Administración de ProyectosProyectos se han hecho desdeel principio del mundo

Los teólogos indican que elprimer Administrador deProyectos fue Dios, creandotodo los que existe en 7 días(el sétimo descansó)

EGIPTO (4000-2000 a. C.):Los Egipcios contaban con dirigentes capaces deplanear, organizar y controlar a miles detrabajadores en la ejecución de sus pirámides

LOS HEBREOS (1200 a. C.):Aplicaron el principio de laplaneación a largo plazo y elcontrol

CHINA (500 a. C.):A través de varios siglos, los chinos tuvieronun sistema administrativo de orden, con unservicio civil bien desarrollado y unaapreciación bastante satisfactoria sobremuchos de los problemas modernos deadministración pública

GRECIA (500-200 a. C.):Desarrollaron la ética del trabajo; la universalidadde la administración, iniciaron el método científicopara la solución de los problemas.La aportación que dio Grecia a la administración esgrande y fue gracias a sus filósofos, algunosconceptos prevalecen aún (Sócrates, Platón,Aristóteles.)

La administración de proyectos, en su formamoderna, comenzó a afianzarse hace sólo unasdécadas. A partir de principios de los años sesentadel siglo pasado, las empresas y otrasorganizaciones comenzaron a observar lasventajas de organizar el trabajo en forma deproyectos

En Estados Unidos, el primer proyecto verdaderamentegrande del gobierno fue el ferrocarril transcontinental, cuyaconstrucción comenzó en los años sesenta del siglo XIX.De repente, los líderes empresariales debieron enfrentarse ala enorme tarea de organizar el trabajo manual de miles detrabajadores, además del procesamiento y montaje de lasmaterias primas en cantidades sin precedentes.

Henry Gantt (1861–1919), estudió detalladamente elorden de las operaciones en el trabajo. Sus estudiosde administración se centraron en la construcción deembarcaciones para la marina durante la PrimeraGuerra Mundial. Creó los diagramas de Gantt.

Durante la Segunda Guerra Mundial (1939 - 1945), loscomplejos proyectos militares y gubernamentales, además delsuministro reducido de mano de obra en época de guerraexigieron nuevas estructuras organizativas. Se presentarondiagramas de red que muestra las dependencias entre lastareas del proyecto, esto permitió a los administradores tenermás control sobre proyectos muy complejos y con un altogrado de ingeniería

En 1962 se da origen a la herramienta EBS o EDT(estructura detallada de trabajo)Esta estructura sirve como base para estimar actividades,costos y recursos del proyecto.

En 1963 surge elconcepto de valorganado (Earned Value)

En la década de los 70 s y 80 s la NASAorganiza sus proyectos de formamatricial En 1972 surge el modelo de lametodología de administración ágil deproyectos Surgen los primeros indicios de lainternet

En la década de los 90’s surge el concepto de www y lasempresas.com Se afianza la Gestión de proyectos como una profesión Surge la Guía del PMBoK Surge el concepto de estandarización de laAdministración de proyectos

En el siglo actual XXI Oficinas de proyectos PMO Integración de estrategia empresarial conproyectos Portafolio de proyectos, programa Recurso humano activo mas valioso Maduran herramientas primavera, project

¿Qué es el PMI? El Project Management Institute es unaorganización no lucrativa que promueve laAdministración de Proyectos a nivel mundial Fue fundado en 1969 y se ha convertido enuna organización con mas de 300 milmiembros activos

En 1996 se publica laprimera edición delPMBoK Guide.Posteriormente seactualiza en el 2000,2004 y 2008, siendoésta última la versiónvigente.

La Guía del PMBOK es un estándar en laGestión de proyectos desarrollado por el(PMI). La misma comprende dos grandessecciones, la primera sobre los procesos ycontextos de un proyecto, la segunda sobrelas áreas de conocimiento específico para lagestión de un proyecto. EL PMBOK se encuentra disponible en 11idiomas: inglés, español, chino simplificado,ruso, coreano, japonés, italiano, alemán,francés, portugués de Brasil y árabe.

El PMBoK reconoce 5 grupos de procesos básicos y 9 áreasde conocimiento comunes a casi todos los proyectos. Los procesos se traslapan e interactúan a través de unproyecto o fase. Los procesos son descritos en términos de: Entradas(documentos, planes, diseños, etc.), Herramientas yTécnicas (mecanismos aplicados a las entradas) y Salidas(documentos, productos, etc.). Las nueve áreas del conocimiento mencionadas en elPMBOK son:Gestión de la IntegraciónGestión del AlcanceGestión del TiempoGestión de la CalidadGestión de CostosGestión del RiesgoGestión de Recursos HumanosGestión de la ComunicaciónGestión de las Compras y Adquisiciones

Marco Conceptual dela Dirección deProyectos

¿Qué es unproyecto?

¿Qué es un proyecto?

¿Cuáles crees que soncaracterísticas distintivasde estos esfuerzos detrabajo que llamamosproyectos?

Los proyectos son

Temporales

Resultados únicos

Se elaborangradualmente

Proyecto es un esfuerzotemporal que se lleva a cabopara crear un producto,servicio o resultado únicoPMI

En resumen Un proyecto es un esfuerzo temporal quese lleva a cabo para crear un producto,servicio o resultado único.Se caracteriza por Ser temporal: tiene comienzo y final definido.Finalizar cuando: Se logran objetivos. Los objetivos no se pueden alcanzar. La necesidad ya no existe.Generar un Producto, Servicio o Resultado Único.Tener elaboración progresiva: paso a paso.

Situación de losproyectos

Los principales motivos que originan fracasosen el cumplimiento de los proyectos (MelthomTechnologies, 2007):21% Cambios en los objetivos definidos a nivelestratégico31% No utilización, o mala utilización demetodologías de trabajo48% Problemas humanos, de conducción,comunicación y conflictos entre la gente

¿Por qué fracasanlos proyectos?

Sólo el 20% de los proyectos finalizanobteniendo el objetivo planteado, en el tiempoy con los recursos estimados.¿Por qué?No se emplearon métricas para el proyectoMala planificaciónMala definición del alcanceNo se realizaron revisiones periódicas del progresoNo se utilizaron Herramientas o metodologíasNo apoyo alta gerenciaNo se recurrió al manejo de riesgosEl director no era el mejorEl equipo no era el mejorPruebas inadecuadas e informales

¿Qué es un proyectoexitoso?

Es aquel que

1. Identifica la necesidad del negocio¿Por qué vamos a hacer el proyecto?, ¿Cuál esla necesidad que vamos a satisfacer?

2. Establece el Objetivo SMARTLos objetivos deben eSpecíficos,Medibles, Alcanzables, Relevantes, yacotados en el Tiempo.También es importante darle un nombreadecuado al proyecto, que tenga unsignificado y pueda ser usado paraposicionarlo en la mente del equipo delproyecto y de sus clientes

3. Establece claramente elentregableEs importante describiradecuadamente el producto queentregaremos al cliente al final delproyecto

4. Identifica a los stakeholders(involucrados) y susnecesidades de comunicaciónLos Stakeholders son todas las personasinteresadas en el proyecto, comenzandopor el Gerente del Proyecto, su equipo, elo los promotores, el cliente, lacomunidad, etc.

5. Establece el alcance deproyectoAcordar el alcance del Proyectocon el cliente y los promotoresdel proyecto. Muchas veces a lolargo del proyecto se nos pideque incluyamos algo que noestaba en el alcance eirremediablemente se afectanlos otros factores que componenla triple restricción en losproyectos Alcance-TiempoCosto.

6. Identifica las premisas del proyecto¿Cuáles son las suposiciones de las cualespartimos?

7. Identifica las retricciones delproyecto¿Qué nos limita? ¿Los horarios, elclima, la disponibilidad de divisas, elpresupuesto, la disponibilidad demaquinarias especializadas?

8. Identifica los riesgos del proyecto¿Cuáles son aquellos factores que podríanponer en riesgo el éxito del proyecto?, ¿Quéprobabilidad de ocurrencia tienen?, ¿Cuálsería su impacto?, ¿Qué debemos hacer paramitigar o eliminar esos riesgos?

9. Documenta ycomunica el plan deproyectoDocumentar el planintegrado y las bases de sucreación, los progresos,llevar una bitácora delproyecto, las leccionesaprendidas y comunicar elplan a todos losstakeholders

10. Integra el equipo de proyectoCompartir la visión del proyecto, tener unacomunicación asertiva, darse retroalimentaciónfrecuente, compartir el conocimiento, mantenersesaludable, física y emocionalmente y mantener unbalance vida-trabajo

Proyectos varían en tamañoy alcance– Lanzamiento transbordador NASA– Construir un bote– Construir un hospital– Remodelación de un edificio– Planear una fiesta o boda– Organizar olimpiadas– Desarrollar un nuevo software– Obtener un título en Acuicultura

¿Qué no es un proyecto? Operaciones en curso:– No tienen un fin.– Producen productos similares o idénticos. Ejemplos:– Una compañía de seguros procesa miles dereclamos al día.– Un cajero atiende a 100 clientes por día.– Planta de automóviles produce miles devehículos, del mismo modelo y conopciones limitadas.– Operativa normal de la oficina

Proyectos vs TrabajosOperativos

Objetivosde laOrganizaciónProyectosOperaciones

¿Qué comparten?

Realizados por individuos Limitaciones / restricciones Planificados, ejecutados,supervisados y controlados Apoyan los objetivosorganizaciones

¿En qué sediferencian?

Las operaciones soncontinuas y con resultadosrepetitivos Los proyectos son temporalescon resultados únicos

¿Cómo serelacionan?

Las operaciones apoyan elambiente de negocio donde seejecuta un proyecto

Los proyectos puedenmodificar a las operaciones

¿Qué diferencias / similitudesencuentras entre lascaracterísticas de los proyectos ylas operaciones continuas –comoen una fábrica o una oficina deservicios donde ciertos trabajos sehacen con una misma rutina-?

¿Proyectos vrs Operaciones?Comparten Características Realizado por personas Recursos restringidos Planificados, ejecutados y controladosTienen Diferencias Operaciones, son continuas y repetitivas.Objetivo: dar respaldo al negocio. Proyectos, implementan el Plan EstratégicoObjetivo: obtener el resultado y cerrar el proyecto.

¿Qué es la direcciónde proyectos?

Esconocimientos

habilidades

Herramientas

Técnicas

¿Qué es la Dirección deProyectos?Es la aplicación de conocimientos,habilidades, herramientas ytécnicas a las actividades delproyecto para satisfacer losrequerimientos de éste.

La Triple restricción

¿Qué ocurre sialguien me pide queagregue “algo más” al proyecto? ¿Qué ocurre si tengo que recortargastos? ¿Qué ocurre si tengo que entregarantes?

Se afectael alcance

Se afecta elcosto

Se afecta el tiempo

En la actualidad, los preceptos básicos de la administración deproyectos están representados por el triángulo del proyecto, unsímbolo que popularizó Harold Kerzner en su obra de referencia,Project Management: A Systems Approach to Planning,Scheduling, and Controlling.

Seguimos con la triple restricciónTodos los proyectos deben cumplir con el alcance, costo ytiempo. Cualquier cambio en una de esas variables afecta a lasdemás.La calidad debe estar presente en todo el proyecto.AlcanceCostoCalidadTiempo

Un cambio en alcance modifica el costoAlcanceCostoCalidadTiempo

Un cambio en el tiempo afecta el alcance y el costoAlcancecostocalidadtiempo

Un cambio en el tiempo afecta el costoAlcancecostocalidadtiempoY en cualquier cambio o modificación la calidad estadirectamente relacionada

“Cristaliza tus metas. Elabora un planpara alcanzarlas. Fíjate una fechalímite. Entonces, con supremaconfianza, lleva adelante tuproyecto”- Paul J. Meyer-

El PMBoK reconoce 5 grupos de procesos básicos y 9 áreas de conocimiento comunes a casi todos los proyectos. Los procesos se traslapan e interactúan a través de un proyecto o fase. Los procesos son descritos en términos de: Entradas (documentos, planes, diseños, etc.), Herramientas y Técnicas (mecanismos aplicados a las entradas) y Salidas