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UNIVERSIDADE DO SUL DE SANTA CATARINAPATRICK MACHADOANÁLISE COMPARATIVA ENTRE FERRAMENTAS GRATUITAS DE GESTÃO EAUTOMAÇÃO DE PROCESSOS (BPMS)Palhoça2017
PATRICK MACHADOANÁLISE COMPARATIVA ENTRE FERRAMENTAS GRATUITAS DE GESTÃO EAUTOMAÇÃO DE PROCESSOS (BPMS)Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao Cursode Graduação em Sistemas de Informação daUniversidade do Sul de Santa Catarina, como requisitoparcial à obtenção do título de Bacharel em Sistemas deInformação.Orientador: Prof. Maurício Botelho, MEng.Palhoça2017
PATRICK MACHADOANÁLISE COMPARATIVA ENTRE FERRAMENTAS GRATUITAS DE GESTÃO EAUTOMAÇÃO DE PROCESSOS (BPMS)Este Trabalho de Conclusão de Curso foi julgadoadequado à obtenção do título de Bacharel em Sistemasde Informação e aprovado em sua forma final pelo Cursode Graduação em Sistemas de Informação daUniversidade do Sul de Santa Catarina.Palhoça, 21 de novembro de 2017.Professor e orientador Maurício Botelho, MEng.Universidade do Sul de Santa CatarinaProf. Alessandra Anacleto Wust, MSc.Universidade do Sul de Santa CatarinaProf. Rafael Orivaldo Lessa, Esp.Universidade do Sul de Santa Catarina
AGRADECIMENTOSAgradecimentos aos que me incitam sucesso, os familiares: mãe, Eliete, pai, Sérgioe irmã, Priscila; e à namorada, Alana. Cada um, na sua maneira, contribuiu para esta conquista.Agradecimento especial para o meu orientador, Maurício, pela parceria e confiança ao longodo desenvolvimento deste trabalho.
RESUMOCom a evolução da maturidade das empresas sobre o gerenciamento de processos de negócio ea evolução da tecnologia da informação, surgem as ferramentas BPMS. No entanto, há diversasalternativas de ferramentas e que têm custo de aquisição. Felizmente há alternativas gratuitasno mercado, resta analisar se estas opções se encaixam nas necessidades da empresa. É esta aproblemática que este projeto propõe responder. Inicialmente, foram pré-selecionadas 7ferramentas. Dentre estas, 3 foram selecionadas para uma análise mais aprofundada, são elas:Sydle BPM Community, Camunda Community e jBPM. Para a análise, foi construído umchecklist das características mais relevantes sobre os BPMS, baseado na literatura e nadocumentação destas 3 ferramentas. Para cada ferramenta e cada característica do checklist foiaferido a conformidade. A conformidade foi verificada tanto através da documentação, quantoatravés da utilização prática em um modelo de processos BPMN genérico. Os resultadosapresentaram alternativas bastante distintas, mas, todas as 3 bastante ricas em funcionalidades.Com os resultados apresentados é possível se faça o julgamento da ferramenta que melhor seadequará ao propósito da empresa.Palavras-chave: BPM. BPMS. BPMS gratuito. Automação de processos. Gestão de processos.
LISTA DE ILUSTRAÇÕESFigura 1 – Exemplo de organograma . 19Figura 2 – Cadeia de Valor Genérica . 21Figura 3 – BPM e a conexão com objetivos estratégicos . 24Figura 4 – Tipos de eventos no BPMN . 30Figura 5 – Tarefa no BPMN . 30Figura 6 – Subprocesso compacto no BPMN . 30Figura 7 – Subprocesso expandido no BPMN . 31Figura 8 – Comporta de Caminho no BPMN . 31Figura 9 – Objeto de Dados no BPMN. 32Figura 10 – Coleção de Objetos de Dados no BPMN . 32Figura 11 – Entrada de Dados no BPMN . 32Figura 12 – Saída de Dados no BPMN. 33Figura 13 – Armazenamento de Dados no BPMN . 33Figura 14 – Fluxo de Sequência no BPMN . 34Figura 15 – Fluxo de Mensagem no BPMN . 34Figura 16 – Mensagem Inicial do Fluxo de Mensagem no BPMN . 34Figura 17 – Mensagem de Resposta do Fluxo de Mensagem no BPMN . 35Figura 18 – Associação no BPMN . 35Figura 19 – Associação de Dados no BPMN . 35Figura 20 – Piscina com detalhes internos no BPMN . 36Figura 21 – Piscina caixa preta no BPMN . 36Figura 22 – Piscina e Raia no BPMN . 37Figura 23 – Grupo no BPMN . 38Figura 24 – Anotação no BPMN . 38Figura 25 – Arquitetura básica para BPMS . 39Figura 25 – BAM – Work in progress . 41Figura 26 – Analytics – Cycle time . 42Figura 27 – Bizagi Studio - Define forms - Data model . 43Figura 28 – Bizagi Studio - Define forms – Creating my first Form . 44Figura 29 – Página inicial do site da Orchestra . 53Figura 30 – Página de novidades do site da Orchestra . 54Figura 31 – Página guia rápido do site da Activi . 55Figura 32 – Estrutura do Camunda . 57Figura 33 – Captura de tela Camunda Tasklist. 58Figura 34 – Captura de tela Camunda Cockpit. 58Figura 35 – Estrutura do jBPM . 60Figura 36 – Process Designer jBPM . 61Figura 37 – Form Modeler jBPM . 62Figura 38 – Process Management jBPM . 62Figura 39 – Business Activity Monitoring jBPM . 63Figura 40 – Página inicial do Sydle BPM . 65Figura 41 – Lista de tarefas do Sydle BPM . 65Figura 42 – Dashboards do Sydle BPM . 66Figura 43 – Documentação de processos do Sydle BPM . 66
Figura 44 – Definição de atributos do processo no Sydle BPM. 67Figura 45 – Administração de permissões no Sydle BPM . 68Figura 46 – Adequação das ferramentas às características. 73
LISTA DE QUADROSQuadro 1 – Ferramentas BPMS encontradas . 52Quadro 2 – Checklist de características das ferramentas . 71
SUMÁRIO1 INTRODUÇÃO . 121.1PROBLEMÁTICA .131.2OBJETIVOS .141.2.1Objetivo geral .141.2.2Objetivos específicos .141.3JUSTIFICATIVA .151.4ESTRUTURA DA MONOGRAFIA .162 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA . 172.12.1.12.2PROCESSO .17Processo de Negócio .17ORGANIZAÇÕES .182.2.1Cadeia de valor.202.2.2Estrutura organizacional.212.32.3.1BUSINESS PROCESS MANAGEMENT .22Ciclo de vida do BPM .252.3.1.1 Planejar . 252.3.1.2 Fazer . 262.3.1.3 Verificar . 272.3.1.4 Agir . 282.42.4.1BUSINESS PROCESS MODEL AND NOTATION .28Objetos de Fluxo .292.4.1.1 Evento . 292.4.1.2 Atividade . 302.4.1.3 Comporta de Caminho . 312.4.2Dados .312.4.2.1 Objeto de Dados . 322.4.2.2 Entrada de Dados . 322.4.2.3 Saída de Dados . 332.4.2.4 Armazenamento de Dados . 332.4.3Objetos de Conexão .332.4.3.1 Fluxo de Sequência . 342.4.3.2 Fluxo de Mensagem . 342.4.3.3 Associação. 35
2.4.3.4 Associação de Dados. 352.4.4Raias .362.4.4.1 Piscina . 362.4.4.2 Raia . 372.4.5Artefatos .372.4.5.1 Grupo. 372.4.5.2 Anotação . 382.5BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SYSTEM .382.5.1Modelagem de processos .392.5.2Workflow .402.5.3Monitoramento.412.5.4Indicadores .422.5.5Modelo de dados e formulários .433 MÉTODO. 453.1CARACTERIZAÇÃO DO TIPO DE PESQUISA .453.2ATIVIDADES METODOLÓGICAS .453.2.1Definição dos critérios e características desejadas.463.2.2Levantamento das ferramentas BPMS gratuitas disponíveis .463.2.3Seleção das ferramentas que serão avaliadas .473.2.4Seleção do modelo de processos .473.2.5Análise das ferramentas selecionadas .473.2.6Descrição dos resultados obtidos .483.3DELIMITAÇÕES .484 RESULTADOS . 504.1CRITÉRIOS DE SELEÇÃO.504.2MODELO DE PROCESSOS UTILIZADO .514.3LEVANTAMENTO DAS FERRAMENTAS .524.4FERRAMENTAS DESCONSIDERADAS .524.4.1Orchestra .534.4.2Imixs .544.4.3ProcessMaker .554.4.4Activi .554.54.5.1FERRAMENTAS AVALIADAS .56CAMUNDA .564.5.1.1 Prós. 594.5.1.2 Contras . 594.5.2JBPM.60
4.5.2.1 Prós. 634.5.2.2 Contras . 644.5.3SYDLE BPM .644.5.3.1 Prós. 684.5.3.2 Contras . 694.6DESCRIÇÃO DOS RESULTADOS .705 CONCLUSÕES E TRABALHOS FUTUROS. 75REFERÊNCIAS . 77APÊNDICES . 81APÊNDICE A – CRONOGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DO PROJETO . 82
121INTRODUÇÃODesde o começo da década de 80, empresas de manufatura executam processos.Podemos entender processos como a transformação de um insumo, seguindo uma série deatividades pré-definidas, para gerar um resultado específico. Conforme exemplificamJohansson e outros (1995, p. 55), “pegue uma peça de metal, corte-a, dobre-a e usine-a paracriar um suporte para uma prateleira”. Porém os processos são ainda mais abrangentes, nesteexemplo há processos fora da empresa, desde a extração do insumo, venda, uso e reciclagem,um processo que dará àquela peça de metal uma nova função. (JOHANSSON et al., 1995).A definição da Association of Business Process Management Professionals(ABPMP) diz que: “Processo é uma agregação de atividades e comportamentos executados porhumanos ou máquinas para alcançar um ou mais resultados” (ASSOCIATION OF BUSINESSPROCESS MANAGEMENT PROFESSIONALS, 2013, p. 35). Esta definição é utilizada paraestudos de Gestão de Processos, sendo que processos são considerados ativos da empresa, queprecisam ser gerenciados. (PAVANI JÚNIOR; SCUCUGLIA, 2011).A ABPMP apresenta o seu estudo sobre a Gestão de Processos de Negócio, sendoque processo de negócio, mais que a definição tradicional de processo, “é um trabalho queentrega valor para os clientes ou apoia/gerencia outros processos”. A Gestão de Processos deNegócio é referenciada mundialmente como Business Process Management (BPM).(ASSOCIATION OF BUSINESS PROCESS MANAGEMENT PROFESSIONALS, 2013, p.35).O BPM entende que a definição, desenho e transformação contínua dos processosde negócio pode ser um caminho para alcançar os objetivos de uma organização. Aderindo àesta alternativa, para desenho dos processos de negócio é preciso utilizar notações, um conjuntode elementos gráficos com símbolos e regras que determinem o seu significado. Dentre asnotações conhecidas mundialmente, o Business Process Model and Notation (BPMN) tem umacrescente aceitação trazendo um conjunto robusto de símbolos que se encaixam em diferentesaspectos de processos de negócio. (ASSOCIATION OF BUSINESS PROCESSMANAGEMENT PROFESSIONALS BRASIL, 2013).Com a aplicação do BPM e do desenho de processos, há diversos atributosconhecidos que trazem benefícios à organização. A definição clara de responsabilidade epropriedade do processo, o acompanhamento e medição de desempenho, monitoramento,visibilidade e compreensão dos processos, são atributos que asseguram ações rápidas para
13solucionar problemas, adaptar-se à desvios no fluxo, medir o desempenho e gerenciar riscos.(ASSOCIATION OF BUSINESS PROCESS MANAGEMENT PROFESSIONALS, 2013).Os atributos e benefícios do BPM são percebidos no dia-a-dia das organizações.Para encarar a complexidade das operações e processos pode-se utilizar a tecnologia dainformação, trabalhando com Business Process Management System (BPMS), que além defuncionalidades como: gerenciamento de fluxo de trabalho, gerenciamento de regras de negócioe medição de desempenho, possibilitam a geração de aplicações baseadas no desenho dosprocessos da organização e manipulação dos dados mantidos por estas aplicações.(ASSOCIATION OF BUSINESS PROCESS MANAGEMENT PROFESSIONALS, 2013).1.1PROBLEMÁTICAAs ferramentas BPMS possibilitam a automação de processos. Segundo a ABPMP,com a automação dos processos é possível gerenciar o negócio da organização de formaintegrada à tecnologia da informação. Portanto, a implantação de uma ferramenta BPMSdepende da colaboração entre profissionais das áreas de negócio com os profissionais detecnologia da informação. Além do custo da implantação, deve-se considerar o custo deaquisição da ferramenta, o que pode dificultar o acesso para algumas empresas.(ASSOCIATION OF BUSINESS PROCESS MANAGEMENT PROFESSIONALS, 2013).Dentre as ferramentas BPMS disponíveis no mercado, há opções como a daempresa Bizagi, parceira da Object Management Group (OMG), que especifica a notaçãoBPMN (OBJECT MANAGEMENT GROUP, 2016). Os preços para licença de uso enterprisesão disponibilizadas em duas modalidades, licença perpétua por usuário e licença de assinaturaanual por usuário. Para uma licença perpétua o custo em 2016 era de U 800 por usuário, nãoincluído as manutenções, que custam U 134. Já a licença de assinatura anual tem custo deU 311 por usuário com manutenções inclusas (BIZAGI, 2016). Outra alternativa seria aferramenta oferecida pela empresa brasileira Sydle, que possui modalidades de licença de usovariando infraestrutura e quantidade de usuários. Há valores a partir de R 2.900 anual, parainfraestrutura cloud compartilhada e capacidade para 10 até 250 usuários. Para mais de 50usuários e com infraestrutura cloud dedicada o preço é R 49.900 anual. E, por fim, com
14infraestrutura local e capacidade para mais de 100 usuários por R 79.900 ao ano. Considerandovalores de 2016. (SYDLE, 2016).O custo de uma ferramenta BPMS pode estar fora do orçamento de muitasempresas. No entanto há opções gratuitas no mercado. Algumas são totalmente gratuitas, comoa Orchestra (ORCHESTRA, 2016), outras, como a ferramenta da Sydle, além das licençaspagas, oferece uma versão community, com restrições em relação à paga (SYDLE, 2016).Porém, à exemplo da ferramenta da Sydle, as ferramentas gratuitas tendem a possuir menosrecursos que as ferramentas pagas.Considerando estas restrições em relação às ferramentas pagas, este trabalho sepropõe a responder a seguinte pergunta: Dentre ferramentas BPMS gratuitas selecionadas, qualse destaca, com os melhores recursos para utilização no contexto de uma empresa que não estejadisposta a arcar com os custos de aquisição.1.2OBJETIVOSPara atender ao problema de pesquisa foram estabelecidos um objetivo geral eobjetivos específicos a serem seguidos.1.2.1 Objetivo geralO objetivo geral deste trabalho é avaliar ferramentas BPMS gratuitas.1.2.2 Objetivos específicosPara alcançar o objetivo geral estabelecido serão seguidos os seguintes objetivosespecíficos:
15a) Apresentar o embasamento teórico sobre BPM e BPMS;b) Definir critérios de avaliação coerentes com o contexto de BPM e BPMS;c) Avaliar os resultados obtidos com as ferramentas selecionadas.1.3JUSTIFICATIVAO BPM, segundo a ABPMP, auxilia empresas de diversos segmentos, naorganização e otimização de seus processos (ASSOCIATION OF BUSINESS PROCESSMANAGEMENT PROFESSIONALS, 2013). Portanto, esta metodologia possui um papeldecisivo no sucesso das empresas, atuando em algo muito importante, os processos que geramvalor para seu crescimento. Essa importância se reflete na pesquisa do portal Business ProcessManagement Trends, que indicam o interesse das organizações em BPM. A maioria dasorganizações demonstram interesse em BPM. O percentual de organizações não interessadasno assunto, oscila entre 6% em 2005 até 1% em 2015. (HARMON, 2016).Dentre o que abrange o BPM, destacamos a ferramenta BPMS, que auxiliam naotimização e automação dos processos organizacionais. O trabalho realizado por Sordi e Spelta(2007) apresenta, através de um estudo de caso em uma empresa de seguros, os componentestecnológicos do BPMS para clarificar o potencial deste tipo de sistema. Os autores apresentamos modelos conceituais do BPMS, deixando claro que não se baseiam puramente na “construçãode softwares ou de módulos de sistemas de informação, mas na junção e orquestração de partesde softwares já disponíveis” (AALST, 2004 apud SORDI; SPELTA, 2007, p. 76). A aplicaçãodo BPMS para gerenciamento de um dos processos da empresa estudada apresentou melhoriassignificativas principalmente a respeito de prazos que passaram de uma média de 107 dias para27 dias, assim como em ganhos financeiros com a redução de multas por atraso e adiantamentode valores a receber. Melhorias na cultura de aprimoramento contínuo dos processos tambémpuderam ser percebidos. O trabalho concluiu que mesmo não fazendo o uso completo dopotencial do BPMS ainda assim foram alcançados bons resultados administrativos.Tendo conhecimento dos benefícios da implantação de um BPMS, muitas empresasdecidem adquirir uma ferramenta. Contudo percebe-se nas diversas opções fornecidas nomercado, o custo de aquisição, que pode ser inalcançável para muitas empresas. Além disto, asdiferentes abordagens em relação aos componentes tecnológicos do BPMS oferecem
16complexidade extra à esta escolha. (SORDI; SPELTA, 2007). É sabendo da existência deferramentas gratuitas e as suas limitações em relação às pagas, que este trabalho sustenta a suaproposta de avaliar ferramentas BPMS gratuitas.No mesmo contexto sobre o custo de aquisição, uma grande motivação para aanálise de ferramentas BPMS, está no âmbito acadêmico. Em disciplinas de automação deprocessos, que utilizem ferramentas pagas, haverá a possibilidade de identificar uma ferramentaBPMS gratuita. Se espera então, que a aplicação de ferramentas BPMS gratuitas, nas disciplinasde automação de processos, poderia favorecer a aceitação destas ferramentas, nas empresasonde estes alunos trabalharem.Com os resultados e conclusões obtidas, espera-se apoiar pequenas empresas naescolha de uma ferramenta BPMS, caracterizando então a importância social deste trabalho.1.4ESTRUTURA DA MONOGRAFIAEste trabalho é estruturado em 5 capítulos. Inicia no capítulo 1, no qual consta aintrodução, problemática, os objetivos geral e específicos do trabalho, justificativa e a estruturado mesmo. O capítulo 2 apresenta a fundamentação teórica do trabalho, com os principaisconceitos referentes à processos de negócio, BPM, a notação BPMN e as ferramentas BPMS.Já no capítulo 3 é caracterizada a pesquisa, apresentando as metodologias utilizadas e suasfinalidades. O capítulo 4, apresenta os resultados que foram obtidos com o estudo. Detalhandoos critérios para avaliação, detalhes sobre as ferramentas e a análise das mesmas. Por fim, ocapítulo 5, apresenta as conclusões alcançadas com o trabalho, considerações finais epossibilidades de trabalhos futuros.
172REVISÃO BIBLIOGRÁFICAA revisão bibliográfica faz um panorama que serve de base para os conhecimentosaplicados no desenvolvimento deste projeto. Esta visão abrange desde o ambienteorganizacional até as ferramentas BPMS, ou seja, processos, processos de negócio,organizações, cadeia de valor, estrutura organizacional, conceitos de BPM, modelagem deprocessos com BPMN e conceitos e funcionalidades de ferramentas BPMS.2.1P
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