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USER GUIDEUC Software 5.5.1 October 2016 3725-49077-001APolycom VVX Business Media Phones forSkype for BusinessApplies to Polycom VVX 201, 300 Series, 400 Series, 500Series, and 600 Series Business Media Phones andPolycom VVX Expansion Modules
Copyright 2016, Polycom, Inc. All rights reserved. No part of this document may be reproduced, translated into anotherlanguage or format, or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, for any purpose, without theexpress written permission of Polycom, Inc.6001 America Center DriveSan Jose, CA 95002USATrademarks Polycom , the Polycom logo and the names and marks associated with Polycom products aretrademarks and/or service marks of Polycom, Inc., and are registered and/or common law marks in the United Statesand various other countries.All other trademarks are property of their respective owners. No portion hereof may be reproduced or transmitted in anyform or by any means, for any purpose other than the recipient's personal use, without the express written permissionof Polycom.Disclaimer While Polycom uses reasonable efforts to include accurate and up-to-date information in this document,Polycom makes no warranties or representations as to its accuracy. Polycom assumes no liability or responsibility forany typographical or other errors or omissions in the content of this document.Limitation of Liability Polycom and/or its respective suppliers make no representations about the suitability of theinformation contained in this document for any purpose. Information is provided "as is" without warranty of any kind andis subject to change without notice. The entire risk arising out of its use remains with the recipient. In no event shallPolycom and/or its respective suppliers be liable for any direct, consequential, incidental, special, punitive or otherdamages whatsoever (including without limitation, damages for loss of business profits, business interruption, or loss ofbusiness information), even if Polycom has been advised of the possibility of such damages.End User License Agreement By installing, copying, or otherwise using this product, you acknowledge that youhave read, understand and agree to be bound by the terms and conditions of the End User License Agreement for thisproduct. The EULA for this product is available on the Polycom Support page for the product.Patent Information The accompanying product may be protected by one or more U.S. and foreign patents and/orpending patent applications held by Polycom, Inc.Open Source Software Used in this Product This product may contain open source software. You may receivethe open source software from Polycom up to three (3) years after the distribution date of the applicable product orsoftware at a charge not greater than the cost to Polycom of shipping or distributing the software to you. To receivesoftware information, as well as the open source software code used in this product, contact Polycom by email atOpenSourceVoice@polycom.com.Customer Feedback We are striving to improve our documentation quality and we appreciate your feedback. Emailyour opinions and comments to DocumentationFeedback@polycom.com.Polycom Support Visit the Polycom Support Center for End User License Agreements, software downloads,product documents, product licenses, troubleshooting tips, service requests, and more.ii
ContentsBefore You Begin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1Audience, Purpose, and Required Skills . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1Related Documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1Getting Started with Polycom VVX Business Media Phones . . . . . . . . . . . . . . . . .3Overview of Phone Hardware and Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3VVX 201 Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3VVX 300 Series Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5VVX 400 Series Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6VVX 500 Series and VVX 600 Series Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8Securing Your Phone with the Security Slot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10Navigating the Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10Accessing the Phone Screens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10Access the Home Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10Expand the Home Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11Access the Calls Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11Access the Lines Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12Access the Active Call Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12Switch among Phone Screens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13Icons and Status Indicators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13Entering Information in Data Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17Entering Information Using the Dial Pad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18Enter Information Using the Onscreen Keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19Entering Chinese Characters with PinYin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19Using the PinYin Input Widget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20Enter Chinese Characters with the Dial Pad Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20Enter Chinese Characters with the Onscreen Keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20Logging Into and Locking Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21Signing into Skype for Business . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21Sign In Using Your Skype for Business User Credentials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21Sign Into Skype for Business on Your Computer using BToE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22Polycom, Inc.iii
ContentsSign In Using Your Skype for Business PIN Authentication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22Sign Into Skype for Business Using Web Sign In . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22Set the Time and Date Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23Sign Out of Skype for Business . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23Locking Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23Set a Lock Code for Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23Lock Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24Unlock Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24Change Your Lock Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25Reset Your Lock Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25Audio Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26Placing and Answering Audio Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26Placing Audio Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26Place a Call from the Dialer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26Place an International Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27Place a Call from Recent Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27Calling Favorites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27Call Favorites from the Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27Call Favorites from the Home or Lines Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27Calling Contacts from the Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28Call a Contact from a Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28Call a Contact from the Directory Search Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28Call a Member of a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28Place a Call from a Locked Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29Placing Intercom Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29Place an Intercom Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29Place an Intercom Call During a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29Place a Call from a VVX Expansion Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30Redial a Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30Answering Audio Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30Answer an Incoming Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30Answer a Call from the Calls Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31Answer a Call When in a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31Answer Calls Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31Answer a Call on a Locked Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32Answer a Skype for Business Call on a Locked Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32Answer Intercom Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32Answer a Call from a VVX Expansion Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33Switch among the Handset, Headset, and Speakerphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33Polycom, Inc.iv
ContentsMute and Unmute Audio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33Holding and Resuming Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33Hold a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34Resume a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34Resume a Call on a VVX Expansion Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34End an Active Audio Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34End a Held Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34Transferring Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34Choose a Default Transfer Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35Transfer a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35Cancel a Transfer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35Parking and Retrieving Calls on the Skype for Business Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35Park Skype for Business Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36Retrieving Parked Skype for Business Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36Retrieve a Parked Skype for Business Call on Another Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . .36Retrieve Parked Skype for Business Calls on the Same Phone . . . . . . . . . . . . . . . . .36Managing Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37Display Calls from the Lines Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37Display Calls from the Calls Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37Manage a Call from the Calls Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38Ignoring or Rejecting Incoming Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38Ignore or Silence an Incoming Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38Reject Incoming Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38Reject Calls from a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39Rejecting Calls with Do Not Disturb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39Enable and Disable Do Not Disturb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39Reject Calls with Do Not Disturb on Multiple Lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40Reject Calls with Do Not Disturb on One Line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40Redirecting Incoming Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40Forwarding Incoming Skype for Business Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40Forward Skype for Business Calls to a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40Forward Skype for Business Calls to Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40Simultaneously Ring a Group of Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41Forward Calls to Delegates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41Simultaneously Ring Delegates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41Divert Calls to a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43Tips for Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43Initiating a Skype for Business Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43Polycom, Inc.v
ContentsInitiate a Skype for Business Conference on Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43Initiate a Conference Call in the Skype for Business Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44Initiate a Conference Call during a Skype for Business Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44Initiating a Group Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44Initiate a Group Conference Call on Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44Initiate a Group Conference Call in the Skype for Business Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45Initiate a Group Conference Call with a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45Add Contacts to a Skype for Business Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45Send Contacts Active Conference Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45Viewing a Roster of Skype for Business Conference Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46Exit the Roster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46Return to the Roster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46Muting Conference Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46Mute and Unmute All Conference Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47Mute and Unmute Individual Conference Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47Managing Skype for Business Conference Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47Demote or Promote Conference Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48Enable and Disable Conference Announcements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48Remove Conference Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48Lock and Unlock a Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48Admit or Deny Participants to a Locked Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49Shared Lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50Shared Line Limitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50Missed and Received Calls on Shared Lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50Hold a Call Privately on a Shared Line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50Shared Line Appearance for Skype for Business . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51Shared Line Appearance Limitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51Answering SLA Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51Resume Held SLA Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52Boss-Admin for Skype for Business . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52Assign Delegates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52View the Delegates Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53View the Boss Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54Set a Ringtone for Boss Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55Edit the Delegates Group . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55Managing Calls on the Boss's Line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55Respond to Incoming Boss Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55Viewing Call Status on the Boss's Line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56View Held Boss Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56Polycom, Inc.vi
ContentsResume Held Boss Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57Transfer Boss Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57Transfer a Call to a Boss’s Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57Place a Call on Behalf of a Boss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57Join Conference Calls for a Boss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58Recording Audio Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59Guidelines when Recording Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59Record a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59Manage a Call while Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60Pause a Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60Resume a Recoding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60Stop Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60Record a Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61Browse Recorded Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61Play a Recorded Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61Pause and Resume Played Recordings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61Stop Playing a Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62Rename a Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62Delete a Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62Call Lists, Distribution Lists, and Directories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63Recent Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63View Recent Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63View Recent Skype for Business Calls in Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64Sort Recent Call Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64Sort Entries by Call Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64Edit Recent Contact Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64Delete a Recent Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65Save a Recent Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65View Call Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65Managing the Contact Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65Search for a Contact in the Contact Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66Add a Contact to the Contact Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66View Contact Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67Update a Contact's Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67Delete a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67Managing the Corporate Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68Searching the Corporate Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68Search of the Corporate Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68Polycom, Inc.vii
ContentsSearch of the Corporate Directory using Advanced Find . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68Save Corporate Directory Search Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69Clear Corporate Directory Search Results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69Add Contacts from the Corporate Directory to the Contact Directory . . . . . . . . . . . . . . . . .69Searching the Skype for Business and Outlook Directories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69Search the Skype for Business Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69Saving Contacts from the Skype for Business Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70Save Contacts to Skype for Business Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70Save Skype for Business Contacts to the Contact Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70Search the Outlook Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70Save Outlook Contacts to the Contact Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70Managing Skype for Business Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71Maximum Number of Distribution List Members . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71Search for Skype for Business Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72Save a Distribution List to the Contacts List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72View Contact Information for a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72View Contact Information for a Member of a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72Delete a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73Favorites and Contact Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74Managing Favorites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74Add Favorites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74Viewing Favorites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75View Favorites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75View Favorites on the Home Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75View Favorites from the Lines Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75Reorder Favorites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75Delete Favorites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75Managing Skype for Business Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76Unified Contact Store . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76Add a Contact to Your Microsoft Skype for Business Contact List . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76View Skype for Business Favorites and Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77Assign Skype for Business Contacts to Line Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77Skype for Business Contacts' Presence Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78View Contact's Activity on VVX 201, 300, and 400 Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80View Contact Information on the Lines Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80View the Skype for Business Contacts' Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80Change the Privacy Relationship for a Contact . . . . . .
UC Software 5.5.1 October 2016 3725-49077-001A USER GUIDE Polycom VVX Business Media Phones for Skype for Business Applies to Polycom VVX 201, 300 Series, 400 Series, 500 Series, and 600 Series Business Media Phones and
