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USER GUIDEUC Software 5.5.0 May 2016 3725-46211-006APolycom VVX Business Media PhonesApplies to Polycom VVX 101, 201, 300 Series, 400 Series,500 Series, 600 Series, and 1500 Business Media Phones,Polycom VVX Expansion Modules, and Polycom VVXCamera
Copyright 2016, Polycom, Inc. All rights reserved. No part of this document may be reproduced, translated into anotherlanguage or format, or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, for any purpose, without theexpress written permission of Polycom, Inc.6001 America Center DriveSan Jose, CA 95002USATrademarks Polycom , the Polycom logo and the names and marks associated with Polycom products aretrademarks and/or service marks of Polycom, Inc., and are registered and/or common law marks in the United Statesand various other countries.All other trademarks are property of their respective owners. No portion hereof may be reproduced or transmitted in anyform or by any means, for any purpose other than the recipient's personal use, without the express written permissionof Polycom.Disclaimer While Polycom uses reasonable efforts to include accurate and up-to-date information in this document,Polycom makes no warranties or representations as to its accuracy. Polycom assumes no liability or responsibility forany typographical or other errors or omissions in the content of this document.Limitation of Liability Polycom and/or its respective suppliers make no representations about the suitability of theinformation contained in this document for any purpose. Information is provided "as is" without warranty of any kind andis subject to change without notice. The entire risk arising out of its use remains with the recipient. In no event shallPolycom and/or its respective suppliers be liable for any direct, consequential, incidental, special, punitive or otherdamages whatsoever (including without limitation, damages for loss of business profits, business interruption, or loss ofbusiness information), even if Polycom has been advised of the possibility of such damages.End User License Agreement By installing, copying, or otherwise using this product, you acknowledge that youhave read, understand and agree to be bound by the terms and conditions of the End User License Agreement for thisproduct. The EULA for this product is available on the Polycom Support page for the product.Patent Information The accompanying product may be protected by one or more U.S. and foreign patents and/orpending patent applications held by Polycom, Inc.Open Source Software Used in this Product This product may contain open source software. You may receivethe open source software from Polycom up to three (3) years after the distribution date of the applicable product orsoftware at a charge not greater than the cost to Polycom of shipping or distributing the software to you. To receivesoftware information, as well as the open source software code used in this product, contact Polycom by email atOpenSourceVideo@polycom.com.Customer Feedback We are striving to improve our documentation quality and we appreciate your feedback. Emailyour opinions and comments to DocumentationFeedback@polycom.com.Polycom Support Visit the Polycom Support Center for End User License Agreements, software downloads,product documents, product licenses, troubleshooting tips, service requests, and more.ii
ContentsBefore You Begin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1Who Should Read this Guide? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1Related Documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1Overview of Polycom VVX Business Media Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3Overview of Phone Hardware and Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3VVX 101 and VVX201 Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3VVX 300 Series Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5VVX 400 Series Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6VVX 500 Series and VVX 600 Series Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8VVX 1500 Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10Securing Your Phone with the Security Slot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12Overview of the Phone Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12User Screens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12Home Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12Calls Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13Display the Calls Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14Lines Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14Display the Lines Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15Active Call Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15Display the Active Call Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15Switch among Phone Screens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15Icons and Status Indicators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16Entering Information in Data Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21Entering Information Using the Dial Pad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22Enter Information Using the Onscreen Keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23Inputing Chinese Characters with PinYin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23Using the PinYin Input Widget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24Enter Chinese Characters with the Dial Pad Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24Enter Chinese Characters with the Onscreen Keyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24Polycom, Inc.3
ContentsLogging Into and Locking Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26Log In to Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26Log Out of Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27Change Your Login Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27Log In to a Visitor Desk Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27Log Out of a Visitor Desk Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28Log In to a Host Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28Log Out of a Host Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28Log In to a Guest ACD Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29Log Out of a Guest ACD Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29Sign In Using Your BroadSoft UC-One Credentials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29Locking Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30Lock Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30Unlock Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31Change Your User Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31Audio Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32Placing and Answering Audio Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32Placing Audio Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32Call Charges for Outgoing Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32Place a Call from the Dialer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33Place an International Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33Place a Call from Recent Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33Calling Favorites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34Call Favorites from the Favorites List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34Call Favorites from the Home or Lines Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34Calling Contacts from the Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34Call a Contact from a Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34Call a Contact from the Directory Search Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35Place a Call from a Locked or Logged Out Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35Placing Intercom Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35Place an Intercom Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35Place an Intercom Call During a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36Place a Call from a VVX Expansion Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36Place a Call with a Hidden Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36Redial a Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37Redial a Contact when the Contact is Available . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37Choosing a Protocol for Audio Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37Place an Audio Call using H.323 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37Set a Protocol for Placing Calls Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38Polycom, Inc.4
ContentsAnswering Audio Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38Answer an Incoming Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38Answer a Call from the Calls Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39Answer a Call When in a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39Answer Calls Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39Answer a Call on a Locked Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40Answer Intercom Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40Answer a Call from a VVX Expansion Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40Switch among the Handset, Headset, and Speakerphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41Mute and Unmute Audio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41Holding and Resuming Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41Hold a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41Resume a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42Resume a Call on a VVX Expansion Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42End an Active Audio Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42End a Held Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42Transferring Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42Choose a Default Transfer Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42Transfer a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43Cancel a Transfer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43Parking and Retrieving Calls on the BroadSoft BroadWorks Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43Park a BroadSoft Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43Retrieve a BroadSoft Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44Retrieve a Parked BroadSoft Call on Another Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44Ignore a Parked Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45Managing Calls on VVX 101, 201, 300, 400, 500, and 600 Series Phones . . . . . . . . . . . . . . .45Display Calls from the Lines Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45Display Calls from the Calls Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46Manage a Call from the Calls Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46Managing Calls on VVX 1500 Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46View a List of Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47Manage a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47Managing Calls Remotely . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48Managing Calls with BroadSoft UC-One BroadWorks Anywhere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48Enable BroadWorks Anywhere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48Edit BroadWorks Anywhere Locations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49Disable BWA Locations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49Remove BWA Locations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49Managing Calls with BroadSoft UC-One Remote Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49Add a Remote Office Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50Polycom, Inc.5
ContentsDisable Remote Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50Edit Your Remote Office Number . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50Ignoring or Rejecting Incoming Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50Ignore or Silence an Incoming Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51Reject Incoming Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51Reject Calls from a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51Rejecting Calls with Do Not Disturb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51Enable and Disable Do Not Disturb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52Reject Calls with Do Not Disturb on Multiple Lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52Reject Calls with Do Not Disturb on One Line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52Reject Anonymous Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53Redirecting Incoming Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53Forwarding Incoming Calls to a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53Forward an Incoming Call to a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53Forward All Incoming Calls to a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54Disable Call Forwarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54Divert Calls to a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56Tips for Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56Audio Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56Initiate a Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57Join Calls to Create a Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57End a Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57Hold a Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57Resume a Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58Split a Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58Manage Conference Call Participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58Alcatel-Lucent Advanced Conference Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59Initiate an Advanced Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59Initiate an Advanc
UC Software 5.5.0 May 2016 3725-46211-006A USER GUIDE Polycom VVX Business Media Phones Applies to Polycom VVX 101, 201, 300 Series, 400 Series, 500 Series, 600
