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RPA: impatti e benefici perE-commerce e Fatturazione Elettronica

ELENA LAURITANOGeneral Manager di Archivium Srl

CHI SIAMO?Archivium e il gruppo DT

CHI SIAMO?Archivium e il gruppo Digital Technologies43SEDI IN ITALIASEDI INTERNAZIONALITorino, Milano, Genova, PiacenzaMadrid, Lugano, Shenzen90COLLABORATORICERTIFICATIONS, AWARDS & MENTIONS

COMPLIANCE HUBSmart Digital ComplianceOperiamo su scala globale per garantire la compliance tecnologica, supportando le aziende nel processo di innovazione digitale.BE COMPLIANT, BE SMART. BOOST YOUR DIGITAL TRANSFORMATION. CIVILISTICAFISCALEAMMINISTRATIVADI SETTOREsanità, insurance, sicurezza DI PROCESSO NAZIONALE E INTERNAZIONALEISO, UNI, ect.SMARTCOMPLIANCEStudio e analisiagile dellanormativaSMARTTOOLSFramework e toolsd’avanguardia FRAMEWORK DI GESTIONEcontenuti, documenti, processiTOOL E SOLUZIONI INTEROPERABILISYSTEM INTEGRATION

COMPLIANCE HUBSmart Digital ComplianceADVISORY & CONSULTINGORGANIZZAZIONEStudio e analisi agile della normativaSOLUTION & TOOL PROVIDERSviluppo soluzioni e system integrationOPERATIONAL SERVICESBack-office e servizi operativiSOURCE TO PAYLOGISTICA 4.0 - POD - TMSDOCUMENT MANAGEMENT – ECM - WORKFLOWORDER TO CASHHR - TIMESHEET – FASCICOLO PERSONALEACCESS MANAGEMENTDOCUMENT DISTRIBUTIONE WEB PORTALRPAROBOTIC PROCESS AUTOMATIONCONSERVAZIONE A NORMAFIRME ELETTRONICHEFATTURAZIONE ELETTRONICA - EDI - PEPPOLPROTOCOLLO E PECPROCESSITECNOLOGIE

AGENDAQuali argomenti tratteremo?1ROBOTIC PROCESS AUTOMATION2ROBOTIC PROCESS AUTOMATION3FINANCE & ADMINISTRATION4E - COMMERCE5RPAQ&ADOMANDEPanoramica generaleCaratteristicheApprofondimento & case studiesApprofondimento & case studiesL’approccio ArchiviumSessione di approfondimento e chiarimento

RPAPanoramica generale

UN ROBOT PER AMICOGli strumenti RPA sono progettati per imitare lo stesso percorso “manuale” intrapreso da un essere umano tramite le applicazioni,utilizzando una combinazione di interazioni con l’interfaccia utente (UI) o utilizzando connettori verso server client, mainframe ocodice HTML.Tornbohm, Cathy. “Market Guide for Robotic Process Automation Software”. Gartner, 7 novembre 2016. ID: G00309

SITUAZIONE CONTINGENTE.come impatta la scelta di ricorrere all’automazione?1DISTRUPTION CAUSATA DALLA PANDEMIALa recente emergenza sanitaria ha comportato pertutti un DISRUPTION.Qual è l’insegnamento che dobbiamo trarre?CAPACITA’ DI REAZIONE & RESILIENZADobbiamo essere preparati al cambiamento e reagirecon rapidità.IMPLEMENTAZIONE DI SOLUZIONI FLESSIBILI,SCALABILI, CON ROI AGRESSIVI.2LEZIONE APPRESA?BUSINESSES THAT ONCE MAPPED DIGITAL STRATEGY IN 3 YEAR PHASES, MUST NOW SCALE THEIR INITIATIVE IN A MATTER OF DAYS ANDWEEKS.

incremento del numero di applicazioni eprogrammi utilizzati nelle aziendeE VOI?QUANTE APPLICAZIONI AVETEAPERTE SUL VOSTRO PC ORA?

QUALI SONO I MITI DA SFATARE?key facts123I robot nell’RPA sono una forza lavoro digitale composta da robotsoftware che accedono ai sistemi usando l’interfaccia utentegrafica esattamente come farebbe un essere umano, ma allavelocità della luce e senza errori né interruzioniI tool RPA operano mappando un processo al loro interno per il“robot” software, al fine di seguire i percorsi del computer traschermate e differenti archivi di datiI lavoratori NON verranno sostituiti dai ROBOT, ma ci sarà unforte cambiamento della tipologia di attività svolte dai lavoratori

COME ESSERE RESILIENTI?automazione come risorsaDOBBIAMO AUTOMATIZZARE.Per essere resilienti e flessibili dobbiamo avere una tecnologia diautomazione che possa supportare gli esseri umani quando siverificano eventi disruptive e le capacità della nostra forza lavoroumana vengono portate al limite.66%AUTOMAZIONE MINACCIADELLE AZIENDE INCREMENTERA’ GLI INVESTIMENTI IN SOLUZIONI DI RPA NEI PROSSIMI 12 MESI.Forrester ResearchNO!RAPPRESENTA UNA OPPORTUNITA’CREA NUOVI TIPI DI LAVORO E LIBERA RISORSE

ROBOTIC PROCESS AUTOMATIONQuando è il caso di pensare a soluzioni di questo tipo?Problema?1SWIVEL CHAIR EFFECT O DOUBLE SCREENJOBProblema?23SoluzionePRESENZA DI UN CLUSTER DI APPLICATIVICON SCARSA INTEGRAZIONEProblema?PRESENZA DI PROCESSI AD ALTA RIPETITIVITÀCHE NECESSITANO DI COMPLIANCE TOTALE(AZZERARE RISCHIO DI ERRORE)la Robotic Process Automation per ridurre attività a basso valore aggiuntoSoluzionela RPA può aiutare l’integrazione dei diversi sistemi aziendali, evitandosostituzioni di applicativi e proteggendo investimenti sulla tecnologia già effettuatied evitare lunghi e costosi progetti di integrazioneSoluzionela RPA per migliorare il controllo dei processi e abbattere il rischioerrore umano

Quando è che la RPA non rappresenta la soluzionemigliore?key facts1I robot non possono gestire informazioni che richiedonomanipolazione o modifiche e nemmeno sono in grado dicomprendere ed elaborare le modifiche dell’interfaccia utente2Una modifica dell’interfaccia, un campo o un pulsante che vienespostato sullo schermo non vengono recepiti senza un interventoumano3Questi semplici strumenti di automazione si bloccano quando ènecessario un giudizio

RPACaratteristiche

ROBOTIC PROCESS AUTOMATIONquali sono le principali azioni che può replicare?IL FUNZIONAMENTO DELLE SOLUZIONI DI RPA È BASATO SULL’UTILIZZO DI WORKFLOW E PLUG-IN PER ACCESSO IN LETTURA/SCRITTURA SU DOCUMENTI E/OSISTEMI INFORMATICIPROCESSIMANUALIAPERTURA MAIL E ALLEGATI(INTEGRAZIONE OCR)PROCESSI DIGIUDIZIOSCRAPING DATI DA WEBRPALOGIN APPLICATIVIAZIENDALI/WEBCONNESIONE ALLE API DEISISTEMIcategoria di soluzioni SW impiegate perautomatizzare processi costituiti per la maggiorparte da attività di carattere ricorsivo, per lo piùmanuali e rule-based (ovvero che richiedonol’esecuzione di semplici istruzioni formalizzate)SPOSTARE FILE E CARTELLEESEGUIRE CALCOLIESTRAZIONE DATI STRUTTURATIDA DOCUMENTI (INTEGRAZIONEOCR)COPY/PASTECOMPILAZIONE DOCUMENTILETTURA/SCRITTURA DBRACCOLTA STATISTICHE SOCIALMEDIADECISION MAKING COMPLESSE

ROBOTIC PROCESS AUTOMATIONquali sono i processi in cui risulta maggiormente performante?CONSENTONO DI AUTOMATIZZARE PROCESSI EFFORT-INTENSIVE DI NATURA RIPETITIVA E A BASSO CONTENUTO COGNITIVO, CONSENTENDO DI FATTO DI LIBERARELE RISORSE UMANE DALLE INCOMBENZE DERIVANTI DALLO SVOLGIMENTO DI TASK ROUTINARIE E DI REIMPIEGARLE IN ATTIVITA’ DI VALORE AGGIUNTOQUANDO RAPPRESENTA LASOLUZIONE PIU’ ADATTA?Lavora al posto di un utente, ma non decidediscrezionalmenteQUALI AZIONI PUO’REPLICARE ?ACQUISISCE DATIDA FONTI DISPARATEAutomazione delle attività manuali, basate su regole, eseguite dalle persone.Lavora bene su alcuni processi, non su tuttiAutomazione delle attività con riprogettazione minima dei processi.Integrazione con i sistemi aziendali esistenti tramite un’interfaccia utente. I robot software imitano leazioni dell’uomo.Nessuna creazione di nuove interfacce. I robot funzionano con le UI esistenti.ANALIZZA GRANDIQUANTITÀ DIINFORMAZIONIESEGUE OPERAZIONISU REGOLEPUÒ LAVORARE PERDIFFERENZA

ROBOTIC PROCESS AUTOMATIONquali sono i processi in cui risulta maggiormente performante?CONSENTONO DI AUTOMATIZZARE PROCESSI EFFORT-INTENSIVE DI NATURA RIPETITIVA E A BASSO CONTENUTO COGNITIVO, CONSENTENDO DI FATTO DI LIBERARELE RISORSE UMANE DALLE INCOMBENZE DERIVANTI DALLO SVOLGIMENTO DI TASK ROUTINARIE E DI REIMPIEGARLE IN ATTIVITA’ DI VALORE AGGIUNTOQUANDO IMPLEMENTARESOLUZIONI DI RPA?QUALE TIPO DI SOLUZIONE RPAIMPLEMENTARE ? IN QUALI PROCESSI?BASATO SU REGOLEAutomaticoPOCHE ECCEZIONI1TASK SPECIFICI DI UN PROCESSOspecifici task di dettaglio eseguiti nell’ambito disingoli processi, quali attività di data sourcing &validation, apertura ed estrazione dati dadocumenti, lettura e scrittura su database, etc.2TASK CROSS - FUNZIONALIPROCESSI MATURI E STABILIPresidiatoALTA RIPETITIVITA’attività o task condivise tra più funzioni concapacità simili o che richiedono attività diriconciliazione di dati non strutturati3TASK DI PROCESSI END-TO-ENDDATI STRUTTURATIattività in processi che prevedono fasi decisionalibasate su regole predefinite, in processi cheprevedono l’esecuzione di step intermedi, etc.

ROBOTIC PROCESS AUTOMATIONElementi da considerare nell’individuazione delle opportunitàFOCUS IN BIG TEAMSGET INSPIREDI team più numerosi, dove sono presenti numerosi task.Scegliere un Ambassador di automazione.Sessione di ‘’formazione’’ e training in per ‘’essereispirati’’ da chi ha già realizzato percorsi diautomazioneMANY SYSTEMS MANY TASKSProcessi che prevedono l’uso di diversisistemi (web app, legacy, portali esterni,etc). Molte attività manuali.FOLLOW THE DATAProcessi che comportanola ricerca, lospostamento, l’analisi eTHE DATAl’elaborazione FOLLOWdei dati.Processi che comportano la ricerca, lospostamento, l’analisi e l’elaborazione deidati.FOLLOW THE MONEYProcessi che hanno unimpatto importante sul business in termini di ROI.Assicurano un ottimo ROI iniziale.

RPAFinanza e amministrazione

GESTIONE FINANZIARIAGESTIONE PRATICHE DOGANALICUSTOMER/SUPPLIERONBOARDING& INVOICINGGESTIONE DELLA LOGISTICAF&APORTALI ESTERNIPRINCIPALI AREE DIINTERVENTO?CONSOLIDAMENTOINTERCOMPANYPROCESSI DI FATTURAZIONEPROCESSAZIONE PAGAMENTI

ROBOTIC PROCESS AUTOMATIONquali processi possono trarre beneficio dalla RPA?SOURCE TO PAYORDER TO CASHRECORD TO provvigionamentoConfigurazioneclienti e contrattiPianificazione egestione contabilitàGestione procedureGestione procedureReport & analisiSviluppo tax strategyAcquisto beni eserviziGestione creditiContabilità generalee reportingEsecuzionecontabilità generaleGestione cassaBudgeting &forecastingProcess taxRicezione beni eserviziProcessopreventivo - ordineContabilità attivitàfisseEsecuzionecontabilità fissaGestione contibancari interniFatturazioneEvasione ordiniContabilità pagheRendicontazionefinanziariaGestione debiti einvestimentiPagamentiFatturazione alclienteGenerazione reportGestione creditiGestione cassaRischio e strategia dicoperturaPIANIFICAZIONE &ANALISITAXFIXED ASSETEsecuzione dellapianificazione eapprovazione delcapital asset

Tempi progetto: 11 settimaneAutomation rate: 85%ROI: 6 mesiRiduzione effort manuale: 80%Riduzione tempi: 90%F&A CASE STUDIESindustria chimicaSOURCE TO PAYORDER TO CASHRECORD TO IONE &ANALISITAXCAPITAL ASSETRICONCILIAZIONE BONIFICIRICEZIONEBONIFICI SUCONTO CORRENTELETTURA EDESTRAZIONI DATIRILEVANTIMATCH CONCONTABILITA’ CLIENTIPER MATCH FATTURAPRESENTAZIONEIPOTESI DIRICONCILIAZIONEVERIFICA EVALIDAZIONEATTIVITA’GENERAZIONEREPORT DIRICONCILIAZIONEWORKFLOW DIAPPROVAZIONEGENERAZIONE FLUSSODI REGISTRAZIONEMATCH FATTURE ‘’CASSETTO FISCALE’’FORNITORITRASMETTONOFATTURE VIA SDIACCESSO AL CASSETTOFISCALE E DOWNLOADFATTUREACCESSO ALSISTEMA DI FATT.NEELETTRONICAMATCH TRACASSETTO FISCALEE SISTEME F.E.IL DELTA VIENE INSERITOIN WORKFLOW DIAPPROVAZIONE

FATTURAZIONE ELETTRONICAIndustria TLC: automatizzazione del ciclo passivoSOURCE TO PAYORDER TO CASHRECORD TO E &ANALISITAXCAPITAL ASSETFATTURE SDIMAIL FARM FORNITORIFATTURE AGENTI(REGIME MINIMI)FATTURE PASSIVE ESTEROANALISI SU«OGGETTO» MAILGestione e controllo anagrafica fornitoreOCR –DOWNLOADALLEGATIRILEVAZIONEMETADATIControllo presenza metadati(nr sinistro, nr ordine, codice episorio)Tipologia 2SPOSTAMENTO SUCARTELLAPRELIEVO COCKPITVERIFICA E VALIDAO MODIFICAL’ELABORAZIONEVERIFICA SU SAPEVENTUALE DOPPIOCANALE (regime deiminimi passato daSdi)GENERAZIONE XMLFATTURAELETTRONICAPROPONE PERREGISTRAZIONE

RPAE - commerce

ROBOTIC PROCESS AUTOMATIONE-commerce e marketplaceOsservatorio Politecnico Milano - 2020TREND DI CRESCITA PARI AL 40%

E- COMMERCEGestione OrdiniCOSA?DATA SCARPING DA UN SITO WEB E ALIMENTAZIONEAUTOMATICA DI UN FILE CSV CONTENENTE TALI DATIINPUTsito web da cui si deve estrapolare le informazioniPROCESSOesecuzione del task in automatico, da partedell’applicativo RPA, che acquisisce i datiOUTPUTi dati vengono restituiti all’interno di un file csvAS ISIL TASK E’ ESEGUITO INTERAMENTE A MANO DALL’OPERATORE, CHE NAVIGA SUL WEB E RIPORTA I DATI SULFILE CSV PER TUTTI GLI ITEM DI INTERESSE