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Business Intelligence inMicrosoft SharePoint 2013Norman P. WarrenMariano Teixeira NetoStacia MisnerIvan SandersScott A. Helmers
Copyright 2013 by Norman P. Warren, Mariano Teixeira Neto, Data Inspirations, Inc., Dimension Solutions,Scott A. HelmersAll rights reserved. No part of the contents of this book may be reproduced or transmitted in any form or by anymeans without the written permission of the publisher.ISBN: 978-0-7356-7543-81 2 3 4 5 6 7 8 9 LSI 8 7 6 5 4 3Printed and bound in the United States of America.Microsoft Press books are available through booksellers and distributors worldwide. If you need support relatedto this book, email Microsoft Press Book Support at mspinput@microsoft.com. Please tell us what you think ofthis book at soft and the trademarks listed at ctualProperty/Trademarks/EN-US.aspx are trademarks of the Microsoft group of companies. All other marks are property oftheir respective owners.The example companies, organizations, products, domain names, email addresses, logos, people, places, andevents depicted herein are fictitious. No association with any real company, organization, product, domain name,email address, logo, person, place, or event is intended or should be inferred.This book expresses the author’s views and opinions. The information contained in this book is provided withoutany express, statutory, or implied warranties. Neither the authors, O’Reilly Media, Inc., Microsoft Corporation,nor its resellers, or distributors will be held liable for any damages caused or alleged to be caused either directlyor indirectly by this book.Acquisitions and Development Editor: Kenyon BrownProduction Editor: Rachel SteelyEditorial Production: Octal Publishing, Inc.Technical Reviewer: Carl RabelerCopyeditor: Bob Russell, Octal Publishing, Inc.Indexer: BIM, Inc.Cover Design: Twist CreativeCover Composition: Karen MontgomeryIllustrator: Rebecca DemarestThis title is printed digitally on demand.
Contents at a GlanceIntroductionxvChapter 1Business intelligence in SharePoint1Chapter 2Planning for business intelligence adoption21Chapter 3The lifecycle of a business intelligence implementation55Chapter 4Using PowerPivot in Excel 201397Chapter 5Using Power View in Excel 2013125Chapter 6Business intelligence with Excel Services 2013157Chapter 7Using PowerPivot for SharePoint 2013189Chapter 8Using PerformancePoint Services213Chapter 9Using Visio and Visio Services269Chapter 10Bringing it all together309Appendix ARunning scripts to set up a demonstration environment331Appendix BMicrosoft and “Big Data”349Index361
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ContentsIntroduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvChapter 1Business intelligence in SharePoint1Leading up to BI. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Beware of losing sight of what matters most . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4What is BI?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5The need for BI today. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6What is self-service BI?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Microsoft’s vision for BI and self-service BI. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7What SharePoint does for BI. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9The BI stack: SQL Server SharePoint Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Authoring in Microsoft BI tools. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Examples of BI in SharePoint 2013. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12PerformancePoint and the BI stack. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Power Pivot and BISM Model: A Fulfillment Report forTracking Products. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14The steps to implementation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Sharing with other teams (building user adoption). . . . . . . . . . . . . . 18A summary of the fulfillment example. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Creating a report by using an Odata feed from a SharePoint list. . . . . . . 19Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20Chapter 2Planning for business intelligence adoption21Business user communities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Understanding your audience: Casual users vs. power users. . . . . . 22What do you think of this book? We want to hear from you!Microsoft is interested in hearing your feedback so we can continually improve ourbooks and learning resources for you. To participate in a brief online survey, please visit:microsoft.com/learning/booksurveyv
Organizational hierarchy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24BI communities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25The progression of BI. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35The Business Intelligence Maturity Model. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Road map to analytical competition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Tool selection. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Excel Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Reporting Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48SharePoint BI. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49PerformancePoint Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Visio Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50An action plan for adoption: Build it and they might come. . . . . . . . . . . . 51Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53Chapter 3The lifecycle of a business intelligenceimplementation55Working together: SQL Server 2012 SharePoint 2013 Office 2013. . 57SQL Server 2012 features. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 591The SQL Server database engine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602SQL Server Integration Services or other tools. . . . . . . . . . . . . . . 603The Business Intelligence Semantic Model. . . . . . . . . . . . . . . . . . 614Additional BI tools. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 625SQL Server Data Tools. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63The lifecycle of a BI implementation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64Step 1: Decide what to analyze, measure, or forecast. . . . . . . . . . . . 67Step 2: Get to trusted data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68Step 3 or 4: Load data into a SSDT (Visual Studio) project. . . . . . . . 73Step 5: Model the data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79Step 6: Deploy the model to SSAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82Step 7: Create a BISM file in SharePoint 2013. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94viContents
Chapter 4Using PowerPivot in Excel 201397The Data Model. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97Creating the Data Model . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99Adding data to the Data Model . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108Creating table relationships by using the Data Model. . . . . . . . . . 109Working with the Data Model. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111PowerPivot 2013. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111Data refresh. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114Compatibility issues. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115Calculations with DAX. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116A new DAX function . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118Importing data from Windows Azure Marketplace. . . . . . . . . . . . . . . . . . 118Paving the ground . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124Chapter 5Using Power View in Excel 2013125Introducing Power View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125A brief history. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125Comparing editions of Power View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125What’s new in Power View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126More visualizations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126Additional formatting options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128Key performance indicators. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128New drill functionality. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128Using Power View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129When do you use Power View?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129When do you avoid using Power View?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130Setting up Power View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131Creating visualizations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131Getting started. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131Creating a table. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133Creating a matrix. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135Creating a chart. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138Contentsvii
Creating a map. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144Creating cards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146Using KPIs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147Filtering data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149Highlighting data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150Adding a slicer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150Filtering by using tiles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151Using the Filter pane. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153Saving a Power View workbook. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .156Chapter 6Business intelligence with Excel Services 2013157A brief history of Excel Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1582007: The introduction of Excel Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1582010: Expanded capabilities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1602013: Continued expansion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160When to use Excel Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161It’s already Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161It’s fast to create and easy to adopt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161It is a great ad hoc tool. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162It scales Excel files to many users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162The Data Model in Excel Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162Configuring the server. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Installation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164Excel Services security. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166External data configuration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168Opening an Excel workbook in the browser. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171Viewing workbooks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171Editing workbooks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173Configure a simple Excel dashboard by using Web Parts. . . . . . . . 173viiiContents
Extending Excel Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182UDFs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183Excel Web Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183ECMAScript (JavaScript, JScript) object model. . . . . . . . . . . . . . . . . 183Excel Services REST . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184Excel Interactive View. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187Chapter 7Using PowerPivot for SharePoint 2013189A brief history . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190When do I use PowerPivot for SharePoint?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191Getting started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191Installing PowerPivot for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191Publishing to SharePoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192The PowerPivot Gallery. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192Scheduling data refreshes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194Data Refresh. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197Schedule Details. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197Earliest Start Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199E-mail Notifications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199Credentials. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200Data Sources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201Workbooks as a data source. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202Monitoring with PowerPivot for SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203Infrastructure – Server Health. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205Workbook Activity. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208Data Refresh. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .211Contentsix
Chapter 8Using PerformancePoint Services213A brief history of PerformancePoint Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213An overview of PerformancePoint Services components. . . . . . . . . . . . . 214Data sources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214Scorecards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215Reports. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216Context menu features. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217Dashboards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217Other features. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220What’s new in PerformancePoint Services 2013. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221What’s new for designers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221New for IT professionals. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222When do I use PerformancePoint Services for BI?. . . . . . . . . . . . . . 223The PerformancePoint Services architecture. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223PerformancePoint Services configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224Configure security for PerformancePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227Start PerformancePoint Dashboard Designer. . . . . . . . . . . . . . . . . . 232Providing a performance solution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235Design the KPIs, scorecards, reports, and dashboard. . . . . . . . . . . 236Summary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .267Chapter 9Using Visio and Visio Services269Background. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269What’s new in Visio 2013. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270Six reasons to include Visio 2013 in your BI suite. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271Linking to data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272Visualizing data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273Collaborating to create the best result. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274Validating diagrams. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276Saving as a website . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279Saving to Visio Services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
xv Introduction W elcome to Business Intelligence for Microsoft SharePoint 2013.Whether you are a SQL Server business intelligence
