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Gestión de AdquisicionesEl director del proyecto debe asegurar que el equipo del proyecto tiene experienciaadecuada en gestión de adquisiciones, pudiendo formar parte del equipo miembros deldepartamento de compras, adquisiciones o legal. Algunas actividades específicas queconlleva este proceso son, por ejemplo, las siguientes: *Preparar los enunciados del trabajo relativo a las adquisiciones *Preparar una estimación de costos de alto nivel para determinar el presupuesto. *Anunciar la oportunidad. *Identificar a vendedores calificados. *desarrollar y enviar los documentos de la licitación. *Preparar y enviar las propuestas por parte de los vendedores. *Elaborar una evaluación técnica de las propuestas recibidas, incluyendo lacalidad. *Elaborar una evaluación de costos de las propuestas recibidas. *Elaborar una evaluación final combinada (técnica y costos) para seleccionar laganadora. *Finalizar las negociaciones y firmar el acuerdo entre las partes.2.1Entradas al proceso.2.1.1Acta de constitución del proyecto.Contiene los objetivos, descripción del proyecto, resumen de hitos y presupuestopreaprobado.2.1.2Documentos de negocio.Incluyen los siguientes:09 Caso de negocio: debe estar alineado con las estrategias de adquisiciones paraasegurar la validez de ambos. Plan de gestión de beneficios: describe cuándo se espera disponer de ciertosbeneficios del proyecto, determinando las fechas de adquisiciones.ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA Not a Técnica preparada por Ast urias Corporación Universit aria. Su dif usión, reproducción o usot ot al o parcial para cual quier ot ro propósit o qu eda prohibida. Todos l os derechos reservados.

Gestión de Adquisiciones2.1.3Plan para la dirección del proyecto.Entre otros: Plan de gestión de alcanceDescribe cómo gestionar el alcance del trabajo e los contratistas durante laejecución. Plan de gestión de la calidadIncluye los estándares y códigos de la industria que debe cumplir el proyecto, locual se incluye en los documentos de licitación como la RFP y se incluirá en elcontrato final. La información puede utilizarse como un criterio de evaluación delas propuestas de los proveedores. Plan de gestión de recursosContiene información sobre los recursos que serán adquiridos o alquilados,además de tener en consideración posibles restricciones que puedan influir enlas adquisiciones. Línea base del alcanceLos elementos del alcance que son conocidos se utilizan para desarrollar elenunciado del trabajo (SOW) de las adquisiciones y los términos de referencia(TOR).2.1.4Documentos del proyecto.Como, por ejemplo, los siguientes: Lista de hitosMuestra el momento en el que los vendedores deben entregar sus resultados. Asignaciones del equipo del proyectoContiene información sobre las habilidades y capacidades del equipo delproyecto y su disponibilidad para apoyar a las actividades de adquisición. Si elequipo no tuviera habilidades deberán adquirirse recursos adicionales o brindarcapacitación. Documentación de requisitosIncluye tanto los requisitos técnicos que el vendedor debe satisfacer como losrequisitos con implicaciones legales y contractuales. 010Matriz de trazabilidad de requisitosASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA Not a Técnica preparada por Ast urias Corporación Universit aria. Su dif usión, reproducción o usot ot al o parcial para cual quier ot ro propósit o qu eda prohibida. Todos l os derechos reservados.

Gestión de AdquisicionesVincula los requisitos del producto desde su origen hasta los entregables en losque participan. Requisitos de recursosContienen información sobre necesidades de recursos físicos y del equipo. Registro de riesgosIdentifica los riesgos individuales del proyecto con la respuesta/s planificadaspara cada uno, en algunos casos habrá que firmar acuerdos para transferir unriesgo. Registro de interesadosProporciona información sobre los interesados del proyecto como agenciasreguladoras.2.1.5Factores ambientales de la empresa.Por ejemplo, las condiciones de mercado; asesoramiento jurídico relacionado con lasadquisiciones; requisitos regulatorios locales; el sistema de contabilidad financiera o lospropios vendedores, con su desempeño pasado.2.1.6Activos de procesos de la organización.Incluyen:Hayqueelegireltipode Lista de vendedores preaprobados: vendedores que han sido evaluados yaprobados, pueden reducir el tiempo del proceso de selección de vendedores. Políticas, procedimientos y pautas formales de la organización: las organizacionesdisponen de procesos corporativos para la gestión de adquisiciones. En caso de nodisponer de los mismos, el equipo del proyecto debe aportar ese conocimiento ypericia al proyecto. Tipos de contrato: las adquisiciones pueden encuadrarse dentro de la categoríade contratos de precio fijo, costos reembolsables o tiempo y materiales, aunquees habitual que se puedan combinar entre ellos.contratocuidadosamente, teniendo en cuenta quése necesita adquirir.-Contratos de precio fijoSe establece un precio total fijo para un producto, resultado o servicio.Recomendado cuando los requisitos están bien definidos y no se prevéncambios de alcance del trabajo.Precio fijo cerrado (FFP)011ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA Not a Técnica preparada por Ast urias Corporación Universit aria. Su dif usión, reproducción o usot ot al o parcial para cual quier ot ro propósit o qu eda prohibida. Todos l os derechos reservados.

Gestión de Adquisiciones*El precio de los bienes se fija al inicio y no está sujeto a cambios,salvo que tenga lugar un cambio del alcance del trabajo.Precio fijo más honorarios con incentivos (FPIF)*Proporciona cierta flexibilidad al comprador y vendedor, puestoque permite ciertas desviaciones en el desempeño, con incentivosfinancieros en el supuesto de cumplimiento de ciertas métricasasociadas a costos, cronograma o desempeño técnico delvendedor.*Se fija un precio tope y el vendedor asume los costos que superendicho tope.Precio fijo con ajustes económicos de precio (FPEPA)*Recomendado cuando la relación contractual abarca un largoperiodo de tiempo o cuando los pagos se efectúan en monedaextranjera.*Se determina un precio fijo pero se permite ajustar dicho precio enbase a ajustes de precio predefinidos debido a cambiosinflacionarios o aumento/disminución de los costos.-Contratos por tiempo y materiales (T&M)*También denominados por tiempo y medios.*Tipo híbrido de contrato, con aspectos similares a los contratos de preciofijo (se conoce el costo de los recursos a utilizar) y de los contratos decostos reembolsables (se desconoce el número exacto de recursos ounidades a utilizar).*Recomendados para aumentos de personal o la adquisición de expertos.2.22.2.1Herramientas y técnicas.Juicio de expertos.Considerar la pericia de los individuos o grupos que tengan conocimientos especializados ocapacitación en adquisiciones y compras, tipos de contratos y regulaciones aplicables.2.2.2Recopilación de datos.Entre otras, la investigación de mercado, que incluye un estudio de capacidades de laindustria y otros vendedores específicos.012ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA Not a Técnica preparada por Ast urias Corporación Universit aria. Su dif usión, reproducción o usot ot al o parcial para cual quier ot ro propósit o qu eda prohibida. Todos l os derechos reservados.

Gestión de Adquisiciones2.2.3Análisis de datos.Principalmente, el análisis de hacer o comprar, mediante el cual se determina si eltrabajo o los entregables pueden ser realizados por el equipo del proyecto o si, por elcontrario, deben ser adquiridos de fuentes externas. ¿Qué es necesario tener en cuentapara tomar una decisión a partir del análisis?Para el análisis de hacer o comprar se pueden utilizar el plazo de retorno de lainversión, la tasa interna de retorno, al valor actual neto o el análisis costo-beneficiopara tomar una decisión.2.2.4¿Cómo van a evaluarse las propuestasde los proveedores?Análisis de selección de proveedores.Para evaluar las propuestas que serán recibidas por parte de los proveedores, esnecesario desarrollar el método de evaluación que se utilizará, el cual suele formarparte de los documentos de adquisición. Los métodos de selección más utilizados son,entre otros, los siguientes: Menor costoAdecuado para adquisiciones rutinarias en las que existen prácticas biendefinidas y de las que se espera un resultado específico y bien definido, quepuede ejecutarse a distintos costos. 013Sólo por calificacionesASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA Not a Técnica preparada por Ast urias Corporación Universit aria. Su dif usión, reproducción o usot ot al o parcial para cual quier ot ro propósit o qu eda prohibida. Todos l os derechos reservados.

Gestión de AdquisicionesAdecuado cuando el tiempo y costo de un proceso de selección no tendríasentido ya que el valor de adquisición es relativamente bajo. Se establece unalista breve y se selecciona al oferente con mejor credibilidad, calificaciones,experiencia y/o referencias. Puntuación por propuesta técnica superior/basada en calidadLas propuestas técnicas se evalúan primero en base a la calidad de la soluciónpropuesta. Se selecciona al vendedor con la propuesta técnica con mayorpuntuación, siempre que su propuesta financiera pueda ser negociada. Basado en costos y calidadCuando el riesgo y la incertidumbre del proyecto son mayores, la calidad debeser un elemento clave en relación con el costo. Proveedor únicoEn el supuesto de que no exista competencia, este método debe entendersecomo una excepción y esté debidamente justificado. Presupuesto fijoSe comunica el presupuesto disponible a los vendedores invitados y seselecciona la propuesta técnica mejor cualificada dentro del límite de costo. Elcomprador deberá asegurarse de que el presupuesto es compatible con elenunciado del trabajo de la adquisición (SOW) y que el vendedor será capaz decompletar todo el trabajo dentro del presupuesto. Recomendado cuando no seprevén cambios.2.2.5Reuniones.Se utilizan con la finalidad de determinar las estrategias para gestionar y monitorear l asadquisiciones.2.32.3.1Salidas del procesoPlan de gestión de adquisiciones.Documenta el tipo de licitación a utilizar así como la disponibilidad de la financiación,los cuales deben estar alienados con el cronograma del proyecto. El plan puede incluir,por ejemplo, el siguiente contenido: cronograma de adquisiciones clave; métricas deadquisiciones empleadas para gestionar los contratos; roles y responsabilidadesrelacionadas con adquisiciones; restricciones y supuestos que podrían afectar a las014ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA Not a Técnica preparada por Ast urias Corporación Universit aria. Su dif usión, reproducción o usot ot al o parcial para cual quier ot ro propósit o qu eda prohibida. Todos l os derechos reservados.

Gestión de Adquisicionesadquisiciones planificadas; jurisdicción aplicable; moneda legal en la que se harán lospagos y una lista de vendedores precalificados, si fueran necesarios.2.3.2Estrategia de las adquisiciones.Finalizado el análisis de hacer o comprar y tomada la decisión de adquirir fu era delproyecto, debe identificarse una estrategia de adquisición con el objetivo de determinarel método de entrega, el tipo de acuerdo vinculante y el modo en el que avanzarán lasadquisiciones. Por ejemplo: Métodos de entrega*Para servicios profesionales: comprador/vendedor de servicios con y esasocomprador/vendedor de servicios que actúa como representante.*Para construcción industrial: llave en mano; diseño construcción (DB); diseñolicitación construcción (DBB); diseño construcción operación (DBO) oconstrucción propiedad operación transferencia (BOOT). Formas de pago de los contratos*Contratos de precio fijo: adecuados cuando el tipo de trabajo es predecible, losrequisitos están bien definidos y son poco propensos a los cambios.*Contratos de costos más márgen: adecuado para trabajos que evolucionan, noestán bien definidos o son propensos al cambio.*Incentivos y bonos por cumplimiento de objetivos: utilizados para alinear losobjetivos del comprador y vendedor. Fases de la adquisición*Secuencia de las fases de la adquisición: descripción y objetivos de cada fase.*Indicadores e hitos de desempeño de las adquisiciones.*Criterios para pasar de una fase a otra.*Proceso de transferencia de conocimientos a utilizar en fases posteriores.2.3.3Documentos de las licitaciones.Se utilizan para solicitar propuestas a posibles vendedores: 015Licitación, oferta o cotización: la decisión de selección del vendedor se basa en elprecio.ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA Not a Técnica preparada por Ast urias Corporación Universit aria. Su dif usión, reproducción o usot ot al o parcial para cual quier ot ro propósit o qu eda prohibida. Todos l os derechos reservados.

Gestión de Adquisiciones Propuesta: la decisión de selección del vendedor se basa en la capacidadtécnica.Los documentos

colaborativa que puede derivar en un modelo de adquisiciones de riesgo compartido, tanto para amenazas como oportunidades. entre comprador y vendedor. En proyectos grandes se puede utilizar un enfoque ágil para algunas adquisiciones y un enfoque más estables para otras. Se utiliza un acuerdo maestro de servicios (MSA) para