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CAPÍTULO 13. GESTIÓN DE LASADQUISICIONES DEL PROYECTODante GuerreroPiura, 2013FACULTAD DE INGENIERÍAÁrea Departamental de Ingeniería Industrial y de Sistemas

CAPÍTULO 13. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTOEsta obra está bajo una licenciaCreative Commons AtribuciónNoComercial-SinDerivadas 2.5 PerúRepositorio institucional PIRHUA – Universidad de Piura2

UNIVERSIDAD DE PIURACAPÍTULO 13GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTOSemestre 2013-IIASIGNATURA DE PROYECTOSCLASESElaborado por Dante Guerrero – Gerson La Rosa LamaUniversidad de Piura.15 diapositivas

30/10/2013GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del ProyectoPlan de Gestión del AlcancePlanificar las adquisicionesPlan de Gestión del TiempoPlan de Gestión de los CostosPlan para laDireccióndel proyectoPlan de Gestión de CalidadEfectuar las adquisicionesPlan de RR.HHPlan de Gestión de lasComunicacionesAdministrar las adquisicionesPlan de Gestión de los RiesgosPlan de Gestión de lasAdquisicionesCerrar las adquisicionesPlan de Gestión delos interesadosmiércoles, 30 de octubre de 20131

30/10/2013MATRIZ DE PROCESOS VS ÁREAS DE CONOCIMIENTOmiércoles, 30 de octubre de 2013GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO Incluye los procesos de compra o adquisición de los productos, servicios oresultados que es necesario obtener fuera del proyecto. Incluye los procesos de gestión del contrato u órdenes de compra. Un contratorepresenta un acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el vendedorse obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y elcomprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra contraprestación. Elacuerdo puede ser simple o complejo. Es responsabilidad del equipo del proyecto asegurar que todas las adquisicionessatisfacen las necesidades específicas del proyecto. Si se gestiona activamente el ciclo de vida del contrato y se redactancuidadosamente los términos y condiciones de las adquisiciones, algunosriesgos identificables pueden evitarse, mitigarse o transferirse a un vendedor.miércoles, 30 de octubre de 20132

30/10/2013GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO12.1 Planificar las Adquisiciones: Es el proceso de documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificando laforma de hacerlo e identificando los posibles vendedores. Identifica qué necesidades del proyecto pueden satisfacerse de mejor manera, o debensatisfacerse, mediante la adquisición de productos, servicios o resultados fuera de laorganización del proyecto, y qué necesidades pueden ser resueltas por el equipo delproyecto.miércoles, 30 de octubre de 2013GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO12.1 Planificar las Adquisiciones:EntradasHerramientas yTécnicasSalidas- Plan para la Dirección delProyecto- Análisis de Hacer oComprar- Plan de Gestión de lasAdquisiciones- Documentación deRequisitos- Juicio de Expertos- Enunciados del TrabajoRelativo a Adquisiciones- Registro de Riesgos- Recursos Requeridos parala Actividad- Investigación de Mercado- Reuniones- Documentos de laAdquisición- Cronograma del Proyecto- Criterios de Selección deProveedores- Estimación de Costos de laActividad- Decisiones de Hacer oComprar- Registro de Interesados- Solicitudes de Cambio- Factores ambientales de laempresa- Actualizaciones a losDocumentos del Proyecto- Activos de los procesos dela organizaciónmiércoles, 30 de octubre de 20133

30/10/2013GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO12.1 Planificar las Adquisiciones:EntradasA. Plan para la Dirección del ProyectoDescribe la necesidad, la justificación, los requisitos y los límites actuales del proyecto. Incluye, entreotros, el contenido de la línea base del alcance.B. Documentación de RequisitosContiene información importante sobre los requisitos del proyecto, que se considerará durante laplanificación de las adquisiciones, y requisitos con implicaciones contractuales y legales.C. Registro de RiesgosProporciona la lista de riesgos, junto con los resultados del análisis de riesgos y de la planificación dela respuesta a los riesgosD. Recursos Requeridos para la ActividadContienen información sobre necesidades específicas relacionadas a las actividades del proyecto.miércoles, 30 de octubre de 2013GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO12.1 Planificar las Adquisiciones:EntradasE. Cronograma del ProyectoDescribe la necesidad, la justificación, los requisitos y los límites actuales del proyecto. Incluye, entreotros, el contenido de la línea base del alcance.F. Estimación de Costos de la ActividadSe utilizan para evaluar cuán razonables son las ofertas y propuestas recibidas de los vendedorespotenciales.G. Registro de InteresadosProporciona detalles sobre los participantes en el proyecto y sus intereses en el mismo.H. Factores Ambientales de la EmpresaLas condiciones del mercado; los productos, servicios y resultados disponibles en el mercado; losproveedores, incluyendo el desempeño pasado o su reputación; los términos y condiciones típicospara los productos, servicios y resultados, o para la industria específica, y los requisitos localesespecíficos.I. Activos de los Procesos de la OrganizaciónLas políticas, procedimientos y pautas formales de adquisición, Un sistema establecido deproveedores de niveles múltiples,4

30/10/2013GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO12.1 Planificar las Adquisiciones:EntradasI. Activos de los Procesos de la OrganizaciónTipos de contratosGestión de Las adquisiciones del ProyectoEl riesgo compartido entre el comprador y el vendedor está determinado por el tipo decontrato. Tres tipos de contrato:(1) Contratos de precio fijo. Establecer un precio total fijo. Se debe definir con exactitudy precisión el producto. Ejm: Comprar una casa, un auto, generador.(2) Contratos de costos reembolsables. Implica efectuar pagos al vendedor por todos loscostos legítimos y reales en que incurriera para completar el trabajo, más loshonorarios que representen la ganancia del vendedor.Ejm: Reparación de un motor (crítico sin buckup).(3) Contrato por tiempo y materiales (híbrido). Se asemejan a los contratos de costosreembolsables en que son abiertos, pero considerando acuerdos de precio fijo porunidad. Sugerencia: establecer valores máximos y plazos límites.Ejm: US / hora de consultor, US / m2 de almacenam.GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO12.1 Planificar las Adquisiciones:Herramientas y TécnicasA. Análisis de Hacer o ComprarEs posible que la organización del proyecto cuente con la capacidad necesaria, pero que lamisma se encuentre comprometida con otros proyectos.Las restricciones al presupuesto pueden influir en las decisiones de hacer o comprar. Si sedecide efectuar una compra, entonces también deberá decidirse si se va a adquirir o a alquilar.Los términos y condiciones específicos del contrato son los que formalizan el grado de riesgoque asumen el comprador y el vendedorB. Juicio de ExpertosSe puede utilizar para desarrollar o modificar los criterios que se aplicarán en la evaluación delas propuestas de los vendedores.Dicho juicio, incluidas la experiencia comercial y técnica, puede aplicarse tanto a los detallestécnicos de los productos, servicios o resultados adquiridos como a los diferentes aspectos delos procesos de gestión de las adquisiciones.miércoles, 30 de octubre de 20135

30/10/2013GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO12.1 Planificar las Adquisiciones:Herramientas y TécnicasC. Investigación de MercadoLos equipos de adquisiciones pueden hacer uso de la información obtenida enconferencias, reseñas en línea y una diversidad de fuentes para identificar las capacidadesdel mercadoEl equipo también puede refinar objetivos particulares de adquisición para hacer uso delas tecnologías en fase de maduración y a la vez equilibrar los riesgos asociados alespectro de vendedores capaces de suministrar los materiales o servicios deseados.D. ReunionesAl colaborar con oferentes potenciales, la organización que compra el material o serviciose puede beneficiar, a la vez que el proveedor puede ejercer su influencia para lograr unenfoque o producto beneficioso para ambas partes.miércoles, 30 de octubre de 2013GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO12.1 Planificar las Adquisiciones:SalidasA. Plan de Gestión de las AdquisicionesEl plan de gestión de las adquisiciones puede incluir directivas para: los tipos de contratos a utilizar; los asuntos relacionados con la gestión de riesgos; determinar si se utilizarán estimaciones independientes y si son necesarias como criterios deevaluación; las acciones que el equipo de dirección del proyecto puede implementar de forma unilateral si laorganización ejecutante dispone de un departamento de compras, contrataciones oadquisiciones; los documentos de la adquisición estandarizados, si fueran necesarios; la gestión de múltiples proveedores; la coordinación de las adquisiciones con otros aspectos del proyecto, tales como establecer elcronograma e informar el desempeño; las restricciones y los supuestos que podrían afectar las adquisiciones planificadas; el manejo de los extensos plazos requeridos para comprar determinados elementos a losvendedores y la coordinación del tiempo extra necesario para adquirir estos elementos con eldesarrollo del cronograma del proyecto;6

30/10/2013GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO12.1 Planificar las Adquisiciones:SalidasA. Plan de Gestión de las Adquisiciones el manejo de las decisiones de hacer o comprar, y la vinculación de las mismas con los procesosEstimar los Recursos de las Actividades y Desarrollar el Cronograma; la determinación de las fechas planificadas en cada contrato para los entregables del mismo y lacoordinación con los procesos Desarrollar el Cronograma y Controlar el Cronograma; la identificación de requisitos para obtener garantías de cumplimiento o contratos de seguros afin de mitigar algunas formas de riesgo del proyecto; el establecimiento de instrucciones que se proporcionarán a los vendedores para desarrollar ymantener una estructura de desglose del trabajo (EDT/WBS); la determinación de la forma y el formato que se usarán para los enunciados del trabajo delcontrato/relativo a la adquisición; la identificación de vendedores precalificados, si los hubiese, que se utilizarán, y las métricas deadquisiciones que se emplearán para gestionar contratos y evaluar vendedores.GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO12.1 Planificar las Adquisiciones:SalidasB. Enunciados del Trabajo Relativo a Adquisiciones Describe el producto que se planea adquirir con suficiente detalle como para permitir que los posiblesvendedores determinen si están en condiciones de proporcionar los productos.Ejemplos: Bases. Especificación del producto: servidor, uniformes y calzadoC. Documentos de la AdquisiciónEntre Documentan las decisiones relativas a los productos que se adquirirán fuera de la organización delproyecto y aquellos que serán desarrollados internamente por el equipo del proyecto. Puede consistir enuna lista simple que incluya una justificación breve.Ejemplos : Análisis de sistema. Inaug. Olimpiadas7