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PROCEDIMIENTO PLAN ANUAL DEADQUISICIONESCT-pr-01Vigente a partir deJulio 20213ª VersiónPág.1/71. OBJETIVO.Proponer, establecer, actualizar y hacer seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones en cadavigencia, teniendo en cuenta que es un instrumento de planificación y programación quecontribuye a realizar la correcta y oportuna adquisición de insumos, productos, bienes, obras yservicios que requiere el COPNIA, para su buen funcionamiento y la eficiente ejecución de susproyectos, dando cumplimiento a su misión, los principios rectores de la contratación estatal yfunción administrativa.2. ALCANCE.El procedimiento inicia con la consolidación de las necesidades de obras, bienes y servicios delas diferentes áreas de la entidad para la vigencia fiscal, incluye la definición de modalidad decontratación y el cronograma de ejecución de los procesos contractuales y finaliza con elseguimiento efectuado al cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones y sus actualizaciones.3. ecretoLey19CircularExterna2ConceptoFechaPor la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Octubre 28 deAdministración Pública.1993Dicta normas tendientes a preservar la moralidad en laJunio 06 deAdministración Pública y se fijan disposiciones con el fin de1995erradicar la corrupción administrativa. (Estatuto Anticorrupción)Por la cual se establecen mecanismos de integración social de las Febrero 07 depersonas con limitación y se dictan otras disposiciones.1997Por la cual se dictan disposiciones para promover el desarrollo delas micro, pequeñas y medianas empresas.Julio 10 de2000Por la cual se consagran unos instrumentos para la búsqueda deDiciembre dela convivencia, la eficacia de la justicia y se dictan otras1997disposiciones.Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a través deJulio 7 dela contratación pública.2003Por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000 sobreAgosto 2 depromoción del desarrollo de micro, pequeña y mediana empresa2004colombiana y se dictan otras disposiciones.Por medio de la cual se reglamenta la elección de Presidente de laRepública, de conformidad con el artículo 152 literal f) de la Noviembre 24Constitución Política de Colombia, y de acuerdo con lo establecidode 2005en el Acto Legislativo 02 de 2004, y se dictan otras disposiciones.Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y laJulio 16 detransparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones2007generales sobre la contratación con Recursos Públicos.Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer losJulio 12 demecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de2011corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.Por el cual se crea la Agencia Nacional de ContrataciónNoviembre 3Pública –Colombia Compra Eficiente–, se determinan sus objetivosde 2011y estructura.Por el cual se dictan normas para suprimir o reformarEnero 10 deregulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes2012en la Administración Pública.Colombia Compra Eficiente - Elaboración y publicación del Plan Agosto 16 deAnual de Adquisiciones – Clasificador de Bienes y Servicios2013
PROCEDIMIENTO PLAN ANUAL 10Decreto399CT-pr-01Vigente a partir deJulio 20213ª VersiónPág.2/7ConceptoPor medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derechode Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otrasdisposicionesPor el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y sedictan otras disposiciones.Por el cual se expide el decreto único reglamentario del sectoradministrativo de Planeación NacionalPor la cual se conforma el Comité Asesor de Contratación y sedictan otras disposiciones.Por el cual se modifican los artículos 2.1.1.2 y 2.2.1.2.4.1 .1 delDecreto 1082 de 2015, Único Reglamentario del SectorAdministrativo de Planeación Nacional, en lo relacionado con elámbito de aplicación del DUR y la aplicación de AcuerdosComerciales en Procesos de ContrataciónPor la cual se reglamenta la contratación con entidades privadassin ánimo de lucro a la que hace referencia el inciso 2 del artículo355 de la Constitución PolíticaPor la cual se adicionan, modifican y dictan disposicionesorientadas a fortalecer la contratación pública en Colombia, la leyde infraestructura y se dictan otras disposiciones.Por el cual se reglamentan los numerales 1 y 8 del artículo 13 dela Ley 1618 de 2013, sobre incentivos en procesos de contrataciónen favor de personas con discapacidad.Por la cual se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestióndel Copnia y se reglamentan sus respectivos comités.Por medio de la cual se crea el registro nacional de obras civilesinconclusas de las entidades estatales y se dictan otrasdisposicionesPor medio de la cual se adoptan medidas para impulsar el trabajopara adultos mayores y se dictan otras disposicionesPor la cual modifica el artículo 4 de la ley 1882 de 2018 y se dictanotras disposicionesPor el cual se reglamenta el artículo 41 de la Ley 1955 de 2019,sobre las condiciones para implementar la obligatoriedad yaplicación de los Acuerdos Marco de Precios y se modifican losartículos 2.2.1.2.1.2.7. Y 2.2.1.2.1.2.12. del Decreto 1082 de2015, Único Reglamentario del Sector Administrativo dePlaneación NacionalPor el cual se modifican los artículos 2.2.1.1.2.1.1., 2.2.1.2.1.3.2.Y 2.2.1.2.3.1.14., y se adicionan unos parágrafos transitorios alos artículos 2.2.1.1.1.5.2., 2.2.1.1.1.5.6. y 2.2.1.1.1.6.2. delDecreto 1082 de 2015, Único Reglamentario del SectorAdministrativo de Planeación NacionalFechaMarzo 6 de2014Enero 20 de2015Mayo 26 de2015Abril 14 de2016Octubre 21 de2016Enero 23 de2017Enero 15 de2018Febrero 26 de2018Abril 03 de2019Julio 17 de2020Julio 27 de2020Julio 22 de2020Marzo 25 de2021Abril202113de4. DEFINICIONES ADQUISICIÓN DE BIENES: Corresponde a la compra de bienes muebles de consumodestinados a apoyar el desarrollo de las funciones de la entidad, tales como: compra deequipo, materiales y suministros y otros gastos generales. ADQUISICIÓN DE SERVICIOS: Comprende la contratación de personas jurídicas y/onaturales por la prestación de un servicio tales como: Mantenimiento de bienes muebles einmuebles, servicios públicos, arrendamientos, impresos y publicaciones, comunicaciones ytransporte, seguros, etc.
PROCEDIMIENTO PLAN ANUAL DEADQUISICIONESCT-pr-01Vigente a partir deJulio 20213ª VersiónPág.3/7 ANÁLISIS DE SECTOR: Es el análisis que debe realizar el área que realiza el requerimientodurante la etapa de planeación, para conocer el sector relativo al objeto del proceso decontratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y deanálisis de riesgo. Permite establecer el contexto del proceso, identificar algunos de los riesgosy determinar los requisitos habilitantes. ÁREA DE ORIGEN: Es la dependencia de la entidad que requiere la contratación de bienes oservicios. CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS: Es el sistema de clasificación que permitecodificar productos y servicios de forma clara basada en los estándares acordados por laindustria los cuales facilitan el comercio entre empresas y el gobierno. COMITÉ ASESOR DE CONTRATACION: Es la instancia asesora del Ordenador del Gasto enmateria contractual, encargado principalmente de conocer y emitir recomendaciones sobreasuntos y procedimientos contractuales, que por su naturaleza o asunto le seanencomendados, con el fin de garantizar el cumplimiento de los principios rectores y fines dela contratación estatal. ESTUDIO DE MERCADO: Es el análisis de precios del mercado, que debe efectuar el área deorigen a los bienes o servicios que se pretenden contratar, con el fin de determinar el valordel presupuesto oficial. ESTUDIOS PREVIOS: Es el documento de soporte para la elaboración del proyecto de pliegode condiciones de manera que los interesados puedan valorar adecuadamente el alcance delo requerido por la entidad. Los estudios previos se publicarán de manera simultánea con elproyecto de pliego de condiciones y deben contener lo señalado en los numerales 7 y 12 delartículo 25 de la Ley 80 de 1993 y los requisitos establecidos en los artículos 2.2.1.1.2.1.1. y2.2.1.2.1.5.1. del Decreto 1082 de 2015, según corresponda. JEFE DE DEPENDENCIA: Los jefes de dependencia del COPNIA son el Director General, elSubdirector de Planeación, Control y Seguimiento, el Subdirector Jurídico, el SubdirectorAdministrativo y Financiero, el Jefe de Oficina de Control Interno y el Jefe de Oficina de ControlInterno Disciplinario. MODIFICACIÓN AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: Eliminación, inclusión, reduccióny/o adición de bienes y servicios, así como, modificación de cronogramas y modalidades decontratación al plan anual de adquisiciones inicial aprobadas por el Comité Institucional deGestión y Desempeño. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES (PAA): Es una herramienta para: (A) Facilitar laidentificación, registro, programación y divulgación de las necesidades de bienes, obras yservicios; y (B) Diseñar estrategias basadas en agregación de la demanda que permitenincrementar la eficiencia del proceso de contratación. Se define como el Plan general decompras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al quese refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que lasEntidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del Decreto 1082de 2015 o el que lo reemplace, modifique o adicione. RESPONSABLE DEL ÁREA DE ORIGEN: Director General, Subdirector Jurídico (a),Subdirector (a) de Planeación, Control y Seguimiento, Subdirector (a) Administrativo y
PROCEDIMIENTO PLAN ANUAL DEADQUISICIONESCT-pr-01Vigente a partir deJulio 20213ª VersiónPág.4/7Financiero, Jefe de Oficina de Control Interno, Jefe de Oficina de Control Interno Disciplinario,Secretarias Seccionales, Profesionales de Gestión, Profesionales Especializados. SECOP: También denominado Sistema Electrónico de Contratación Pública, es un sistema quepermite a las entidades estatales cumplir con las obligaciones de publicidad de los diferentesactos expedidos en los procesos contractuales y permite a los interesados participar en ellos.La plataforma del SECOP I es una herramienta netamente de publicidad.La plataforma del SECOP II, es totalmente transaccional la cual permite realizar todos losprocesos de contratación en línea. FUNCIONARIO DESIGNADO DEL ÁREA DE ORIGEN: Funcionario encargado por parte delresponsable del área de origen para efectuar los estudios previos que deben contener losrequisitos establecidos en los artículos 2.2.1.1.2.1.1. y 2.2.1.2.1.5.1. del Decreto 1082 de2015.5. LINEAMIENTOS GENERALES5.1 Se debe dar aplicación a las disposiciones normativas en materia de austeridad del gastopúblico, establecidos por el Gobierno Nacional y los lineamientos de Colombia CompraEficiente, que apliquen a la entidad de acuerdo a su naturaleza jurídica.5.2 El Plan Anual de Adquisiciones es un documento de naturaleza informativa y las necesidadesincluidas en el mismo pueden ser canceladas, reprogramadas o modificadas.5.3 Esta información no representa compromiso u obligación alguna por parte de la entidad nila compromete a adquirir los bienes, obras y servicios en él señalados.5.4 El Presupuesto es el insumo para la elaboración del PAA.5.5 El Comité Institucional de Gestión y Desempeño es el responsable de aprobar el Plan Anualde Adquisiciones de la entidad y sus modificaciones.5.6 Para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones de la entidad, se utilizan como referencialas siguientes guías elaboradas por Colombia Compra Eficiente:Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, disponible es/manuales/manualpaa.pdfGuía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar deproductos y servicios de las naciones unidas (UNSPSC) disponible en:https://colombiacompra.gov.co/sites/cce public/files/cce documents/cce guia codificacion bienes.pdf5.7 El Plan Anual de Adquisiciones debe elaborarse para cada vigencia y publicarse en el SECOPI, II y en la página web del COPNIA a más tardar el 31 de enero de cada año, acorde con loestablecido en la Ley y en los lineamientos de la guía para elaborar el PAA de ColombiaCompra Eficiente.
PROCEDIMIENTO PLAN ANUAL DEADQUISICIONESCT-pr-01Vigente a partir deJulio 20213ª VersiónPág.5/75.8 La entidad actualizará o modificará el PAA por lo menos una vez durante su vigencia fiscal ylo publicará en el Secop I - II y en la página web del Copnia.5.9 Se modificará el PAA siempre que existan ajustes en los cronogramas de adquisición, valores,origen de los recursos; para incluir o excluir nuevas obras, bienes y/o servicios; paramodificar el presupuesto anual de adquisiciones.5.10 Toda solicitud de modificación al Plan Anual de Adquisiciones debe ser justificada ante elComité Institucional de Gestión y Desempeño, previa verificación del respectivo jefe dedependencia en donde se origina la necesidad.5.11 La Subdirección de Planeación, Control y Seguimiento es la responsable de consolidar el PlanAnual de Adquisiciones de la entidad e incorporar sus modificaciones. El área de Contrataciónes la encargada de coordinar la publicación en las plataformas del SECOP I, SECOP II y enla página web de la entidad.5.12 El área de Contratación será la responsable de hacer seguimiento al Plan Anual deAdquisiciones razón por la cual deberá solicitar a las diferentes áreas la radicación oportunade los procesos.6. PROCEDIMIENTO.N 123Nombre de laactividadRecopilación dela informaciónpara laelaboración depropuesta delPlan Anual deAdquisicionesRevisión yaprobacion elPAAPublicar el PlanAnual uerdoalpresupuestoaprobado por la Junta Nacional,construir la propuesta del PAA, enconjunto con las áreas de origen,considerandocronogramas,modalidad de contratación, entreotros.Subdirección dePlaneación, Control ySeguimiento/ SubdirecciónAdministrativa yFinanciera/Profesional deGestión de ContratacionProyecto dePlan Anual deAdquisicionesLa Subdirección de Planeación,Control y Seguimiento en el mesde enero de la respectiva vigenciaconvoca al Comité Institucional deGestión y Desempeño, pararevisión y aprobación del PlanAnual de Adquisiciones.Subdirección dePlaneación, Control ySeguimiento/ ComitéInstitucional de Gestión yDesempeñoActa delComité / PAAaprobadoEl Comité Institucional de Gestióny Desempeño revisará el proyectopresentadoydecidirálaaprobación.Publicar a más tardar el 31 de Técnico Administrativo delDocumentoenero de cada vigencia el Planárea de Contratación/publicadoAnual de Adquisiciones aprobado Profesional Universitario del SECOP I, II,en el SECOP I, II y en la páginaárea de Contratación/página webweb de la entidad.Profesional de Gestión del de la entidad.área de Contratación/Profesional Especializado deComunicaciones
PROCEDIMIENTO PLAN ANUAL DEADQUISICIONESN 4Nombre de laactividadEjecución delPlan Anual deAdquisiciones5Monitorear laejecución delPlan Anual deAdquisiciones6Solicitarmodificaciones alPlan Anual �nCT-pr-01Vigente a partir deJulio 20213ª VersiónPág.6/7ResponsableLos responsables del área deResponsables yorigendeberánrealizarel funcionarios encargados delrequerimiento, de acuerdo a laárea de origen/ Técnicomodalidad de contratación, según Administrativo del área deel procedimiento aplicable. El áreaContratación/ Profesionalde contratación deberá verificar,Universitario del área deprevio inicio de cualquier proceso,Contratación/ Profesionalque el mismo se encuentrede Gestión del área deincorporado en el Plan Anual deContrataciónAdquisiciones.Documentosde losprocesos decontrataciónque seadelantenEl área de Contratación realizaráperiódicamente la verificación delcumplimiento del Plan Anual deAdquisiciones y remitirá a losresponsables del área de origen requerimientos pendientes.Correoselectrónicosde monitoreoTécnico Administrativo delárea de Contratación /Profesional de Gestión delárea de ContrataciónPara modificar el PAA, losResponsable del área deresponsables del área de origen aorigen/ Subdirección detravés del jefe de la dependenciaPlaneación, Control ysolicitaranmediantecorreo Seguimiento/ Subdirectorelectrónico dirigido al Subdirector Administrativo y Financiero/dePlaneación,Controly Profesional de Gestión deSeguimiento la modificación oContrataciónajuste respectivo con la debidajustificación.El Subdirector de Planeación,Control y Seguimiento convocaráal Comité de Gestión y Desempeñocon el fin de presentar y aprobarlas modificaciones propuestas.Comité de Gestión yDesempeñoEl Comité Institucional de Gestióny Desempeño revisará el car laactualización delPlan Anual DeAdquisicionesRegistroEl Subdirector de Planeación,Subdirección deControl y Seguimiento o elPlaneación, Control yprofesional designado enviará la Seguimiento / Profesionalnueva versión del PAA y seUniversitario del área deefectuará su publicación en el Contratación/Profesional deSECOP I, II y pagina web de laGestión del área deentidadconformealaContratación/ Profesionalnormatividad vigente.Especializado deComunicacionesCorreoselectrónicoActa deComité y PAAnueva versiónen caso deaprobarse lamodificaciónDocumentopublicadoSECOP I, II,página webde la entidad.
PROCEDIMIENTO PLAN ANUAL DEADQUISICIONESCT-pr-01Vigente a partir deJulio 20213ª VersiónPág.7/77. ANEXOS7.1Formato Plan Anual de Adquisiciones (Formato de la guía G-EPAA-01 de la Circular 2 de 2013 deColombia compra)8. CONTROL DE CAMBIOSNo.Fecha1Julio de 20162Noviembre de 20173Julio de 2021Descripción del cambio o modificaciónPrimera emisión. Este procedimiento por ser el primero de la serie decontratación se le asignó el código CT-pr-01, a pesar de que el mismo yahabía sido asignado, se volvieron a codificar todos los procedimientos decontratación para que conservaran una secuencia lógica.Se realizaron ajustes frente a los responsables de las actividades, se incluyóla responsabilidad del Comité de Desarrollo Institucional. Se incluyeron unasnormas que hacían falta.Se actualiza normatividad, se ajustan actividades de acuerdo con lasfunciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño y jefes dedependencia, se incluyen directrices emitidas por Colombia CompraEficiente.OLGA LUCIA RODRIGUEZMURCIAProfesional de Gestión del área deContrataciónACTUALIZÓGLORIA MATILDE TORRESCRUZMARICELA OYOLA MARTINEZSubdirectora de Planeación,Control y SeguimientoREVISÓSubdirectora Administrativa yFinancieraAPROBÓ
ANEXO 7.1PLAN ANUAL DE ADQUISICIONESA. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDADNombreDirecciónTeléfonoPágina webMisión yvisiónPerspectivaestratégicaInformaciónde contactoValor totaldel PAALímite decontrataciónmenorcuantíaLímite decontrataciónmínimacuantíaFecha deúltimaactualizacióndel PAAEl principal objetivo del Plan Anual de Adquisiciones espermitir que la entidad estatal aumente la probabilidad delograr mejores condiciones de competencia a través de laparticipación de un mayor número de operadoreseconómicos interesados en los procesos de selección quese van a adelantar durante el año fiscal, y que el EstadoEl Plan Anual de Adquisiciones es un documento denaturaleza informativa y las adquisiciones incluidas en elmismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas.Esta información no representa compromiso u obligaciónalguna por parte de la entidad estatal ni la compromete aadquirir los bienes, obras y servicios en él señalados.B. ADQUISICIONES PLANEADASCódigosUNSPSCDescripciónFechaestimada deinicio deproceso deselecciónPosiblescódigosUNSPSCDatos decontacto Duraciónestimada delcontratoValor estimadoModalidad de Fuente deValor total en la vigenciaselecciónlos recursos estimado actual¿Se requierenvigenciasfuturas?Estado desolicitud devigenciasfuturasDatos decontactodelresponsable
PROCEDIMIENTO PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES CT-pr-01 Vigente a partir de Julio 2021 3ª Versión Pág.1/7 1. OBJETIVO. Proponer, establecer, actualizar y hacer seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones en cada vigencia, teniendo en cuenta que es un instrumento de planificación y programación que
