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1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMAUna de las grandes falencias detectadas en muchas organizaciones consiste en que cada áreaactúa como un ente independiente de todo el resto de la organización, generando pocacomunicación o comunicación inadecuada en la compañía, falta de conocimiento del desarrollo deotras áreas y malos resultados al entregar el producto final de un proyecto al cliente. Por lo anterior,el desarrollo de la cadena de suministros propone que las empresas deben integrar todas sus áreaso eslabones existentes (mercadeo, ventas, compras, finanzas, producción, logística etc.), pues éstosno deben ser vistos como entes independientes sino interdependientes, para alcanzar el éxito en lasoperaciones. Así mismo, se deben tener en cuenta en los diferentes procesos desarrollados a losproveedores y a los clientes de la compañía, pues éstos son claves en el crecimiento óptimo de lasorganizaciones. En toda esta interacción propuesta de procesos se debe dar relevancia a lageneración de un flujo rápido de información y materiales en toda la empresa, para lograr crear unsistema que facilite el flujo adecuado de ambos aspectos. Un sistema óptimo de gestión sería aquelque logre no sólo una buena comunicación dentro de la organización, sino que también tenga encuenta el contexto externo como lo son los clientes. Por otro lado, en cuanto al flujo de materiales,un buen sistema sería uno que no sólo logre la organización interna de producción de la empresa,sino que logre también un adecuado engranaje con sus proveedores. Entre otros de los muchosbeneficios, también se tiene el establecimiento de buenos contactos para la compañía, identificar lasoportunidades de proyectos potenciales y la creación de estrategias que se ajusten al contexto quevivencia la compañía. Fuente (Tesis, 2015).El proceso de compras y abastecimiento es uno de los eslabones iniciales de las cadenas desuministro, constituye un mecanismo importante dentro de la estructura productiva de los proyectos,en el cual la oportunidad en el aprovisionamiento de bienes y servicios se considera trascendental.El proceso de compras es considerado vital para el desarrollo de las cadenas de abastecimiento. Suestructura, funcionamiento y las diversas relaciones que se sostienen con los demás eslabones de lacadena, constituyen un aspecto determinante y punto de partida para el rendimiento de todos losprocesos involucrados en la elaboración de un producto o servicio. Fuente (Prado, 2014).12

En la mayor parte de sectores económicos, las compras de bienes y servicio representan más del60% de los ingresos totales de las organizaciones y en algunos sectores superan el 80%. Esprobable que estas cifras aumenten en el futuro debido a la tendencia de las organizaciones asubcontratar lo que no forma parte de sus competencias fundamentales. Fuente (CDI). El modernoenfoque de la cadena de suministros refleja la atención actual al carácter sistémico de los negocios.En esta nueva perspectiva es de vital importancia monitorear el mercado de suministros, identificar yseleccionar proveedores, y establecer relaciones con diferentes miembros de la cadena de modoque fortalezcan la posición de la propia organización o de la PMO y agreguen mayor valor alconsumidor final. Fuente (Tesis, 2015).En el reporte de los resultados del estudio “PMSURVEY.ORG Edición 2014. Project ManagementInstitute” realizado por la PMSURVEY.ORG se observa en la sección de procesos y metodología,que para el 45.0% de las organizaciones el área de gestión de las adquisiciones está consideradacomo parte de la metodología en la Dirección de Proyectos, quedando por debajo de áreas comoalcance, tiempo, costo, calidad, riesgos, comunicaciones, recursos humanos e integración como sepuede ver en la figura 1.Figura 1. Aspectos considerados en la Metodología de Dirección de Proyectos.Fuente: “PMSURVEY.ORG Edición 2014. Project Management Institute”De acuerdo con lo anterior se plantea la siguiente pregunta:1.1. PLANTEAMIENTO DE LA PREGUNTA¿Cuáles son las técnicas utilizadas en la gestión de adquisiciones en la planeación y seguimiento deproyectos en las organizaciones de Cali – Colombia?13

2. OBJETIVOS2.1. OBJETIVO GENERALIidentificar las técnicas utilizadas en la gestión de adquisiciones, en la planeación y seguimiento deproyectos en las organizaciones de Cali – Colombia.2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOSActividades para alcanzar el objetivo principal:2.2.1. Generar una base de datos digital y/o física con literatura especializada consultada sobre lastécnicas utilizadas en la gestión de adquisiciones, en la planeación y seguimiento deproyectos.2.2.2. Identificar las técnicas utilizadas en la gestión de adquisiciones, en la planeación yseguimiento de proyectos.2.2.3. Diseñar y aplicar una encuesta que identifique las técnicas utilizadas en la gestión deadquisiciones, en la planeación y seguimiento de proyectos en las organizaciones de Cali –Colombia.14

3.JUSTIFICACIÓNEste trabajo entregará una base de datos bibliográfica sobre las diferentes técnicas utilizadasdurante la gestión de las adquisiciones en las etapas de planeación y seguimiento de proyectos anivel macro. Además, aportará un análisis puntual de algunas de las técnicas utilizadas en diferentesOrganizaciones de la Ciudad de Cali y cómo a través de éstas los Gerentes de Proyectos puedandetectar lo más temprano posibles, desviaciones para la toma de decisiones. Estas técnicas proveena la administración de un marco consistente y estandarizado para evaluar la eficiencia del proyecto,permitiendo definir las mejores prácticas para elaborar un correcto Plan de Gestión de lasAdquisiciones, ayudando a medir mejor el desempeño y el progreso de cada uno de los proyectos.Igualmente, aportará un método para el análisis conceptual y teórico de técnicas de gestión deadquisiciones en los proyectos.15

4. MARCO DE REFERENCIA4.1. ANTECEDENTESEn las Tablas 1, 2 y 3 se identifican las estructuras aplicadas a la gestión de adquisiciones pordiferentes autores. De acuerdo a libros, monografías y artículos de revista.Tabla 1. Estructura de diferentes autores de acuerdo a los libros consultados.AutorObjetivoSatisfacerlasJordi Pau i Cos,Ricardonecesidades en bienes yde Navascués y Gascaservicios de un ClienteTema: Manual dey/oMercadoenlogistica integralCantidad,Calidad,2001Lugar y MomentoMétodoResultadoConclusiónDescriptivo y MetódicoProceso multidireccionalde cambio y mejora enlaobtenciónderesultados.La logística agrupa lasactividades que ordenanlos flujos de materiales yrecursos.La definición clara yoportunadelasactividades logísticasDescriptivo y Metódicoconlleva a la obtenciónde productos y serviciosde excelente calidad.LaadecuadaSalvador Mercado H. EstablecerpolíticasMejores prácticas,Factores necesarios a la administración y controlTema: Comprasadecuadas de compra,indicadores de gestión y hora de hacer una de las compras conllevaPrincipios y Aplicaciones que permitan adoptaranálisis comparativo compra.al éxito de cualquier2004decisiones pertinentes.empresa o proyecto.Facilitar la comprensiónConsucode Tema:de los funcionariosPaso a paso para laManual dividido enManual de adquisición públicos en cuanto a laobtención de bienes porDescriptivo y Metódicocapítulos, para una clarade bienes y suministros ley de contratación yparte de los entesexplicación del tema.2005adquisicionesdelestatales.estado.La Guía de losIdentificar la aplicaciónFundamentos para laProject Manangementdeconocimientos,Dirección de ProyectosInstituteTema:Documento formal queprocesos, habilidades,(Guía del PMBOK ) —Guia de losdescribe las normas,herramientas y técnicasTeórico PrácticoQuintaEdición,fundamentos para lamétodos, procesos yque puedan tener unproporciona pautas paradirecciòn de proyectosprácticas establecidas.impacto considerable enladirecciónde5ta edición.2012el éxito de un proyecto.proyectos enfocado enlas adquisiciones.Ronald H. BellouTema: LogisticaAdministraciòn de laCadena de Suministros2004Enseñanza de losmétodos y principios dela logística de negociosy la cadena desuministros.Enfoqueenlaplaneación,organización y controlde las actividades en lacadena de suministros.Fuente (H., 2004); (Ballou, 2004); (Ruales, 2011)16

Tabla 2. Estructura de diferentes autores de acuerdo a Tesis y Monografías consultadas.AutorQuijada y Salazar.Tesis:o Monografía de grado.Tema: Criterios para laobtención de una gestiónde adquisiciones exitosaen un proyecto. 2009Ulloa, Karem. Tesis oMonografía de gradoTema: Técnicas yherramientas para lagestión deabastecimientos 2009Castellanos,Lesvia.Tesis o Monografía degradoTema:Propuesta decentralización de lagestión de suministrosen el departamento decompras, importacionesy exportaciones. 2011Acosta y Olarte.Tesis oMonografía de gradoTema: Estrategia para lacertificación deldepartamento de cadenade suministros deacuerdo a la Norma ISO9000:2008 en GrupoQuimex SA.de CV 2014ObjetivoMétodoObtener un proceso degestión de adquisicionesexitosoparalosproyectos.Teórico PrácticoProponer técnicas yherramientasquepueden ayudar a mejorarla gestión logística delabastecimientoProponerlamejorsolución para hacer máseficiente y eficaz elproceso de la gestión desuministros.ResultadoConclusiónControlar la gestión dePasos durante la gestiónadquisicionesparade adquisiciones.determinar el alcance.Lean Construction y elPMIIdentificaciónherramientasevaluación paragestiónabastecimientos.Descriptivo y MetódicoParticipacióndelDepartamentodecompras para tener unmejor control, mejores Control efectivo de losprecios y obtener la suministros.mejor calidad de losbienesdesusproveedores.Lograr la certificaciónISO 9001:2008 en el Teórico Práctico (Normaárea de la cadena deISO 9001:2008)suministros.dede Evaluación cuantitativa,la Evaluacióncualitativade Evaluación y9001:2008 en el área dereducción de tiempos enlacadenadelos procesos de cadasuministros.área.Fuente (H., 2004); (Ballou, 2004); (Ruales, 2011).Tabla 3. Estructura de diferentes autores de acuerdo a los artículos consultados.AutorObjetivoBID (Banco internacionalde desarrollo) Tema:Programa derehabilitación del CentroHistórico de Quito etapa2 2005Ayudar y Contribuir aldesarrollo del potencialeconómico social yculturaldelcentrohistórico de Quito.MétodoFinanciación para eldesarrollo del proyectoen cuatro componentes:1. La infraestructurabásica.2. Lasostenibilidad social.3. el .17ResultadoConclusiónAdquisición de obrasciviles, adquisición debienes y adquisición deservicios de consultoríapara el desarrollo delproyecto.Contratar a la industrianacional de Ecuadorpara el desarrollo delproyecto.

Elaboración de unapropuesta metodológicapara el mejoramiento deprocesos, siguiendo elMetodología desarrolladaEnfoque Harrington parapor Harrington y lael mejoramiento deNorma ISO 9004:2000procesos y la Norma ISO9004 versión 2000, enunacompañíadeServicios.Fundación Económica ConfeccionarunAragonesa FUNDEAR compendio de buenasTema: Buenas Practicas prácticas en logística,Mejores prácticas,en la gestión de lacon el fin de seleccionar indicadores de gestión ycadena de suministros: las de mayor impacto yanálisis comparativoEstudio Empíricorelevancia a la hora de2006optimizar operaciones.Revista EIA Escuela deIngeniería de AntioquiaPlantearunaTema: Selección demetodología multicriterio Herramienta de Calidadproveedores usando elpara la selección de losQFD-Difusodespliegueproveedoresde la función de calidaddifusa. 2011BID (Banco internacional Lograr la aplicación dede desarrollo).Tema:principios básicos como Método de selección,Políticas ysonlaeconomía,calidad y costo.procedimientos deeficiencia, transparencia, (Calidad, menor costo yadquisición paracompetencia e igualdadpresupuesto fijo)proyectos. 2012de , Álvaro. Tema:aprovisionamientodeMedición del rendimiento bienes y servicios,en el proceso deenfocando la empresa enMétodos y Tiemposcompras y suministros.una medición exacta del2014rendimiento del procesode abastecimiento ycomprasRevista UniversidadEAFIT Tema:Propuesta metodológicapara el mejoramiento deprocesos utilizando elenfoque Harrington y laNorma ISO 9004.2005Esquemademejoramiento para elproceso de las Órdenesde Trabajo.Identificación de lospuntos más críticos y delos problemas másrelevantes.Las buenas prácticasListado de buenaspermitenestablecerprácticas aplicables en lasinergias de interés entregestión de la cadena delos colaboradores de lasuministros.cadena de rador.las Certificacióndey proveedores; decisióndel multicriterio; norma ISO9001:2000; QFD difusoAcoger a las políticas delEscogencia de la mejor sistema de ejecución deoferta de adquisición.planes de adquisiciónSEPA.Utilizarherramientastecnológicas novedosasMejoramiento total en lapara lograr la ecución del proceso deaprovisionamiento.compras en la cadena deabastecimiento.Fuente (H., 2004); (Ballou, 2004); (Ruales, 2011)4.2. MARCO CONCEPTUAL4.2.1. La evolución del concepto en cuanto a proyectos. En la tabla 4 se presenta unabreve historia acerca de la administración de los proyectos, desde el más antiguoal más reciente.18

Tabla 4. Breve historia sobre la administración de proyectos.AÑOACONTECIMIENTO / CONCEPTO1956Se forma la American Association of Cost Enginers (ahora AACE International)1957El método de ruta crítica o Critical Path Method (CPM) inventado por Dupont Corporation19581962La Armada de los Estados Unidos inventa la Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (ProgramEvaluation and Review Technique o PERT), utilizada para el Proyecto PolarisEl Departamento de Defensa de los Estados Unidos ordena aplicar la Estructura de Desglose de Trabajo(Work Breakdown Structure, WBS)1965Se funda la International Project Management Association (IPMA)1969Nace en los Estados Unidos el Project Management Institute (PMI )1975Simpact Systems Limited crea el Método PROMPTII1984Se introduce la Teoría de las Restricciones por el Dr. Eliyahu M. Goldratt en su novela “The Goal” (La Meta)1986Se nombra a SCRUM como un nuevo estilo de administración de proyectosSe publica por primera vez la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK ) por elPMI Gestión del Valor Ganado (EVM). Liderazgo concedido al Subsecretario de Defensa para Adquisiciones19871989Se desarrolla el Método de Desarrollo PRINCE a partir de PROMPTII1996La Agencia Central de Informática y Telecomunicaciones del Gobierno del Reino Unido publica PRINCE2 1997Se inventa la Dirección de Proyectos con Cadena Crítica (Critical Chain Project Management, CCPM)1998El PMBOK se convierte en un Estándar ANSI2006La AACE International lanza el Marco de Gestión de Costo Total (Total Cost Management Framework)2008El PMI lanza la 4 edición del PMBOK 2009Revisión a fondo de PRINCE2 por la Oficina de Comercio del Gobierno de Reino Unido2012El PMI lanza la 5 edición del PMBOK Fuente (Tesis M. o., 2015)4.3. MARCO TEÓRICO4.3.1Identificación de VariablesLa Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para comprar oadquirir productos, servicios o resultados que es preciso obtener fuera del equipo del proyecto. Laorganización puede ser la compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de unproyecto. Fuente: (PMI, 2012)19

En las tablas 5, 6 y 7 se muestran las herramientas empleadas en la Gestión de adquisiciones deacuerdo a los autores de libros, tesis-monografías y Artículos consultados en nuestra investigación.Tabla 5. Herramientas y técnicas en la Gestión de adquisiciones según autores de librosFasesHerramientasFuente Elaboración de los autores de acuerdo a la literatura consultada.20

Tabla 6.

documentar algunas herramientas y técnicas utilizadas en la gestión de adquisiciones para las fases de planeación y seguimiento de los proyectos. Se trata de un estudio del tipo descriptivo, el cual puntualiza el desarrollo o evolución de la gestión de las adquisiciones a partir de la revisión de la literatura especializada.