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INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT6Normalmente, parte-se do princípio que todos os participantes de um projeto tem, comoprincípio, um claro entendimento de que planejar é essencial. A realidade é bem distante destavisãoNos dias de hoje, o administrador de projetos conta com diversas técnicas e ferramentas deplanejamento, tais como Controle de Qualidade, Métodos de Controle Estatístico, Técnicasbaseadas em rede, gráficos de barras, cronogramas, orçamentos etc. que facilitam a sua tarefade gestão.Embora exista uma grande variedade de técnicas baseadas em rede, a indústria desde asegunda metade da década de 50, vêm tradicionalmente usando dois métodos para oplanejamento e controle de projetos.O primeiro deles, denominado Critical Path Method – CPM, que pode ser traduzido comoMétodo do Caminho Crítico, surgiu entre 1956 e 1958 e foi desenvolvido pela companhia E. I.Du Pont de Nemours em parceria com o Centro de Pesquisa Aplicada UNIVAC da RemingtonRand Division.Quase que simultaneamente, em 1958 o governo norte-americano estava planejando construiruma série de submarinos atômicos e mísseis balísticos, cujo projeto foi denominado ProjetoPolaris. As equipe de projetos da Marinha dos Estados Unidos, trabalhando em conjunto comas empresa Lokheed e a Booz, Allen & Hamilton International, Inc., desenvolveram um sistemacomputacional que foi denominado de Program Evaluation and Review Technique - PERT, cujatradução é Técnica de Avaliação e Controle de Programas.Tanto o CPM quanto o PERT foram desenvolvidos baseados nos conceitos da teoria de grafos,da Pesquisa Operacional. Originalmente, não existia uma diferença conceitual entre ambosmétodos. A maior diferença residia no cálculo das durações das atividades.A partir do início dos anos 60, a aplicação do método PERT, quando havia aspectosprobabilísticos na determinação das durações das atividades, e do método CPM, quando asdurações das atividades eram consideradas determinísticas, passou a ser conhecida com asigla PERT-CPM.Estabelecendo os requisitosNormalmente, para iniciar o planejamento de um projeto há necessidade de se estabelecer: A lista das atividades a serem executadas; A relação de precedência das atividades, ou seja, a identificação de quais são astarefas antecessoras e quais as sucessoras; O tempo necessário para a execução das tarefas, isto é a duração de cada uma dasatividades, adotada sempre numa única unidade, de acordo com o bom senso e aprecisão desejada para o planejamento.Uma rede PERT-CMP é arepresentação gráfica de umprojeto. Na rede sãoapresentadas asinterdependências dasatividades e as suas durações.Os objetivos básicospretendidos ao elaborar umarede PERT-CPM são dois:executar um projeto na menorduração e com o menor custo.Em outras palavras, o métodoPERT-CPM possibilita umaanálise de otimização detempo e custo.O que se pretende, nesta fase preliminar do planejamento, é montaruma estrutura lógica de tarefas a serem executadas, suasinterdependências e suas durações normais. Estas informaçõespossibilitarão a montagem gráfica do projeto na forma de uma rede.Uma rede é uma representação gráfica composta de nós e arcos,como ilustrado na figura 2.Figura 2 – Representação gráfica de uma redeAs redes PERT-CMP podem ser representadas de duas maneiras: a primeira com asatividades nos arcos, também denominadas de redes I-J ou representação americana e a

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT7segunda, com as atividades nos nós, denominadas de redes de precedência ou representaçãofrancesa.Representação Americana ou rede I-JUm projeto, representado através do Método Americano, é umarede composta de: Arcos, que são Setas ou Linhas orientadas, que representamas Atividades; Círculos ou Nós, que representam os Eventos.Esta representação é denominada de rede I-J porque a seta querepresenta a atividade caracteriza-se por um nó inicial I,denominado evento inicial, e por um nó final J, chamado eventofinal. Os eventos são numerados. A seta é orientada de I para J eleva na parte superior a identificação (designação) da atividade eembaixo a sua duração, como ilustrado na Figura 3.Uma atividade (ou Tarefa) representaa execução efetiva de uma operaçãoe consome tempo e recursos. Porexemplo: fundações, baldrames;reboco, etc. Os RECURSOS podemser de quatro tipo: recursosmateriais, mão-de-obra,equipamentos e dinheiro.Um evento representa um marco (ouinstante) importante de um projeto ecaracteriza-se por não consumir nemtempo nem recursos. Por exemplo:início da sondagem, fim da pintura.Figura 3 - Representação pelo Método AmericanoAs atividades, originalmente, eram identificadas colocando por extenso o seu nome. Entretantohoje em dia, com o uso intensivo do computador, a identificação simbólica é a mais usada (vejaFigura 1.4). Uma representação simbólica identifica uma atividade por um código ou símboloque substitui o registro do nome por extenso que consta da base de dado (veja Quadro 1).Didaticamente, este tipo de identificação torna mais simples e rápido o entendimento eaprendizagem da construção de uma rede.Figura 4 – Projeto com representação simbólica das atividades

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT8Quadro 1 – Representação tabular para o projeto da Figura 4(NÓ INICIAL, NÓ FINAL)ATIVIDADEDURAÇÃO(1, 2)Análise de Viabilidade2(1, 3)Tramites legais3(2, 5)Projetos: arquitetônico, estrutural etc.5(2, 4)Demolições4(3, 4)Instalações provisórias1(3, 6)Sondagens6(5, 7)Marcação e gabarito2(4, 5)Fantasma-(4, 7)Tapumes e sinalização8(6, 7)Projeto de fundações7Representação Francesa ou Rede de PrecedênciasO Método Francês, também chamado de Rede de Precedências, representa um projeto naforma de uma rede (veja a Figura 1.5a) composta de: Arcos ou linhas Orientadas, que representam a relação de precedência atividades; Blocos (quadrados ou retângulos), que representam as Atividade.No método Francês há a necessidade de introduzir duas tarefas fictícias que são: INÍCIO e FIM(veja Figura 5b).As atividades no Método Francês se interligam por meio de setas que representam 4 (quatro)tipos de relações de dependência, como mostra a Figura 6a) Representação Francesab) Representação Francesa para o projeto da Figura 4Figura 5 - Representação pelo Método Francês

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT9Figura 6 – Relações de Dependência para o Método Francês Fim-Início: Para que uma atividade possa iniciarTODAS as sua atividades ANTECESSORASdevem haver concluído. Esta é a situação maiscomum; Início-Início: Para o início de uma atividade énecessária a realização parcial do trabalho dasatividades ANTECESSORAS, ou seja, éestabelecida uma defasagem (d), positiva,negativa ou nula, entre o início das atividades; Fim-Fim: representa a ligação do fim de umaatividade com o fim da atividade sucessora; Início-Fim: representa a ligação do início de umaatividade com o fim da atividade sucessora;Figura 7 – Representação de atividades emsérie e em paraleloEsse tipo de relações de precedência são úteis em casosreais, fazendo com que uma atividade inicie depois(defasagem positiva), simultaneamente (defasagem nula) ou antes (defasagem negativa).Construindo Redes Pelo MétodoAmericanoPara se elaborar uma representação gráfica de umprojeto pelo método americano é necessário conheceralguns fatores:1. As atividades podem ser realizadas em série(veja Figura 7a), ou seja, atividades executadasseqüencialmente ou, em paralelo (Figura 7b),que são atividades que podem ser executadassimultaneamente.Figura 8 – Atividades que nascem ou chegam aum evento

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT102. De um evento podem nascer várias atividades (Figura 8a) e, para um evento, podemconvergir várias atividades (Figura 8b).3. Uma atividade somente pode iniciar se TODAS (relação fim-início) as suas atividadesANTECESSORAS concluíram.4. Entre dois eventos sucessivos somente pode existir uma única atividade (veja aexplicação no Quadro 2).Quadro 2 - Atividade Fantasma (exemplo e explicação extraídos de HIRSCHFELD, pg. 36)Figura 1.9 – Atividades ParalelasPara a Figura 2.8, temos as seguintes atividades e durações:A – Pedro toma banho - duração: 10 minutosB – Maria prepara café - duração: 20 minutosC – Pedro lê o jornal - duração: 15 minutosD – Pedro toma café - duração: 10 minutosVemos nesta rede duas atividades paralelas:B - Maria prepara caféC - Pedro lê o jornalElas são chamadas paralelas porque acontecem paralelamente entre os eventos 2 e 3(representação i- j ), ou melhor, enquanto "Pedro lê o jornal" temos que "Maria prepara café".A atividade "Pedro lê o jornal" poderia ser representada por "atividade 2 - 3". A atividade "Mariaprepara café" poderia também ser representada por "atividade 2 - 3".Vemos, por tanto, que as duas atividades poderiam ser designadas por " 2-3", o que originariaconfusão, principalmente porque um projeto é representado computacionalmente como uma base dedados.A fim de evitar a confusão apontada no Método Americano, usa-se um artifício. Este artifício consistena introdução de um Evento Fictício e de uma Atividade Fantasma.A Atividade Fantasma, também chamada Atividade Fictícia, Muda ou Virtual,e é representada poruma seta tracejada. A Atividade Fantasma não consome tempo nem recursos.Veja na Figura 10 como a rede anterior poderia de forma certa ser apresentada, com a introdução deum Evento Fictício e, por conseguinte, de uma Atividade Fantasma:Figura 10 – Atividade Fantasma e Evento FictícioO evento 5 é um evento fictício , pois foi introduzido para resolver o dilema da representação i - j epermitir ao computador identificar corretamente a atividade em questão. A atividade 5-3 é Fantasma,não consumindo tempo nem recursos.As atividades fantasmas devem ser evitadas quando for possível.

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT11MICROSOFT PROJECTO Microsoft Project é um software desenvolvido pela Microsoft para o gerenciamento deprojetos. Esse aplicativo possibilita organizar a informação sobre a atribuição de tempos àstarefas, a associação de custos tanto de mão de obra quanto de materiais, de forma a propricialo gerenciamento dos prazos, sem exceder o orçamento, objetivando alcançar as metaspropostas para o projeto.O Microsoft Project é uma ferramenta eficaz e flexível, cuja primeira versão foi lançada em1985 que, além de contar com interface gráfica e amigável, vem sofrendo melhorias e dispondode novos e poderosos recursos para permitir a administração de projetos, sejam simples oucomplexos.O Microsoft Project é uma ferramenta de planejamento para: Organizar o plano e ajudá-lo a organizar os detalhes que devem ser feitos;Agendar metas que devem ser alcançadas;Agendar as tarefas nas seqüências corretas;Alocar recursos e custos e agendá-los de forma correta sem sobre alocá-los;Fazer uma sintonia fina no plano satisfazendo o orçamento;Preparar relatórios explicativos para os clientes, gerentes, trabalhadoresfornecedores.eUma vez que o trabalho tenha sido iniciado o Microsoft Project pode ajudá-lo em: Acompanhar o progresso e comparar o "realizado" com o "planejado" para verificar setudo ficará dentro do orçamento e tempo;Revisar o agendamento para acomodar mudanças não previstas;Testar diversos cenários antes de mudar o plano;Comunicar automaticamente os afetados por mudanças feitas no projeto e solicitarfeedback sobre os seus progressos;Colocar atualizações instantâneas do seu projeto na Internet ou intranet;Produzir relatórios sobre o sucesso do projeto e sobre problemas que venham afetandoo mesmo.Características Básicas do Microsoft ProjectO Microsoft Project armazena todas as informações de um projeto na sua base de dados.Emprega essa informação para calcular e controlar a programação, os custos e os outroselementos do projeto através de um planejamento. Quanto mais informação sejadisponibilizada, mais será preciso o planejamento.De forma similar a uma planilha de cálculo, o Microsoft Project mostra os resultados doscálculos de forma imediata. Para tanto, é necessária a inserção das informações essenciaisdas tarefas que compõem o projeto.Dentre os diversos recursos disponíveis no MS Project, destacamos:Em termos gerais Baseia-se no modelo Diagrama de Rede (ou diagrama de precedências): as tarefas doprojeto são criadas na forma de blocos interligados, formando uma rede. Portanto, elenão trabalha com o Diagrama de Setas, muito popular em programas da década de 60mas totalmente superados; Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padrão de tabelase o usuário pode criar suas próprias tabelas. Em muitas situações, um Gráfico de Gantté gerado automaticamente, auxiliando o processo de entrada de dados; Aceita relações de precedências entre tarefas tipo Fim-Início, Início-Início, Fim-Fim, eInício-Fim;

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT12 Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projetopode-se planejar a realização de reuniões todas as segundas-feiras; Permite estabelecer níveis hierárquicos através de “tarefas de resumo”. Este aspecto émuito útil na criação da Estrutura de Decomposição do Trabalho; Permite uso de subprojetos; Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas; Possui um conjunto padrão de relatórios e o usuário pode criar seus próprios relatórios; Permite a inclusão de “campos do usuário”, que aceitam diversos tipos de operação;Quanto ao tempo (Datas e Folgas) O cálculo da rede é feito automaticamente com a entrada de dados. Esta opção podeser desativada, caso conveniente; Permite definição de “semana de trabalho”, expediente de trabalho e feriados; O cálculo da rede pode ser feito “do início para o fim” ou “do fim para o início”; Permite o uso de “datas programadas” para as tarefas; Permite o uso do modelo probabilísticoEm relação aos recursos Os recursos são ligados diretamente às tarefas; Permite redistribuição de recursos (ou nivelamento de recursos), manual ouautomática.Em relação aos custos Os custos são ligados diretamente às tarefas na forma de custos fixos ou de custosdos recursos alocados.Triângulo do projetoNo processo de gerenciamento de um projeto através do MS Project, três fatoresdesempenham papeis determinantes, a saber: Duração: é o tempo necessário para completar o projeto, que se reflete na sua própriaprogramação. Dinheiro: representa o orçamento do projeto, baseado no custo dos recursoshumanos, materiais e de equipamento necessário à realização das tarefas. Escopo: os objetivos e tarefas do projeto, bem como o trabalho necessário pararealizá-los.Essa tríade forma o denominado triângulo do projeto. Os três fatores são interdependentes esujeitos a alterações no decorrer do processo, isto é, o ajuste de um dos elementos afeta osoutros dois. Isto significa que muitas vezes a redução, por exemplo, da variável tempoacarretará em um incremento na variável recurso ou implicará na alteração de algumaespecificação do produto.Embora os três elementos sejam importantes, normalmente um deles poderá ter maiorinfluência no âmbito do projeto. A relação de importância entre os elementos difere de umprojeto para outro e, geralmente, determina a classe de problemas que o gerente do projetoencontrará e guia as soluções que podem ser implementadas.Em outras palavras, qualquer que seja a mudança que ocorra em uma das variáveis, o gerentedeve ter um modelo que permita uma rápida tomada de decisão que corrija a mudança decurso, garantindo a continuidade do processo. Se o gerente sabe onde encontrará limitações eonde poderá flexibilizar o processo, lhe será muito mais fácil planejar e administrar o projeto.

INTRODUÇÃO AO MICROSOFT PROJECT13O processo de planejamento no Microsoft ProjectPara realizar o planejamento de um projeto típico, usando Microsoft Project, devem ser levados

recursos do MS Project. O conteúdo foi elaborado de forma a ser usada como um tutorial que apresenta os principais recursos para que pretende trabalhar com gerencia informatizada de projetos, desde a sua criação, edição e controle. Portanto, diversos recursos avançados do MS Project não fazem parte do escopo do presente documento.