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TALKSWITCH USER GUIDETALKSWITCHRELEASE 6.10C T.T S 0 0 5 . 0 0 3 9 0 4 . I 9ANSWERS WITH INTELLIGENCE
Copyright InformationTalkSwitch Copyright 2008 — All Rights Reserved.TalkSwitch is a division of Centrepoint Technologies Inc.TalkSwitch and Appello are registered trademarks of CentrepointTechnologies Inc.Reproduction, adaptation or translation without prior written permission isprohibited, except as allowed under the copyright laws.Information in this user guide is subject to change without notice and doesnot represent any commitment on the part of TalkSwitch. No part of this userguide may be reproduced or transmitted in any form or by any means,electronic or mechanical, including photocopying, recording, or informationstorage and retrieval systems, or translated to another language, for anypurpose other than the licensee’s personal use and, as specifically allowed inthe licensing agreement, without the express written permission ofTalkSwitch.Release 6.10, June 2008CT.TS005.003904.I9
TA BLE OF CO NTENTSPREFACETalkSwitch usage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XVIIWhat’s in this guide? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XVIIWhat you should know. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .XVIIISingle unit installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .XVIIINetworked units installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .XVIIIVoIP installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .XIXConnecting devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .XIXImportant information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .XIXElectrical shock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .XIXPower and lightning surge protection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .XIXPower adapter and power cord. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .XIXPower failure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XXChange password frequently . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XXPBX fraud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XXEmergency service numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XXCall redirection and service provider billing advisory . . . . . . . . . . . . . . . . . XXCleaning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XXFinding the information you need . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .XXIUsing the table of contents and the index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .XXINavigating with cross-references . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .XXIWhere to go for further information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .XXIGuide conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XXIICHAPTER 1: TALKSWITCH INSTALLATIONTalkSwitch package contents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Recommended System Specifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Unit front panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2What the flashing lights mean . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2Line 1, 2, 3 and 4 lights flashing simultaneously . . . . . . . . . . . . . . . . 2Power/Data and Line 1, 2, 3 and 4 lights flashing simultaneously. . . 3Line 1 and 4 lights, then Line 2 and 3 lights flashing alternately . . . . 3Line 1 and 3 lights, then Line 2 and 4 lights flashing alternately . . . . 3Line 2 and 3 lights flashing simultaneously. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3Line 1 and 4 lights flashing simultaneously. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3TA L K S W I T CH U S E R G U I D EI
Power/Data and Line 1, 2, 3 and 4 lights on steady . . . . . . . . . . . . . . 4Unit back panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4Installing the TalkSwitch management software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6Installing the software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6Upgrading the TalkSwitch software and firmware. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Step 1 — Check current version . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Step 2 — Download new software and firmware . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Step 3 — Updating the firmware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Initial configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Select location for installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Connect TalkSwitch to a network or a PC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Ethernet connection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12USB connection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Internet connection. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Starting the TalkSwitch management software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Connecting telephone lines. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Connecting local extensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Connecting a single-line analogue phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Connecting a two-line analogue phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Connecting an IP phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Connecting a modem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Connecting a fax machine. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Option 1 — Dedicated fax line. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Option 2 — Distinctive ring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Option 3 — Automatic fax detection via the auto attendant . . . . . . . 21Connecting to the PA (public address) jack . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Setting up music on hold. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22External audio source . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Internal audio file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Networking TalkSwitch units on a LAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Connecting TalkSwitch units to a LAN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Ethernet switch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Power up all the TalkSwitch units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Setting or changing the unit ID. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25How unit IDs affect system extension numbers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Keep track of the lines and extensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Optimizing the system for networked use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Configuration settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Outgoing line hunt groups. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27Auto attendants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27Special considerations when connecting multiple units to a LAN . . . . . . . 27Increasing memory capacity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29TalkSwitch memory cards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Installing a memory card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29IITA B L E O F CO N T E N T S
Upgrading TalkSwitch units. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30Enabling licensed add-ons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Verifying the connections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Connecting a TalkSwitch unit to a PBX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Loading a configuration file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32CHAPTER 2: TALKSWITCH CONFIGURATIONIntroduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33TalkSwitch Management Software window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34Menu commands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34File menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Tools menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Options menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37Troubleshooting menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Help menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39Configuration menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Global Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Extensions and Voicemail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Lines and Greetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Call Cost Reduction Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41About . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42System time. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Current mode. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42My TalkSwitch system. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Voicemail messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Administration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Region Selection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Dial 0 routing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Modes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48Change mode. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49Schedule modes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49System time. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Date and time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Time zone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51NTP server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51IP Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52System IP settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52TalkSwitch proxy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Public IP address. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Router port forwarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55Configuring the router manually . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57TA L K S W I T CH U S E R G U I D EIII
On-Hold/Ringback . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58On-hold settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Transfer settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60Deleting a music on hold file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60Email Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61Email notification settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62Import an email list. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64E-mail server settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64Outgoing server authentication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66Outgoing server port numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67Incoming server authentication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67Incoming server port numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68Incoming mail server options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68Testing the e-mail server settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69Managing voicemail messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70VoIP Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70Setting up a TalkSwitch profile. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71Setting up a service provider profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72Activate profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72TalkSwitch profile. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72Service provider profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73Registration details. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74TalkSwitch SIP server profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74TalkSwitch SIP client profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74Service provider profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74Authentication. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75TalkSwitch SIP server profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75TalkSwitch SIP client profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75Service provider profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75VoIP caller ID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76Reserving VoIP lines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76Viewing registrar entries. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78Viewing registration status. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79Setting codec options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80Licensed Add-Ons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82Local Extensions/Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83Extension tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84Activate extension. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84IP extension details. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86Direct line access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88Hot line access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89Hunt group permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91Caller ID settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92About call cascades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93How call cascades work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93IVTA B L E O F CO N T E N T S
Entering the call cascade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93Being routed by the call cascade. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93Exiting the call cascade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94Setting up a call cascade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95Voicemail tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103Mailbox greeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104Caller options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105Notification settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105Setting up notification by e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106Setting up notification by phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107Setting up notification by pager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108Setting up the notification options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108Setting up message waiting light activation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Adding IP phon
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