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1.1. Sistemas contables de registroComo recordarás, la contabilidad es una técnica que sirve para registrar yprocesar, en forma estructurada, sistemática y cronológica, las transacciones deuna entidad mediante documentos comprobatorios, llamados evidenciasuficiente. Estos documentos, al ser clasificados, valuados y sintetizados demanera preponderantemente numérica, y al ser expresados en unidadesmonetarias, proporcionan la información financiera (estados financieros).A pesar de que la contabilidad es una técnica con base en la partida doble, quese rige por el cargo y el abono de las distintas cuentas que se presentan paramostrar lo que le sucede a una entidad económica, no siempre resulta sencillala aplicación contable, dado que las empresas cuentan con un sinnúmero detransacciones u operaciones que van desde las más sencillas hasta las máscomplejas, y porque las necesidades de información de los usuarios de losestados financieros se ha diversificado.Para lograr un mayor análisis en la información fue necesaria la división deltrabajo dentro de la contabilidad, con ello surgieron distintos sistemas paraconcentrar la información proveniente de cada centro de trabajo contable, comolos sistemas centralizadores, de pólizas y auxiliares.Un ejemplo claro de la necesidad de la división de trabajo y control se observaen los inventarios o almacenes, ya que la diversidad de artículos que se manejanen las empresas comerciales y transformadoras hace más complejo su controlfísico y financiero.Desde el punto de vista contable existen los sistemas de control de existenciasde mercancías denominados analítico o pormenorizado e inventarios perpetuos,que tienen características propias en cuanto a las cuentas que manejan, ladeterminación del inventario final y el costo de ventas.Comencemos con el análisis de los sistemas de control de inventarios.15 de 349

1.1.1. Sistema por comparación de inventariosLos sistemas contables de registro que analizaremos primero son los sistemasde comparación de inventarios. La comparación de inventarios implica mantenerdos tipos de controles: el control físico y el control contable.El control físico del inventario implica dos decisiones que tienen repercusiónfinanciera: ¿cuánto hay que mantener en el inventario (stocks)? ¿Cuáles son loscostos de mantener el inventario? Entonces, el volumen de mercancías que semantengan debe estar justificado por sus costos. En segundo lugar, esimprescindible que haya sistemas de recepción y salidas de mercancías, y quese encuentren soportados por los formatos correspondientes, los cuales han deser llenados y firmados por él o los encargados del almacén o, en su caso, porel personal autorizado. Entre estos formatos se encuentran las tarjetas dealmacén denominadas kardex.El control financiero se realiza a través de las fórmulas de asignación de costo.La fórmula de valuación elegida por una empresa tiene una gran importanciaporque guarda relación directa con el resultado del ejercicio, el inventario final,los flujos de efectivo, los presupuestos de la empresa, las variaciones en elpatrimonio neto, el pago de impuestos, etc. Por lo tanto, es necesario que a lahora de elegir qué fórmula de valuación usará la empresa, o de decidir si esnecesario cambiar la que se ha venido utilizando hasta el momento, laadministración debe contar con información útil y veraz, para ello comparará lasdiferentes fórmulas de asignación del costo con la intención de elegir la opciónmás adecuada a la entidad.Los sistemas contables de registro de inventarios son:a) Analítico opormenorizadob) Globalc) InventariosperpetuosA continuación, veamos de qué trata cada uno de ellos.16 de 349

1.1.1.1. Sistema analítico o pormenorizadoEl objetivo de este sistema es un control detallado de las operaciones queafectan tanto a la mercancía adquirida como a la vendida. Se distingue porutilizar una cuenta específica por cada concepto relacionado con la compraventa de mercancías.A continuación, veamos sus características:1. Para determinar la existencia de mercancías, se debe realizar un inventario físico.2. El costo de ventas se determina por periodo, por lo que es necesariopracticar un inventario físico de acuerdo con las necesidades de la entidad.3. Se desconoce la utilidad o pérdida bruta en cada una de las operaciones y,por lo tanto, durante el transcurso del periodo.4. Cuando hay devoluciones sobre ventas, se conoce sólo el precio en quefueron vendidas, no el costo con el que salieron y deben entrar al almacén.5. Se utiliza una cuenta liquidadora, llamada pérdidas y ganancias, al final delperiodo.Figura 1.1. Características del sistema analítico o pormenorizado.Ahora conozcamos las cuentas específicas:Nombre de la cuentaNaturaleza de la cuentaInventarioDeudoraVentasAcreedoraDevoluciones sobre ventasDeudoraRebajas sobre ventasDeudoraDescuentos sobre ventasDeudoraComprasDeudoraGastos sobre comprasDeudora17 de 349

Devoluciones sobre comprasAcreedoraRebajas sobre comprasAcreedoraFigura 1.2. Cuentas específicas.Registro contableA continuación, se muestran las cuentas y la manera en que se afectancontablemente (aumentan o disminuyen) de acuerdo a su naturaleza, deudorao acreedora.VENTASDEBEEl saldo se traspasa al final delperiodo a la cuenta de ventas netasHABERSe abona por: Las ventas demercancías realizadasEl saldo representa las ventasrealizadas en el periodoDEVOLUCIONES SOBRE VENTASDEBEHABERSe carga por: Las devoluciones delas ventas que hacen los clientesEl saldo se traspasa al final delperiodo a la cuenta de ventas netasElsaldorepresentalasdevoluciones realizadas por losclientes durante el periodoREBAJAS SOBRE VENTASDEBESe carga por: las rebajas sobreventas que se hacen a los clientesEl saldo representa las rebajas ydescuentos hechos a los clientesdurante el periodoHABEREl saldo se traspasa al final delperiodo a la cuenta de ventas netas18 de 349

DESCUENTOS SOBRE VENTASDEBEHABERSe carga por: los descuentos sobreEl saldo se traspasa al final delventas que se hacen a los clientesperiodo a la cuenta de ventas netasEl saldo representa las rebajas ydescuentos hechos a los clientesdurante el periodoVENTAS NETASDEBESe carga por: traspaso de la cuentade devoluciones sobre ventasTraspaso de la cuenta de rebajassobre ventasEl saldo se traspasa a la cuenta depérdidas y gananciasHABERSe abona por: traspaso de la cuentade ventasSu saldo acreedor representa lasventas netas del periodoINVENTARIO INICIALDEBESe carga por: inventario al inicio delperiodoHABERSu saldo se traspasa al final delperiodo a la cuenta de costo deventasEl saldo representa la existencia demercancías al final de periodoCOMPRASDEBESe carga por las compras demercancías a los proveedoresHABEREl saldo se traspasa al final delperiodo a la cuenta de comprasnetasSu saldo representa las comprasrealizadas durante el periodoGASTOS SOBRE COMPRADEBESe carga por: Los gastos queoriginaronlascomprasdemercancíasSu saldo representa los gastosgeneradosporlascomprasrealizadas durante el periodoHABEREl saldo se traspasa al final delperiodo a la cuenta de comprasnetas19 de 349

REBAJAS SOBRE COMPRADEBEEl saldo se traspasa al final delperiodo a la cuenta de comprasnetasHABERSe abona por: Las rebajas que losproveedores nos hacenSu saldo representa el total derebajas durante el períodoDEVOLUCIONES SOBRE COMPRADEBEHABEREl saldo se traspasa al final delSe abona por: Las devoluciones queperiodo a la cuenta de comprasle hacemos a los proveedoresnetasSu saldo representa el total dedevoluciones durante el períodoCOMPRAS NETASDEBESe carga por: Traspaso de la cuentade comprasHABERSe abona por: Traspaso de lacuenta de rebajas y devolucionessobre comprasTraspaso de la cuenta gastos sobrecomprasSu saldo deudor representa lasventas netas durante el periodoCOSTO DE VENTASDEBEHABERSe carga por: traspaso de la cuentaSe abona por: el importe delinventario inicialinventario físico que se realiza alfinal del periodoTraspaso de la cuenta comprasSu saldo se traspasa a la cuenta denetaspérdidas y gananciasSu saldo deudor representa el costode ventas del periodo20 de 349

PÉRDIDAS Y GANANCIASDEBESe carga por: traspaso de la cuentade costo de ventasHABERSe abona por: traspaso de la cuentade ventas netasSi el saldo es deudor, representauna pérdidaSi el saldo es acreedor, representauna utilidadFigura 1.3. Registro contable.En este sistema se deben calcular conceptos tales como: Compras netas Ventas netas Costo de ventas Inventarios inicial y finalVeamos cómo se calculan las compras netas:Compras500,000Gastos sobre compras30,000Compras Totales530,000Devoluciones sobrecomprasRebajas y descuentossobre comprasCompras Netas-80,000-40,000120,000410,000Tabla 1.1. Cálculo de compras netas.El mismo criterio se sigue para determinar las ventas netas, a las ventas se lesresta o disminuye las devoluciones, rebajas y descuentos sobre ventas, de lasiguiente manera:Ventas1,360,000Devoluciones sobre ventas-40,000Rebajas y descuentos sobre ventas-70,000Ventas Netas1,250,000Tabla 1.2. Cálculo de ventas netas.21 de 349

Otra característica de este sistema es que el costo de ventas se calcula a travésde una fórmula, que señala que a la mercancía de inicio del periodo se leaumentan las compras netas y se le disminuye la mercancía que hay al final delperiodo.Es indispensable, en el sistema analítico, el levantamiento de un inventariofísico, conceptuándolo como un recuento de mercancía, valuado a precio decosto. Cabe mencionar que sólo será necesario hacer el inventario al final delperiodo, ya que éste se convierte automáticamente en el inventario inicial delsiguiente periodo, quedando de la siguiente manera la determinación de laUtilidad bruta en el Estado de resultado integral:Empresa “El ejemplo, S.A. de C.V.”Estado de resultado integral por el periodo del 1º al 30 de junio ajas y descuentossobre ventasVentas Netas40,000.0070,000.00Inventario 000.00Gastos sobrecompras30,000.00Compras TotalesDevoluciones sobrecomprasRebajas y descuentossobre comprasCompras Netas530,000.0080,000.0040,000.00 120,000.00410,000.00Mercancía disponiblepara venderInventario FinalCosto de VentasUtilidad Bruta770,000.00120,000.00650,000.00600,000.00Tabla 1.3. Determinación de la utilidad bruta.22 de 349

Dentro del Estado de posición financiera, el dato del inventario final se presentaen el activo circulante en el rubro de inventarios:ActivoCirculanteCaja y BancosXXXXXXXXCuentas por CobrarXXXXXXXXInventarios120,000.00Tabla 1.4. Inventarios en el Estado de posición financiera.A continuación, se presenta un ejercicio donde se utiliza el sistema analítico opormenorizado.Esta compañía inicia sus operaciones el 1 de enero de 20XX con los siguientessaldos:“La Eficiente, S.A. de C.V.”Balanza de comprobación al 31 de diciembre de Bancos200,000.001103Instrumentos 0,000.001400Pagos anticipados2101Proveedores300,000.002103Acreedores diversos100,000.002104Préstamos bancarios100,000.003101Capital social500,000.00SUMAS nformación para registrar las operaciones realizadas en el mes de enero1. La empresa se dedica a la compraventa de artículos de madera (mesas,sillas, salas, etcétera) e inicia sus operaciones con una balanza decomprobación, que es el registro número 1 (asiento de apertura).23 de 349

2. El 2 de enero, adquiere 500 mesas modelo A con un costo unitario de 1000 IVA, con crédito a 30 días (factura 8050 de la empresa “El Unicornio, S.A.de C.V.”).3. El 5 de enero, vende al contado 200 mesas modelo A con un precio de ventade 2000 IVA c/u (factura 1050).4. El 8 de enero, adquiere 200 mesas modelo B a 500 c/u, la mitad a créditoy la otra mitad al contado (factura 8070 de la empresa El Unicornio, SA deCV).5. El 9 de enero, devuelve 20 mesas modelo A (factura 8050 de la empresa “ElUnicornio, S.A de C.V.”).6. El 11 de enero, le devuelven 20 mesas modelo A (factura 1050).La Eficiente, S.A. de C.V.Asientos de diarioRegistro de las operaciones del 1 al 31 de enero de 20XXFecha CuentaConcepto1 1300Inventario400,000.001400Pagos anticipados2101Proveedores300,000.002103Acreedores diversos100,000.002104Préstamos bancarios100,000.003101Capital social500,000.0080,000.0020,000.00Asiento de apertura2 deenero-21500Compras1300.1Art. A1210IVA pendiente de .00580,000.0024 de 349

Compra a crédito de 500mesas, modelo A con un costounitario de 1000 IVA; seobtiene un crédito de 30 días(factura 8050 de la empresa ElUnicornio, SA de CV)-35 de1102eneroBancos464,000.001102.1Banorte S.A.4100Ventas2108IVA trasladado cobrado464,000.00400,000.0064,000.00Venta de 200 mesas modelo Acon un precio de 2000 IVAc/u en efectivo (factura 1050)-48 de1500eneroCompras200,000.001300.1Art. B1211IVA acreditable pagado16,000.001210IVA pendiente de 2.1Bancos116,000.00200,000.00Banamex. S.A.58,000.00Adquisición de 200 mesasmodelo B a 1000 c/u, mitad acrédito y mitad al contado(factura 8070 de la empresa ElUnicornio, SA de CV)9 deenero-52101Proveedores1501Devoluciones sobre compras23,200.001300.1Art. A1210IVA pendiente de acreditar20,000.0020,000.003,200.00Se devuelven 20 mesas modeloA de la factura 8050 de laempresa El Unicornio SA de CVcon fecha del 2 enero de 20XX.-611 de4101eneroDevoluciones sobre ventas2108IVA trasladado cobrado1102Bancos1102.1Banamex S. A.40,000.006,400.0046,400.0046,400.0025 de 349

Devuelven 20 mesas modelo Asobre nuestra factura 1050 deldía 05 de enero 20XX.SUMAS2,345,600.002,345,600.00La Eficiente, S.A. de C.V.Registro de las operaciones del 1 de enero de 20XXEsquemas de mayor1101 Caja1102 Bancos1) 100,000.00100,000.001) 200,000.00116,000.00 (43) 464,000.0046,400.00 (6-664,000.00s) 100,000.00s) 501,600.001103 Inversiones1)1200 0,000.001400 Pagos Anticipados1) 400,000.001)400,000.00s)2101 Proveedores23,200.00-20,000.002103 Acreedores 0.0020,000.0020,000.00s) 400,000.0023,200.00-s) 200,000.001300 Inventarios5)162,400.00100,000.00-100,000.0026 de 349(1

972,800.00(s100,000.002104 Préstamos Bancarios100,000.00-3101 Capital 04) 200,000.004)16,000.00-96,000.00s) 700,000.00s)4100 Ventas1211 IVA Acreditable 1501 Devoluciones sobre Compras16,000.0016,000.003,200.002108 IVA Trasladado 20,000.00(sDevoluciones sobre Ventas6)(s1210 IVA pendiente de Acreditar2) 500,000.00-(1500,000.00500,000.001500 Compras700,000.00(s40,000.0027 de 349

40,000.00s)-40,000.00Con los saldos determinados en los esquemas de mayor se procede a elaborarla balanza de comprobación:La Eficiente, S.A. de C.V.Balanza de comprobación al 31 de enero de 00.00Pagos anticipadosComprasHABER20,000.00700,000.00IVA pendiente de acreditar92,800.00IVA acreditable pagado16,000.00Devoluciones sobre ventas40,000.00Proveedores972,800.00Acreedores Diversos100,000.00Préstamos bancarios100,000.00Capital social500,000.00Ventas400,000.00IVA trasladado cobrado57,600.00Devoluciones sobre compras20,000.00SUMAS IGUALES2,150,400.002,150,400.0028 de 349

1.1.1.2. GlobalSistema global o de mercancías generalesEste sistema consiste en abrir una sola cuenta para el control de los movimientosdel almacén, llamada “mercancías generales”. La peculiaridad de esta cuentaes que se carga por las existencias y las compras, se abona por las ventas,combinando así los costos de adquisición y los valores de venta.Las devoluciones, rebajas y descuentos sobre compras y sobre ventas, tambiénson registradas en esa misma cuenta. Lo anterior ha motivado el desuso delsistema, pues al mezclarse los costos con los precios de venta, al final de unperiodo es necesario realizar una serie de ajustes.MERCANCÍAS GENERALESDEBEHABERSe carga por:Inventario inicialComprasSe abona por:VentasDevoluciones sobre compraGastos sobre comprasRebajas y descuentos sobre compraDevoluciones sobre ventas (alprecio de venta)Rebajas y descuentos sobre ventasFigura 1.4. Sistema global o de mercancías generales.Como se puede observar, el saldo de esta cuenta puede ser deudor o acreedory, en términos generales, no tiene un significado útil debido a la heterogeneidadde los componentes ya que se mezclan los costos y los precios de venta.Para lograr un significado, al final del periodo es necesario realizar un inventariofísico para separar el movimiento del activo de los movimientos de resultados,lo anterior se logra con un cargo a inventario con abono a mercancías generales.29 de 349

El saldo deudor en la cuenta indicará una pérdida, mientras que el saldoacreedor representa una utilidad.1.1.2. Sistema de inventarios perpetuosEste sistema consiste en emplear tres cuentas para el control y manejo de lasmercancías: ventas, almacén de mercancías (inventarios) y costo de ventas,para conocer en cualquier momento, el valor del inventario final y el costo de lovendido, sin necesidad de realizar ningún ajuste. El levantamiento físico delinventario sigue siendo importantísimo para este sistema, pero no tanto paradeterminar el inventario final, como en el caso del sistema analítico. Se hace elrecuento para efectos de control con la finalidad de compararlo con el inventariocontable y realizar los ajustes en caso de ser necesarios.En este sistema la adquisición de mercancías, los gastos sobre compra y lasdevoluciones, se manejan en la cuenta de almacén, existiendo dos criterios parael manejo de los descuentos que nos otorgan los proveedores, ya que se puedeconsiderar como parte del almacén o como parte del resultado integral definanciamiento a través de un producto financiero.Para determinar el costo de las mercancías que saldrán del almacén se utilizauna de las fórmulas de asignación del costo (Primeras entradas- primerassalidas, Precios promedios, etc.) que se estudiarán en el próximo tema.El sistema se distingue por controlar, en forma continua, la existencia demercancías, margen de utilidad bruta y costo de ventas.Características1. Permite conocer, en cualquier momento, la utilidad bruta.2. La cuenta de inventarios muestra siempre la existencia de mercancías.3. El costo de ventas se identifica en cada una de las operaciones de ventaque lo origina.30 de 349

4. Gracias a los auxiliares (tarjetas de almacén), se dispone siempre deentradas, salidas y existencia de cada uno de los artículos, con susrespectivos costos.Cuentas específicasNombre de la cuentaNaturaleza de la cuentaAlmacén de mercancías(inventarios)Costo de ventasDeudoraVentasAcreedoraDe

1. Sistema de control de mercancías 1.1. Sistemas contables de registro 1.1.1. Sistema por comparación de inventarios 1.1.1.1. Analítico o pormenorizado 1.1.1.2. Global 1.1.2. Sistema de inventarios perpetuos (aplicación en el semestre) 1.1.3. Pólizas: diario, ingresos, egresos y cheques 1.2. Métodos de valuación de inventarios 1.2.1.