WIXLIB

View metadata, citation and similar papers at core.ac.ukbrought to you byCOREprovided by Udinus RepoEVALUASI PENGELOLAAN FILING REKAM MEDIS RAWAT JALAN UNTUKPENCEGAHAN MISSFILE DI RSUD MAJENANG KABUPATEN CILACAPTAHUN 2016Karya Tulis IlmiahDisusun untuk memenuhi syarat dalam mencapai gelar diploma III (Amd.RMIK) pada program studi DIII Rekam Medis dan Informasi KesehatanOleh :HERA CAHYANINGTIASD22.2013.01372PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATANFAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTOROSEMARANG2016i

HALAMAN HAK CIPTA 2016Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah Ada Pada Penulisii

iii

iv

v

vi

HALAMAN PERSEMBAHANKarya tulis ilmiah ini secara khusus kupersembahkan kepada :ALLAH SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nyakepada kita semua,BAPAK dan IBUKU, adikku serta keluarga besarku yang telahmencurahkan seluruh doa dan dukungannya kepadaku,Dede Supriyanto yang selalu menyemangatiku dan mendoakankudalam mengerjakan segala hal,terimakasih yang selalu memberikan doa dan dukungan kepadaku,.Dan kepada teman-temanku WIWIT, YULI, NITA, NETY, RARA,DESI, YOSI, AMAN, ELMA, KARTIKA, RINI serta semua anakkosku yang menyemangatikuMakasih atas smua dukunganyaaaa vii

DAFTAR RIWAYAT HIDUPNama: Hera CahyaningtiasTempat, tanggal lahir: Cilacap, 12 Desember 1995Jenis Kelamin: PerempuanAgama: IslamAlamat: Desa Tayem Timur Rt 01/ Rw I Kec. KarangpucungKab. Cilacap 53255Riwayat Pendidikan1. SD Negeri Tayem Timur 01, tahun 20012. SMP Negeri 01 Karangpucung, tahun 20073. SMA Negeri 3 Cilacap, tahun 20104. Diterima di Program Studi DIII Rekam Medis dan Informasi KesehatanUniversitas Dian Nuswantoro Semarang tahun 2013viii

PRAKATASegala puji dan syukur yang tak terhingga, peneliti panjatkan kehadiratAllah SWT yang telah melimpahkan Rahmat, Inayah, Hidayah serta Ridhonyasehingga penyusun dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini. Dengan JudulEvaluasi Pengelolaan Filing Rekam Medis Rawat Jalan untuk PencegahanMissfile di RSUD Majenang Kabupaten Cilacap Tahun 2016.Keberhasilan dalam penyusunan ini tidak terlepas dari bantuan dandukungan berbagai pihak, baik moral maupun material. Oleh karena itu padakesempatan yang berbahagia ini peneliti ingin menyampaikan terima kasihkepada :1. Dr. Ir. Edi Noersasongko M.Kom, selaku Rektor Universitas DianNuswantoro Semarang.2. Dr. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes, selaku Dekan Fakultas KesehatanUniversitas Dian Nuswantoro Semarang.3. drg. Hj Dewi Marhenny, MM selaku Direktur RSUD Majenang KabuptenCilacap.4. Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Ka Progdi DIII RMIK Fakultas KesehatanUniversitas Dian Nuswantoro.5. Jaka Prasetya, S.Kep, M.Kes selaku pembimbing yang telah mengarahkanselama penyusunan karya tulis ini.6. Gunawan, Amd. PK, SKM selaku Ka Instalasi Rekam Medis RSUDMajenang Kabupaten Cilacap.7. Seluruh Staf Unit Rekam Medis RSUD Majenang Kabupaten Cilacap.ix

8. Rekan – rekan instalasi rekam medis semua, terima kasih dukungan danbantuannya.9. Semua pihak yang tidak dapat penyusun sebutkan satu per satu, terimakasih atas segala bantuan dan dukungannya.Akhir kata dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini penelitimenyadari masih jauh dari sempurna, maka kami mengharapkan saran dankritik yang membangun demi kesempurnaan Karya Tulis Ilmiah. Penelitiberharap semoga Karya Tulis Ilmiah ini dapat bermanfaat bagi kami khususnyadan pembaca pada umumnya.Semarang, 23 Juli 2016Penelitix

Program Studi DIII Rekam Medis & Informasi KesehatanFakultas Kesehatan Universitas Dian NuswantoroSemarang2016ABSTRAKHERA CAHYANINGTIASEVALUASI PENGELOLAAN FILING REKAM MEDIS RAWAT JALAN UNTUKPENCEGAHAN MISSFILE DI RSUD MAJENANG KABUPATEN CILACAPTAHUN 2016XIX 46 Hal 4 Tabel 2 Gambar 20 Singkatan 11 LampiranBerdasarkan hasil observasi di RSUD Majenang Kabupaten Cilacapterhadap pengelolaan filing 1207 dokumen rekam medis rawat jalan pada 10 subrak secara acak, terdapat 91 dokumen rekam medis yang mengalami missfile dan2 dokumen rekam medis yang hilang. Sering terjadi DRM yang tidak ditemukan,maka untuk mempercepat pelayanan, petugas membuatkan DRM baru. Tujuanpenelitian ini adalah menganalisis pengelolaan filing rekam medis rawat jalanuntuk pencegahan missfile di RSUD Majenang Kabupaten Cilacap.Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan crosssectional. Metode penelitian adalah observasi dan wawancara. Subjek ialah 1orang petugas filing, objek adalah proses pengelolaan filing rekam medis rawatjalan. Instrumen penelitian menggunakan pedoman observasi dan pedomanwawancara. Metode pengolahan data menggunakan penyajian data, editing dantabulating. Data dianalisis secara deskriptif.Berdasarkan hasil penelitian di filing rekam medis rawat jalan RSUDMajenang Kabupaten Cilacap terdapat 1 petugas filing rawat jalan yangmelaksanakan pengelolaan filing dengan berpedoman pada kebijakan sistempenomoran, sistem penjajaran, sistem penyimpanan, pengelolaan dokumenrekam medis dan prosedur tetap tentang sistem penomoran dan sistempenyimpanan. Sistem penjajaran yang ditetapkan yaitu TDF (Terminal Digit Filing)namun pelaksanaannya SNF (Straight Numerical Filing). Bahan dokumen rekammedis adalah kertas buffalo, bahan rak file dari kayu dan bahan map folder adalahkertas soft cover. Di filing rawat jalan RSUD Majenang tidak menggunakan tracer,buku ekspedisi dan bon pinjam. Dalam pengambilan dokumen rekam medis tidakhanya dilakukan oleh petugas filing saja.Saran bagi RSUD Majenang Kabupaten Cilacap adalah meningkatkanketelitian petugas dalam melacak dokumen rekam medis, mensosialisasikan isikebijakan dan prosedur tetap ke seluruh petugas rekam medis, pelaksanaansistem penjajaran TDF sesuai dengan kebijakan dan dilakukan pelatihan maupunmerevisi kebijakan agar sesuai dengan pelaksanaannya yaitu SNF, membuat bukuekspedisi, tracer dan bon pinjam serta membuat larangan yang isinya selainpetugas filing rawat jalan tidak diperbolehkan mengambil dokumen rekam medis.Kata Kunci: Filing, Dokumen Rekam Medis, Sistem PenjajaranKepustakaan : 16 (1989 – 2015)xi

The Diploma Program on Medical Records and Health InformationFaculty of HealthDian Nuswantoro UniversitySemarang2016ABSTRACTHERA CAHYANINGTIASEVALUATION THE MANAGEMENT OF OUTPATIENT MEDICAL RECORDFILING TO PREVENTION MISSFILE IN REGIONAL PUBLIC HOSPITALMAJENANG DISTRICT CILACAP IN 2016XIX 46 Pages 4 Tables 2 Pictures 20 Abbreviations 11 AppendixBased on observations in Regional Public Hospital Majenang DistricCilacap towards management of 1207 outpatient medical records filing in 10 subrack randomly, there were 91 medical record documents that missfile and 2medical record documents were missing. It often happened that the medical recorddocuments can not be found, then to speed up service, the officer made a newmedical record documents. The purpose of this study was to analyze themanagement of outpatient medical record filing to prevention misfile in RegionalPublic Hospital Majenang Distric Cilacap.This type of research was descriptive with cross sectional approach.Research methods were observation and interviews. Subject was 1 person filingofficer, the object was the process of managing the outpatient medical record filing.The research instrument were the observation and interview guides. Dataprocessing method using data presentation, editing and tabulating. Data wereanalyzed descriptively.Based on research results of outpatient medical records filing inRegional Public Hospital Majenang Distric Cilacap, there was 1 outpatient filingofficer that manage the filing by referring to the policy of numbering system,alignment system, filing system, management of medical record documents andprocedures about the numbering system and filing system. The alignment systemwas TDF (Terminal Digit Filing) but its implementation was SNF (StraightNumerical Filing). Material of medical record documents was buffalo paper, fileshelf materials from timber and paper folders was soft cover. Outpatient filing ofRegional Public Hospital Majenang Distric Cilacap did not use tracer, bookexpedition and borrow bill. In the document retrieval of medical records was notonly done by filing officer.Suggestions for Regional Public Hospital Majenang Distric Cilacapwere to improve the accuracy of officer to track medical record documents,disseminating the contents of the policy and procedures to all officers of medicalrecord, the implementation of TDF alignment system in accordance with thepolicies and conducted training and revise policies to fit its implementation ie SNF,making books expedition , tracer and borrowed bill and make a warning sign thatits contents other than outpatient filing officer not allowed to take medical recorddocuments.KeywordsBibliography: Filing, Medical Record Document, Alignment System: 16 (1989 – 2015)xii

DAFTAR ISIHALAMAN JUDUL . iHALAMAN HAK CIPTA . iiHALAMAN PERSETUJUAN . iiiHALAMAN PENGESAHAN. ivHALAMAN KEASLIAN PENELITIAN . vHALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI . viHALAMAN PERSEMBAHAN . viiDAFTAR RIWAYAT HIDUP . viiiPRAKATA . ixABSTRAK . xiABSTRACT . xiiDAFTAR ISI . xiiiDAFTAR TABEL . xviDAFTAR GAMBAR . xviiDAFTAR LAMPIRAN . xviiiDAFTAR SINGKATAN . xixBAB I PENDAHULUANA. Latar Belakang . 1B. Rumusan Masalah . 4C. Tujuan Penelitian . 4D. Manfaat Penelitian . 5E. Ruang Lingkup . 6F. Keaslian Penelitian . 7xiii

BAB II TINJAUAN PUSTAKAA. Rekam Medis . 9B. Sistem Penamaan . 10C. Sistem Penomoran. 12D. Sistem Penyimpanan . 14E. Sistem Penjajaran . 15F. Faktor Penyebab Terjadinya Missfile . 19G. Kebijakan dan Prosedur Tetap . 19H. Sarana dan Prasarana . 20I.Kerangka Teori. 21BAB III METODE PENELITIANA. Kerangka Konsep. 22B. Jenis Penelitian . 23C. Variabel Penelitian . 23D. Definisi Operasional . 24E. Subjek dan Objek . 25F. Pengumpulan Data . 25G. Pengolahan Data . 26H. Analisis Data . 27BAB IV HASIL PENGAMATANA. Gambaran Umum RSUD Majenang Kabupaten Cilacap . 28B. Gambaran Umum Unit Rekam Medis . 31C. Karakteristik Petugas Filing Rawat Jalan. 32D. Kebijakan Pengelolaan Filing Rawat Jalan . 32E. Protap Pengelolaan Filing Rawat Jalan . 34xiv

F. Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan . 35G. Bahan Pengelolaan Filing Rawat Jalan . 35H. Alat – alat Pengelolaan Filing Rawat Jalan . 36I.Pengelolaan Filing Rekam Medis Rawat Jalan Untuk PencegahanMissfile . 37BAB V PEMBAHASANA. Karakteristik Petugas Filing Rawat Jalan. 39B. Kebijakan Pengelolaan Filing Rawat Jalan . 40C. Protap Pengelolaan Filing Rawat Jalan . 40D. Sistem Penjajaran Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan . 41E. Bahan Pengelolaan Filing Rawat Jalan . 42F. Alat – alat Pengelolaan Filing Rawat Jalan . 42G. Pengelolaan Filing Rekam Medis Rawat Jalan Untuk PencegahanMissfile . 45BAB VI KESIMPULAN DAN SARANA. Kesimpulan . 48B. Saran . 49DAFTAR PUSTAKALAMPIRANxv

DAFTAR TABELTabel 1.1 Jumlah DRM . 2Tabel 1.2 Keaslian Penelitian. 7Tabel 3.1 Definisi Operasional . 24Tabel 4.1 Karakteristik Petugas Filing . 32xvi

DAFTAR GAMBARGambar 2.1 Kerangka Teori . 21Gambar 3.1 Kerangka Konsep. 22xvii

DAFTAR LAMPIRANLampiran 1. Pedoman ObservasiLampiran 2. Pedoman WawancaraLampiran 3. Surat Ijin PenelitianLampiran 4. Hasil ObservasiLampiran 5. Hasil WawancaraLampiran 6. DokumentasiLampiran 7. Kebijakan tentang Sistem PenomoranLampiran 8. Kebijakan tentang Sistem PenjajaranLampiran 9. Kebijakan tentang Sistem Penyimpanan dan Pengelolaan DokumenRekam MedisLampiran 10. Protap tentang Penomoran Rekam MedisLampiran 11. Protap tentang Penyimpanan Dokumen Rekam Medis (Filing)xviii