Transcription
BAB 5SIMPULAN DAN SARAN5.1. SimpulanBerdasarkan hasil evaluasi dan pembahasan yang telahdilakukan pada sistem informasi akuntansi aset tetap, maka dapatdisimpulkan bahwa :a. Untuk mengatasi keterbatasan sumber daya yang ada. Dilakukanpenambahan fungsi staff fixed asset pada struktur organisasiAccounting departement. Staff fixed asset bertugas melakukanpengelolaan dan pengawasan aset tetap.b. Dalam prosedur pembelian aset tetap, sistem otorisasi cukupmemadai. Kelemahan dalam proses reklasifikasi aset yangterlambat dilakukan diatasi dengan perbaikan prosedur yaitudokumen berita acara diberikan kepada accounting sebagai dasarreklasifikasi. Kelemahan dalam pengakuan hutang diatasi denganmemasukkan Surat Tanda Penerimaan Barang (STPB) dalamdatabase agar pencatatan hutang otomatis dilakukan. Untukpengawasan aset tetap perlu dilakukan rekonsiliasi aset tetapsecara berkala dan menempelkan nomor aset tetap sedara rutin(tag) sesuai dengan nomor aset yang ada di daftar aset tetap.c. Kekurangan otorisasi untuk dokumen Work Order pada prosedurperbaikan dan pemeliharaan diperbaiki dengan revisi dokumendengan menambah bagian otorisasi. Dokumen untuk analisabiaya perbaikan dan pemeliharaan aset tetap telah ditambahkan125
126agar setiap pengeluaran terkait aset tetap dapat diklasifikasikandengan baik.d. Otorisasi prosedur penghentian pemakaian aset tetap cukupmemadai. Dokumen Disposal of Fixed Asset dan invoicepenjualan aset tetap tidak dilampiri dengan dokumen pendukung,sehingga dilakukan perbaikan prosedur dengan menambahkanlampiran padadokumen tersebut.Selain itudilakukanpenambahan kolom nomor aset tetap dalam dokumen Disposalof Fixed Asset dan dokumen Surat Jalan Barang keluar (FixedAsset) agar dapat dipastikan bahwa aset yang dihentikan dan asetyang dijual adalah aset yang benar. Dilakukan perbaikanprosedur agar bagian accounting ikut menyaksikan prosespenjualan aset tetap. Belum ada prosedur untuk transaksipemusnahan aset tetap oleh karena itu dilakukan penambahanprosedure dan penambahan dokumen untuk pemusanahan asettetap agar transaksi ini tercatat.e. Untuk memperbaiki otorisasi dan pencatatan dalam rdanmenambahkan dokumen transfer aset tetap dan prosedur untuktransfer antar depertemen dalam satu plant.f.Dalam prosedur depresiasi aset tetap, dokumen rekap depresiasiditambahkan dengan kolom otorisasi. Untuk pencocokkan daftardepresiasi dengan akun depresiasi sebelumnya dilakukan satutahun sekali,makadilakukan perbaikan prosedurpencocokkan dilakukan satu bulan sekali.agar
127Berdasarkan simpulan diatas, maka untuk meningkatkanpengendalian internal atas sistem informasi akuntansi aset tetappenulis telah melakukan perbaikan prosedur dan dokumen yangdituangkan dalam Standart Operatinf Prosedure (SOP) agar dapatdigunakan sebagai acuan dalam pelaksaannya.5.2 SaranBerdasarkan hasil analisis dan kesimpulan di atas, makapenulis dapat memberikan saran sebagai berikut:a. Bagi pihak manajemen perusahaan, penelitian ini dapat dipakaisebagai referensi dan bahan pertimbangan dalam malakukanperbaikan prosedure sistem informasi akuntansi aset tetap untukmeningkatkan pengendalian internal di perusahaan.b. atmenggunakan jenis-jenis aset tetap yang lain seperti peralatanpabrik, peralatan kantor, tidak hanya fokus pada aset tetap mesinsaja.c. berikan kontribusi literatur terhadap mata kuliah sisteminformasi akuntansi.
DAFTAR PUSTAKABaridwan, Z., 1999, Intermediate Accounting, Yogyakarta : BPFE., 1998, Sistem Akuntansi – Penyusunan, Prosedure dan Metode,Yogyakarta : UGM.Gondodiyoto, S., 2007, Audit Sistem Informasi Pendekatan CobIT,Edisi Revisi, Jakarta: Mitra Wacana MediaHall, J. A., 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: Salemba Empat.Handojo, S., 2008, Analisis Penerapan Pengendalian InternManajemen Aset Untuk Mencapai Efektivitas dan EfisiensiPenggunaan Aset Tetap pada Koperasi Karyawan Sampoerna,Skripsi, Surabaya: Universitas Katolik Widya Mandala.Ikatan Akuntansi Indonesia, 2009, Standar Akuntansi Keuangan,Jakarta: Salemba Empat.Jogiyanto, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi : PendekatanTerstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, Yogyakarta: AndiOffset.Mulyadi, 2010, Sistem Akuntansi, Jakarta: Salemba Empat.Rama, D. V., dan Jones, F. L., 2006 Sistem Informasi AkuntansiTerjemahan oleh M. Slamet Wibowo, 2009, Jakarta: SalembaEmpatRiana, 2009, Evaluasi dan Perancangan Standart Operating Procedureuntuk Fungsi Penjualan : studi kasus pada PT “ X” di Jakarta,Skripsi, Surabaya: Universitas Katolik Widya Mandala.Widjajanto, N., 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta, Erlangga.128
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGOSTANDARD OPERATINGPROCEDURESKETENTUAN UMUM ASET TETAPMESINNo. Dokumen: SOP/01-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013Halaman: 1 dari 91. Tujuan1.1Sebagai pedoman dalam pengelolaan aset tetap.1.2Mengatur dan menertibkan pelaksanaan pengelolaan asettetap milik perusahaan sesuai dengan kebijakan dan proseduryang telah ditetapkan.2. Ruang LingkupKebijakan dan prosedur ini berlaku untuk semua transaksi danpengelolaan yang berhubungan dengan aset tetap.3. Referensi3.1 Kebijakan dan prosedur perusahaan kemasan plastik3.2 Pedoman dan Standart Akuntansi Keuangan3.3 ISO 9001 : 20084. Catatan RevisiRevisiNoTanggal berlaku0011.05.13Alasan Revisi Ketentuan umum aset tetap baru
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGOSTANDARD OPERATINGPROCEDURESKETENTUAN UMUM ASET TETAPMESINNo. Dokumen: SOP/01-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013Halaman: 2 dari 95. OtorisasiDibuat oleh :NamaJabatanDiperiksa oleh :TtdNamaJabatanIAOfficerTtdDisetujui oleh :NamaJabatanTtdF&AManager6. Definisi6.1 Aset tetapAset tetap adalah aset berwujud yang dimiliki untuk digunakandalam produksi atau penyediaan barang atau jasa , untukdirentalkan kepada pihak lain, atau untuk tujuan administratifdan diharapkan untuk digunakan selama lebih dari satuperiode.6.2 Biaya perolehan (cost)Biaya perolehan (cost) adalah jumlah kas atau setara kas yangdibayarkan atau nilai wajar dari imbalan lain yang diserahkanuntuk memperoleh suatu aset pada saat perolehan ataukontruksi atau. Jika dapat diterapkan, jumlah yang dapatdiatribusikan ke aset pada saat pertama kali diakui sesuaidengan persyaratan tertentu.
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGOSTANDARD OPERATINGPROCEDURESKETENTUAN UMUM ASET TETAPMESINNo. Dokumen: SOP/01-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013Halaman: 3 dari 96.3 Nilai residu asetNilai residu aset adalah jumlah yang diperkirakan akandiperoleh entitas saat ini dari pelepasan aset, setelah dikurangitaksiran biaa pelepasan, jika set tersebut telah mencapai umurdan kondsi yang diharapkan pada akhir umur manfaatnya.6.4 PenyusutanPenyusutan adalah alokasi sistematis jumlah yang dapatdisusutkan dari suatu aset selama umur manfaatnya.6.5 Umur manfaat (useful life)Umur manfaat (useful life) adalah suatu periode dimana asetdiharapkan akan digunakan oleh entitas, atau jumlah produksiatau unit serupa yang diharapkan akan diperoleh dari asettersebut oleh entitas.7. Ketentuan Umum Aset Tetap7.1 Kriteria umum agar suatu mesin dan peralatan dapat dicatatsebagai aset tetap:a. Merupakan aset berwujud.b. Digunakan dalam kegiatan operasional perusahaanc. Mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGOSTANDARD OPERATINGPROCEDURESKETENTUAN UMUM ASET TETAPMESINNo. Dokumen: SOP/01-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013Halaman: 4 dari 9d. Harga perolehan per satuan aset tetap mempunyai 0,00 (lima juta rupiah)Semua aset mesin yang boleh dicatat sebagai aset tetapharus memenuhi semua kriteria umum diatas, jika salahsatu kriteria umum tidak terpenuhi, maka aset tersebutdicatat sebagai biaya.7.2 Biaya- biaya yang termasuk dalam perolehan aset tetap:a. Harga pokok barang / harga perolehannyab. Bea Imporc. Biaya-biaya yang dapat diatribusikan secara langsunguntuk membawa aset ke lokasi dan kondisi yangdiinginkan agar aset siap digunakan sesuai dengan intensimanajemenContoh biaya yang dapat diatribusikan secara langsung adalah:a. Biaya imbalan kerja yang timbul secara langsung daripembangunan atau akuisisi aset tetap;b. Biaya penyiapan lahan untuk pabrik;c. Biaya handling dan penyerahan awal;d. Biaya perakitan dan instalasi;e. Biaya pengujian aset apakah aset berfungsi dengan baik,
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGOSTANDARD OPERATINGPROCEDURESKETENTUAN UMUM ASET TETAPMESINf.No. Dokumen: SOP/01-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013Halaman: 5 dari 9Komisi profesional contoh biaya teknisiBiaya CommisioningContoh biaya yang tidak boleh diakui sebagai aset:a. Biaya perawatan sehari-hari aset tetapTerdiri atas biaya tenaga kerja dan bahan habis pakai(consumables) termasuk di dalamnya suku cadang kecil.Pengeluaran-pengeluaran untuk hal tersebut sering disebut“biaya pemeliharaan dan perbaikan” aset tetap.b. Biaya pengenalan produk baru (termasuk biaya iklan danaktivitas promosi)c. Biaya penyelenggaraan bisnis di lokasi baru ataukelompok pelanggan baru (termasuk biaya pelatihan staf);dand. Administrasi dan biaya overhead umum lainnya.e. Biaya makan dan hotel teknisi7.3 Pengeluaran tambahan setelah perolehanPengeluaran- pengeluaran tambahan dan perbaikan yangberkaitan dengan atau melekat pada aset tersebut, misalnyapembelian suku cadang atau sparepart. Pengeluaran tambahantersebut dapat dicatat sebagai tambahan nilai pada aktiva yangbersangkutan asalkan memenuhi syarat sbb:
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGOSTANDARD OPERATINGPROCEDURESKETENTUAN UMUM ASET TETAPMESINNo. Dokumen: SOP/01-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013Halaman: 6 dari 9a. Dapat menambah umur penggunaan aktiva dari kondisistandartb. Dapat meningkatkan daya guna aktiva dalam halpeningkatan kapasitas dan standart kinerja semula.c. Limit kapitalisasi untuk tiap proyek minimal sepuluh jutarupiah (Rp. 10.000.000,00).7.4 Persetujuana. Semua pembelian aset tetap harus disetujui sesuai denganpedoman batasan otorisasi.b. Pembelian aset dengan nilai dibawah dua ratus juta makapersetujuan pembelian sampai dengan level direktur.Sedangkan untuk pembelian aset tetap diatas dua ratus jutamaka persetujuan aset tetap sampai dengan levelkomisaris.c. Formulir persetujuan disebut sebagai Capital Expenditure,formulir ini harus disetujui sebelum dikeluarkannya biaya.d. Dalam keadaan normal, belanja modal harus dilakukandalam jangka waktu yang wajar setelah formulir CAPEXdisetujui.Accounting Departement bertanggung jawabuntuk memantau semua pengeluaran dan memastikanbahwa pengeluaran masih dalam batas persetujuan.
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGOSTANDARD OPERATINGPROCEDURESKETENTUAN UMUM ASET TETAPMESINNo. Dokumen: SOP/01-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013Halaman: 7 dari 97.5 Penyusutan dan nilai sisa.e. Metode perhitungan depresiasi yang digunakan adalahmetode garis lurusf.Masa manfaat 5 sampai dengan 10 tahung. Mesin mempunyai nilai sisa 20%.h. Penyusutan aset tetap dimulai pada saat aset tetap tersebutsiap untuk digunakan yang ditandai dengan adanya beritaacara.i.Apabila aset tetap siap digunakan aset tetap harus dicatatsebagai aset dalam penyelesaian (Capital in ProgressCIP) dan belum dapat didepresiasikan.7.6 Struktur Kode Aset TetapKode aset tetap yang dimaksud adalah nomor identifikasi ifikasian aset tetap. Urutan struktur kode aset tetapmesin adalah sebagai berikut:a. Golongan aset tetap mesin (14)b. Jenis aset tetap-1. Mesin untuk produksi-2. Mesin yang dimiliki oleh departemen yangtermasuk dalam post biaya penjualan
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGOSTANDARD OPERATINGPROCEDURESKETENTUAN UMUM ASET TETAPMESIN-No. Dokumen: SOP/01-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013Halaman: 8 dari 93. Mesin yang dimiliki oleh departemen yangtermasuk dalam post biaya administrasi dan umumc. Tahun perolehanTahun perolehan aset tetap diambil empat angka.d. Nomor urutNomor urut pembelian terdiri dari enam digit angka.Contoh:Pada tahun 2013 perusahaan membeli 1 unit mesin produksimaka kode aset tetap untuk mesin produksi tersebut adalah14.1.2013.000500. Makna kode adalah sebagai berikut:14: Golongan aset tetap1: Jenis aset tetap2013: Tahun Perolehan000500 : Nomor urut7.7 Aturan penamaan aset tetap mesinUrutan penamaan aset tetap mesin adalah sebagi berikut:Aturan PenamaanJenisProsesMerk Type/Model No seriInjectBoyContoh:Machine22TNo. 22916Ket
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGOSTANDARD OPERATINGPROCEDURESKETENTUAN UMUM ASET TETAPMESINNo. Dokumen: SOP/01-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013Halaman: 9 dari 98. Pemeliharaan Daftar Aset Tetapa. Untuk kontrol atas aktiva tetap perusahaan, register aset tetapharus dipertahankan dan semua aktiva tetap harus ditandai ataudiberi nomor (tag) untuk memudahkan pemantauan danpengendalian yang efektif.b. Pemberian nomor (tag), rutin dilekukan setiap bulan sekali agarkontrol atas aset tetap mudah dilakukan.c. Daftar Aset tetap, minimal mencatat tanggal pembelian, lokasi,deskripsi, nomor tag, harga perolehan, penyusutan, akumulasipenyusutan dan nilai buku aktiva tetap harus. Daftar aset tetapdipelihara dan ditinjau secara berkala serta pemutahiran daftaraset tetap adalah tanggung jawab bagian akuntansi.d. Daftar aset tetap diedarkan kepada pengguna setiap bulan agarpengguna untuk konfirmasi dan menindak lanjuti perbedaanyang ada.e.Rekonsiliasi aset tetap dilakukan setiap enam bulan sekali disemua lokasi untuk memastikan keberadaan dan kondisi asettetap.f.Bagian akuntansi mengatur rekonsiliasi dan pengamatan asettetap. Manajer akuntansi harus memastikan bahwa telahdilakukandenganbenar.Pemeriksaandilakukan oleh departemen akuntansi.independenharus
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGOSTANDARD OPERATINGPROCEDURESPROSES PEMBELIAN ASET TETAPMESINNo. Dokumen: SOP/02-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013Halaman: 1 dari 301. Tujuan1.1 Menertibkan pelaksanaan pembelian aset tetap agar sesuaidengan kebijakan dan prosedur yang berlaku.1.2 Untuk memastikan proses pembelian sesuai dengan jadwal,jumlah dan kuntitas yang diperlukan oleh semua bagiansehingga operasional perusahaan berjalan lancar.2. Ruang LingkupKebijakan dan prosedur ini mengatur proses pembelian aset tetapmulai dari, pembelian, penerimaan, pengeluaran kas dan catatan.3. Referensi3.1 Kebijakan dan prosedur perusahaan kemasan plastik3.2 Pedoman dan Standart Akuntansi Keuangan3.3 ISO 9001 : 20084. Catatan RevisiRevisiNoTanggal berlaku0011.05.13Alasan Revisi Proses pembelian aset tetap baru
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGOSTANDARD OPERATINGPROCEDURESPROSES PEMBELIAN ASET TETAPMESINNo. Dokumen: SOP/02-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013Halaman: 2 dari 305. OtorisasiDibuat oleh :NamaJabatanDiperiksa oleh :TtdNamaJabatanTtdIAOfficerDisetujui oleh :NamaJabatanTtdF&AManager6. Definisi6.1Request for Purchase CAPEX (RFPC)Merupakan formulir yang digunakan untuk mencatatpermintaan aset tetap. Dokumen ini terdiri dari tiga rangkap,rangkap pertama diberikan ke Accounting, rangkap keduadifile dipurchasing dan rangkap ke tiga disimpan olehdepartemen yang meminta.6.2Executive Summary (ES)Formulir yang berisi latar belakang pembelian aset tetap danrekapan dari analisis investasi dan pemilihan supplier.6.3Surat Penawaran Harga (SPH)Surat penawaran harga dari supplier atas aset yang dibeli.6.4Comparison of Supplier (COS)
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGOSTANDARD OPERATINGPROCEDURESPROSES PEMBELIAN ASET TETAPMESINNo. Dokumen: SOP/02-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013Halaman: 3 dari 30Formulir yang digunakan untuk menunjukkan perbandinganantara satu supplier dengan supplier lainnya.6.5Capital Expenditure ( CAPEX)Merupakan formulir yang digunakan untuk pengajuanproposal investasi mesin kepada direktur dan komisarisperusahaan.6.6Analisis Investasi (AI)Merupakan analisa investasi yang digunakan untuk membeliaset tetap, terdiri dari proyeksi laba, jumlah investasi, rasiokeuangan.6.7Purchasing Order (PO)Dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian yangmerupakan surat untuk memesan barang kepada pemasok.6.8SuratJalan Pengiriman BarangMerupakan surat jalan yang diterbitkan oleh pemasok yangdigunakan sebagai bukti bahwa barang sudah dikirim olehpemasok dan diterima oleh pembeli.6.9Berita acara Serah terimaBerita acara serah terima aset tetap yang digunakan sebagaibukti bahwa proses commisioning telah selesai dilakukan.6.10 Surat Tanda Penerimaan Barang (STPB)
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGOSTANDARD OPERATINGPROCEDURESPROSES PEMBELIAN ASET TETAPMESINNo. Dokumen: SOP/02-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013Halaman: 4 dari 30Formulir yang digunakan untuk mencatat penerimaan suatubarang.6.11 Invoice dari pemasokMerupakan tagihan yang diterbitkan oleh pemasok.6.12 Bukti Pembayaran Bank (BPB)/ Bukti Pembayaran ipengeluaran bank dan kas.7. Prosedur TeknisSistem dan prosedur pembelian aset tetap mesin padaperusahaan kemasan plastik ini terdiri dari beberapa tahap yaitu7.1 Tahap pembelian aset tetap mesinBerikut ini adalah prosedure pembelian aset tetap mesin.a. Engineering menerima informasi permintaan pembelian aset tetapdari pihak yang membutuhkan.b. Engeenering membuat Executive Summary (ES) dan Request forPurchase CAPEX (RFPC) yang ditanda tangani oleh kepala divisisebagai pembuat dan formulir tersebut dicek dan ditandatanganioleh plant manager.c. Plant manager memeriksa Executive Summary (ES) dan RFPC,apabila disetujui maka form ditanda tangani dan diberikan kepada
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGOSTANDARD OPERATINGPROCEDURESPROSES PEMBELIAN ASET TETAPMESINNo. Dokumen: SOP/02-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013Halaman: 5 dari 30bagian engginering untuk diberikan kepada purchasing. Apabilatidak disetujui maka form tersebut dikembalikan untuk direvisi.d. Purchasing menerima dan menandatangani RFPC disertai denganExecutive Summary (ES), RFPC lembar pertama disimpan untukkemudian diserahkan ke bagian accounting beserta dokumen lain,lembar kedua difile dan lembar ketiga diserahkan kepadadepertement yang meminta.e. Langkah selanjutnya purchasing membuat surat permintaanpenawaran harga yang dikirim ke pemasok dan berkoordinasidengan internal perusahaan yaitu engineering.f.Purchasing menerima surat penawaran harga (SPH) minimal daritiga pemasok kecuali pemasok yang merupakan agen tunggal danmelakukan negosiasi harga.g. Selanjutnya purchasing membuat perbandingan harga denganmenggunakan formulir Comparison of Supplier (COS), formulirini dibuat oleh Purchasing staff dan diverifikasi oleh PurchasingOfficer.h. Purchasing membuat Formulir CAPEX yang dilampiri dengan :-Executive Summary (ES)-Request for Purchase CAPEX (RFPC)-Comparison of Supplier (COS)
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGOSTANDARD OPERATINGPROCEDURESPROSES PEMBELIAN ASET TETAPMESIN-No. Dokumen: SOP/02-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013Halaman: 6 dari 30Surat penawaran harga (SPH) dari pemasok minimal tigapemasok yang digunakan sebagai pembanding.i.Formulir CAPEX diserahkan kepada bagian costing untuk dicekkebenaran dan kelengkapan datanya. Apabila pembelian CAPEXmerupakan project baru maka bagian costing melengkapi datanyadengan memintakan analisis investasi kepada Bagian Marketingyang sebelumnya sudah diperiksa oleh bagian costing.j.Setelah semua data lengakap formulir CAPEX dikembalikan keBagian Purchasing untuk dimintakan persetujuan kepada PlantManager yang meminta, Finance & Accounting Manager danDirektur. Jika nominal CAPEX diatas dua ratus juta rupiah makaformulir ini akan dimintakan persetujuan ke Bord of Director.k. Apabila CAPEX tidak disetujui maka purchasing melakukannegoisasi ulang ke pemasok dengan meminta penawaran membuatpurchasing order (PO) di database kemudian PO dicetak rangkaptiga.m. PO dilampiri CAPEX dan lampirannya diberikan kepadaPurchasing Officer untuk diperiksa dan ditandatangani.n. Selanjutnya PO dan CAPEX diberikan kepada direktur untukdimintakan persetujuan.
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGOSTANDARD OPERATINGPROCEDURESPROSES PEMBELIAN ASET TETAPMESINNo. Dokumen: SOP/02-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013Halaman: 7 dari 30o. PO dengan tanda tangan lengkap diinformasikan kepada pemasokmelalui fax atau email.p. PO difile dan didistribusikan, lembar pertama diberikan ke kasirbersamaan dengan invoice dan STPB dari pemasok, PO lembarke 2 diarsip oleh purchasing berdasarkan nomor, dan untuklembar ketiga diberikan kepada departemen peminta.q. Setelah PO diotorisasi, CAPEX difotocopy sebagai lampiraninvoice dari supplier yang akan diberikan kepada kasir, kemudianCAPEX difile oleh purchasing berdasarkan nomor.7.2Tahap penerimaan aset tetap mesinBerikut ini adalah prosedure penerimaan aset tetap mesin.a. Pemasok mengirim surat jalan dengan membawa surat jalanpengirimanb. Pada saat barang diterima, bagian engginering menerima suratjalan pengiriman barang dari pemasok dan barang dicek olehbagian engginering dan purchasing, apabila barang sesuai denganyang dipesan dilakukan proses commisioning apabila diperlukan,apabila barang tidak sesuai barang dikembalikan ke pemasok.c. Apabila setelah barang diterima tidak dilakukan commisioningmaka bagian engginering memberikan surat jalan kepada adminsparetpart untuk dibuatkan STPB.
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGOSTANDARD OPERATINGPROCEDURESPROSES PEMBELIAN ASET TETAPMESINNo. Dokumen: SOP/02-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013Halaman: 8 dari 30d. Apabila setelah barang datang diperlukan proses commisioning,setelah proses commisioning selesai dibuatkan berita acara serahterimanya dengan suppliere. Berita acara serah terima aset tetap diberikan kepada administrasisparepart untuk dibuatkan Surat Tanda Penerimaan Barang(STPB).f.Admin Sparepart menginput STPB ke database kemudiandiposting dan transaksi tersebut akan langsung masuk ke bukubesar dan akan muncul dalam rekap akun hutang aset.g. Admin Sparepart fotocopy berita acara serah terima aset sebanyaktiga kali untuk dijadikan lampiran STPBh. Surat Tanda Penerimaan Barang (STPB) dan berita acara serahterima aset tetap didistribusikan bersamaan dengan STPB, lembarpertama dan ke empat diberikan ke Purchasing, Lembar ke 2diarsip oleh administrasi spare part, lembar ke 3 diarsip olehadministrasi engineering dan lembar kelima diberikan kepadastaff aset tetap.7.3Tahap pembayaran aset tetap mesina. Purchasing menerima invoice dari pemasok, kemudian invoicetersebut diberikan ke kasir dilengkapi dengan STPB lembar
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGOSTANDARD OPERATINGPROCEDURESPROSES PEMBELIAN ASET TETAPMESINNo. Dokumen: SOP/02-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013Halaman: 9 dari 30pertama, PO lembar pertama, RFPC lembar pertama, CopyCAPEX untuk dilakukan pembayaran.b. Kasir membandingkan invoice, STPB, PO, RFPC, Copy CAPEXdan cek kelengkapan datanya.c. Setelah data lengkap dan benar Kasir membuat Bukti PembayaranBank (BPB) sesuai dengan invoice dari pemasok , STPB, PO,RFPC, Copy CAPEXd. Berkas BPB diberikan kepada finance officer untuk diperiksaapakah lampiran BPB sudah lengkap dan nominal sudah sesuaidengan tagihan dari supplier dan PO yang diterbitkan olehperusahaan.e. Kasir menerima kembali BPB yang sudah diperiksa danditandatangani dan Berkas Bukti Pembayaran Bank disimpansampai dengan tagihan tersebut jatuh tempo dan BPB disimpanberdasarkan tanggal jatuh temponya.f.Saat jatuh tempo kasir membuat aplikasi transfer bank sesuaidengan bukti pembayaran bank.g. Aplikasi transfer diperikasa oleh finance officer dibandingandengan bukti pembayaran bank.h. Kemudian bukti transfer dan bukti pembayaran bank diotorisasioleh Finance & Accounting Manager dan Direktur.
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGOSTANDARD OPERATINGPROCEDURESPROSES PEMBELIAN ASET TETAPMESINi.Setelah mendapat tandatanganNo. Dokumen: SOP/02-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013Halamandari: 10 dari 30Finance & AccountingManager dan Direktur, Aplikasi transfer dikirim ke bank untukdilakukan pembayaran.j.Apabila proses pembayaran sudah dilakukan, aplikasi transferyang sudah divalidsi oleh bank dilampirkan kedalam BuktiPembayaran Bankk. BPB yang sudah dibayar diserahkan kepada bagian staff asettetap untuk dibukukan dengan cara membuat jurnal transaksisesuai dengan kode dan perkiraan, yang ditulis di form BuktiPembayaran Bankl.Kemudian hasil coding tersebut diinput di masukkan kedalamdatabase yang akan menghasilkan Jurnal Entry (JE),m. Setelah JE betul maka JE di print untuk difile dan dilakukanposting jurnal agar transaksi masuk ke buku besar danmengurangi akun hutang hutang aset.n. Kemudian Berkas BPB dan JE yang sudah diprint difile sesuaidengan nomor urut BPB.7.4Tahap Reklasifikasi akun Capital In Progress (CIP) ke AkunAset Tetap Mesina. Setiap awal bulan Staff Fixed Asset mengeprint GL akun CIPyang dipakai untuk update laporan CIP.
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGOSTANDARD OPERATINGPROCEDURESPROSES PEMBELIAN ASET TETAPMESINNo. Dokumen: SOP/02-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013Halaman: 11 dari 30b. Maukkan penambahan dan pengurangan aset kedalam laporanCIP dan Print Laporan CIPc. Cek CIP yang sudah siap digunakan untuk komersial produksidengan menggunakan STPB dan berita acara serah terima asettetap.d. Apabila aset belum siap digunakan maka tidak dilakukanreklasifikasi CIP ke aset tetap.e. Apabila Mesin siap digunakan maka staff asset tetap membuatjurnal reklasifikasi CIP ke dalam Aset Tetap dan di jurnal printuntuk diperiksa oleh GA & Tax SHf.GA & Tax SH memeriksa dan menandatangani CIP report danjurnal reklasifikasi CIP.g. Setelah jurnal diperiksa oleh GA & Tax SH, jurnal diinput kedatabase oleh Staff aset tetap yang menghasilkan jurnal entry.h. Jurnal entry diprint dan diposting dan secara otomatis akanmasuk ke buku besar.i.Masukkan jurnal reklasifikasi aset tetap kedalam daftar aset tetapj.File semua dokumen yang digunalan untuk reklasifikasi CIP,Jurnal dilampiri dengan CIP Report dan JE, jurnal difileberdasarkan nomor jurnal dan CIP report dilampiri dengan GLAkun CIP difile sesuai dengan periode pelaporan, sedangkan
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGOSTANDARD OPERATINGPROCEDURESPROSES PEMBELIAN ASET TETAPMESINNo. Dokumen: SOP/02-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013Halaman: 12 dari 30untuk STPB dan Copy berita acara aset tetap dikembalikankedalam filenya berdasarkan nomor STPB .
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGONo. Dokumen: SOP/02-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013STANDARD OPERATINGPROCEDURESPROSES PEMBELIAN ASET TETAPMESINHalaman: 13 dari 308. Bagan Alir Prosedur dan dokumen8.1 Tahap pembelian aset tetap erima Informasipermintaan pembeliandari pihak yangmembutuhkanEngineeringExecutiveSummaryMembuat Executivesummary (ES) danRequest for PurchaseCAPEX ( RFPC)Request for 12Purchase3CAPEX (RFPC)Plant ManagerMengecek danMelakukan persetujuanRFPCExecutiveSummaryRequest for 12Purchase3CAPEX (RFPC)ExecutiveSummaryRequest for 12Purchase3CAPEX (RFPC)4EngineeringSetujuTIDAKMerevisi Executivesummary (ES) danRequest for PurchaseCAPEX ( RFPC)YAPurchasingMenerima danMenandatangani RFPCdan ESRFPC lembar pertama disimpan untuk diberikankepada accounting bersaaman dengan tagihan darisupplier, lembar kedua difile purchasing bersamaandengan CAPEX, lembar ketiga diserahkan kepadadepartemen yang uratPermintaanPenawaranHargaMembuat suratpermintaan penawaranharga danberkoordinasi denganengineeringSurat permintaan penawaran dikirim kepemasok lewat email atau FAXBPurchasingMenerima suratPenawaran Harga daripemasok danmelakukan negosiasihargaPurchasingMembuat formulirperbandingan hargaSuratPenawaranHarga (SPH)Comparison ofSupplier (COS)AASurat Penawaran Harga minimal dari tigapemasok, kecuali agen tunggalFormulir Comparison of Supplier ditandatanganioleh pembuat dan diotorisasi oleh PurchasingOfficer
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGONo. Dokumen: SOP/02-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013STANDARD OPERATINGPROCEDURESPROSES PEMBELIAN ASET TETAPMESINHalamanDokumenOperationA: 14 dari 30KeteranganAPurchasingCAPEXESMembuat CapitalExpenditure (CAPEX)3RFPCCOSSPHCAPEX dilampiri dengan:- Executive Summary (ES)- Request for Purchase CAPEX (RFPC)- Comparison of Supplier (COS)- Surat penawaran harga (SPH)CostingCAPEXMengecek kebenarandan kelengkapan dataES3RFPCCOSSPHCostingYAAnalisis investasi berasal dari marketing dansebelumnya dicek oleh bagian costingAnalisisInvestasi (AI)Meminta analisisinvestasi dari MarketingNew Project ?CostingCAPEXMelengkapi CAPEXdengan analisisinvestasiTidakES AI3RFPCCOSSPHCostingCAPEX yang sudahdiperiksa dikembalikanke purchasingFormulir CAPEX di tanda tangani oleh- Peminta barang : Plant Manager- Revieved: F&A Manager- Disetujui oleh: Directur & BODPurchasingCAPEXMeminta persetujuanCAPEXPlant Mgr, F&A Mgr,Directore, BODCAPEXES AIES AI3RFPC3RFPCMelakukan PersetujuanCAPEXSetujuCOSSPH- Nominal CAPEX Rp 200 juta maka Approvalsampai BODCOSSPHTidakBYAPurchasingCAPEXMembuat POPembelian di databasePOCCES AI3RFPCCOSSPH- Nominal CAPEX Rp 200 juta maka approvalsampai Direktur
PERUSAHAAN KEMASAN PLASTIKLOGONo. Dokumen: SOP/02-ACT/13No. Revisi: 00Tanggal berlaku : 11 Mei 2013STANDARD OPERATINGPROCEDURESPROSES PEMBELIAN ASET TETAPMESINHalamanDokumenOperation: 15 dari 30KeteranganCCPurchasing12PO3Cetak POPurchasingMemberikan PO yangdilengkap denganCAPEX kepadapurchasing Officeruntuk diperiksa11Purchasing OfficerMemeriksa PO danmenandatanganinya1PO32PODirectorePO dilampiri dengan CAPEX besertalampirannya2POCAPEX32CAPEX1PO2ES AI4RFPC4RFPCCOSCOSSPHSPHPO dilampiri dengan CAPEX besertalampirannya3CAPEXMelakukan ApprovedPOPurchasingES AIES AI4RFPCCOSSPHInformasi PO ke pemasok melalui email atauFAX3PO diinformasikankepada pemasokPurchasingPO di file dandidistribusikan1PO23Distribusi PO :- Lembar pertama àDiberikan ke kasir bersamaandengan RFP
125 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1. Simpulan Berdasarkan hasil evaluasi dan pembahasan yang telah dilakukan pada sistem informasi akuntansi aset tetap, maka dapat
