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P R O D U C T D O C U M E N TAT I O NShoreWareCall ManagerManualR E L E A S E9
Document and Software CopyrightsCopyright 1998–2009 by ShoreTel, inc., Sunnyvale, California, U.S.A. All rights reserved. Printed inthe United States of America. Contents of this publication may not be reproduced or transmitted in anyform or by any means, electronic or mechanical, for any purpose, without prior written authorization ofShoreTel, Inc.ShoreTel Inc. reserves the right to make changes without notice to the specifications and materialscontained herein and shall not be responsible for any damage (including consequential) caused byreliance on the materials presented, including, but not limited to, typographical, arithmetic, or listingerrors.TrademarksShoreCare, ShoreWare, and ShoreGear are registered trademarks of ShoreTel, Inc. in the United Statesand/or other countries. ShoreTel, ShorePhone, Office Anywhere and ShoreTel Smart, are trademarks ofShoreTel, Inc. in the United States and/or other countries.Microsoft, Windows, Windows NT, and ActiveX are either registered trademarks or trademarks ofMicrosoft Corporation in the United States and/or other countries. VxWorks is a trademark of WindRiver Systems. All other copyrights and trademarks herein are the property of their respective owners.PatentsThis product is covered by one or more of the following patents: United States patent 6,996,059, UnitedStates patent 7,003,091, United States patent 7,167,486, United States patent 7,379,540, and UnitedStates patent 7,386,114. ShoreTel, Inc. All rights reserved. ShoreTel, Inc. All rights reserved.Version InformationShoreWare Call Manager ManualRelease Version 9Part Number: 800-1277-06Revision 2Date: March 24, 2009Company Contact InformationShoreTel, Inc.960 Stewart DriveSunnyvale, California 94085(408) 331-3300(408) 331-3333 fax
Table of ContentsTABLEOFCONTENTS3CHAPTER 1: INTRODUCTION1.11.21.3Call Manager Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Call Manager Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9System Requirements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101.3.11.3.21.3.3Operating Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Hardware Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Video Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11CHAPTER 2: GETTING STARTED2.12.2Normal Installation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1364-bit Platform Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Access to Call Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142.3.12.3.22.3.32.3.42.4Starting Call Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Exiting Call Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Closing and Opening Call Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Active Directory Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Language Selection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Sound Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Configuring the External Number Prefix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17CHAPTER 3: ACCESSING CALL MANAGERWindow Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Window Components. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Manipulating Call Manager Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Viewing Modes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283.2.13.2.23.2.33.2.43.3Normal Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Miniature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Docked . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .System Tray . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33Extension Assignment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334.2.14.2.24.2.3ShoreTel 929292930Viewers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30CHAPTER 4: VOICE CALLS4.14.219Call Manager Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193.1.13.1.23.1.33.214141415Usage Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162.4.12.4.22.4.33.113Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132.2.12.2.22.39Home Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33SoftPhone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34Office Anywhere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343
ShoreWare Call Manager Manual4.3Configuring Device Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354.3.14.3.24.3.34.3.44.44.5Adjusting the Volume. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Handling Multiple Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Call Transfer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Call Interruptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Call Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Sending Tones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Ending a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Conference Calls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Converged Conferencing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Video Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Intercom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Overhead Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Barge In. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Silent Monitor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Whisper Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Unparking Calls from Other Extensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .History Viewer Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Managing History Viewer Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .History Viewer Display Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Initiating Calls from the History Viewer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6869707073Initiating an IM Conversation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Receiving the First IM of a Conversation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Creating and Sending a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Adding a Participant to a Chat Session. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Terminating an Instant Message Session . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7475767676Configuring Instant Messaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 765.4.15.4.2466666767Description. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73The Instant Message Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73Conducting an IM Conversation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 745.3.15.3.25.3.35.3.45.3.55.46063636565Call Routing Slips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71CHAPTER 5: INSTANT MESSAGING5.15.25.352525356585959History Viewer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 684.9.14.9.24.9.34.9.44.10383940414451Call Intervention . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 664.8.14.8.24.8.34.8.44.9Inbound Call Signals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Answering Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Rerouting Inbound Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Automated Call Handling. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Personalized Call Handling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Find Me . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Specialty Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 604.7.14.7.24.7.34.7.44.7.54.835353636During an Active Call. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 524.6.14.6.24.6.34.6.44.6.54.6.64.6.74.7Handsfree Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Call Stack Size. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Specifying the Auto Off-Hook Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Suppressing the Call Waiting Tone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Making a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37Managing Incoming Calls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384.5.14.5.24.5.34.5.44.5.54.5.64.6Table of ContentsPrivacy and Control Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76Instant Messaging Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Table of ContentsShoreWare Call Manager ManualCHAPTER 6: PRESENCE6.16.2Description. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77Presence Types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 776.2.16.2.26.2.36.3Telephony Presence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77IM Presence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78Combined Presence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80Displaying Presence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 806.3.16.3.26.4Configuring Display Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80Presence Change Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81IM Presence Privacy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 816.4.16.4.26.4.36.4.4Privacy States . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Responding to Presence Access Requests. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Managing the Privacy Access List. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Access Request Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .CHAPTER 7: SOFTPHONE7.17.2Directory Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Managing the Directory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Managing Personal Directory Entries. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Initiating Calls through the Directory Viewer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Contact Viewer Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Managing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Contact List Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Implementation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97File Properties. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98Speed Dial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104Speed Dial Viewer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104Managing Speed Dial Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105CHAPTER 9: MANAGING VOICE MAILMailboxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107Voice Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108Voice Mail Viewer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1099.3.1ShoreTel 9107Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107Mailboxes and Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1079.2.19.2.29.392939496Importing Contacts from other applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 978.5.18.5.29.19.287899091Contact Viewer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 928.4.18.4.28.587Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87Directory Viewer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 878.3.18.3.28.3.38.3.48.485858686Configuring SoftPhone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 868.2.18.2.28.2.38.2.48.385Assigning SoftPhone to Your Extension. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Managing SoftPhone Calls through Call Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Keypad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Muting the SoftPhone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .CHAPTER 8: MANAGING ADDRESS ENTRIES8.18.282828383Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85Using the SoftPhone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 857.2.17.2.27.2.37.2.47.377Viewer Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1095
ShoreWare Call Manager Manual9.3.29.4Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115Personal Notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115Notification Escalation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116Distribution List Types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Distribution Lists panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Managing User Distribution Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Using a Distribution List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Options and Preferences. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123Using System IDs to Address AMIS Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123CHAPTER 10: WORKGROUPS AND OPERATORSLogging into and out of a Workgroup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126Call Wrap-Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126Viewer Descriptions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12710.4.110.4.210.4.310.5Workgroup Agent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.1 Call Manager Description Call Manager is the ShoreWare client application that manages a user’s calls, voice mail, and personal system settings through a graphical user interface. 1.2 Call Manager Types Five Call Manager types span the complete Call Manager
