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1Administración y Contabilidad.1MANUAL DE ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD
ContenidoConcepto de organización y empresa: . 3Relación entre administración y contabilidad . 3Definición de Contabilidad . 4Funciones de la Contabilidad y Usuarios de la información contable. . 4Libros de comercio . 6Libros obligatorios . 6Libro Diario . 6Libro Inventario . 6Libro copiador de cartas . 6Conceptos de Patrimonio y Ecuación Patrimonial . 6Proceso contable . 7Hechos Económicos y Actos administrativos . 7EL PROCESO CONTABLE . 10Documentación Comercial . 11DOCUMENTOS PROBATORIOS . 11FUNCIONES DE LOS COMPROBANTES. 12TIPOS DE COMPROBANTES . 141 - FACTURA . 142 - BOLETA DE CONTADO . 143 - NOTA DE DÉBITO . 144 - NOTA DE CRÉDITO . 155 - RECIBO . 156 - BOLETA DE DEPÓSITO BANCARIO . 157 - REMITO . 15TÍTULOS DE CRÉDITO . 151 - CONFORME . 162 - VALE . 163 - CHEQUE . 164 - LETRA DE CAMBIO . 18Plan de Cuentas . 18Estados contables . 21ESTADO DE SITUACION PATRIMONIAL . 22ESTADO DE RESULTADOS . 26Registración contable . 29LA PARTIDA DOBLE . 29REGLAS DE REGISTRACION . 29Aspecto formal . 30Libros Mayores. 33Registración de IVA . 35CONCEPTOS GENERALES. 35TASAS . 35REGISTRACION . 352MANUAL DE ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD2
Concepto de organización y empresa:La motivación primera del hombre ha sido siempre procurar la satisfacción de susnecesidades. Las necesidades van desde cosas básicas como la alimentación, salud,vivienda, etc., hasta otras no tanto como pueden ser el esparcimiento y para lograr dichasatisfacción es preciso recurrir al mundo exterior.El hombre ha sentido que, para atender mejor sus necesidades, es conveniente suintegración a grupos de individuos. Ello le permite por ejemplo protegerse de otrosindividuos o grupos y conseguir ventajas desde el punto de vista económico, cultural,sanitario, etc.Estos grupos de individuos constituyen organizaciones, cuyos objetivos son la resultantede los objetivos particulares de cada uno de sus integrantes y de su poder relativo paraimponerlos a los demás.En cualquier tipo de organización son necesarios como mínimo los siguientes elementos:a) un número de personasb) uno o más objetivos básicos comunesc) metas específicas derivadas de los objetivos básicosd) el ejercicio de una actividad que conduzca al logro de los objetivos y metase) recursos que permitan desarrollar la actividad en cuestión.Ahora bien, cuando la organización se dedica a actividades de índole económico decimosque estamos frente a una empresa.El objetivo de toda empresa es maximizar sus ganancias. Sin embargo, ese no esnecesariamente el único objetivo. En la economía actual, las influencias del contexto, loscambiantes requerimientos de los clientes, y otras causas han llevado a un objetivo menosambicioso de la empresa como es obtener ganancias razonables y en algunos casos, encoyunturas muy desfavorables, simplemente sobrevivir. De todos modos el obtenerganancias es el objetivo de toda empresa, aunque en determinado período incluso dépérdidas.Relación entre administración y contabilidadLa administración intenta combinar los elementos recién enumerados (recursos materiales,inmateriales y humanos de la empresa) de la mejor manera posible para así lograr elcumplimiento de los fines de la organización y satisfacer las partes que intervienen en ointeractúan con ella y que defienden sus propios intereses; como por ejemplo: lospropietarios, que aportaron su dinero con la expectativa de obtener un rendimientorazonable sobre su inversión ;los usuarios que pagan por los productos (bienes o servicios)que la empresa ofrece; los proveedores de los recursos, que generalmente son empresas ypor lo tanto requieren la obtención de un rendimiento razonable en su relación con laorganización, de manera de poder seguir operando; los trabajadores, que necesitan unaretribución razonable por las tareas desarrolladas para la empresa; el estado, al que leinteresa la actividad empresarial tanto por su efecto social, como por las obligacionesimpositivas que genera.3MANUAL DE ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD3
Por lo tanto el proceso administrativo consiste en tomar decisiones, actuar de acuerdocon lo oportunamente decidido y controlar y analizar los resultados obtenidos.Como consecuencia inmediata del proceso de control, se producen nuevas tomas dedecisiones con lo que se alimenta el circuito decisión-acción-control.Para tomar cualquier decisión es necesario contar con información, la que puede incluirdatos obtenidos dentro de la empresa y datos relevados del medio en el cual está inmersa.Definición de ContabilidadLa contabilidad es la parte integrante del sistema de información de un ente, con o sin finesde lucro, que suministra información sobre la composición y evolución de su patrimonio, losbienes de propiedad de terceros en su poder y ciertas contingencias. Esta informacióndebería ser útil para la toma de decisiones (por los administradores y por terceros) y parafacilitar el control sobre los recursos y obligaciones del ente.Funciones de la Contabilidad y Usuarios de la informacióncontable.Funciones de la ContabilidadCrea sistemas de registración: Los empresarios para desempeñar con éxito su labor deadministración, necesitan llevar anotaciones de la actividad que realizan, es decir que debendejar constancia escrita de los hechos con contenido económico que afectan a la empresa.Esto se realiza en libros o planillas denominados en general Registros contables o libros deContabilidad. Tales anotaciones no pueden quedar libradas al criterio de cada uno, sino quepor el contrario deben sujetarse a determinadas reglas de carácter general. Nace así ellenguaje contable, como un método, una herramienta para historiar los hechos de laadministración que tengan contenido económico.Proporciona información:. La contabilidad proporcionará métodos para analizar esainformación, para interpretarla en general y para determinar la eficiencia de la gestiónempresarial en el tiempo.Facilita el control: Con una adecuada organización de la empresa y mediante el análisis delos hechos ocurridos, la Contabilidad logra fiscalizar el cumplimiento de los reglamentos ynormas impartidas.Permite realizar provisiones: Teniendo en cuenta la actividad pasada y mediante el cálculoprevio, es posible estimar los recursos con que contará la empresa en próximos periodos, asícomo la cuantía de los gastos en que deberá incurrir y como consecuencia de ellos, estaráhabilitada para anticipar cual será el resultado de la gestión económica.Conceptualmente la Contabilidad surge entonces como una disciplina que analizando lainformación proporcionada por los registros contables, permite el conocimiento integral ycontrol de la empresa, facilitando las funciones de dirección y gestión en cuanto a la toma dedecisiones, a efectos de orientar la política a seguir para lograr el mejor cumplimiento de losfines propuestos.4MANUAL DE ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD4
Usuarios de la información contableLa información contable se visualiza bajo la forma de informes contables. Cuando estosinformes cumplen determinados requisitos de forma y contenido reciben el nombre de “EstadosContables”.La información procesada por el sistema contable se refiere al patrimonio (recursos yobligaciones) de una empresa en un momento dado y su evolución en el tiempo. Dichainformación interesa no solo a los participantes de la organización sino a los terceros queinteractúan con ella y se limitan a seguir su evolución desde fuera.Existe un gran número de usuarios de la información contable de un ente, cada usuario le daráa dicha información una utilidad diferente dependiendo de su vínculo con la entidad emisora.Estos posibles usuarios de la información pueden ser internos o externos:INTERNOS: Son aquellos que necesitan información y la utilizan en virtud de pertenecer alente, como por ejemplo: Gerentes o Administradores, Funcionarios, Accionistas, Socios,Auditoria InternaEXTERNOS: Son los que reciben lo que la empresa les da, son los terceros, que tienen algúnvinculo económico con la empresa, actual o potencial (a futuro.), como por ejemplo: Estado(como fisco recaudador de impuestos, para realizar un estudio de la evolución de la economíade un país, para elaborar estadísticas económicas), Bancos( si se le va a otorgar un préstamo,a que tasa le voy a prestar y hasta que monto le puede prestar), Inversionistas( Para compraracciones en la empresa), Proveedores( para otorgarle crédito por las mercaderías), Sindicatos (para que los empleados puedan negociar) Obligatoriedad de la información contableEn el Derecho uruguayo, la obligación de llevar contabilidad está contenida, en el Código deComercio y ha sido, también, regulada en la Ley 16.060 de Sociedades Comerciales y enDecretos reglamentarios de esa ley.El artículo 44 del Código de Comercio establece lo siguiente:«Los que profesan el comercio contraen, por el mismo hecho, la obligación desometerse a todos los actos y formas establecidas en la ley mercantil. Entre estos actos secuentan:1) La inscripción en un registro público de los documentos exigidos por la ley.2) La obligación de seguir un orden uniforme de contabilidad en idioma español y de tenerlos libros necesarios a tal fin.3) La conservación de la correspondencia que tenga relación con el giro del comerciante,así como la de todos los libros de contabilidad.4) La obligación de rendir cuentas en los términos de la ley.»En la época de la sanción del Código de Comercio la contabilidad se llevaba en formamanuscrita. Mediante la mecanografía y la utilización de libros copiadores, se lograron, luego,progresos fundamentales en la práctica de la contabilidad. Después, con el avance de lacomputación, las operaciones se comenzaron a registrar mediante computadoras.5MANUAL DE ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD5
Libros de comercioLibros obligatoriosEl artículo 55 del Código de Comercio establece que los libros que los comerciantes debentener indispensablemente son: libro diario, libro inventario y libro copiador de cartas. Se trata deuna exigencia mínima, aplicable a toda clase de comerciantes, sea cual fuere la importancia desus negocios. Nada impide que un comerciante lleve otros libros, en cuanto lo estime necesariosegún el volumen de sus operaciones comerciales.Libro DiarioEl artículo 56 establece que el comerciante debe asentar en este libro todas y cada una de lasoperaciones que realiza diariamente.Es un libro analítico, pues se anotan las operaciones una por una, en forma separada ysucesiva, por orden cronológico.Libro InventarioEl artículo 59 establece que el libro inventario se abrirá con la descripción exacta del dinero,bienes muebles y raíces, créditos y otra cualquiera especie de valores que formen el capital delcomerciante al tiempo de empezar su giro.Después el comerciante realizará su balance anual en los tres primeros meses de cada año, ylo extenderá en el mismo libro.Libro copiador de cartasEl Libro Copiador no constituye un libro de contabilidad estrictamente, sino un registro de lacorrespondencia. Interesa en particular la conservación de la correspondencia porque medianteella se pueden celebrar contratos comerciales. Considerado como libro de comercio, se leaplican todas las normas de libros y, por lo tanto, puede servir de prueba . El Decreto 540/91,en su artículo 5, autorizó a las sociedades a sustituir el Libro Copiador de Cartas, por laconservación y archivo de la correspondencia enviada.Conceptos de Patrimonio y Ecuación PatrimonialComo ya mencionamos anteriormente la empresa cuenta con determinados recursos y conciertas obligaciones que le permiten su existencia.De ahí surge el concepto de patrimonio, entendiendo por tal, al conjunto de bienes, derechos yobligaciones considerados simultáneamente.Los elementos que integran el patrimonio pueden clasificarse en dos categorías: los bienes yderechos conforman el activo, y las obligaciones el pasivo.Dentro de los activos encontramos por ejemplo:EFECTIVOBANCOSMERCADERÍAS6MANUAL DE ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD6
MAQUINARIASVEHÍCULOSDEUDORES QUE SERÍAN DERECHOS QUE TIENE LA EMPRESAMUEBLES Y ÚTILESMas adelante veremos como se lo ordena.Dentro de los pasivos encontramos por ejemplo:ACREEDRORES POR COMPRAACREEDORES FISCALESDEUDAS DIVERSASDEUDAS FINANCIERASSUELDOS A PAGARINTERESES A PAGAREsta clasificación constituye la base para dar al concepto a una expresión matemática, laecuación patrimonial, la cual nos muestra nuestro patrimonio neto como diferencia entre lo quetengo y lo que debo.PATRIMONIO NETO ACTIVO - PASIVOProceso contableHechos Económicos y Actos administrativosEL PROCESO CONTABLECONCEPTOLa Contabilidad es un sistema en el cual ingresan datos sobre el patrimonio y sus cambios ydel cual sale información que se espera sea útil para tomar decisiones.ETAPASLas etapas del proceso contable son: Captación de datos.Procesamiento de datos.Preparación de la información.1) Captación de datos.El sistema debe prever mecanismos que le permitan recoger los efectos de hechos resultantesde: interactuación de la empresa con terceros, acontecimientos internos de la empresa yeventos externos a la empresa.Los datos de índole patrimonial se captan por medio de COMPROBANTES.7MANUAL DE ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD7
Toda operación debe documentarse contra un comprobante o constancia escrita. Éstoscomprobantes cumplen las siguientes funciones:- Jurídica: permiten la prueba.- De control: por parte del Estado, por ejemplo.- Contable: permite el ingreso al sistema de la información.Los comprobantes pueden originarse en la empresa y ser completados dentro o fuera de ella, opueden ser emitidos por terceros y controlados por la empresa.Retomaremos en la clase siguiente el tema documentación comercial.Ahora bien, no todo lo que ocurre en la empresa sirve de insumo para la contabilidad. Es asíque podemos clasificar los hechos que acontecen en dos grupos que llamaremos: actosadministrativos y hechos económicos.Los actos administrativos: son aquellas decisiones que no alteran los elementos del patrimonioy que generalmente se manifiestan a través de uno o varios hechos económicos. Sirven parapara preparar y asegurar el cumplimiento de los hechos económicos.Los Hechos Económicos, son aquellos que producen un efecto económico en la empresa,que implican una variación en el valor o en la composición del patrimonio.A éstos hechos los podemos distinguir en tres tipos: hechos permutativos, hechosmodificativos y hechos mixtos.Los hechos permutativos, son aquellos que modifican la composición del patrimonio y no elvalor del mismo. Provocan cambios cualitativos.Por ej. Una persona constituye una empresa con 50.000 de capital y compra mercaderías enefectivo por 10.000, entonces tenemos que antes teníamos :ActivoPasivo Patrimonio50.000 efectivo50.000 efectivoAl comprar la mercadería que también es un activo, se realiza un intercambio en lacomposición del Activo y no cambia el valor totalActivopasivo40.000 efectivopatrimonio40.000 efectivo10.000 mercaderías10.000 mercaderías50.000 total50.000 totalLos hechos modificativos son aquellos producen una variación en el valor del patrimonio.Provocan cambios cuantitativos.Por ej: Cuando tenemos un gasto al contado, una pérdida, ose, ute, en este caso supongamosque son 100.Entonces lo que sucede que nos disminuye la caja por 100 y por lo tanto el activo por 100, severá disminuido el valor total del patrimonio.Los hechos mixtos son aquellos que modifican la composición y el valor del patrimonio.Provocan cambios cuali-cuantitativosSupongamos que la empresa vende la mercadería que compramos por 10.000 a 15.000 enefectivo, entonces vamos a tener una ganancia de 5000, mi patrimonio va a aumentar en 5.000y se verá modificada la composición.ActivoCaja 15.000pasivoPatrimonio40.000 capital15.000 caja8MANUAL DE ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD8
total 55.000EJERCICIO 1Indicar en cada caso, si se trata de un hecho permutativo, modificativo o mixtoCASO 1. - Compra al contado de mercaderíasCASO 2. - Compra a crédito simple de mercaderíasCASO 3. - Entrega de un conforme a un acreedorCASO 4. - Pago de una deuda con efectivo o chequeCASO 5. - Cobro de alquileresCASO 6. - Pago de gastosCASO 7. - Un acreedor nos factura interesesCASO 8. - Un acreedor nos hace un descuento especialCASO 9. - Venta al contado de mercaderías con utilidadCASO 10. - Venta al contado con pérdidaCASO 11. - Compra a crédito con recargo de interesesCASO 12. - Pago de una deuda con recargos9MANUAL DE ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD9
CASO 13. - Pago de una deuda con descuentosCASO 14. - Se firma un conforme a un acreedor que nos recarga interesesCASO 15. - Se firma un conforme a un acreedor que nos hace un descuento10EL PROCESO CONTABLECONCEPTOLa Contabilidad es un sistema en el cual ingresan datos sobre el patrimonio y sus cambios ydel cual sale información que se espera sea útil para tomar decisiones.ETAPASLas etapas del proceso contable son: Captación de datos.Procesamiento de datos.Preparación de la información.1) Captación de datos.El sistema debe prever mecanismos que le permitan recoger los efectos de hechos resultantesde: interactuación de la empresa con terceros, acontecimientos internos de la empresa yeventos externos a la empresa.Los datos de índole patrimonial se captan por medio de COMPROBANTES.10MANUAL DE ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD
Toda operación debe documentarse contra un comprobante o constancia escrita. Éstoscomprobantes cumplen las siguientes funciones:- Jurídica: permiten la prueba.- De control: por parte del Estado, por ejemplo.- Contable: permite el ingreso al sistema de la información.Los comprobantes pueden originarse en la empresa y ser completados dentro o fuera de ella, opueden ser emitidos por terceros y controlados por la empresa.2) Procesamiento de datos.Los datos deben clasificarse, registrarse y almacenarse.3) Preparación de información.Luego de transformar el dato en información debe comunicarse a los usuarios, tratando deproporcionar lo imprescindible evitando la pérdida de tiempo con datos inútiles.Lo que reciben estos usuarios son los ESTADOS CONTABLES, que pueden llegar a ellos u através de la propia empresa o por alguna vía indirecta.En nuestro país esos estados contables están regulados por el Dec.103/91, que establececomo se debe presentar la información.Documentación ComercialComo hemos aclarado anteriormente todas las operaciones de comercio que realiza laempresa deben quedar documentadas. La ley obliga al comerciante a llevar la contabilidad desu negocio y registrar en ella todas sus operaciones, porque es la única manera de comprobarcomo administra el capital de sus acreedores y las obligaciones que genera con el Estado.Las operaciones comerciales son recogidas por los comprobantes o documentos queconstituyen el soporte de la información y la fuente de toda registración contable.La documentación contiene información tanto de hechos económicos como de actosadministrativos. Los primeros son tomados por la contabilidad y registrados en los libros decomercio.La documentación comercial debe cumplir con requisitos formales, en su confección, debenrespetarse determinadas normas dispuestas por la ley o las prácticas comerciales. Deberán serextendidos en fórmulas impresas, especialmente preparadas y ser firmados por losfuncionarios competentes. La falta de cumplimiento de las formalidades, priva a ladocumentación comercial su eficacia.Según su autonomía respecto de las operaciones que les dan origen podemos clasificarlos endos grandes grupos : documentos probatorios o comprobantes y títulos de crédito.DOCUMENTOS PROBATORIOSLos comprobantes son la fuente de las registraciones contables. Por cada hecho económicoque se efectúa en la empresa, se emite un comprobante, es decir, que producido un hecho quemodifica cuantitativamente o cualitativamente el patrimonio de la empresa, debeconfeccionarse un documento que se extenderá por escrito en el cual se deja constancia quese ha realizado una determinada operación comercial, quienes son las partes que intervienenen la operación, sus condiciones, el precio de la transacción y todas la información pertinente.11MANUAL DE ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD11
Cada registración contable, cada asiento, está respaldado por un comprobante.Como en cada operación intervienen dos o más partes se hace en más de una vía. En principiodebería hacerse en original y duplicado (una vía para cada interviniente de la operación), perode acuerdo a la complejidad operativa de la empresa se van a necesitar más vías.El ciclo de la documentación concluye con su archivo.FUNCIONES DE LOS COMPROBANTESLos comprobantes cumplen funciones de organización de la empresa, ellas son:Contable: constituyen el elemento fundamental para la contabilización de las operaciones,proporciona así, los datos para la registración contable.La registración podrá ser inmediata o directa en base al mismo comprobante original), omediata o indirecta ( en base a una minuta de contabilidad que es preparada de acuerdo a loscomprobantes que la respaldan ).El primer tipo de registración es el usualmente utilizado en empresas pequeñas, mientras queel segundo, es característico de grandes empresas, donde rige una intensa división del trabajoadministrativo.De control: constituyen un elemento de control posterior de las registraciones efectuadas y lacomprobación de los asientos de contabilidad. Permite a los auditores determinar si losregistros contables están respaldados por comprobantes y también verificar si esoscomprobantes están confeccionados de acuerdo a las formalidades que deben cumplir.Para facilitar ésta tarea de auditoría, los comprobantes deben archivarse por orden cronológicoy de conformidad a la materia a que se refieren. Lo más corriente es archivarlos siguiendo elorden de los asientos.Jurídica: establecen las relaciones jurídicas entre las partes, así como sirven de prueba encaso de litigio.Impositiva: Sirven al comerciante para probar la veracidad de las declaraciones juradas ypermiten a los fiscalizadores controlar la exactitud de los montos imponibles por los sujetospasivos de los impuestos.CONSERVACIÓN Y ARCHIVOEl Código de Comercio establece la obligación de conservar los libros y por tanto ladocumentación que los respalda, por espacio de 20 años contados desde el cese del giro ( art.80 ).REQUISITOS GENERALES DE LOS COMPROBANTESExisten una serie de requisitos impuestos por la legislación vigente en cuanto a la forma y lainformación que deben contener los diferentes comprobantes que ofician de documentaciónrespaldatoria de las operaciones comercialesAlgunos de ellos son requisitos generales para toda la documentación legal de la empresa, yotros son específicos según el tipo de documento de que se trate.La falta de cumplimiento de las formalidades priva de eficacia a los comprobantes.Los requisitos generales para todos los documentos que tienen valor legal son los siguientes:1) R.U.C. (Registro Único de Contribuyentes)12MANUAL DE ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD12
La D.G.I. (Dirección General Impositiva) es una unidad administrativa del Estado, que dependedel Ministerio de Economía y Finanzas, y entre sus cometidos tiene determinar e individualizara los contribuyentes. Para cumplir con ese cometido la D.G.I. otorga a cada contribuyente unnúmero de inscripción que se denomina R.U.C.El R.U.T. consta de 12 dígitos: los dos primeros identifican a la localidad donde se desarrolla laactividad, los seis siguientes son secuenciales y los adjudica el centro de cómputos, los otrostres indican la cantidad de sucursales con contabilidad propia y el último es el dígito verificador.2) Pie de imprenta.Está compuesto por un conjunto de datos que la documentación legal de la empresa debetener obligatoriamente.13El pie de imprenta debe contener la siguiente información:a) Numeración inicial y final de la emisiónb) Cantidad de víasc) Fecha de emisiónd) Razón social de la imprentae) Número de R.U.C. de la imprentaf) Número de orden de trabajog) Fecha de la constancia de impresión de D.G.I.A través del pie de imprenta se pueden efectuar por parte de la D.G.I. una serie de controlessobre el correcto funcionamiento de las imprentas y sobre la emisión de la documentación querealizan las empresas.3) Constancia de inducirEn la documentación de ventas los contribuyentes del I.V.A. deben incluir una constancia deestar al día en el pago de sus obligaciones fiscales o una cláusula en la que se aclara que seestá exonerado de dicho tributo cuando corresponda.4) NumeraciónLos diferentes tipos de comprobantes deberán estar prenumerados correlativamente, para unmejor control de la emisión de la documentación.5) MembreteEstá compuesto por un conjunto de datos obligatorios y otros opcionales.Datos que debe contener:a) Razón social (nombre con el cual la empresa se inscribe en la D.G.I., debe contener eladitivo del tipo social al que pertenece, si es una sociedad comercial)b) DomicilioDatos que puede contener:a) Nombre de fantasía (nombre por el cual se conoce a la e
5 MANUAL DE ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD 5 Usuarios de la información contable La información contable se visualiza bajo la forma de informes contables. Cuando estos informes cumplen determinados requisitos de forma y contenido reciben el nombre de "Estados Contables".
