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MDP-FORM120/Jun/20031 de 12PROCEDIMIENTO DEFORMACIÓNCOPIANOCONTROLADACódigo :Edición :MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fecha :Página :FORMACIÓNEsta es una copia no controlada si carece de sello en el reverso de sushojas, en cuyo caso se advierte al lector que su contenido puede ser objetode modificaciones posteriores a la fecha de edición sin que se le puedainformar directamente de tales cambios.En tal caso, antes de tomar decisiones basadas en el contenido delpresente documento contacte con el responsable de Gestión de Calidadpara verificar que su copia sigue vigente.Aprobado por:Nombre: GerenciaFecha: 20/Jun/2003Fdo:Procedimiento de FormaciónPágina 341

Código :Edición :MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fecha :Página :FORMACIÓNMDP-FORM120/Jun/20032 de 121.- Objeto y Ámbito de AplicaciónEl objeto de este procedimiento es asegurar que el personal cuyas actividadesafectan a la calidad del producto sea suficientemente competente, consciente de laimportancia de sus actividades y de cómo contribuye al logro de los objetivos decalidad.2.- DefinicionesŸ Acción Formativa: En este documento se entiende por acción formativa todaaquella que sirva para aumentar el grado de capacitación de una persona encuanto a educación, formación, habilidades o experiencia, ya sea mediantecursos, charlas informativas, prácticas, etc.3.- Modo de ActuarCOPIANOCONTROLADADurante el proceso completo se recorren las siguientes etapas:Ÿ 1.- Se determinan los requisitos de cada puesto de trabajo, en cuanto aeducación, formación, habilidades y experiencia necesarias. Esta informaciónes recogida en las correspondientes “Fichas del Puesto de Trabajo” (Ver Anexo4).Existe una de estas fichas por cada una de las actividades que influyen en lacalidad del producto, encabezadas por una “Lista de Puestos de Trabajo”(Ver Anexo 3) donde se indica qué personas desempeñan cada actividad.Ÿ 2.- Evaluación del grado de educación, formación, habilidades y experienciadel personal. Esta información queda reflejada en las correspondientes“Fichas de Personal” (Ver Anexo 2).Existe una de estas fichas por cada uno de los empleados de la empresa,estando todos ellos recogidos en una “Lista de Personal” (Ver Anexo 1).Ÿ 3.- Comparación de la información recabada en los dos puntos anteriores paraencontrar deficiencias entre los requisitos especificados para cada puesto detrabajo y el nivel de competencia que realmente poseen los trabajadores. Parafacilitar esta tarea puede utilizarse una matriz en la que se relacionan puestosde trabajo y personal (Ver Anexo 5). Además de la información de las fichas,a la hora de identificar las necesidades de formación se deben tener en cuentala información obtenida del análisis de las incidencias, no conformidades ysugerencias, pues estos pueden reflejar deficiencias en cuanto a la formacióndel personal.Ÿ 4.- Búsqueda de fuentes de formación e información para cubrir lasnecesidades formativas encontradas tras la comparación anterior.Cuando sea posible y se encuentre ninguna alternativa mejor, las actividadesformativas serán impartidas por personal de la misma empresa, siempre ycuando se verifique que posee el nivel suficiente para ello.Procedimiento de FormaciónPágina 342

Código :Edición :MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fecha :Página :FORMACIÓNMDP-FORM120/Jun/20033 de 12Si esto no fuera posible, se buscarán fuentes de formación e informaciónexternas, (como por ejemplo, a través del INEM, FORCEM, u otrosorganismos de formación).Cuando no se encuentren entidades que puedan ofrecer las necesidadesformativas necesarias, podrá estudiarse ofrecer esta formación mediantejornadas de prácticas en el mismo proceso, trabajando bajo la supervisión dealguna persona que conozca suficientemente la actividad objeto de laformación.COPIANOCONTROLADAEl responsable de formación mantiene un archivo con la informaciónrecabada de estas búsquedas, pues puede resultar útil en caso de nuevasnecesidades.Ÿ 5.- Tras esto, el Responsable de Formación planifica y organiza las accionesque estima pertinentes para satisfacer las necesidades identificadas y lasdetalla en el “Plan de Formación” (Ver Anexo 6), que será presentado en laRevisión del Sistema (Ver MDP-Revisión del Sistema) para su aprobación.Ÿ 6.- Comunica el plan de formación aprobado al personal implicado (VerMDP-Comunicación Interna). A su vez, les informa de las actividadesformativas que aunque no sean directamente recomendadas por la empresapuedan ser de interés personal para estos.Ÿ 7.- Ejecución de la formación o acciones oportunas.Ÿ 8.- Cuando las actividades de formación sean dictadas por la empresa elresponsable de Formación debe establecer y documentar una metodología quepermita evaluar la eficacia de las acciones adoptadas, así como documentarlos resultados obtenidos. (No se trata de evaluar la actividad formativa en sí,sino los resultados obtenidos respecto a lo que se esperaba de ella).En el caso de que estos resultados no sean coherentes con lo planificado, elresponsable de Formación debe plantear las acciones correctivas oportunassiendo estas documentadas y gestionadas según el MDP-Acciones Correctivas.Ÿ 9.- El responsable de formación mantiene actualizadas tanto las fichas depersonal como las de los puestos de trabajo con el fin de identificar nuevasnecesidades de formación.Ÿ 10.- Anualmente prepara, para la Revisión del Sistema, un informe evaluandolos resultados obtenidos tras la ejecución del Plan de Formación. En él sedetallan las necesidades que se detectaron al principio del periodo, lasacciones tomadas para corregirlas, resultados logrados y recomendaciones.Las conclusiones de la revisión servirán de base para elaborar el Plan deFormación del siguiente periodo.Procedimiento de FormaciónPágina 343

Código :Edición :MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fecha :Página :FORMACIÓNMDP-FORM120/Jun/20034 de 124.- Situaciones ExcepcionalesPara las actividades de carácter voluntario (aquellas que a pesar de nopertenecer al Plan de Formación son de interés personal para los trabajadores), nose realizará ningún tipo de evaluación o control, aunque es recomendableactualizar las fichas del personal y, si es posible, archivar copia de loscorrespondientes diplomas o certificados de asistencia.5.- No ConformidadesNOCONTROLADALos fallos reiterados en cualquier actividad que afecte a la calidad del productoofrecido a los clientes, cuyo origen pudiera haber sido evitado con la formaciónapropiada, no habiendo sido esta detectada en su momento, así como elincumplimiento de cualquiera de los puntos detallados en este documento,supondrán una No Conformidad del Proceso de Formación (Ver MDP-Gestión deNo Conformidades). El listado de Incidencias puede ser útil en este sentido.6.- ResponsabilidadesA no ser que se indique lo contrario, es el Responsable de Formación quiendebe cumplir con los puntos indicados en este procedimiento, a saber:Ÿ Determinar los requisitos de cada puesto de trabajo, teniendo en cuenta losresultados del MDP-Análisis de Datos (incidencias, no conformidades,sugerencias del personal, etc.).Ÿ Mantener actualizadas las Fichas de Personal.COPIAŸ Identificar las necesidades formativas.Ÿ Búsqueda y selección de acciones formativas.Ÿ Sugerir un Plan de Formación.Ÿ Informar al personal sobre estas actividades. Ver MDP-ComunicaciónInternaŸ Recoger y tener en cuenta las sugerencias del personal, respecto a laformación.Ÿ Evaluar y documentar los resultados obtenidos tras estas actividades.Ÿ Documentar en este mismo procedimiento, conforme surja la necesidad, lametodología utilizada para evaluar la eficacia de las acciones adoptadas. VerMDP-Gestión de Documentos.Ÿ Realizar un informe del Plan de Formación ejecutado para la Revisión delSistema.Procedimiento de FormaciónPágina 344

Código :Edición :MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fecha :Página :FORMACIÓNMDP-FORM120/Jun/20035 de 127.- Registros y Archivos RequeridosEl responsable de formación mantiene un archivo donde guarda toda lainformación, fichas y planes detallados en este procedimiento, a saber:REGISTRO-FORMA-01, 02, 03, 04, 05 y 06 además de la información recabada de labúsqueda de fuentes de información, no conformidades detectadas durante elproceso y acciones correctoras, correctivas y preventivas, así como informes de suseguimiento.8.- Documentos AsociadosŸ MDP-Revisión y Planificación del Sistema9.- AnexosŸ ANEXO 2: Formato Lista de Puestos de TrabajoŸ ANEXO 3: Formato Fichas de PersonalŸ ANEXO 4: Formato Lista de PersonalŸ ANEXO 5: Matriz Personal/Puesto de TrabajoŸ ANEXO 6: Formato Plan de FormaciónŸ ANEXO 7: Diagrama del ProcesoCOPIANOCONTROLADAŸ ANEXO 1: Formato Fichas del Puesto de TrabajoProcedimiento de FormaciónPágina 345

Código :Edición :MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fecha :Página :FORMACIÓNMDP-FORM120/Jun/20036 de 12ANEXO 1: Formato Lista de Personal (FORMATO-FORMA-01)MDP- FORMACIÓNREGISTRO-FORMA-01-PAG.DEFICHA NUMERO:COPIANOCONTROLADALISTA DE PERSONALNOMBRE APELLIDOSÚLTIMAS A:Observaciones:FORMATO-FORMA-01Procedimiento de FormaciónPágina 346

Código :Edición :MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fecha :Página :FORMACIÓNMDP-FORM120/Jun/20037 de 12ANEXO 2: Formato Ficha de Personal (FORMATO-FORMA-02)MDP- FORMACIÓNREGISTRO-FORMA-02-FICHA DE PERSONALNOMBRE DEL TRABAJADORDEFICHA NUMERO:NIVELES DE ÓN ADQUIRIDANOMBRE Y DESCRIPCIÓN DEL CURSO:COPIANODURACIÓN:OTRAS ACTIVIDADESNOMBRE Y DESCRIPCIÓN LA ACTIVIDADDURACIÓN:ÚLTIMAS A:Observaciones:FORMATO-FORMA-02Procedimiento de FormaciónPágina 347

Código :Edición :MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fecha :Página :FORMACIÓNMDP-FORM120/Jun/20038 de 12ANEXO 3: Formato Lista Puestos de Trabajo (FORMATO-FORMA-03)MDP- FORMACIÓNREGISTRO-FORMA-03-PAG.DEFICHA NUMERO:COPIANOCONTROLADALISTA DE PUESTOS DE TRABAJOPUESTO DE TRABAJOÚLTIMAS A:Observaciones:FORMATO-FORMA-03Procedimiento de FormaciónPágina 348

Código :Edición :MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fecha :Página :FORMACIÓNMDP-FORM120/Jun/20039 de 12ANEXO 4: Formato Ficha de Puesto de Trabajo (FORMATO-FORMA-04)MDP- FORMACIÓNREGISTRO-FORMA-04-FICHA DEL PUESTO DE TRABAJONOMBRE DEL PUESTODEFICHA NUMERO:NIVELES DE EXPERIENCIA �N REQUERIDA:NOMBRE Y DESCRIPCIÓN DEL CURSO:COPIANOMINIMO:OTRAS ACTIVIDADES REQUERIDAS:NOMBRE Y DESCRIPCIÓN LA ACTIVIDADMINIMO:ÚLTIMAS A:Observaciones:FORMATO-FORMA-04Procedimiento de FormaciónPágina 349

Código :Edición :MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fecha :Página :FORMACIÓNMDP-FORM120/Jun/200310 de 12ANEXO 5: Formato Matriz Personal/Puesto de Trabajo (FORMATO-FORMA-05)X XX X N RODRIGOJORGE IBAÑEZDAVIDDEJOSE RNANDOLUISJORGE GENSJOSE ADMONMARCOSRAQUELJOSE MARIAJUAN AG.XX X XXXX XXXXX X X X XX X XXXX X XXXXX X X X XX XXXXXX X X X X X XX XX X X X X X XX XX X XX XXX X X X X XX XFORMATO-FORMA-05COPIANOOFICINA, COBROSOFICINA, ADMINISTRACIONOFICINA, FORMACIONOFICINA, COMPRAS INTERNASOFICINA, COMPRASOFICINA, AUDITORIASOFICINA, GESTION CALIDADOFICINA, COMERCIALOFICINA, REPRESENTANTESALMACEN, OFICINA TECNICAALMACEN, CONTROL CALIDADALMACEN, TRANSPORTEALMACEN, IDENTIFICACIÓNALMACEN, RECEPCIONALMACEN, CONTROL STOCKSALMACEN, MANIPULACIÓNALMACEN, CORTE VIGAALMACEN, CIZALLAALMACEN, LINEA CORTEALMACEN, MANTENIMIENTOMARIA DOLORESREGISTRO-FORMA-05MATRIZ PERSONAL/PUESTO DE TRABAJOTOMDP-FORMACIÓNProcedimiento de FormaciónPágina 350

Código :Edición :MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Fecha :Página :FORMACIÓNMDP-FORM120/Jun/200311 de 12ANEXO 6: Formato Plan de Formación (FORMATO-FORMA-06)MDP- FORMACIÓNREGISTRO-FORMA-06-PAG.DEPLAN DE FORMACIÓNPERIODO DE FORMACIÓN:DESDE:HASTA:DIRIGIGO A:ACCIÓN S DE FORMACIÓN PARA EL OBSERVACIONES:REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN DE FORMACIÓNAPROBADO edimiento de FormaciónPágina 351