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Fundamentos para la Administración deProyectos(Clase 1)Areli Vázquez Padilla Díaz(arelivp@unam.mx)noviembre 2015

Recomendaciones para un mejor aprovechamientoPuntualidad.Usar celular en modo silencioso.Computadoras apagadas (a excepciónque se indique lo contrario).Respetar las reglas de las aulas (no agua,no comida, no fumar, etc.).No hablar mientras alguien estáparticipando.Si se quiere intervenir levantar la mano.Respetar los tiempos de cada actividad.

EquiposCada equipo debe nombrar un líder.De igual manera un escribano yalguien que administre el tiempo.Los tiempos serán determinantes enlas prácticas, tal y como lo son en losproyectos reales.

Sus expectativas

Nuestras expectativas Con este taller no se pretende quepresenten un examen de certificación enAdministración de Proyectos. Sí,entendimientobásicodelaAdministración de Proyectos. Sí, enfoque práctico para las necesidadesde los proyectos que dirigen. Conocer los 5 principales documentos quese utilizan en los proyectos.

Objetivo del curso Que cuenten con los conceptos básicossobre la Administración de Proyectosnecesarios para lograr un lenguaje común ypuedanaplicarlosconocimientosadquiridos en los proyectos en los queparticipen. Tiempo estimado: 6 hrs.

Consideraciones Participación activa– Dinámicas, actividades prácticas– Tarea Importante la asistencia y puntualidad

Agenda¿Por qué fracasan los proyectos?Importancia de una metodología de Administración deProyectosConceptos básicosPanorama general de las áreas de conocimientoActa de proyectoAlcance

¿Por quéfracasan losproyectos?

Definición de fracaso

Un proyecto fracasa si

Principales causas de fracaso (The Chaos Report)

Principales causas de fracaso1.2.3.4.5.6.7.Mala definición de requerimientosFalta de participación de los usuariosFalta de recursosExpectativas irrealesFalta de soporte directivoCambios en los requerimientosFalta de planeación

Posibles soluciones

Esperar un milagro

Gestionar adecuadamente los proyectos

Algunas lecciones aprendidas No buscar siempre lo más barato.Utilización de los recursos adecuados.Utilizar tecnología estándar, robusta y probada.Seleccionar la tecnología una vez definida lanecesidad.Reducir el tamaño de los proyectos.Realizar un riguroso análisis antes de aceptar oproponer el proyecto.Implantación de una gestión por procesos real.

¿Qué sucede cuando hay una ausencia de una gestiónde proyectos?Existen quejas de todo el equipo de trabajo, lo cual incurreen grandes costos innecesarios y se olvida el objetivo.El proyecto enfrentará incidentes a lo largo de sudesarrollo.El proyecto enfrentará riesgos potenciales a vecesinnecesarios.Las características del entorno del cualquier proyecto nocambiarán si la organización usa una metodología o no. Loque cambia al tenerla, es la manera en que se manejan loseventos que invariablemente se presentarán a lo largo delproyecto.

Importancia de una metodología de Administraciónde ProyectosProporciona herramientas que incrementan fuertemente lasprobabilidades de lograr el éxito (alcance, tiempo, costo, calidad)Genera valor al proyecto, al administrador del proyecto, al equipode trabajo, a la organización y en consecuencia al negocio.Se resuelven problemas más rápidamente.Se evitan desperdicios y caos al no trabajar en áreas que estánfuera del alcance del proyecto.Se enfoca en resolver riesgos futuros antes de que los problemasocurran.Crear productos de más alta calidad desde el primer momento.

Los diez pecados capitales de las estimaciones de SW(Steve McConolly)Estimar cuánto durará algo antes de saber qué es.Crear la estimación de un proyecto en función de otro que se desvió ybasarse en los resultados estimados en lugar de usar los datos reales.Crear estimaciones sin considerar las necesidades de formación,reuniones, vacaciones, enfermedades, etc.Crear estimaciones de gran nivel soportadas por un bajo nivel de exactitud( /- dos meses)Decir "sí" cuando en realidad se quiere decir "no“.Calcular las estimaciones demasiado pronto.Sobre-estimar los ahorros producidos por nuevas herramientas y métodosde trabajoNo utilizar el software de estimación ni información basada en históricos.No incluir el impacto de los riesgos en las estimaciones.

Administración de proyectos

Conceptos Básicos¿Qué es la Operación?¿Qué es un Proyecto?Es la suma de esfuerzos que en formaLasoperacionessonaquellastemporal se utilizan para generar unactividades que no tienen comoproducto o servicio en particular oobjetivo producir nada nuevo, sinoúnico.mantener y hacer sostenible unsistema.IniciotiempoFinLas operaciones son repetitivas y estáticas, y su objetivo es que todocontinúe funcionando; los proyectos producen algo concreto y se acaban.

Conceptos BásicosCaracterísticas de un ProyectoTemporal: cada proyecto tiene un comienzo y finaldefinido.Únicos: un proyecto crea productos entregables único.Elaboración gradual: significa desarrollarlo en etapas.

Diferencias ¿Cuál es la diferencia de un proyecto y unservicio? ¿Cuál es la diferencia entre un proyecto y unaactividad? ¿Cuál es la diferencia entre un proyecto y unprograma?Plan: Plan de educación.Programa: Construcción de edificios escolares.Proyecto: Construir el edificio escolar X.Actividad: Levantar las paredes.Tarea: Preparar el mortero de hormigón.

Conceptos Básicos¿Qué es la Administración de Proyectos?La aplicación racional deconocimientos, habilidades,herramientas y técnicas paraalcanzar los objetivos de unproyecto, a través de una seriede actividadesinterrelacionadas.

Conceptos Básicos¿Quién es el Administrador deProyecto?Es la persona encargada de coordinar losesfuerzos y los recursos de un proyectopara su ejecución.Es la persona responsable directa delproyecto y su rol es determinante paralograr que el proyecto finalice en el tiempoy costo planeado.

Componentes de la Administración de Proyectos (1/2)Comunicación efectivaCompromisoInfluencia enlaorganizaciónLiderazgoSentido deurgenciaHabilidadesServicioActitudesSolución deproblemasNegociaciónTrabajo enequipoHonestidadMotivaciónDecisión

Componentes de la Administración de Proyectos ivosTécnicasAdministración de proyectos

Diferencias entre el Líder de Proyecto y el Líder TécnicoLíder de ProyectoCONOCIMIENTOSY HABILIDADESPRINCIPALES ACTIVIDADES LiderazgoComunicaciónNegociaciónAdministración de ProyectosRelaciones públicasLíder Técnico Que el proyecto se concrete entiempo, costo y alcance. Dar directrices para larealización del proyecto y tomardecisiones de cómo abordarlo. Que el cliente esté satisfecho.Qué el equipo de trabajo se integre y motive para cumplircon los objetivos del proyecto.Diseño y programación de software.Tecnologías de desarrollo (lenguajes,frameworks, etc.).Administración de la configuración.Procesos y ciclos de desarrollo de softwareIngeniería de Software.Que el producto (software) esté bienconstruido y se concluya en tiempo.Dictar pautas y estándares técnicos para eldesarrollo del software.Tomar decisiones técnicas que permitancumplir con los requerimientos funcionales yno funcionales del producto.Orientar a los desarrolladores en latecnología de desarrollo aplicable.

Diferencias entre el Líder de Proyecto y el Líder TécnicoLíder de ProyectoTRABAJA MÁS DIRECTAMENTE CON REQUIERE SERMUY BUENDESARROLLADORPRODUCTOS QUEGENERA MÁSCOMUNMENTELíder TécnicoCliente(Sub)DirectoresLíder técnicoEquipo de trabajo DesarrolladoresAnalistas No precisamente Sí Propuestas Técnico-EconómicasConveniosPlan de ProyectoCronogramasMinutasReportes de avance SoftwareDocumentación técnica del proyectoCorreo electrónicoOfficeProjectHerramientas de comunicación con elequipo de trabajo.Repositorios de información. Ambientes de desarrolloLenguajes de programaciónHerramientas de comunicación con el equipo detrabajo.Repositorios de información.HERRAMIENTAS QUE MÁS UTILIZA

PMI, PMBOK Guide y PMP PMI. Project Management Institute PMBOK Guide. Colección de procesos y áreasde conocimiento generalmente aceptadoscomo las mejores prácticas dentro de lagestión de proyectos. Versión actual: 5. PMP. Project Management Professional

Administración de Proyectos conforme al PMBoK Se logra mediante la aplicación e integración de los 47 procesosde la dirección de proyectos, organizados en 5 grupos deprocesos y 10 áreas de Ejecución,Seguimiento y control, yCierre.

Áreas de conocimiento PMBoK 5ª n

Conceptos BásicosCiclo de vida del ProyectoNIVEL DE ACTIVIDAD3. Ejecución**Etapas delproyecto2. Planeación*5. Cierre*1. Inicio*4. Control*INICIOTIEMPOTERMINO

Actividad 1: Mercado laboral del Project Manager– Instrucciones: De manera individual Investigar 1 puesto vacante para un Administrador deProyecto/Project Manager que llamen su atención para este perfil ycontestar:Vacante¿De dónde es la vacante? (Empresa)¿Por qué es interesante?¿Qué necesito (aptitudes, conocimientos, cursos) para ganaruna posición laboral semejante? Compartir lo que encontraron– Información de la actividad:– Duración: 10 min.– Producto: Participación

Documento 1ACTA DE PROYECTO(PROJECT CHARTER)

Acta de proyectoContenido del documentoCaracterísticasDefinición del documento Acta de Proyecto1. Documento en el que se reconoce oficialmente la existencia de un proyecto.2. Define las responsabilidades y los beneficios del Administrador de Proyecto ydel proyecto.3. Desarrollado por el sponsor o por un ejecutivo de la empresa.Título del proyectoIntroducciónResponsabilidades del Administrador de proyecto y los niveles de autoridadNecesidades básicas del trabajo para realizarloDescripción del productoCronograma de alto nivelEstimación inicial de costosRecursos iniciales necesariosNecesidades de apoyo organizacionalInformación del proyecto para su seguimiento y controlAprobación del ejecutivo de la empresa responsable de la creación del documento(externo al proyecto, sponsor) Aprobación del Administrador de proyecto

Documento 2ALCANCE(PROJECT SCOPE STATEMENT)

AlcanceContenido del documentoCaracterísticasDefinición del documento de Alcance1. Es el documento que formaliza el alcance de todo lo que el proyecto va aproducir y es usados como referencia para futuras tomas de decisiones.2. Es un tipo de respuesta para el sponsor.3. Desarrollado por el Administrador de Proyecto junto con el equipo de trabajo. Título del proyectoNombre de la persona de la cual depende el documentoSponsorResponsabilidades del Administrador de proyecto y los niveles de autoridadMiembros del equipoDescripción del proyectoObjetivos del proyectoJustificación del proyectoProducto del proyectoExpectativas del cliente o sponsor.Factores Críticos de ÉxitoSupuestos y restriccionesExcepciones específicasEntregables inicialesPresupuesto inicialCalendarización de Entregables e Hitos (alto nivel)Registro de cambios en el documentoAceptaciones

Descripción de algunos MPTIONS)Estos son los elementosque son inciertos y sesuponen sobre el proyecto Recursos (financieros y humanos) estarán a disposición delproyecto cuando sea necesario y en el momentooportuno. Las decisiones se tomarán en el momento oportuno.Se gestionarán las interdependencias entre proyectos. Los datos estarán disponibles en las fechas requeridas.Restricciones(CONSTRAINTS)Estos son los elementosque se conocen e imponenrestricciones en Tiempo,Recursos o Costos delproyecto. Para la finalización del proyecto se tiene fijada para el 30de junio de 2012. Coursewise es la fuente definitiva de datos, esto puederepercutir en la forma en que el progreso, pero no esnecesariamente la solución técnica final Interdependencias en otros proyectosExcepcionesSe proporciona unadescripción clara de lo queeste proyecto no incluirá Integración de los sistemas Campus TI y Sistema BannerStudent Universidad Virtual Datos específicos para estudiantes Escribir, modificar o archivar los datos .pdf

Estructura DesglosADA de Trabajo - EDT(Work Breakdown structure - wbs)