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Impacto de las áreas de conocimiento de la administración de proyectos a través del PMBOK 2008Cuadro 2. Modelo de Chárter de un proyectoA continuación, se realizará un análisis desde el punto devista interpretativo, de las áreas de conocimiento y la formade utilización durante el desarrollo de los proyectos.4. GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓNEsta se considera la parte inicial en el desarrollo de unproyecto, el cual parte de cero. Es el punto, como su nombre lo indica se debe integrar cada proceso de las áreas deconocimientos con las actividades a realizar a lo largo delproyecto. Muchas veces se comete el error de dejar porfuera alguna actividad, por ser considerada de poco interés,sin embargo, pude causar un impacto negativo, el hechode no tenerla presente al momento de integrar las partesprimordiales del proyecto.Otro aspecto a tener en cuenta, son las expectativas de losinteresados en el proyecto, más conocidos como “Stakeholders”, ya que su participación sirve de apoyo al desarrollodel proyecto, de lo contrario, se pueden convertir en unobstáculo que impide alcanzar los objetivos trazados.En esta área de conocimiento, se debe elaborar el Chártero Acta de constitución del proyecto, que abarca desde laautorización formal del mismo, o el desarrollo de una fasedentro del ciclo de vida del proyecto, hasta documentar lasnecesidades, requerimientos y expectativas de los interesados.Aquí es necesario contar con el concurso de juicio de expertos, quienes con su experiencia, ayudan en la descripciónde detalles técnicos y favorecen la gestión en el proyecto.Fuente: Elaboración propiaLo anterior, tiene una connotación interesante, y es que todosaquellos aspectos que de repente se nos viene a nuestra mente,pero consideramos que agrega valor, que logra diferenciarel producto o entregables frente a los competidores, vale lapena resaltar todo el trabajo requerido y tener en cuenta almomento de describir el alcance del proyecto, para completarlo con éxito. PMBOK (PMI, 2008).Existen plantillas para el desarrollo del Chárter, la cual eldirector del proyecto puede acondicionar de acuerdo a sutamaño, alcance y los objetivos o productos a lograr durantesu desarrollo. (Ver Cuadro N 2. Modelo de Chárter de unproyecto).Entre los aspectos que se deben resaltar en el alcance de unproyecto, en términos generales podemos citar los siguientes:a)5. GESTIÓN DEL ALCANCEConsiderado como una de las áreas de mayor trascendenciadurante el desarrollo del proyecto. Es necesario realizar unadescripción detallada del alcance, para ello debemos darrespuesta a los siguientes interrogantes: ¿Qué característicasdebe llevar el proyecto?, ¿Cuáles son los requerimientosdel proyecto?Necesidades de los interesados; aquí es necesario conocer e identificar sus expectativas, ya sea por mediode encuestas o entrevistas, para tratar de ajustar elproyecto y darle un mayor enfoque hacia los objetivos. Se han visto casos de organizaciones que diseñany desarrollan proyectos, que van en contravía a las necesidades de la comunidad.B) Aspectos de carácter técnico; tales como el cumplimiento de las Norma Técnicas Colombiana (ICONTEC, 2010), NTC ISO 9001, relacionadas con la Calidad de los productos o procesos. Además existe lasNorma Técnicas Colombiana (ICONTEC, 2006) NTCISO 14001 o del medio ambiente, tomando en cuentaque una de las responsabilidades de las organizacio-67

Humberto Sparano RadaUna de las formas de lograrlo es dividirlo por medio defases. Ver Figura N 1.nes, es precisamente la protección y conservación delmedio ambiente, orientadas hacia un Desarrollo Sostenible.c)Figura 1. Esquema de una EDTPolítica o redes contra incendio.d) Políticas de Seguridad y Salud Ocupacional, a travésde las Norma Técnicas Colombiana (ICONTEC, 2006)OHSAS 18002.e)Políticas orientadas al desarrollo de las Tecnologías einformática de las comunicaciones (TIC s), incluyendo el manejo de software y las normas sobre propiedad intelectual.f)Políticas de RSE; los proyectos, no sólo se deben diseñar para obtener beneficios monetarios para los inversionistas, sino, responder socialmente ante la comunidad. Al respecto, Mora, S (2009), manifiesta que“las empresas tienen libertad de emplear sus recursosen la actividad comercial que ejerce, pero encuentralimitaciones en el momento que esta práctica deje degenerar beneficios ( ) que impacten positivamenteen el medio ambiente, el ambiente laboral y la sociedad donde se encuentre la empresa”.Además de lo anterior, si el proyecto a desarrollar es de grantamaño y complejo, es necesario dividirlo en fases dentrode su ciclo de vida, para ejercer mayor control en cada unade ellas. Por otro lado, es posible que existan elementosque no se entregarán con el proyecto, las cuales se debenmencionar en la descripción del alcance.Fuente: Elaboración propia.Una vez finalizado el esquema anterior, surge el diccionario de la EDT, como un documento de respaldo, donde sepresenta una descripción más detallada de los componentes y actividades que se deben desarrollar para lograr losentregables de cada una de las fases del proyecto.Otras características que se deben resaltar en el alcanceson los “Factores críticos de éxitos”, considerados comolos aspectos más relevantes que deben ocurrir o no paraconseguir los objetivos del proyecto y su cumplimiento sehace necesario.6. GESTIÓN DEL TIEMPOEsta área del conocimiento, permite al director de proyectoestimar su duración y gestionar su finalización a tiempo.Para ello es importante listar las actividades del proyectolas cuales son tomadas de la EDT y determinar la secuenciade cada una de ellas. Lo anterior, permite identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyectoy determinar la ruta crítica del mismo.Una herramienta que el director de proyecto debe utilizarpor ser de gran relevancia dentro del alcance del proyecto,es la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT). Según elPMBOK (PMI, 2008), la EDT es una descomposición jerárquica, que normalmente se orienta al producto entregable,del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto,para lograr los objetivos del mismo y crear los productosentregables requeridos.Según MS Project 2007, la Ruta crítica, son aquellas actividadesque no tienen holgura o margen de demora y determinan lafecha de finalización del proyecto, normalmente se representan de color rojo. Sin embargo, existen actividades quepresentan holgura, no son críticas y se pueden retrasar sinafectar la duración del proyecto. Ver Figura N 2.Por tanto, la EDT organiza y define el alcance total delproyecto, ya que subdivide los entregables y el trabajo delproyecto, en componentes más pequeños y fáciles de dirigir.68

Impacto de las áreas de conocimiento de la administración de proyectos a través del PMBOK 2008Figura 2. Ejemplo de Project 2007Fuente: Elaboración propia.7. GESTIÓN DE COSTOComo se puede observar, una de las herramientas que utilizael administrador de proyectos es MS Project 2007, dondecada una de las tareas o actividades tiene una duración quepuede darse en minutos, horas, semanas, meses, según eltipo de proyecto a desarrollar. De la misma forma, cadaactividad tiene una fecha de inicio y final, la cual se utilizapara estimar los recursos representados en materiales,personas, equipos, que permite su ejecución de acuerdo alas actividades predecesoras y antecesoras.Esta área de conocimiento permite estimar los recursosfinancieros que requiere el proyecto para completar lasactividades previamente estimadas. Esto facilita estimarlos costos de cada actividad como se observa a través de laherramienta MS Project 2007.Una de las herramientas utilizadas para ejercer el controlde los costos es el Valor Ganado, ya que a través de ella, sepuede determinar si los costos reales del trabajo realizadoen un período de tiempo, se encuentran por encima o pordebajo de la línea base. Esto ayuda a realizar los ajustescorrespondientes y tomar las decisiones del caso.Este proceso, facilita el desarrollo del cronograma del proyecto, que se puede visualizar a través de un Diagrama deRed, incluyendo los Hitos de control que se pueden realizaral final de cada una de las fases del proyecto.Según Rivera, I (PMP, 2010), “lo primordial en este caso esinformar a los interesados sobre el desarrollo del proyecto( ), definir con el cliente: ¿Cuándo se terminará el proyecto?,¿Cuál va a ser el producto final?, ¿Cuántos entregables?,¿Cuánto avanzó el proyecto en tiempo y costos?, Ademásde lo anterior, la herramienta del Valor Ganado, ayuda adeterminar en caso de retraso, el valor total del proyecto.Ver Figura N 3. Ejemplo de Valor Ganado.Lo anterior, requiere la integración con otras áreas de conocimientos, por lo que el director de proyecto requiere dehabilidad para ejercer el control y gestionar la línea base delcronograma. Según González, J (2010), las organizacionespueden utilizar “las métricas” como técnicas para medirun proyecto, dependiendo de su tamaño, tiempo, esfuerzo,calidad y productividad.Las organizaciones que diseñan y ejecutan proyectos, y noutilizan herramientas de medición y control, están dispuestasa correr el riesgo hacia una duración mayor a la inicialmenteplanificada e incrementos de costos en sus actividades y porende en el presupuesto general del proyecto.69

Humberto Sparano RadaFigura 3. Ejemplo de Valor GanadoLa idea del control de la calidad en los procesos desarrollados del proyecto es poder aplicar acciones preventivasy proactivas en cada actividad, con el fin de satisfacer lasnecesidades de los clientes en la entrega del producto final.Por otro lado, es necesario tener en cuenta que estos procesosinteractúan entre si, y con los procesos de las otras áreas deconocimiento, dentro del ciclo de vida del proyecto.9. GESTIÓN DE RECURSO HUMANOEsta área de conocimiento permite que una vez se haya definido la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT), del proyectoa desarrollar, se determine su estructura organizacional, yseleccionar un Recurso Humano competitivo, que desarrollelas actividades durante el ciclo de vida del proyecto.Fuente: Elaboración propia.8. GESTIÓN DE CALIDADEl Recurso Humano, está considerado hoy día como elcapital inteligente dentro de una organización, por tanto,es primordial realizar una buena selección para conformarun equipo de proyecto acorde a los requerimientos delpatrocinador del proyecto, necesidades y expectativas delos clientes, como lo manifiesta Morlan, C (PMP, 2011), “laselección del equipo es primordial y la diversidad de edadeses importante conocerla para lograr su coordinación duranteel desarrollo de las actividades del proyecto”.Esta área de conocimiento hace referencia a la tanto a lacalidad del proyecto como del producto. Lo esencial esidentificar los requerimientos o expectativas de los clientesy tratar de satisfacerlo, con unos entregables o productosde calidad.Una de las herramientas que orienta hacia el éxito en losproyectos es asignar por medio de una matriz, roles y responsabilidades a los miembros del equipo, que facilite nosólo la comunicación entre sus integrantes, sino, con los“Stakeholders” o involucrados en el proceso.Si bien es entendible que la calidad percibida se encuentraen la mente del cliente, hay una calidad real, comprobableen laboratorios mediante la utilización de algunas herramientas como análisis de pareto, diagramas y distribucionesde frecuencias, técnicas de muestreo análisis de regresión,diagramas de Ishikawa,, distribución normal, de Poissón,binomial, entre otros.Lo anterior, no sería posible sin la presencia de un directorde proyecto, que además de sus conocimientos, experiencia, y habilidades, tenga liderazgo y emplee su inteligenciapara lograr el éxito con el equipo de proyecto. Al respectomanifiesta Menkes (2006), “La existencia de la inteligenciaejecutiva y de sus métodos de evaluación garantizan quelas personas que ocupan puestos de responsabilidad enlas organizaciones estén capacitadas para una toma dedecisiones sólida y fundamentada”.En el ejemplo anterior, se puede observar que mientras elvalor planeado en cierta fecha es de USD 32 dólares, con unoscostos reales USD 29 dólares, equivale a un Valor Ganadode USD 24 dólares, por encontrarse los costos reales pordebajo de lo planeado inicialmente en el proyecto.Para que un proyecto sea de Calidad, debe ceñirse a las normasapropiadas, tales como Normas NTC 9001, NTC 14001, NTC18002, NTC 21500, entre otras, según el tipo de proyecto. Alrespecto Domínguez, A (2010), manifiesta que” los costos dela calidad no surgen por arte de magia, al igual que cualquiertarea, deben ser planeados, medidos y presupuestados”.10. GESTIÓN DE COMUNICACIONESUna de las claves de éxito en esta área de conocimiento, esprecisamente la recopilación, distribución y disposición dela información a todos los miembros del equipo e involucrados en el proyecto, de una manera adecuada y oportuna.Cada operación ejecutada, debe ceñirse a procedimientosdocumentados, que permita el monitoreo y control de calidad, con el fin de reducir el número de defectos, recomendarcambios y ejercer mejoras continuas.Los involucrados son personas u organizaciones, que participan activamente en el proyecto y cuyos intereses pueden70

Impacto de las áreas de conocimiento de la administración de proyectos a través del PMBOK 2008verse afectados positiva o negativamente en la ejecución oterminación del mismo. Además, pueden ejercer influenciasobre el proyecto, los entregables y los miembros del equipo.Por tal razón, el Equipo de Dirección del proyecto, debeidentificar tanto a los interesados internos como externos,con el fin de determinar los requisitos y las expectativas delas partes involucradas.respuestas a los riesgos que requieren mayor atención, porser considerados de alto riesgo.Cuadro 3. Matriz de Probabilidad e ImpactoLos interesados pueden tener diferentes niveles de responsabilidad y autoridad cuando participan en un proyectoy pueden cambiar durante el ciclo de vida del mismo. Deahí que resulta interesante, que el director de proyecto,comprenda su grado de influencia en el mismo, a travésde un proceso continuo.Según Covey (2009), en su principio 90/10 manifiesta que“el 10% de la vida está relacionado con lo que te pasa y el90% de la vida, está relacionado por la forma en cómo reaccionas”. Por tanto, el director del proyecto es la persona delograr y mantener buenas comunicaciones entre las partesinteresadas y el equipo del proyecto, con el fin de lograr losobjetivos trazados de acuerdo a lo planificado.Fuente: Elaboración propia.Es posible realizar además un análisis cuantitativo, conel objeto de determinar el impacto causado por los altosriesgos, al presupuesto del proyecto y efectuar las accionescorrespondientes12. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES/CIERREUna de las herramientas que conducen al éxito en la gestiónde comunicaciones, es incluir el proceso de escalamiento deun issue, a través de una matriz o cuadro de escalamiento,que permite determinar a quién escalar un problema dado,en caso de presentarse.Esta es la última área de conocimiento que conforman losgrupos de procesos de la dirección de proyectos. Si bien essabido, al planificar un proyecto, es necesario adquirir lasmaterias primas, insumos, equipos, instalaciones y en fintodo lo necesario para el buen funcionamiento del proyecto.11. GESTIÓN DE RIESGOSLo anterior, requiere seleccionar los proveedores necesariospara efectuar las adquisiciones correspondientes. Al respectoCobos, M (2010), manifiesta “es necesario lograr la integración de empresas proveedoras y asegurar el patrociniodesde el inicio del proyecto”. Vale la pena tener presente,que en la medida en que se haga una adecuada selecciónde proveedores, que cumplan con normas de calidad, severá reflejado durante el proceso o desarrollo del proyecto,a través de los entregables o productos a los clientes.Todo riesgo tiene su origen en la incertidumbre que se encuentra presente en los proyectos. Por tal razón el equipodel proyecto debe tratar de identificarlos y determinar elimpacto que causan a los objetivos del proyecto, con el finde determinar acciones proactivas, que permitan reducir,mitigar, eliminar o transferir los riesgos.Esta área de conocimiento, permite obtener una lista detodos los riesgos identificados y sus características comoparte de los primeros componentes del registro de riesgos.Una vez identificados los riesgos del proyecto, se procedea priorizarlos mediante la aplicación de una matriz de probabilidad de ocurrencia y el impacto que causa el riesgo alproyecto, con el fin de realizar un análisis cualitativo. (VerCuadro N 3. Matriz de probabilidad e Impacto).Los procesos de adquisiciones, deben estar documentadosmediante un contrato o licitaciones, dependiendo el tipo deproyecto a desarrollar. A cada uno de los contratos, se debenhacer seguimientos, con el objeto de poder realizar cambioso correcciones de acuerdo a las circunstancias. Es responsabilidad del equipo de proyecto, asegurar que las adquisicionesrealizadas satisfagan las necesidades del proyecto.Esta matriz clasifica los riesgos en alto (0,99 - 0,18), moderado (0,17 – 0,05) y bajo (0,04 – 0,01), donde el director deproyecto a partir de los resultados, debe planificar y darPor último, en toda organización que ejecute proyectos, esnecesario realizar el cierre de las adquisiciones, no dejar71

Humberto Sparano Radaactividad pendiente con el proveedor, más bien, estableceruna relación a largo plazo, para futuras adquisiciones.En todo proyecto es necesaria la herramienta del PMBOK,como Guía para los Fundamentos de la Dirección de Proyectos, debido a que recopila las buenas prácticas de los profesionales en Administración de Proyectos. Esta herramientaindica el “Qué” debe hacerse, mas no el “Cómo”, razón porla cual requiere de las habilidades, destrezas y competenciatanto del director de proyecto como su equipo de trabajo.13. ANÁLISIS REFLEXIVOLas organizaciones a nivel mundial, para tener éxito en lagestión de proyectos, deben aplicar las normas internacionalesy procedimientos establecidos para estos casos, de acuerdoal tipo de proyecto a desarrollar y los requerimientos de losclientes a satisfacer.Por otro lado, es importante tomar en cuenta a los involucrados o “stakeholders” en el proceso y mantenerlos informadosa través de un plan de comunicaciones, ya que de la formaen que generan apoyo al desarrollo del proyecto, puedenoponerse u obstaculizar en algún momento, el avance de lasactividades programadas, causando un impacto negativoen el logro de los objetivos.Uno de los aspectos fundamentales para tener éxito en losproyectos, es lograr la integración de todos los recursosque intervienen durante el ciclo de vida del proyecto. Lasempresas que diseñan y ejecutan proyectos sin tener encuenta a los involucrados o stakeholders, se van a enfrentara una serie de inconvenientes, ya que los interesados en elproyecto cuando no son tenidos en cuenta, se van a oponeral desarrollo de los diversos procesos y por ende, se dificultala obtención de los entregables del proyecto.Se debe identificar los requerimientos y necesidades delos clientes, con el fin de planificar las actividades y determinar la Estructura de Desglose de trabajo (EDT), para laobtención de los entregables del producto o servicio querequiere el cliente.Otro punto de reflexión es la poca importancia que el director del proyecto y su equipo, le brinda a los patrocinadoresdel proyecto. Sólo se piensa que son los que subsidianfinancieramente al proyecto y que la única obligación esmantenerlos informados al respecto. Basado en lo anterior,se hace conveniente preparar de manera ejecutiva a lospatrocinadores para que se involucren en el proyecto en un100%, de esta forma, agrega valor al proyecto y se convierteen un patrocinador exitoso.Además, se hace necesaria la capacitación permanente delequipo de trabajo en el uso adecuado de herramientas ytécnicas utilizadas en la administración de proyectos, comoapoyo a la dirección, hacia el logro de los objetivos.Es relevante el uso de la herramienta MS Project, ya quefacilita la elaboración del cronograma de actividades, laduración de cada tarea, la ruta crítica del proyecto, loscostos de los recursos asignados, y por ende el tiempo deduración total del proyecto.Otro punto para tener en cuenta, es la falta de tiempo parafinalizar los proyectos, el incremento en los costos, por encimade lo presupuestado, lo que genera desconfianza al interiory exterior de la organización. A la luz de lo anterior, valela pena resaltar la falta de valores y principios éticos tantopara el director como los miembros del equipo de proyectos,durante el desarrollo de

Impacto de las áreas de conocimiento de la administración de proyectos a través del PMBOK 2008 INTRODUCCIÓN Hoy la palabra de moda son "los proyectos". Se escucha con frecuencia en las entidades del sector público, sector privado, en instituciones de Educación superior, en fin, casi en todas partes.