Transcription
1. Introducción a la Administración de Proyectos1.1 EstadísticasLos E.U. gastan cerca de 2.3 trilliones de dólares en proyectos cada año, un equivalente al producto internobruto del país.El mundo entero, gasta cerca de 10 trilliones de su producto interno bruto de 40.7 trilliones en proyectosde todos tipos.Más de 16 millones de personas se dedican a la administración de proyectos, en promedio ganando cerca de 82,000 usd. al año.*Más de medio millón de proyectos de desarrollo de aplicaciones de tecnologías de la información(TI)fueroniniciados durante 2001, cerca de 300,000 en el año 2000.*Famosos autores y consultores están enfatizando la importancia de la administración de proyectos. ComoTom Peters menciona en su libro, Reinventing Work: the Project 50, “To win today you must master the artof the project!” .1.2 Motivación para estudiar Administración de proyectos deTecnologías de Información (TI)1.2.1 Los proyectos de TI tiene un record terribleUn estudio de 1995 realizado por el Standish Group llamado "CHAOS" encontró que sólo el 16.2% de los proyectosde TI fueron exitosos y cerca del 31% fueron cancelados antes de ser completados; pérdidas por cerca de 81billones de dólares.1.2.2 La necesidad de proyectos de TI sigue en aumentoEn el 2000, hubieron cerca de 300,000 proyecto nuevos de TIEn el 2001, cerca de 500,000Hoy ?1.3 Ventajas de usar la administración de proyectos de maneraformalMejor control de recursos financieros, físicos y humanosMejorar las relaciones con clientesMenores tiempos de desarrolloMenores costosAumentar la calidad, mejorar la confiabilidadMayores márgenes de gananciasMejorar la productividadMejor coordinación interna
Mayor moral para los trabajadores1.4 Qué es un Proyecto?1.4.1 DefiniciónUn proyecto es un "esfuerzo temporal ejercido, para llevar a cabo un producto o servicio"(PMBOK Guide 2000, p.4)Atributos de proyectosPropósito únicoTemporalRequiere recursos, a menudo de varias áreasDebe tener un patrocinador (sponsor) principal y/o clienteEnvolver incertidumbre1.4.2 Ejemplos de proyectos de TINorthwest Airlines desarrolló un sistema de reservaciones llamado ResNetMuchas organizaciones actualizan hardware, software, y redes a través de proyectosOrganizaciones desarrollan nuevo software o enriquecen sistemas existentes para realizar distintas funcionesde negociosNota: “Proyecto de IT” se refieren a proyectos que involucran hardware, software, y redes.1.5 El " Triple Constraint"Todo proyecto es restringido de diferentes maneras por sus:Metas de alcance: Qué es lo que el proyecto trata de cumplir ?Metas de tiempo: Cuánto tiempo toma en completarlo ?Metas de costo: Cuánto costará ?Es la tarea del project manager balancear las 3.
El reporte de 2001 del Standish Group mostró apreciables mejoras en el éxito de proyectos.Los tiempos sobrepasados se redujeron del 222% al 163%El costo excedido bajo de 189% a 145%Características y funciones requeridas aumentaron de 61% a 67%78,000 proyectos fueron existosos, comparados con 28,00028% de proyectos de TI fueron existos, comparados contra el 16%Por qué las mejoras ?"Las razones del aumento en proyectos exitosos varían. Primero, el costo de un proyectocortado a la mitad. Mejores herramientas han sido creadas para monitorear y controlar el progreso, y mejoresproject managers capacitados con mejor administración de procesos son usados.**The Standish Group, "CHAOS 2001: A Recipe for Success" (2001)1.6 Qué es la administración de proyectos?Es la "aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a actividades de proyectos en orden dealcanzar los requerimientos”** (PMI. Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 2000, p. 6)
1.7 Project Management FrameworkProject StakeholdersSon las personas involucradas o afectadas por las actividades del proyectoIncluyen:El sponsor y el equipo del proyectoStaff de soporteClientesUsuariosProveedoresOponentes9 Areas de conocimiento en la administración de proyectosLas áreas de conocimiento describen las competencias clave que los project managers deben desarrollar4 áreas de conocimiento centrales para tratar con objetivos específicos del proyecto (alcance, tiempo, costo ycalidad)4 áreas facilitadoras de conocimiento a través de las cuales los objetivos son alcanzados (recursos humanos,comunicación, riesgo y procuramiento)1 área de conocimiento (administración de la integración del proyecto) que afecta y es afectada por todas lasdemás áreas1.8 Herramientas y técnicas en la administración de proyectos
Asisten a los project managers y sus equipos en varios aspectosAlgunos específicos incluyen:Project Charter, scope statement, and WBS (scope)Gantt charts, network diagrams, critical path analysis, critical chain scheduling (time)Cost estimates and earned value management (cost)1.9 Cómo se relaciona la administración de proyectos con otrasdisciplinasGran parte del conocimiento es exclusivo de la administración de proyectosProject managers deben también tener conocimiento y experiencia enAdministración generalEl área de aplicación del proyecto1.10 Historia de la administración de proyectosAlgunas personas consideran que la construcción de las pirámides Egipcias o la muralla China fueron elorigenLa mayoría consideran al proyecto Manhattan como el primero en usar la administración de proyectos"moderna"Este proyecto de 2 billones (en 1946) tuvo su propio project manajer y technical manager
1.11 La profesión de Administración de ProyectosEl empleo de IT Project Manager está en la lista de las 10 profesiones más demandadas en el contexto de TISociedades profesionales como el Project Management Institute (PMI) han crecido tremendamenteProgramas de investigación y certificación siguen aumentandoEl Project Management Institute provee la certificación Project Management Professional (PMP)15 funciones de la Administración de Proyectos
Define scope of projectIdentify stakeholders, decision-makers,and escalation proceduresIdentify and evaluate risksPrepare contingency planIdentify interdependenciesDevelop detailed task list (workbreakdown structures)Identify and track criticalmilestonesEstimate time requirementsParticipate in project phasereviewDevelop initial project management flowchartIdentify required resources and budgetEvaluate project requirementsSecure needed resourcesManage the change controlprocessReport project statusHabilidades sugeridas para Project ManagersSe requieren un gran variedad de habilidadesDeben estar cómodos con el cambio, entender las organizaciones (suya y el cliente) y se capaces deliderear equipos para alcanzar las metas del proyectoNecesitan habilidades "hard" y "soft", las hard incluyen conocimiento del producto y conocer lasdistintas herramientas y técnicas de la administración de proyectos; las habilidades soft incluyen elpoder trabajar con distintos tipos de personasCommunication skills: listening, persuadingOrganizational skills: planning, goal-setting, analyzingTeam Building skills: empathy, motivation, esprit de corpsLeadership skills: set examples, be energetic, have vision (big picture), delegate, bepositiveCoping skills: flexibility, creativity, patience, persistenceTechnological skills: experience, project knowledgeCaracterísticas de los Project Managers
Efectivos Project ManagerInefectivos Project ManagerLead by exampleSet bad examplesAre visionariesAre not self-assuredAre technically competentLack technicalexpertiseAre decisiveAre good communicatorsAre good motivatorsAre poor communicatorsAre poor motivatorsStand up to upper management whennecessarySupport team membersEncourage new ideas1.12 Etica en la Administración de ProyectosEtica es parte importante de todas las profesionesProject managers frecuentemente enfrentan dilemas éticosLa certificación PMP requiere que los aplicantes acepten el código de conducta establecido1.13 Software para la Adminitración de ProyectosHoy día existe una gran diversidad de productos para ayudar en la APSe dividen en 3 categorías principales:Low-end tools: Manejan pequeños o únicos proyectos, precio menor a 200 usd por usuarioMidrange tools: Manejan múltiples proyectos y usuarios, precio entre 200 y 500 usd por usuario,ej. MS-ProjectHigh-end tools: También llamados enterprise project management software, diversos tipos delicenciamiento1.14 La administración de proyectos aplica a muchas áreasTanto a proyectos de trabajo como a proyectos personalesDiversas disciplinas (IT, construcción, finanzas, deportes, etc.)
Las habilidades de la AP pueden ayudar en actividades de todos los días
1. Introducción a la Administración de Proyectos 1.1 Estadísticas Los E.U. gastan cerca de 2.3 trilliones de dólares en proyectos cada año, un equivalente al producto interno bruto del país. El mundo entero, gasta cerca de 10 trilliones de su producto interno bruto de 40.7 trilliones en proyectos de todos tipos.
