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PUBLISHED BYMicrosoft PressA Division of Microsoft CorporationOne Microsoft WayRedmond, Washington 98052-6399Copyright 2011 by Online Training Solutions, Inc. and Curtis FryeAll rights reserved. No part of the contents of this book may be reproduced or transmitted in any form or by anymeans without the written permission of the publisher.Library of Congress Control Number: 2010932312ISBN: 978-0-7356-2696-6Printed and bound in the United States of America.5 6 7 8 9 10 11 12 13 QG 7 6 5 4 3 2Microsoft Press books are available through booksellers and distributors worldwide. For further infor mation aboutinternational editions, contact your local Microsoft Corporation office or contact Microsoft Press Internationaldirectly at fax (425) 936-7329. Visit our Web site at www.microsoft.com/mspress. Send comments to mspinput@microsoft.com.Microsoft and the trademarks listed at operty/Trademarks/EN-US.aspx are trademarks of the Microsoft group of companies. All other marks are property of their respectiveowners.The example companies, organizations, products, domain names, e-mail addresses, logos, people, places, andevents depicted herein are fictitious. No association with any real company, organization, product, domain name,e-mail address, logo, person, place, or event is intended or should be inferred.This book expresses the author’s views and opinions. The information contained in this book is provided withoutany express, statutory, or implied warranties. Neither the authors, Microsoft Corporation, nor its resellers, ordistributors will be held liable for any damages caused or alleged to be caused either directly or indirectly bythis book.Acquisitions Editor: Juliana AtkinsonDevelopmental Editor: Devon MusgraveProject Editor: Joel PanchotEditorial Production: Online Training Solutions, Inc.Cover: GirvinBody Part No. X17-08755[2012-11-09]
ContentsIntroducing Microsoft Office Professional 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvModifying the Display of the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxiFeatures and Conventions of This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxviiUsing the Practice Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxixGetting Help . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxiiiYour Companion eBook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxiiiPart 11Microsoft Office Professional 2010Explore Office 20103Working in the Program Environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4Changing Program Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Customizing the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Customizing the Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352Work with Files37Creating and Saving Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Sidebar: File Compatibility with Earlier Versions of Office Programs . . . . . . . .Opening, Moving Around in, and Closing Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Viewing Files in Different Ways . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3844465260What do you think of this book? We want to hear from you!Microsoft is interested in hearing your feedback so we can continually improve our books and learning resourcesfor you. To participate in a brief online survey, please visit:microsoft.com/learning/booksurveyiii
ivContentsPart 23Microsoft Word 2010Edit and Proofread Text63Making Text Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64Sidebar: About the Clipboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72Finding and Replacing Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73Fine-Tuning Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79Correcting Spelling and Grammatical Errors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87Sidebar: Viewing Document Statistics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93Inserting Saved Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93Sidebar: Inserting One Document into Another . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 974Change the Look of Text99Quickly Formatting Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100Changing a Document’s Theme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106Manually Changing the Look of Characters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111Sidebar: Character Formatting and Case Considerations . . . . . . . . . . . . . . . . 119Manually Changing the Look of Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119Sidebar: Finding and Replacing Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130Creating and Modifying Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130Sidebar: Formatting Text as You Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1375Organize Information in Columns and Tables139Presenting Information in Columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140Creating Tabbed Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147Presenting Information in Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149Sidebar: Performing Calculations in Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158Sidebar: Other Layout Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159Formatting Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Sidebar: Quick Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Contents v6Add Simple Graphic Elements167Inserting and Modifying Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168Sidebar: About Clip Art . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174Changing a Document’s Background . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176Inserting Building Blocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183Sidebar: Drawing Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196Adding WordArt Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197Sidebar: Formatting the First Letter of a Paragraph . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2037Preview, Print, and Distribute Documents205Previewing and Adjusting Page Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206Controlling What Appears on Each Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212Printing Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217Preparing Documents for Electronic Distribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224Part 38Microsoft Excel 2010Set Up a Workbook227Creating Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228Modifying Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233Modifying Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237Customizing the Excel 2010 Program Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241Zooming In on a Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242Arranging Multiple Workbook Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243Adding Buttons to the Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .244Customizing the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246Maximizing Usable Space in the Program Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
viContents9Work with Data and Excel Tables255Entering and Revising Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256Moving Data Within a Workbook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260Finding and Replacing Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264Correcting and Expanding Upon Worksheet Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269Defining Excel Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27910Perform Calculations on Data281Naming Groups of Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282Creating Formulas to Calculate Values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286Summarizing Data That Meets Specific Conditions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296Finding and Correcting Errors in Calculations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30711Change Workbook Appearance309Formatting Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310Defining Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 316Applying Workbook Themes and Excel Table Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320Making Numbers Easier to Read . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327Changing the Appearance of Data Based on Its Value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332Adding Images to Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34512Focus on Specific Data by Using Filters347Limiting Data That Appears on Your Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348Manipulating Worksheet Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354Selecting List Rows at Random . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354Summarizing Worksheets with Hidden and Filtered Rows . . . . . . . . . . . . . . . 355Finding Unique Values Within a Data Set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358Defining Valid Sets of Values for Ranges of Cells . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367
Contents viiPart 413Microsoft PowerPoint 2010Work with Slides371Adding and Deleting Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371Adding Slides with Ready-Made Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374Sidebar: Working with Slide Libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379Sidebar: Exporting Presentations as Outlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380Dividing Presentations into Sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380Rearranging Slides and Sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38714Work with Slide Text389Entering Text in Placeholders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 390Adding Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393Sidebar: Changing the Default Font for Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400Editing Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400Sidebar: About the Clipboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405Correcting and Sizing Text While Typing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 406Checking Spelling and Choosing the Best Words . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412Sidebar: Researching Information and Translating Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417Finding and Replacing Text and Fonts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42115Format Slides423Applying Themes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423Using Different Color and Font Schemes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 426Changing the Slide Background . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429Changing the Look of Placeholders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433Changing the Alignment, Spacing, Size, and Look of Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437Sidebar: Non–Color Scheme Colors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 444Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445
viiiContents16Add Simple Visual Enhancements447Inserting Pictures and Clip Art Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448Inserting Diagrams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454Sidebar: Graphic Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455Sidebar: Converting Existing Bullet Points into Diagrams . . . . . . . . . . . . . . . . 462Inserting Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462Drawing Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470Sidebar: Connecting Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478Adding Transitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 479Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48317Review and Deliver Presentations485Setting Up Presentations for Delivery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486Previewing and Printing Presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 491Preparing Speaker Notes and Handouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 495Sidebar: Enhanced Handouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501Finalizing Presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502Sidebar: Setting Up Presenter View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508Delivering Presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512Part 518Microsoft OneNote 2010Explore OneNote 2010515Navigating in the OneNote Program Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516Sidebar: Working with Multiple Notebooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 518Working in the OneNote Program Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519Working from the Ribbon and Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519Working in the Backstage View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522Exploring OneNote in the Default Notebook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 526Customizing OneNote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 535Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 537
Contents ix19Create and Configure Notebooks539Creating a Notebook for Use by One Person . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 540Creating a Notebook for Use by Multiple People . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 543Sharing a New or Existing Notebook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 544Managing a Shared Notebook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 548Creating Sections and Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 550Creating Pages and Subpages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551Naming Sections and Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 554Creating Sections and Section Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 555Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56120Create and Organize Notes563Working with Note Containers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 564Entering Content Directly onto a Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 565Referencing External Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 565Creating Handwritten Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567Inserting Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 568Formatting Notes, Pages, and Sections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569Sidebar: Tagging Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 578Sending Content to OneNote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 579Collecting Screen Clippings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 581Collecting Web Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 583Sidebar: Inserting the Date and Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 584Capturing Audio and Video Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 585Sidebar: Missing the OneNote Icon? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 590Taking Notes on the Side . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 591Sidebar: Collecting Information Outside of OneNote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 593Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 594
xContentsPart 621Microsoft Outlook 2010Send and Receive E-Mail Messages597Creating and Sending Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 598Addressing Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 599Troubleshooting Message Addressing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 601Entering Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 603Saving and Sending Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 604Sidebar: Managing Multiple Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614Attaching Files to Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 615Sidebar: Troubleshooting File Types and Extensions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 617Viewing Messages and Message Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 618Sidebar: Viewing Conversations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 627Configuring Reading Pane Behavior . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 627Viewing Reading Pane Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 627Marking Messages as Read . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 628Single Key Reading . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 629Viewing Message Participant Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 630Presence Icons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 630Contact Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 630The People Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 632Sidebar: Troubleshooting the People Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 633Responding to Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 634Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 640Sidebar: Resending and Recalling Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64122Store and Access Contact Information643Saving and Updating Contact Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 644Creating Contact Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 645Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646Sidebar: Dialing Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .648Sidebar: Conforming to Address Standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 656Communicating with Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 656Initiating Communication from Contact Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 657Selecting Message Recipients from Address Books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 658
Contents xiDisplaying Different Views of Contact Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 659Sidebar: User-Defined Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 666Printing Contact Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 667Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67623Manage Scheduling679Scheduling and Changing Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 680Sidebar: Adding National Holidays to Your Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 686Sidebar: Creating an Appointment from a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 688Scheduling and Changing Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 689Scheduling Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 691Sidebar: Updating and Canceling Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 697Responding to Meeting Requests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 698Displaying Different Views of a Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 701Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 701Arrangements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 701Using the Date Navigator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 703Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71224Track Tasks715Creating Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 716Creating Tasks from Scratch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 716Task Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 717Creating Tasks from Outlook Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 718Updating Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 726Removing Tasks and Items from Task Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 729Managing Task Assignments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 730Tasks You Assign to Others . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 730Tasks Other People Assign to You . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 732Displaying Different Views of Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 735Sidebar: Finding and Organizing Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 742Key Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 743
xiiContentsPart 725Microsoft Access 2010Explore an Access 2010 Database747Working in Access 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 748Sidebar: Enabling Macros and Other Database Content . . . . . . . . . . . . . . . . . 758Understanding Database Concepts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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