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Statewide Accounting ManualUpdated Aug. 4, 2020
OMES: Statewide Accounting ManualTable of ContentsChapter 1: Introduction . . . . . . . . . . . . . . . 11.1Authority . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21.2CAR Newsletter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21.3Finance Manager/Staff Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2Chapter 2: System Access . . . . . . . . . . . . . . 32.1System Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42.2Gaining Access to the State Accounting System . . . . . . . . . . . . 42.2.12.2.2Requesting Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4System Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4Chapter 3: Account Structure . . . . . . . . . . . . 53.1Chartfield Structure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73.2Business Unit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73.3Fund Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73.3.1Governmental Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83.3.4Component Unit Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93.3.23.3.33.43.3.5Proprietary Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8Fiduciary Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Fund Type Definition Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9Class Fundings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93.4.13.4.23.4.33.4.4Common Class Fundings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Treasury Class Fundings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123.4.2.1Treasury Class Funding Coding Structure . . . . . . . . . . . . . . . . . 133.4.2.2Class Fundings Used for Appropriations . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Depository Class Fundings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Transfers Between Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16This publication is issued by the Office of Management and Enterprise Services as authorized by Title 62, Section 34. Copies have not been printed but areavailable through the agency website. This work is licensed under a Creative Attribution-NonCommercial-NoDerivs 3.0 Unported License.OMES: Statewide Accounting Manuali
OMES: Statewide Accounting Manual3.5Division/Department . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163.6Budget Reference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163.7Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173.7.1Assets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173.7.4Revenue Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173.7.23.7.33.7.53.7.6Liabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Fund Balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Expenditure Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Other Sources and Uses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193.8Program Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193.9Optional Account Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203.103.9.1Codes for Additional Optional Modules . . . . . . . . . . . . . . . . 203.11Coding Example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Higher Education Use . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Chapter 4: Budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . 224.1Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244.2Budget Forms and Instructions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244.3Budget Cycle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244.4Budget Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264.4.14.4.2Preparing the Request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Budget Request Deadline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264.5Review and Analysis of Agency Budget Requests . . . . . . . . . . 274.6Legislative Consideration of Budget Recommendations . . . . . 274.7Budget Work Programs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284.7.14.7.24.7.3Budget Work Program Divisions and Departments . . . . . . . . . . . . . 28Budgeting Terminology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Statutory Budget Work Program Requirements (62 O.S. § 34.42) . . . . 29OMES: Statewide Accounting Manualii
OMES: Statewide Accounting Manual4.7.4Budget Work Program Preparation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304.7.4.1Operating Budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304.7.4.2Revisions to Operating Budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304.7.4.3Capital Outlay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304.8Budgetary Limitations Established in Appropriations Bills . . . 324.9Line-Item Appropriations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334.10Allotments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334.10.1Allotment Request and Cash . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334.10.1.1Appropriation Allotment from Current Cash on Hand: . . . . . . . . . . . . 344.10.1.2Appropriation Allotment of Anticipated Revenues to Satisfyan Appropriation of the Legislature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344.10.1.3Allotment of Continuing Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344.11Transfers and Other Amendments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354.12Appropriation Lapsing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364.12.1 Non-Fiscal Class Fundings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364.12.2 Fiscal Class Fundings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364.12.3Continuing Class Fundings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374.13Line Item Budgeting for Information Technology . . . . . . . . . 374.14Reporting and Tips to Assist with Budget Management –Helpful Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384.15Performance Informed Budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Chapter 5: Receipting and Depositing . . . . . . . 395.1Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405.25.1.1Official Depository . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415.3Timing of Deposit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415.4Completing the Deposit in the State Accounting System . . . . . 425.55.4.1Depository or Treasury Class Fundings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425.5.1Transfers from Clearing (ACA Class Funding) . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Allowable Deposit Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Agency Clearing Account Class Fundings . . . . . . . . . . . . . . . 425.5.2Disbursements from Clearing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43OMES: Statewide Accounting Manualiii
OMES: Statewide Accounting Manual5.6Deposit Corrections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435.6.15.6.2Corrections Made by Agencies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Corrections Made by OST . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435.7Returned Checks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435.8Special Receipting and Depositing Issues . . . . . . . . . . . . . . 445.8.15.8.25.8.3Cash Allocations to Satisfy Appropriations . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Deposits of June Collections After June 30 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Deposit Requirement Exceptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Chapter 6: Purchasing . . . . . . . . . . . . . . . . 476.1Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496.2Entities Exempt from Oklahoma Central Purchasing Act . . . . . 506.36.2.1State Purchasing Hierarchy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516.4State Agency Acquisition Limits and Bid Requirements . . . . . 516.56.4.1Sole Source/Sole Brand Acquisitions . . . . . . . . . . . . . . . . . 526.6Requisitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 536.76.6.1Information Technology Requisitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 546.7.1Contract and Bid Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 546.7.4Travel Included in Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Split Purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 546.7.26.7.36.7.56.8Other Exemptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506.7.6Types of Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55Payment Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56Contracting for Legal Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Independent Contractor or Employee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Encumbrances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 626.8.1Encumbrance Documentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63OMES: Statewide Accounting Manualiv
OMES: Statewide Accounting Manual6.8.26.8.3Purchase Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646.8.4Authority Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 656.8.5Change Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 686.8.7Cancelling Encumbrances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 696.8.66.96.8.86.8.3.1Purchase by Quantity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646.8.3.2Receiving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 656.8.4.1Approved Uses for Authority Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 666.8.4.2Setting up an Authority Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 676.8.5.1Change Order Requests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68Contract Renewals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69TBD Encumbrances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69Ratification Agreement/Settlements for Disputed Contracts . . 706.9.16.10Lapsed Encumbrances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 646.9.2Ratification of Unauthorized Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70Settlement for Disputed Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70Special Procurement Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 716.10.1 Postage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 716.10.1.1Exceptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 716.10.2 Local Project Funding Awards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 726.11Construction and Property Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . 756.12Office Space and Real Property Leasing Contracts . . . . . . . . . 76Chapter 7: Vendor Registration . . . . . . . . . . . 787.1Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 807.2The Vendor File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 807.3Procedures by Vendor Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 817.3.17.3.27.3.3Bidder Initial Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81Procurement Vendor Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 827.3.2.1Procurement Vendors Already Registered as Bidders . . . . . . . . . . . . 827.3.2.2Procurement Vendors not Registered as Bidders . . . . . . . . . . . . . . 837.3.2.3Procurement Vendors Exempt from Title 74 Central Purchasing Act . . . . . 83General Vendors – Non-Procurement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84OMES: Statewide Accounting Manualv
OMES: Statewide Accounting Manual7.3.4State Employees – Payments Related to Employment . . . . . . . . . . . . 847.3.7Voluntary Payroll Deduction Vendors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 867.3.57.3.67.3.87.3.9State Employees – Payments Unrelated to Employment . . . . . . . . . . 85Garnishment Recipients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86State Agency as Payee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87Foreign Vendors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 877.4OMES Vendor/Payee Form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 887.5Changes to Existing Vendor/Payee Information(non-employee) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 897.6EFT Registration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 907.6.1Vendors with Multiple Bank Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 937.6.4Processing Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 947.6.27.6.37.7Bank Account Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93Security of Submission . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 931099 Reporting and IRS TIN Match . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 947.7.17.7.27.7.3Who Should Get a 1099? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94TIN Matching . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94Quarterly 1099 Report – Agency Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 957.8Tax Snags . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 967.9Specially Designated Nationals and Block Persons List (SDN) . 977.10Special Requirements for Higher Education Entities . . . . . . . 98Chapter 8: Disbursing — Vouchersand General Expenditures . . . . . . . . 998.1Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1038.2Forms Used in the Payment Process . . . . . . . . . . . . . . . . . .1048.3Expenditure Year . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1058.48.3.1Payment of Expenses Incurred in Prior Year . . . . . . . . . . . . . . . . 105Open Accounts Payable Periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106OMES: Statewide Accounting Manualvi
OMES: Statewide Accounting Manual8.5Timing of the Accounts Payable Process . . . . . . . . . . . . . . .1078.5.18.5.28.5.3Early Payment Discounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107Vouchers with Scheduled Due Date Greater than 90 Days . . . . . . . . 108Year-End Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1088.6Approving the Invoice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1088.7Preparing Vouchers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1088.7.1System Access and Training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1098.7.4Payment Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1118.7.28.7.38.7.58.7.68.7.78.7.88.7.98.8Agency Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109Voucher Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110Invoice ID . . . . . . . . . . . . . . . . .
Aug 04, 2020 · 2.2 Gaining Access to the State Accounting System . . . . . . . . . . . .4 . This publication is issued by the Office of Management and Enterprise Services as authorized by Title 62, Section 34. Copies have not been printed but are available through the agency website. This work is license
