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Guide d’installation etde configuration duTableau de bord régionalVersion 2.0—15 août 2017Outils de gestion pour l’approche paysTableau de bord synthétique des ICNTableau de bord régionalTableau de bord de gestion du récipiendaire principalOutil de gestion du sous-récipiendaireGuide d’installation et de configuration du Tableau de bord régional—Version 2.0 15 août 2017
Ce rapport a été préparé avec l’aide du peuple américain au moyen de l’USAID et du Plan d’urgence duPrésident des États-Unis pour la lutte contre le Sida. Le projet GMS est financé par le Plan d’urgence duprésident des États-Unis pour la lutte contre le Sida et l’Agence américaine pour le développementinternational (USAID) au titre du contrat n AID-OAA-C-12-00040. Le projet Grant Management Solutionsassume la responsabilité du contenu qui ne reflète pas nécessairement les vues de l’USAID ou dugouvernement des États-Unis, ni du Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme.GMS est un partenariat financé par le gouvernement des États-Unis qui regroupe Management Sciences forHealth, Abt Associates, International HIV/AIDS Alliance, Pact, Palladium, Realizing Global Health, TrainingResources Group et se consacre au renforcement des performances des subventions du Fonds mondial.Guide d’installation et de configuration du Tableau de bord régional—Version 2.0 15 août 20172
TABLE DES MATIÈRESAbréviations et acronymes . 61.Introduction . 71.1.Objectif et organisation de ce guide d’installation et de configuration du Tableaude bord régional. 71.2.Qui sont les utlisateurs des Tableaux de bord régionaux ? . 81.3.Comment le Tableau de bord régional s’inscrit-il dans l’approche pays ? . 92.Comment décider quels outils de la série des tableaux de bord sont appropriéspour le contexte d’un pays donné ? . 122.1.Que sont les Tableaux de bord régionaux ? . 142.2.Comment les Tableaux de bord régionaux contribuent-ils à améliorer la gestiondes subventions régionales ? . 142.3.Quelles sont les différences entre les deux types de Tableau de bord régionaux ?. 152.4.Quel Tableau de bord régional est adapté à ma subvention ? . 172.5.Comment les Tableaux de bord régionaux ont-ils été créés ? . 183.Configuration et gestion des deux tableaux de bord régionaux pour lesresponsables de la technologie de l’information, et de suivi-évaluation . 193.1Conditions préalables à l’installation et l’utilisation du tableau de bord régional :exigences techniques . 193.1.1Environnement informatique . 193.1.2Fichiers nécessaires pour générer les deux types de Tableaux de bord régionaux. 193.1.3Exigences de materiel . 203.1.4Exigences de systeme . 203.1.5Connectivité à l’internet . 213.2.Conditions préalables à l’installation et l’utilisation du Tableau de bord régional :besoins en personnel . 22Guide d’installation et de configuration du Tableau de bord régional—Version 2.0 15 août 20173
4Le tableau de bord de gestion du RP pour les subventions régionales :instructions d’installation et de configuration de l’application de saisie desdonnées . 254.1Introduction . 254.2Obtention et gestion des fichiers de l’application de saisie des données . 255Etapes clés pour installer, configurer et produire le tableau de bord de gestion duRP pour les subventions régionales . 275.1Introduction . 275.2Instructions détaillées remplaçant celles de l’étape 2 dans le guide d’installationdu Tableau de bord de gestion du RP . 285.3Instructions détaillées remplaçant celles de l’étape 5 dans le guide d’installationdu Tableau de bord de gestion du RP . 295.4Compléter la configuration du fichier PR dashboard data master pour unesubvention régionale . 306Le tableau de bord régional : Instructions pas à pas d’installation, deconfiguration et d’utilisation de l’application de saisie des données . 316.1Introduction . 316.2Principales étapes de création du Tableau de bord régional . 316.3Obtention et gestion des fichiers de l’application de saisie des données . 336.4Installation du fichier de données permanent du Tableau de bord régional . 346.5Formater les noms des responsables de mise en œuvre ; formater la touche Formater le nom du responsable de mise en œuvre . 356.6Configurer le PR dashboard data master . 496.7Configuration du Tableau régional data master . 496.7.1Acceder à l’écran d’accueil du Tableau régional data master . 506.7.2Touche configuration : Configuration de l’application de saisie des données Excel. 516.7.3Touche télécharger PR data master . 546.7.4Fenêtre de dialogue : Informations téléchargées actuelles . 566.7.5Touche des indicateurs qualitatifs . 577Utilisation du Tableau de bord régional . 62Guide d’installation et de configuration du Tableau de bord régional—Version 2.0 15 août 20174
7.1Touche plan d’action . 627.2Bouton exporter les données pour produire le Tableau de bord régional . 657.3Produire et naviguer dans le Tableau de bord régional . 677.3.1Ouvrir l’application SAP du Tableau de bord pour accéder au Tableau de bordrégional . 677.3.2Importer les données dans le Tableau de bord régional. 707.3.3Visualisation du Tableau de bord régional. 728Le Tableau de bord régional en détail . 738.1Introduction . 738.2Section d’affichage du Tableau de bord . 748.2.1Onglet financier . 758.2.2Onglet programmatique . 778.2.3Onglet produits de santé . 808.2.4Onglet comparaison par pays . 838.2.5Onglet indicateurs qualitatifs. 878.3Section plan d’action . 909Résolution des problèmes, meilleures pratiques, foire aux questions (FAQ) pourle Tableau de bord de gestion de RP pour subventions régionales et pour leTableau de bord régional. . 939.1FAQ sur l’application de saisie des données . 939.2FAQ sur le Tableau de bord régional. 959.3Comment obtenir de l’aide si vous travaillez à la fois sur le Tableau de bord degestion de RP pour les subventions régionales et sur le Tableau de bord régional. 99Annexe 1. Liste des pays pour l’application cartographique SAP . 101Guide d’installation et de configuration du Tableau de bord régional—Version 2.0 15 août 20175
ABREVIATIONS ET ACRONYMESFAQFonds mondialGASGMSGuide SRTBSMTIUSAIDWHCfoire aux questionsFonds mondial pour la lutte contre le sida, la tuberculose etle paludismegestion des achats et des stocksGrant Management SolutionsGuide d’installation et de configuration du Tableau de bordrégionalinstance de coordination nationaleinstance de coordination régionaleOrganisation des États de la Caraïbe orientaleBureau du coordonnateur mondial pour le sida des ÉtatsUnis [Office of the U.S. Global AIDS Coordinator]organisation régionalepopulations clésPlan d’urgence contre le SIDA du Président des États-Unis[U.S. President’s Emergency Plan for AIDS Relief]personnes vivant avec ou touchées par les maladiesrécipiendaire principalsuivi et évaluationsous-récipiendaireTuberculose dans le secteur minierTechnologie de l’informationAgence des États-Unis du Développement international[U.S. Agency for International Development]Wits Health ConsortiumGuide d’installation et de configuration du Tableau de bord régional—Version 2.0 15 août 20176
1.1.1.INTRODUCTIONOBJECTIF ET ORGANISATION DE CE GUIDE D’INSTALLATION ET DECONFIGURATION DU TABLEAU DE BORD REGIONALL’objectif de ce Guide d’installation et de configuration du Tableau de bord régional (Guidede l’utilisateur pour faire plus court) est d’aider les récipiendaires principaux (RP) à installeret utiliser les tableaux de bord conçus par Grant Management Solutions (GMS)spécifiquement pour la gestion des subventions régionales. Le Guide de l’utilisateur traitede l’installation et de l’utilisation de deux types de tableau de bord à l’intention dessubventions régionales – le Tableau de bord de gestion du RP pour les subventionsrégionales et le Tableau de bord régional. Il faut deux différents types de tableau debord parce que les modalités de mise en œuvre et les indicateurs programmatiques sonttrès différents selon les subventions régionales.Ce Guide de l’utilisateur est organisé de la manière suivante : Introduction expliquant les origines, l’objectif, la création et les plans prévus pour cesdeux types de tableaux de bord de subvention régionales, y compris les critères pourdécider quel type de tableau de bord choisir pour une subvention donnée, et desconsignes générales concernant les besoins en matière de technologie de l’information(TI) et les responsabilités pour le tableau de bord Tableau de bord de gestion de RP pour subventions régionales : Instructionsd’installation et de configuration de l’application de saisie des données Instructions pas à pas d’installation, de configuration et d’utilisation de l’application desaisie des données pour le tableau de bord régional Tableau de bord régional en détail Résolution des problèmes, meilleures pratiques, foire aux questions (FAQ) pour leTableau de bord de gestion de RP pour subventions régionales et pour le Tableau debord régional.Guide d’installation et de configuration du Tableau de bord régional—Version 2.0 15 août 20177
1.2.QUI SONT LES UTLISATEURS DES TABLEAUX DE BORD REGIONAUX ?Les principaux utilisateurs des Tableaux de bord régionaux sont les RP des subventionsrégionales. Les subventions régionales visent à avoir un impact régional et à démontrer lavaleur d’une telle approche. Le Fonds mondial de lutte contre le SIDA, la tuberculose et lepaludisme (Fonds mondial) finance des subventions multi-pays et des subventionsorganisées et gérées par des organisations régionales.1Les subventions multi-pays sont supervisées par une instance de coordination régionale(ICR), ce qui n’est pas le cas des subventions régionales. Les RP des subventions multipays doivent communiquer à leur ICR les tableaux de bord générés pour leurssubventions. Les ICR peuvent donc être considérées comme des utilisateurs secondairesdes tableaux de bord régionaux pour les subventions multi-pays.En date de publication de ce Guide de l’utilisateur, le portefeuille du Fonds mondialcomptait 33 subventions multi-pays et régionales actives. Les subventions régionalesvarient en termes des régions desservies, du nombre de pays couverts par la subvention,du nombre de responsables de mise en œuvre, du type de modalités de mise en œuvre, etdes types d’indicateurs utilisés pour suivre les activités. GMS a mis au point deux types detableaux de bord régionaux pour tenir compte des différences entre de telles subventions.Le tableau ci-dessous présente les facteurs clés variant parmi les subventions régionalesactuellement actives.1. « Pour clarifier la distinction entre les programmes régionaux et multi-pays, Le CSSI du conseil d’administration duFonds mondial a approuvé les définitions opérationnelles suivantes proposées par le Secrétariat en ce qui concerne lescandidatures régionales et multi-pays : requête régionale : Demande d’un groupe de pays dans la même régiongéographique abordant des problèmes communs qui exigent des interventions transfrontalières (e.g. réduction desrisques, sensibilisation et politique, pharmacorésistance, etc.) stratégiques avec un fort impact potentiel dans la luttecontre les trois maladies. Typiquement, il ne s’agit que d'activités et d’interventions qui ne peuvent pas être financéesefficacement par une allocation de pays en raison de leur nature essentiellement régionale. Requête multi-pays :Candidature conjointe de petites économies insulaires et/ou d’autres petits pays qui ne demanderaient en général pasde subventions nationales individuelles en raison des inefficacités administratives inhérentes. Une demande multi-paysest en général soumise par une instance de coordination régionale. » Pour plus de clarifications sur ces deux types desubventions régionales, voir : https://www.theglobalfund.org/media/4104/bm31 08-b-regionalprograms paper en.pdf.Guide d’installation et de configuration du Tableau de bord régional—Version 2.0 15 août 20178
Caractéristiques variant selon les subventions régionalesNombre de subventions régionales33 subventionsactivesOrganisation régionaleOrganisation non régionaleRéseauOrganisationONGrégionalONGAgence deType de ntalenalecivile)153366Nombre de pays desservis par laEntre 1 et 8subventionModalités de mise en œuvre Un responsable de la mise en œuvre (sous-récipiendaire(SR)) par pays Au moins un responsable de mise en œuvre (SR) actif dansde multiples pays Les deuxTypes d’indicateurs utilisés pour Indicateurs quantitatifs (résultat et impact mesures desuivre les progrès dans les cadres desuivi du plan de travail)performance Indicateurs qualitatifs (suivi des progrès par l’évaluation desréalisations de cibles d’activités ou de stratégie à des datesdonnées) Certaines subventions utilisent les deux types d’indicateursDurée de la subvention en annéesEntre 1 et 61.3.COMMENT LE TABLEAU DE BORD REGIONAL S’INSCRIT-IL DANSL’APPROCHE PAYS ?Le Tableau de bord régional est l’un de quatre outils d’une série créée pour aider les paysfinancés par le Fonds mondial à suivre et à améliorer les résultats de leurs subventions. Lasérie complète comprend les outils suivant par ordre de création :1. Le Tableau de bord de gestion du RP, mis au point par GMS, le Secrétariat du Fondsmondial et SAP SE en 20132. Le Tableau synthétique des ICN, mis au point par GMS indépendamment3. Le Tableau de bord régional, mis au point par GMS indépendamment4. Outil de gestion du SR, mis au point par GMS indépendamment5. Le Fonds mondial a adopté le Tableau de bord de gestion du RP et le Tableausynthétique des ICN, qui deviennent progressivement disponibles sur le site Web duFonds mondial : operation/management-tools/.Les quatre outils et leurs principales caractéristiques sont présentés à la page suivante, lesflèches dans la colonne de gauche indiquant le flux des données entre les outils.Guide d’installation et de configuration du Tableau de bord régional—Version 2.0 15 août 20179
Outil de gestionTableau synthétique des ICNPrincipaux utilisateurs : instancesnationales de coordination (ICN)Principales caractéristiquesSaisie desdonnées Utilise une application en format Excel pour la saisie desdonnées et une application SAP Crystal Dashboard Design2011 pour la visualisation Présente les résultats trimestriels en cumulant lesdonnées des RP sur les subventions Présente les données des indicateurs pour un maximumde trois ans Les données de résultats sont classées par volet (VIH/sida, TB, paludisme, RSS) et par RP pour chaque volet Contient une section recevant les recommandations del’organe de suivi stratégique de l’ICN, les décisions del’ICN et le statut de mise en œuvre des mesuresrecommandéesLa configurationest effectuée parl’ICN ; lesdonnées des RPsont importéesdepuis le Tableaude bord degestion du RP Utilise une application sous format Excel pour la saisiedes données et une application SAP Crystal DashboardDesign 2011 pour la visualisation Présente les résultats trimestriels en cumulant lesdonnées des SR sur les subventions Présente les données des indicateurs pour un maximumde trois ans Présente les informations cumulées par pays Contient une carte des pays concernésDonnéesimportées depuisle fichier PRDashboard DataMaster Utilise deux applications - une composante de saisie desdonnées sous format Excel et une application devisualisation utilisant SAP Crystal Dashboard Design 2011 Affiche les données générales des subventions sur unepage Affiche les résultats trimestriels et cumulés de lasubvention par SR par un menu déroulant Présente les indicateurs pour trois ansDonnées des RPsaisiesdirectement parles RP ; donnéesdes SR importéesen téléchargeantles feuilles desaisie desdonnées des SRpour chaque SRTableau de bord régionalPrincipaux utilisateurs : Le RP avec dessubventions régionales contenant desmodalités complexes de mise en œuvreTableau de bord de gestion du RPPrincipaux utilisateurs : RP avec dessubventions classiques ; RP avec dessubventions régionales dont les modalitésde mise en œuvre sont simplesOutil de gestion des SR Consiste en une seule application en format Excel Configuration menée par le RP en étroite collaborationavec les SR Affiche les données trimes
Guide d’installation et de configuation du Tableau de bod égional —Version 2.0 15 août 2017 2 Ce rapport a été préparé avec l’aide du peu
