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PHCFactura ElectrónicaDESCRITIVOO módulo PHC Factura Electrónica permitesubstituir a típica factura em papel, agilizandoos processos de facturação e reduzindo oscustos das empresas.PHC Factura ElectrónicaDiminua os custos do processo de facturaçãoda sua empresaBENEFÍCIOS DE EMISSÃOEliminação de custosdesnecessáriosOptimização de tempoDiminuição de erros e confirmação de recepçãoPrestação de um serviçomais rápido, mais eficientee inovadorBENEFÍCIOS DE RECEPCÃOFacilidade de recepção earquivoLibertação de arquivo empapelAcesso e controlo simplificadoSOLUCÃOEmissão de facturação porInternetRecepção de facturação porInternetEnvio/Recepção automáticopor alguns receptores (ex.MCH)No ecrã de “Facturação”, ao clicar no botão “Doc. Electrónico” é enviada de imediato arespectiva factura para o destinatário seleccionado.DESTINATÁRIOSEmpresas inovadoras e quepretendem reduzir custoscom emissão de papelPara conhecer melhor esta solução PHC, clique aqui e veja um filme PHC TV.http://www.phc.pt/filmes/phctv/Factura Electronica 5min.wmvp. 01

PHCFactura ElectrónicaDESCRITIVOMenos papel, envelopes, despesas de envio e tratamento – menos correio;Menos impressões, poupando impressoras, tonner e tempo despendido;Processamento mais rápido da facturação aumentando a probabilidade de receber opagamento a tempo e horas;Garantia de recepção das facturas electrónicas por parte dos destinatários, sem enganosou possibilidade de devolução e extravio;Melhor, mais rápida e mais simples comunicação com os clientes;Imagem de modernidade e preocupação ambiental;Clientes mais satisfeitos por reduzir o papel e tornar as relações comerciais mais rápidas;Poder usar qualquer outro software ou mesmo não possuir qualquer software de gestão;Maior Comodidade e Segurança;Receber um e-mail de notificação quando lhe é enviada uma factura;Reduzir o volume de correspondência;Armazenar as facturas em formato electrónico mais facilmente;Com Software PHC pode integrar o formato XML automaticamente.Os Benefícios das Facturas ElectrónicasPara o EmissorEliminação de custos desnecessáriosNão necessita imprimir e envelopar as facturas, poupando papel e reduzindo o volume de correspondência,eliminando os custos associados aos processos tradicionais de emissão e recepção;Optimização de tempoPoupa tempo no tratamento e no processo de facturação, reduzindo as obrigações burocráticas, podendotransformar dias em segundos de trabalho;Diminuição de erros e confirmação de recepçãoTem a garantia que as facturas são recepcionadas pelosdestinatários, sem que haja qualquer tipo de enganodevolução ou extravio;Prestação de um serviço mais rápido e eficienteEnvia toda a facturação, sem atrasos, sem hipóteses deextravio e sempre de forma cómoda;Prestação de um serviço inovadorDisponibiliza um serviço inovador através do envio dafacturação, gerando maior satisfação ao receptor.Para o ReceptorFacilidade de recepção e arquivoRecepciona as facturas de uma forma simples, facilitando o arquivamento e pesquisa da documentação aqualquer momento;Libertação de arquivoNa recepção da facturação não é necessário arquivarfisicamente os documentos, ficando estes alocados noseu disco;Acesso e controlo simplificadoA qualquer momento é possível aceder às facturas, introduzindo no sistema apenas o login.Factura ElectrónicaA Factura Electrónica é um documento digital que o clienterecepciona por Internet e que substitui, com valor legal, afactura em papel. Assim, pode deixar de enviar facturas empapel para os clientes que aceitem este novo documento.A factura electrónica pretende simplificar, modernizare harmonizar as condições aplicáveis à facturação emmatéria de imposto e no que respeita à transmissão econservação de facturas por meios electrónicos.A factura electrónica tem diversas regras relativas à transmissão e conservação por meios electrónicos, tendo comoobjectivo final a desmaterialização das facturas, isto é, asupressão da produção, circulação e arquivo das facturasem suporte papel.Legislação de facturas por meiosO Decreto Lei 256/03 transpõe para a ordem jurídica portuguesa a Directiva 2001/115/CE, consagrando no códigodo IVA a possibilidade de transmissão, arquivamento econservação de facturas por meios electrónicos. Isto sempre que se garanta a autenticidade da origem do documento emitido e a integridade do seu respectivo conteúdo,mediante uma assinatura electrónica avançada.Certificação necessária para usar facturas electrónicasAssinatura DigitalPara que as facturas electrónicas tenham a garantia deautenticidade da sua origem e integridade do seu conteúdo, necessitam de uma assinatura electrónica avançadaou digital.A Assinatura electrónica avançada ou digital correspondea uma chave de codificação e é feita através de um certificado digital.Certificado DigitalPermite que entidades distintas (emissor e receptor) seidentifiquem mutuamente, de uma forma virtual, e possamefectuar trocas de informação com confidencialidade.A identificação do titular obtém-se através do uso dos certificados digitais, emitidos por uma entidade certificadora.Deste modo, fica validada a integridade e a autenticidadedo conteúdo das facturas.Entidade CertificadoraPara assinar digitalmente um documento é necessáriauma terceira entidade de confiança a nível de certificação,a que se dá o nome de Entidade Certificadora.Validação Cronológica (Time Stamp)Existe a necessidade de assegurar a validação cronológicadas facturas electrónicas através de uma entidade independente e rígida, que garanta a informação horária, datap. 02

PHCFactura Electrónicae hora em que foi produzida a factura electrónica e quenão seja passível de ser contestada.Facturas Electrónicas - Descrição do ProcessoO emissor, através do Software PHC, envia a factura electrónica, assinada, via certificado digital e com validadecronológica, via Time Stamping, para o portal respectivo.De seguida, é gerado um eMail indicando a existência deuma factura. Assim, o receptor/cliente pode fazer download da factura em PDF ou XML.E, se o receptor tiver também Software PHC, pode integrar automaticamente essafactura directamente no sistema.No final do processo, o emissor recepciona um eMail, indicando o aviso de recepção da factura (não repúdio).Garantias de SegurançaAtravés do uso da factura electrónica, a assinatura digitalassegura inúmeras garantias de segurança, extremamente pertinentes para o aumento de confiança durante astransacções electrónicas, garantindo:Integridade: Protecção contra a alteração (acidental oumaliciosa) não detectada dos dadosAutenticação: Protecção contra a dissimulação da identidade de um interlocutorNão repúdio de origem: Protecção contra a negação daautoria dos dadosNão repúdio de recepção: Protecção contra a negação darecepção dos dadosDesta forma, torna-se impossível falsificar um documento,já que o mesmo se encontra assinado pela entidade certificadora. Se algum dado for modificado, a assinatura nãocorresponderá aos dados que foram assinados, pelo que osoftware de validação dará uma mensagem de erro.Factura Electrónica e infra-estruturaEste novo produto é suportado pela infra-estrutura daSaphety unidade de negócios da Novis, especializada emcomunicações seguras, e que recorrendo às tecnologiasmais avançadas, possibilita às empresas que utilizam estemódulo da PHC, com todas as garantias de segurança ecumprimento dos requisitos legais.DESCRITIVORequisitos mínimos do módulo Factura ElectrónicaPara a utilização e envio de facturas electrónicas bastacumprir os seguintes requisitos:Software PHC com versão 2006 ou seguintesO cliente deve ter o Software actualizado para as versõesmais recentes e adquirir o módulo PHC Factura Electrónica.Gamas PHC Corporate, PHC Advanced ou PHC EnterpriseEste módulo está disponível nas gamas PHC para Windows.Adquirir o Certificado Digital Anual atribuído pela Saphety.Para assinar digitalmente as facturas o cliente deve possuir um certificado digital.Adquirir os pacotes de facturas electrónicas (mínimo de100 facturas)O cliente deve adquirir à Saphety os pacotes de facturasque necessitar enviar.Deter ligação à InternetPara o envio de facturas é necessário estar conectado àInternet, visto que a tecnologia usada entre o SoftwarePHC e o servidor da Saphety é baseada num sistema emwebservices.Aquisição de pacotes Factura ElectrónicaPode adquirir pacotes de facturas electrónicas à Saphety.Após a aquisição, esta solução, integrada nos módulos degestão do Software PHC, é baseada num portal, onde cadautilizador tem de estar obrigatoriamente registado. Estasolução oferece um conjunto de funcionalidades úteis eeficazes para a criação, gestão, controlo e envio das facturas da empresa.Limitações de utilização do Módulo Factura ElectrónicaApós esgotar o pacote de facturas adquiridas não podeenviar mais até carregar a sua conta, ou seja, adquirirmais pacotes.Os pacotes de Facturas Electrónicas não têm um períodode validade. As facturas ficam disponibilizadas paradownload no servidor da Saphety durante 30 dias.Após o download, a mesma factura fica disponível noservidor da Saphety durante 48 horas.Factura Electrónica em 7 passos1. Contrato com a SaphetyURL SaphetyDownload contratoAssinar e enviar por correioDownload do certificado digitalCompra de pacotes de facturas (MínImo100 Facturas)2. Configurar Software PHCCertificado digitalURL TimestampURL PostURL Certificados de entregaDirectório para guardar documentosSe envia PDF/XML e o que assina (TD)Se guarda no ControlDoc3. Configurar ficha do clienteE-mailNº de Contribuintep. 03

PHCFactura Electrónica4 Enviar facturaPode ficar guardada no ControlDoc (Caso possua estemódulo)5 Alertas da SaphetySão emitidos dois mails da Saphety. Um para o receptor(Aviso de documento a receber e instruções de registo edownload), outro para o emissor (aviso de receptor nãoregistado).DESCRITIVOModo de FuncionamentoNo ecrã de “Facturação” clique no botão “Doc. Electrónico”para enviar de imediato a respectiva factura para o destinatário seleccionado. Depois, no ecrã “Documento Electrónico”, apenas “Execute” a sua ordem.6 RecepçãoReceptor vai ao URL da Saphety, regista-se e faz download da factura. Opcionalmente integra no seu software.7 Recepção de certificados de entrega das facturasFica em cada factura gravado quando o receptor recebeua factura.Com a solução PHC, toda a complexidade da emissão defacturas fica à distância de um botão.Possibilidade de envio de vários documentos ao mesmotempo.p. 04