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PROCEDIMIENTOHABILITACIÓN NUEVOUSUARIO SAPCódigo: MGF-BC-SEC-001Revisión: 00Vigencia: 15/08/2022Página: 1 de 14PROCEDIMIENTOHABILITACIÓN NUEVO USUARIO SAPVICERRECTORÍA DE ASUNTOSECONÓMICOS Y ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTOHABILITACIÓN NUEVOUSUARIO SAPCódigo: MGF-BC-SEC-001Revisión: 00Vigencia: 15/08/2022Página: 2 de 14REVISIONESResumen de RevisionesNúmero Revisión00Fecha01/06/2022Motivo ModificaciónEdición inicialAPROBACIONESElaborado por:Líder Seguridad SAP Proyecto MGFRevisado por:Director Proyecto MGFNombre: Sra. Marcela Aguilera Hafnermarceaguilera@udec.clNombre: Sr. Alvaro Muñoz Lópezalmunoz@udec.clRevisado por:Director de FinanzasAprobado por:Vicerrector VRAEANombre: Sr. Carlos Sanhueza Sánchezcasanhue@udec.clNombre: Sr. Miguel Quiroga Suazomquirog@udec.cl
PROCEDIMIENTOHABILITACIÓN NUEVOUSUARIO SAPCódigo: MGF-BC-SEC-001Revisión: 00Vigencia: 15/08/2022Página: 3 de 14ÍNDICE DE CONTENIDOSCapitulo 1:Objetivo . 4Capitulo 2:Alcance . 4Capitulo 3:Normas Generales. 4Capitulo 4:Responsables . 5Capitulo 5:Referencias. 7Capitulo 6:Procedimiento . 8Capitulo 7:Glosario . 13Capitulo 8:Anexo Formulario de Solicitud Creación Usuario SAP . 14
PROCEDIMIENTOHABILITACIÓN NUEVOUSUARIO SAPCódigo: MGF-BC-SEC-001Revisión: 00Vigencia: 15/08/2022Página: 4 de 14Capitulo 1: ObjetivoEl presente procedimiento tiene por objetivo establecer los pasos, actividades claves yformularios necesarios para la habilitación de un nuevo usuario en el sistema SAP ERP dela Universidad de Concepción.Capitulo 2: AlcanceEste procedimiento es aplicable en cada uno de los Organismos de la Universidad deConcepción que requiera de un usuario para realizar operaciones en el sistema SAP.También atañe a los equipos de soporte de la Dirección de Tecnologías de Información(DTI) y del Proyecto MGF.Capitulo 3: Normas GeneralesEl Organismo que solicite la habilitación de un nuevo usuario en el sistema SAP ERP de laUniversidad de Concepción declara conocer el presente procedimiento.Es la jefatura superior del Organismo perteneciente a la Universidad de Concepción quiendeberá realizar la solicitud de un nuevo usuario SAP para este.El medio a través del cual se realiza la solicitud es el sistema de Mesa de Ayuda SAP, yasea ingresando al sistema o enviando un correo electrónico a la casilla mas@udec.cl.La asignación de licencia para un nuevo usuario en el sistema SAP ERP Productivo debeser aprobada, de forma previa a la habilitación del usuario SAP, por el Director de Finanzas.Es necesario que el trabajador/a a quien se asigna un nuevo usuario SAP haya aprobadoel taller de "Conceptos Básicos y Navegación SAP" previamente a la habilitación del usuarioen el ambiente SAP Productivo.La habilitación de un nuevo usuario SAP implica la actualización y nueva aprobación delActa de Asignación Cargos MGF del Organismo a la que este pertenece.
PROCEDIMIENTOHABILITACIÓN NUEVOUSUARIO SAPCódigo: MGF-BC-SEC-001Revisión: 00Vigencia: 15/08/2022Página: 5 de 14Capitulo 4: ResponsablesJefaturaLa jefatura del Organismo es responsable de realizar las siguientes actividades:Enviar la solicitud de creación de usuario SAP a la Mesa de Ayuda SAP.Especificar en la solicitud, el Cargo MGF que tendrá el nuevo usuario SAP solicitado.Aprobar una nueva versión del Acta de Asignación Cargos MGF de su Organismo.Agente Mesa de Ayuda SAPEl Agente de Mesa de Ayuda SAP es responsable de gestionar la solicitud de creación deusuarios SAP y las condiciones necesarias para su uso.Director de FinanzasEl Director de Finanzas es responsable de aprobar la asignación de una licencia a un nuevousuario SAP.Agente Gestión del Cambio MGFEl Agente de Gestión del Cambio del proyecto MGF es responsable de realizar lassiguientes actividades:Confirmar que el trabajador/a, a quien se le asignará un usuario SAP, ha aprobadoel taller "Conceptos Básicos y Navegación SAP" y en el caso de no ser así entonceslo introducirá a este taller.Coordinar las capacitaciones que el trabajador/a, a quien se le asignará un usuarioSAP, requiera según las actividades que realizará en el sistema.Informar al Consultor de Soporte Seguridad SAP cuando el trabajador/a hayacompletado la Capacitación Básica necesaria para su habilitación como usuario SAPen el ambiente SAP Productivo.Encargado Soporte DTIEl Encargado de Soporte de la DTI es responsable de gestionar la instalación yconfiguración del software SAPGui para el uso del sistema SAP en el computador de lapersona a quien se le asigna un usuario SAP.
PROCEDIMIENTOHABILITACIÓN NUEVOUSUARIO SAPCódigo: MGF-BC-SEC-001Revisión: 00Vigencia: 15/08/2022Página: 6 de 14Consultor Soporte Seguridad SAPEl Consultor de Soporte Seguridad SAP es responsable de realizar las siguientesactividades:Implementar en los sistemas SAP la solicitud correspondiente a la creación deusuarios SAP.Modificar el Acta de Asignación Cargos MGF del Organismo según lo solicitado yenviar esta a la Jefatura correspondiente para su aprobación y firma.
PROCEDIMIENTOHABILITACIÓN NUEVOUSUARIO SAPCódigo: MGF-BC-SEC-001Revisión: 00Vigencia: 15/08/2022Página: 7 de 14Capitulo 5: ReferenciasManual de Navegación SAPPortal Ayuda SAP SPROCDEDIMIENTOS MAN ALES INFOGRAFIAS - CONCEPTOSBÁSICOS Y NAVEGACIÓN SAPMaterial SAPConceptos 20B%C3%A1sica%20%20Parte%20I 0.pptxNavegación SAP - Parte aci%C3%B3n%20SAP%20%20Parte%201 0.pdfNavegación SAP - Parte aci%C3%B3n%20SAP%20%20Parte%202 0.pdfVideos de Taller "Conceptos Básicos y Navegación SAP"Portal Ayuda SAP SPROCDEDIMIENTOS MAN ALES INFOGRAFIAS - CONCEPTOSBÁSICOS Y NAVEGACIÓN SAPLinks grabaciones del Curso:Curso de Conceptos Básicos bca5-4a97-9aad-7e0114c927c8Curso de Navegación SAP - Parte 23-4956-8af1-6f8728193fd4Curso de Navegación SAP - Parte 7a-45b6-8734-1c607ad6eaab
PROCEDIMIENTOHABILITACIÓN NUEVOUSUARIO SAPCódigo: MGF-BC-SEC-001Revisión: 00Vigencia: 15/08/2022Página: 8 de 14Capitulo 6: ProcedimientoEtapaActividadesa) Envío solicitud deun nuevo usuarioSAPEnvío de un correo a la Mesa Jefatura delde Ayuda SAPOrganismo(mas@udec.cl) con lasolicitud de habilitación deun nuevo usuario en elsistema SAP para suOrganismo y adjuntando elformulario indicado en elCapítulo Anexos de esteprocedimiento.b) Recepciónsolicitud de unnuevo usuario SAPRecepción de la solicitud yreenvío de esta al equipo deSoporte Seguridad SAP parala aprobación de una nuevalicencia SAP.c) Evaluaciónasignación licenciaSAPVerificación de la cantidad ytipo de licenciasactualmente disponibles.Obtención de la lista deusuarios habilitados en elsistema SAP para elOrganismo solicitante y losCargos MGF que cada unode ellos tiene asignado.Envío de la informaciónobtenida en los pasosanteriores junto a lasolicitud de nuevo usuarioSAP al Director de Finanzaspara su aprobación.ResponsableDocumentosy/o registrosTicket deatenciónFormulario desolicitudcreaciónusuario SAPAgente Mesa de Ticket deAyuda SAPatenciónConsultorSoporteSeguridad SAPTicket deatención
PROCEDIMIENTOHABILITACIÓN NUEVOUSUARIO SAPEtapaActividadesd) Aprobación de lasolicitud de unnuevo usuario SAPAprobación de la asignaciónde una licencia SAP para elOrganismo solicitante.Envío de la respuesta deAprobación al equipoSoporte Seguridad SAP.e) Rechazo de lasolicitud de unnuevo usuario SAPPágina: 9 de 14ResponsableDocumentosy/o registrosDirector deFinanzasTicket deatenciónRechazo de la asignación deuna licencia SAP para elOrganismo solicitante.Envío de la indicación de unamedida de contingenciaante la solicitud.f) Verificación derequisitos paranuevo usuario SAPCódigo: MGF-BC-SEC-001Revisión: 00Vigencia: 15/08/2022Verificación que la solicitudrecibida contenga todos losdatos necesarios para lahabilitación del nuevousuario SAP. En el caso defaltar alguno, se contactacon la Jefatura solicitante ocon el trabajador/a paraquien se solicita el nuevousuario SAP, según sean losdatos faltantes.Verificación que eltrabajador/a para quién sesolicita el nuevo usuario SAPtenga instalado el softwareSAPGui en su computador siesto no fuese así entoncesenvía una solicitud deinstalación de este al equipoSoporte DTI.Director deFinanzasTicket deatenciónFormulario desolicitudcreaciónusuario SAPAgente Mesa deAyuda SAPTicket deatención
PROCEDIMIENTOHABILITACIÓN NUEVOUSUARIO SAPEtapaActividadesCódigo: MGF-BC-SEC-001Revisión: 00Vigencia: 15/08/2022Página: 10 de 14ResponsableDocumentosy/o registrosEncargadoSoporte DTITicket deatenciónEnvío de la solicitud decreación del usuario alequipo Soporte SeguridadSAP, una vez que se tengantodos los datos de este.Envío de la información delnuevo usuario SAP al equipoGestión del Cambio MGF.g) Instalaciónsoftware SAPGuiInstalación y configuracióndel software SAPGui en elcomputador deltrabajador/a, a quien se leasigna el nuevo usuario SAP.Una vez finalizada estaactividad informa de esto ala Mesa de Ayuda SAP.h) Creación de unnuevo usuario SAPpara CapacitaciónCreación del usuario en elambiente SAP deCapacitación.Asignación de los roles deautorizaciones de acuerdo alCargo MGF indicado en lasolicitud.Envío al trabajador/a vía elsistema de Mesa de Ayudala información de que suusuario ya está habilitado enel ambiente SAP deCapacitación y que una vezfinalizada la CapacitaciónBásica se habilitará suacceso en el ambiente SAPProductivo.ConsultorSoporteSeguridad SAPFormulario desolicitudcreaciónusuario SAPTicket deatención
PROCEDIMIENTOHABILITACIÓN NUEVOUSUARIO SAPEtapaActividadesCódigo: MGF-BC-SEC-001Revisión: 00Vigencia: 15/08/2022Página: 11 de 14ResponsableDocumentosy/o registrosi) Capacitación enContacto al trabajador/a aSAP al nuevo usuario quien se le asignará elusuario SAP y entrega de lainformación necesaria paraque este realice el taller"Conceptos Básicos yNavegación SAP".Generación y entrega altrabajador/a a quien se leasignará el usuario SAP suplan de capacitaciones deacuerdo a las actividadesque realizará en el sistema yla disponibilidad de tallereson-line y/o presenciales.Agente Gestióndel CambioMGFTicket deatenciónEnvío de confirmación alequipo Soporte SeguridadSAP cuando el trabajador/aa quien se le asignará elusuario SAP haya aprobadoel taller "Conceptos Básicosy Navegación SAP".j) Creación de unnuevo usuario SAPen ProductivoCreación del usuario en elambiente SAP Productivo.Asignación los roles deautorizaciones de acuerdo alCargo MGF indicado en lasolicitud.Asignación la licencia alnuevo usuario SAP deacuerdo al Cargo MGF.ConsultorSoporteSeguridad SAPTicket deatenciónActa deAsignaciónCargos MGF
PROCEDIMIENTOHABILITACIÓN NUEVOUSUARIO SAPEtapaActividadesCódigo: MGF-BC-SEC-001Revisión: 00Vigencia: 15/08/2022Página: 12 de 14ResponsableDocumentosy/o registrosEnvío al trabajador/a vía elsistema de Mesa de Ayudala información de que suusuario ya está habilitado enel ambiente SAP ProductivoActualización del Acta deAsignación Cargos MGF delOrganismo al que perteneceel nuevo usuario SAP y suenvío a la Jefatura de éstasolicitando su aprobación yfirma.k) Aprobación ActaEnvío al equipo de Soportede Asignación Cargos Seguridad SAP el Acta deMGFAsignación Cargos MGFfirmada por la Jefatura delOrganismo y el trabajador/aa quien se le asignó elusuario SAP.Jefatura delOrganismol)Implementaciónindicación decontingencia anteRechazo de lasolicitudEnvío de las indicaciones decontingencia al equipoSoporte Seguridad SAP.Agente Mesa de Ticket deAyuda SAPatenciónm) Cierre de lasolicitudVerificación de laconformidad de la soluciónpara la solicitud el nuevousuario SAP y cierre delticket generado para esto.Implementación de lasindicaciones de contingencia ConsultorSoportee información de estas a laSeguridad SAPJefatura del Organismosolicitante.Acta deAsignaciónCargos MGFTicket deatenciónAgente Mesa de Ticket deAyuda SAPatención
PROCEDIMIENTOHABILITACIÓN NUEVOUSUARIO SAPCódigo: MGF-BC-SEC-001Revisión: 00Vigencia: 15/08/2022Página: 13 de 14Capitulo 7: GlosarioUsuario SAP: Identificador o nombre con el cual una persona accede al sistema SAP dondetiene asignado un determinado perfil de autorizaciones.Trabajador/a: Persona que realiza tareas administrativas en un Organismo de laUniversidad de Concepción.Organismo: Facultad, Vicerrectoría, Dirección, Instituto, Centro y otras reparticiones de laUniversidad de Concepción.Jefatura: Cargo de mayor jerarquía de autoridad en un Organismo de la Universidad deConcepción.Director Finanzas: trabajador/a de la Universidad de Concepción a cargo de la Direcciónde Finanzas en la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos.Soporte DTI: Area perteneciente a la Dirección de Tecnologías de Información (DTI) de laUniversidad de Concepción.Soporte Seguridad SAP: Area dependiente de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos yAdministrativos, especializada en los aspectos de seguridad del sistema SAP ERP de laUniversidad de Concepción.Mesa de Ayuda SAP: Entidad dependiente de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos yAdministrativos para la gestión de las solicitudes de soporte de los usuarios SAP.Gestión del Cambio MGF: Area perteneciente al Proyecto MGF para los procesos degestión del cambio y capacitaciones.Cargo MGF: conjunto de actividades que un usuario tiene asignadas para realizar en elsistema SAP.Rol SAP: conjunto de transacciones necesarias para realizar alguna actividad funcional otécnica en el sistema SAP.Acta Asignación Cargos MGF: documento formal aprobado por la Jefatura de cadaOrganismo donde se define la estructura administrativa para la operación en el sistemaSAP, especificando los trabajadores/ras que son usuarios SAP titulares y usuarios suplentesjunto al Cargo MGF de cada uno de ellos.Capacitación Básica: conjunto mínimo de talleres de capacitación o workshop SAP que eltrabajador/a debe realizar de acuerdo a su Cargo MGF.
PROCEDIMIENTOHABILITACIÓN NUEVOUSUARIO SAPCódigo: MGF-BC-SEC-001Revisión: 00Vigencia: 15/08/2022Página: 14 de 14Capitulo 8: Anexo Formulario de Solicitud Creación Usuario SAPFormulario de Solicitud de Creación Usuario SAPUniversidad de Concepción(*) Datos ObligatoriosIDENTIFICACION SOLICITANTESociedad (*)Organismo (*)Nombre Jefatura (*)Cargo (*)IDENTIFICACION USUARIONombres (*)Apellidos (*)Correo electrónico (*)Cargo en el Organismo (*)Teléfono de Contacto (*)VIGENCIADesdeHastaAUTORIZACIONESCargo MGFAcceso Similar a UsuarioESTACION DE TRABAJO¿Tiene SAPGui Instalado?(*)SINOOBSERVACIONESEspecificar cualquier otra observación o comentario para esta solicitud.
La asignación de licencia para un nuevo usuario en el sistema SAP ERP Productivo debe ser aprobada, de forma previa a la habilitación del usuario SAP, por el Director de Finanzas. Es necesario que el trabajador/a a quien se asigna un nuevo usuario SAP haya aprobado el taller de "Conceptos Básicos y Navegación SAP" previamente a la .
