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GUIDEMETHODOLOGIQUEDE LA CONDUITEDE PROJET
Avant-propose guide méthodologique présente une approche globale et concrètedes différentes étapes de la conduite de projet. Il s’adresse auxprescripteurs – professionnels ou responsables associatifs en chargede l’accueil, de l’information, de l’accompagnement des jeunes – mais aussi, etavant tout, aux jeunes eux-mêmes.CCe document cible plus précisément des jeunes investis dans des projetspouvant déboucher sur une insertion professionnelle, voire une créationd’activité économique, accompagnés notamment dans le cadre de Défi Jeunes.Il s’agit donc bien souvent des jeunes les plus âgés parmi ceux que le ministèrede la Jeunesse, des Sports et de la Vie associative a la volonté d’aider dans leursengagements et leurs prises d’initiatives.D’autres jeunes, soit parce qu’ils sont moins âgés (mineurs notamment), soitparce que leur projet ne nécessite pas d’être très structuré pour aboutir, ontbesoin d’un appui pédagogique d’une autre nature.C’est à ce titre que le programme « Envie d’agir » produit des outils destinésaux éducateurs et aux jeunes eux-mêmes, afin de les aider dans leur envie deréaliser un projet ayant un sens pour eux et un intérêt pour la collectivité :projets de proximité, souvent issus d’une idée simple mais exemplaire sur desplans aussi divers que la citoyenneté, l’environnement, la culture ou la cohésionsociale, et qui ont pour vertu première d’aider les jeunes qui les portent à(re)prendre confiance en eux pour mieux donner à la société. Le guide « Duprojet à l’action – petit carnet de bord à l’usage des jeunes et des éducateurs »répond plus précisément à cette démarche. Il est disponible par simpletéléchargement sur le site www.enviedagir.fr et sur le sitewww.pro.enviedagir.fr.3
INTRODUCTIONMONTER UN PROJETOU CONDUIRE UNE ACTIONDU PAREIL AU MEMESans même en avoir conscience,nous sommes régulièrement ensituation de projet.Tous les projets sont dans la nature, àtous les âges, dans tous les domaines,comme organiser une fête, partir envacances sans les parents, monter ungroupe de musique, agir avec lespays en voie de développement,créer son propre emploi, voire sapropre entreprise .Monter un projet c’est toutsimplement se fixer un objectif et sedonner les moyens de l’atteindre.L’objectif dece petit guide est : De vous faire bénéficier del’expérience de milliers delauréats Défi Jeunes qui ont étéjusqu’au bout de leur idée avec lesoutien du ministère de laJeunesse, des Sports et de la Vieassociative et de nombreuxpartenaires.De vous donner les principauxpoints de repères qui vouspermettront de commencer àréfléchir sérieusement au projetque vous avez en tête.Petite vue d’ensemble pour commencer :sachez que tout projet comporte cinqdimensions : Une dimension personnelleUNE VRAIE DEMARCHE D’APPRENTISSAGELa 1ère et la plus évidente. Il s’agit de votre idée, ce quevous allez mettre de vous-même, ce que vous allezdécouvrir de vous-même et des autres. Une dimension socialeUN PROJET NE SE MONTE JAMAIS SEUL, VOUS AUREZBESOIN DES AUTRESVous ne vivez pas dans une bulle. Votre action s’inscritnécessairement dans un environnement plus ou moinséloigné du vôtre. Vous allez entrer en relation avec lui,engager le dialogue, développer de nombreux contacts. Une dimension techniquePARTEZ DU BON PIED AVEC UNE BONNE ORGANISATIONIl s’agit de tous les aspects matériels et concrets du projetqu’il faut posséder et maîtriser. Une dimension économiquePAS DE PROJET SANS BUDGET, QUI PLUS EST CRÉDIBLETout le monde le sait, l’argent est le nerf de l’action.Votre projet a un coût (il faudra trouver les financementsnécessaires) mais il peut aussi être créateur de richesses. Une dimension temporellePOUR CONSTRUIRE SOLIDE, IL FAUT DU TEMPS.A moins d’une baguette magique, rien ne se construit en unclaquement de doigts. Un projet a un début, un milieu etune fin. Il peut se prolonger, se développer, se pérenniser.Savoir agir dans l’urgence sans se précipiter : un vrai défi.4
INTRODUCTIONA garder en tête :4. Tout projet est évolutif, comme vous, ilest vivant, il change et il grandit.1. Ne sous-estimez pas la phase de préparation,elle est essentielle. Se poser toutes les bonnesquestions, c’est déjà entrevoir les solutions oules impasses.5. Pas d’autocensure a priori. Vous ne pouvezpas savoir ce qui sortira en fin de compte dela marmite, tous les jours l’impossible esten cours 2. N’hésitez surtout pas à demander conseil.De nombreux professionnels sont là pourvous accompagner et vous aider à réaliser votreprojet.LES PRINCIPAUX INGREDIENTSDONT VOUS AUREZ BESOIN POURCONDUIRE VOTRE PROJET :3. C’est en « forgeant que l’on devientforgeron », les anglo-saxons disent « learningby doing » ce qui signifie en clair que vousavez le droit à l’erreur, à charge pour vous d’entirer les enseignements pour aller plus loin. Une nsJustement parlosleiicvode la méthode,ladeesap10 principales étet :conduite de proj 1. Clarifier l’idée.lieux.2. Faire l’état desnel.onisiévet pr3. Elaborer le budget.ojprler4. Formalises.irenarte5. Trouver des pan.tioacd’an6. Bâtir le pl7. Communiquer.et.8. Réaliser le proje.ptmcore9. Evaluer et rend.onctil’arge10. Prolon bonne dose d’imagination et decréativité : osez !Une réelle ouverture d’esprit et beaucoupd’écoute.De l’audace et du réalisme, c’est-à-dire uneprise de risque raisonnée.Une détermination sans faille : croyez envous et en votre projet.Une patience à toute épreuve.Du travail, encore du travail.Un questionnement critique permanent.Ce qu’il faut de méthode et d’organisation.N ’ o u b l i e z p a s l e j o k e r, l a m é t h o d e G B S(Gros Bon Sens) chère aux Québécois.Bonne route 5
ETAPE 1CLARIFIER L’IDEEA QUOI ÇA SERT ?Par exemple :OBJECTIFS : QUOI ?FINALITES : POURQUOI ?A savoir ce que vous voulez et où vous voulez allerC’est le B A BA, le point de départ à ne louper sous aucun prétexte :vous devez savoir ce que vous voulez réellement et précisémentfaire, pour pouvoir ensuite construire le chemin qui vous y conduiradans les meilleures conditions. Organiser un concert pour les groupes dema ville.- Pour créer une animation pour les jeunes.- Pour offrir une 1ère scène à des groupes etles aider à se faire connaître.- Pour découvrir les métiers du spectacle.Commencez par répondre à ces deuxquestions : Qu’est-ce que je veux faire ? (QUOI ?) Qu’est-ce que j’en attends ? Pour moi, pour Monter un centre de santé au Mali.les autres ? (POURQUOI ?)- Pour participer au développement despays du Sud par solidarité.Ne vous y trompez pas, répondre à ces deuxpetites questions peut prendre un certaintemps. Mais plus vous serez clair dans votre têteplus vite vous avancerez ensuite. Monter une activité de soutien scolairedans mon village.- Pour créer mon propre emploi.- Pour faire un travail que j’aime près dechez moi.Concrètement, cela doit se traduire par desobjectifs et des finalités.6
ETAPE 1CLARIFIER L’IDEEA garder en tête :Vous savez maintenant, dans les grandes lignes,ce que vous voulez faire et pourquoi vousvoulez le faire. Il est temps de tester votre idéeauprès de votre entourage, de vos amis,des professionnels du sujet ou de l’accompagnement de projet.C’est une phase très importante. Elle vousapportera le premier regard extérieur dontvous avez besoin pour vérifier si votre idée tientla route, avancer dans votre projet, commencerà lui donner vie. L’exercice irremplaçable du « grattage deméninges » favorise l’expression de tout cequi vous trotte dans la tête. Cette méthodepermet de « voir large et complet » et, enparticulier, de mettre à jour des objectifs quevous n’aviez pas identifiés à priori. Les projets peuvent avoir plusieurs objectifs :des principaux et des secondaires. Il fautdonc faire le tri entre ce qui est vraimentimportant et ce qui l’est moins, et faireensuite les choix qui en découlent.Vous devez pouvoir décrire en cinq lignes maximum votre projet, en envisageant d’ores etdéjà le moment et le lieu de sa réalisation. Il est plus facile d’aller du concret à l’abstrait,des objectifs aux finalités, de l’action au sensque vous lui donnez., pourRésumons-nousée il faut :clarifier votre id L’objectif est un résultat à atteindre, non unetâche. Il doit être concret, mesurable, daté etlocalisé.estions du quoi1. Vous poser les quet du pourquoi.r par une séance2. Les approfondiméninges ».de « grattage desser les objectifs3. Démêler et clar ordre d’imporet les finalités patance.4. Tester l’idée.un 1er descriptif5. Fixer par écritprojet.sommaire de votreojet, ce sera enpr6. Nommer votreac te de na isnqu el qu e so rte sosance. Unobjectif peut avoir des finalitésdifférentes. Là aussi, il faut choisir car « quitrop embrasse, mal étreint ».7
ETAPE 2FAIRE L’ETAT DES LIEUXA QUOI ÇA SERT ? Quels sont les moyens dont je dispose ?Autofinancement, compétences,disponibilité,carnet d’adresses, expérience préalable Quels sont les moyens qui me manquent ?Matériels, humains, financiers Qui sont les principaux acteurs ? Servicesmunicipaux, services de l’Etat, associationslocales, entreprises, professionnels (quefont-ils ? Quelles sont les ressources dont ilsdisposent qui pourraient servir mon projet ?). Qui sont les partenaires potentiels ? Ceuxvers qui je vais aller en priorité. Quel est l’état de la concurrence ? Qui sontmes principaux concurrents et qu’est-ce quifait la différence ?A savoir où vous mettez les pieds, à connaître vos atouts et vos faiblesses.Il s’agit d’une étape incontournable qui peutsembler ennuyeuse mais qui vous conforteradans votre idée, la fera évoluer ou vous la feradéfinitivement abandonner. Pourquoi réinventerl’eau chaude ? En allant découvrir et étudier desprojets similaires au vôtre, vous profiterez de l’expérience de vos prédécesseurs. Vous gagnerezbeaucoup de temps sur la suite des opérations.Grosso modo, vous devez recherchertrois grandes catégories d’information : Qui fait quoi ? Qui sont les principaux Comme vous le voyez, vous avezintérêt à noter précieusement toutes lesinformations que vous allez collecter.Elles sont indispensables pour :acteurs ?Comment ? Quels sont les méthodes,les procédures, les réglementations, les outilsemployés ?Avec quoi ? Quelles sont les ressourceshumaines, financières et matérielles àréunir ? Approfondir et affiner votre projet (quelle Plus concrètement, vous aurez fait le tourde l’état des lieux si vous êtes en mesure derépondre aux questions suivantes : Comment ça marche ? Moyens, coûts,compétences, procédures, réglementations,délais Qu’est-ce qui ne marche pas ? La localisation,la disponibilité du public, les contraintestechniques, juridiques est sa valeur ajoutée ? Qu’est-ce qui fait ladifférence ? Et quels sont ses « plus » ?).Construire votre budget.Préparer l’argumentaire qui vous permettrade convaincre vos futurs interlocuteurs.Aller à la découverte de votre environnementvous aidera à vous situer. Osez frapper aux portes,demander des rendez-vous. Vous vous habituerezaux refus et prendrez de plus en plus d’intérêt etde plaisir aux rencontres qui vous attendent.8
ETAPE 2FAIRE L’ETAT DES LIEUXA garder en tête : Commencez à côté de chez vous : interrogez Demandez conseil auprès de nouveauxd’abord votre entourage, puis les services de laville, une association que vous connaissez, le pointinformation jeunesse le plus proche, la directiondépartementale de la Jeunesse et des Sports.contacts et allez ainsi de contact en contact,du plus proche au plus loin. N’oubliez pas Internet.Pour vous aider voici un exemple de fiche-contact, afin de vous rappeler tout ce que vousavez fait, conserver les informations et surtout vous en servir :FICHE - CONTACT Coordonnées complètes (de la personne)Nom, Prénom :Adresse :Tel, Fax :Organisme :E-mail :.Contact établi par l’intermédiaire de M./Mme CONTACTSINFORMATIONSRECUEILLIES / RESULTATSSUITES A DONNERTéléphoneLe :Avec :M/Mme :A rappeler :Date :CourrierLe :A:M/Mme :Relance le :Rendez-vousLe :Avec :M/Mme :9
ETAPE 3ELABORER LE BUDGET PREVISIONNELA QUOI ÇA SERT ? Prévoyez une marge d’imprévus d’au moins8 % de dépenses. Dans la colonne des recettes, doivent apparaîtreles ressources dont vous disposez déjà (apportpersonnel ou autofinancement ). Pour lespartenariats, précisez s’ils sont acquis, en coursde négociation ou à acquérir. Distinguez les apports en financement directou en nature. Parce qu’il est évolutif un budget doittoujours être daté : budget prévisionnel au« 1er avril 2004 » A savoir combien va coûter votre projet (les dépenses) et si vous êtesen mesure de réunir les financements nécessaires (les recettes).Le budget prévisionnel doit refléter fidèlementl’analyse de vos besoins et les ressources quevous avez ou que vous comptez réunir pour lessatisfaire. Soyez sûr d’une chose, c’est surcet élément du dossier que vos interlocuteursjugeront, d’un coup d’œil, du sérieux de votremotivation et de la rigueur de votre démarche.Pas de projet sans argent, pas d’argent sans unminimum de comptabilité, pas de comptabilitésans budget prévisionnel écrit.Exemple de budget prévisionnel simplifié :Le projet : création d’un local d’initiation àl’informatique pour les jeunes du quartier. Lelocal est géré par des bénévoles à son démarrage, il n’y a donc pas de frais de personnel.Vous devez considérer le budget prévisionnel(ou plan de financement) comme un outil àvotre service. Il vous permet de suivre point parpoint l’avancement de votre projet. Il évolueavec lui. Il vous oblige à faire preuve deréalisme en identifiant toutes les dépenses quevous serez amené à faire (merci l’état des lieux).Commentaires : Le loyer est réduit car le maire a accordé untarif préférentiel en échange des travaux deremise en état du local. La différenceapparaît dans la colonne des recettes au titrede la participation en nature de la mairie. Idem pour les ordinateurs. Les lettres d’engagement des partenariatsacquis doivent figurer en annexe du dossier. Imaginons que ce budget prévisionnel soit celuide votre projet. Il montre que vous vousinvestissez personnellement (auto financementet bénévolat valorisé), que vous avez suconvaincre à la fois des partenaires publicsQuelques principes à retenirimpérativement : Les recettes et les dépenses doivent toujours êtreprésentées en colonnes équilibrées (égales). Chaque dépense (on dit poste) doit êtrejustifiée : pas de chiffres « bidons », pas departenaires fantaisistes Pas d’estimation àla louche, faites faire des devis ou allezrelever les prix dans les magasins.10
ETAPE 3ELABORER LE BUDGET PREVISIONNELDépenses TTCEurosRecettes TTCApport financierInstallation du localTravaux (plomberie, électricité,peinture, sol)Mise aux normes de sécuritéÉquipement mobilier(tables, chaises, placards)Autofinancement(apport personnel)2 134 823 1 951 Frais de fonctionnement 1ère annéeÉlectricitéLoyer et charges (350 x 12mois)Publicité1 200 Conseil général (en cours)2 000 Association des commerçantsdu quartier acquis)1 220 762 Mairie (50 du loyer)2 742 Société Ordinafort(50% sur les ordinateurs)2 400 4 200 671 Associations des professeurs(30 heures de cours offertes)600 Intervention de professeur(60 heures x 15 )900 TotalBénévolat valorisé rénovation dulocal (10 jours x 3 personnes x76 )4 800 Documentation, abonnementDivers, imprévus915 274 Matériel pour activitésAchat de 4 ordinateursavec les logiciels732 Mairie – mobilier (acquis)Association MJC (acquis)AssuranceEurosRÉSULTAT INTERMÉDIAIRE1 500 Reste à trouver (18 615 - 14 221 )18 615 Total732 2 280 14 221 4 394 18 615 Autant d’arguments qui plaident en faveur devotre motivation, du sérieux avec lequel vousconduisez votre projet et qui devraient vouspermettre de réunir les 4 394 manquants.(mairie) et privés, impliqués dans la vie du quartier(association des commerçants, MJC), que vousavez pensé à vous entourer des compétencesnécessaires (professeurs volontaires).11
ETAPE 4FORMALISER LE PROJETA QUOI ÇA SERT ?Le dossier de présentationest bâti sur la trame de ces questions.Il intègre un volet financier et unvolet communication. Il doit être :C’est l’engagement écrit (visible) de votre détermination à réaliservotre projet. Court : maximum 12 pages bâties sur la C’est une étape essentielle. Elle atteste dela réalité du projet. Cette formalisation est lepréalable à la recherche de partenaires. Vousavez réuni suffisamment d’éléments pourmonter le dossier de présentation de votreprojet. Votre objectif maintenant est deconvaincre, pas de faire de la littérature. Concrètement vous êtes désormais en mesurede répondre aux questions suivantes :Qui, quoi, pourquoi, pour qui, comment,où, combien ?Vous allez envoyer ou remettre ce dossier à vosinterlocuteurs. Il vous représente et témoignedu travail que vous avez déjà effectué et devotre détermination à réussir. Soignez-lesans luxe inutile, la forme sera presque aussiimportante que le contenu. Qui ? Porteur et origine du projet. Pourquoi, Pour qui ? Finalités. Quoi, Où, Quand ? Contenu trame des questions.Clair : synthétique et aéré (encore des choixà faire ).Vivant : motivant.Crédible : toutes les informations doiventêtre vérifiées et argumentées, notammentle volet financier.Evolutif : adaptable en fonction desinterlocuteurs.précis(description), échéance et localisation duprojet.Comment ? Approche technique (besoins,ressources, compétences.).Combien ? Approche financière.Exemple de composition de dossier : Unecouverture avec le titre et voscoordonnées (1 page). Voir plus loin la fichecommunication.12
ETAPE 4FORMALISER LE PROJET Un court sommaire avec une pagination ouFaites le compte, nous voici déjà à 12 pagessans les annexes auxquelles il faudra ajouterune lettre d’introduction si vous envoyez ledossier par courrier. 1 page maximum pour direqui vous êtes, ce que vous voulez faire et enquoi votre interlocuteur peut y trouver intérêt.Il est bon qu’elle se termine par une demandede rendez-vous.un système de fiches numérotées (1 page). La présentation du ou des porteurs du projetet de son origine : QUI ? POURQUOI ?(2 pages maxi). Le descriptif du projet : QUOI ? Où ?QUAND ? (2 pages maxi). Les moyens à mobiliser : humains,techniques, logistiques, financiers.COMMENT ? 2 pages maxi en précisant ceuxque vous avez déjà réunis. Le budget prévisionnel : COMBIEN ? (1 page). L’argumentaire (adapté) en direction dupartenaire : Pourquoi soutenir votre projet ?Pourquoi lui ? Ce que vous attendez de luiet ce qu’il peut attendre de vous encontrepartie (2 pages maxi).Remarque : avec le budget prévisionnel, c’estl’une des fiches les plus évolutives du dossier. La communication : ce que vous avez prévude faire pour promouvoir votre projet et vospartenaires (1 page). Les annexes : engagements de soutien déjàacquis, contacts en cours, articles de presse,indications techniques complémentaires,photos, dessins A garder en tête : Faites relire votre dossier par plusieurs 13personnes avant de le diffuser. Elles vousdiront si tout est clair et compréhensible. Cequi vous semble clair peut ne pas l’être pourquelqu’un qui ne connaît pas le sujet commevous. Ces personnes relèveront les fautes quevous avez oubliées car on en oublie toujoursmême après relecture !.Travaillez sur ordinateur pour pouvoir faireévoluer le dossier sans problème.La réalisation d’un dossier de présentationet sa diffusion ont un coût : papier et timbresnotamment, prévoyez-le au budgetprévisionnel.
ETAPE 5TROUVER DES PARTENAIRESA QUOI ÇA SERT ? Des conseils et des contacts : mise en relationavec d’autres partenaires potentiels. Une caution morale : les encouragements devos partenaires sont précieux, surtout si cesont des personnalités reconnues. U n e a p p ro c h e n o u v e l l e o u d e s p i s t e spour développer votre projet à laquelle vousn’aviez pas pensé.A vous donner les moyens d’aller au bout de votre idée et de réaliservotre projet dans les meilleures conditions.Vous voici arrivé à la grande épreuve de vérité.Vous allez confronter votre idée, donc un peude vous-même, aux regards critiques deprofessionnels qui n’ont généralement pasbeaucoup de temps à vous consacrer. C’estparfois douloureux et exaspérant, mais cet« effet miroir » est indispensable pour affiner etclarifier votre projet, révéler vos compétencesde négociateur. Vous allez devoir argumenter etconvaincre, essuyer probablement de nombreuxrefus avant les premiers accords qui donnerontun coup d’accélérateur à votre projet.La marche à suivre : Sélectionnez vos « cibles » : une vingtaine aumaximum après avoir identifié, pour chacuned’entre elles, comment elle peut vous aider et ceque vous pouvez lui apporter en contrepartie. Construisez un argumentaire court et précis. Formulez une demande réaliste. Envoyez un dossier adapté au partenaire etdans la mesure du possible prenez rendez-vous. Préparez soigneusement l’entretien. Demandez à formaliser les engagements parécrit. Ce qui n’est pas écrit, n’est pas acquis. Suivez de près les décisions et assurez-vousqu’elles sont appliquées.Si l’état des lieux a été bien fait, vous devezsavoir quels sont les organismes les plus à mêmede vous aider. Peut-être en avez-vous déjàrencontrés certains ? Commencez par ceux-là.Les aides sont aussi diverses que les partenairessont multiples : mairies, associations, entreprises,commerçants, directions départementales de laJeunesse et des Sports, fondations spécialiséesdans l’aide aux projets et médias locaux.A garder en tête :Selon l’organisme, vous pouvez obtenir : Analysez précisément vos besoins, sans lesprêt, subvention, bourse, prix Une aide en nature : réduction sur dumatériel, prêt d’un local Un parrainage médiatique : articles oureportages sur votre projet.sous-évaluer, en distinguant le partenariaten nature du partenariat financier. Cela vousaidera à formuler une demande précise etvous rendra plus crédible. N’oubliez pas deprévoir une marge de sécurité pour prendreen compte les imprévus. Un soutien financier : sponsoring, mécénat,14
ETAPE 5TROUVER DES PARTENAIRES Osez même ce qui vous semble impossible si:itions pour finirQuelques définvous avez foi en votre projet. Au pire vousaurez un « non ». Préparez l’entretien : durée, contenu,expression, écoute, attitude. Quoi qu’ilarrive, pensez à demander à votre interlocuteur s’il connaît d’autres contacts pourvotre projet : « A votre avis qui pourrait êtreintéressé par ce projet ? Si oui, est-ce quenous pouvons appeler de votre part ? » Diversifiez vos sources de financement. Il arriveque des partenaires se désistent au derniermoment. Ne prenez pas le risque de vous retrouver à zéro au moment de passer à l’action. Nemettez pas tous les œufs dans le même panier. Soyez attentif aux réactions de votre interlocuteur. Ce sont autant d’indications utilessur les points forts et les faiblesses de votreprojet et sur la façon dont vous le présentez. Faites preuve de détermination et surtout depatience. Qui dit négociation, dit durée. Contractualisez avec les partenaires importants. Les écrits restent. Maintenez les contacts (cf. fiche de contact)durant la réalisation du projet et au-delà. Lescontacts d’aujourd’hui peuvent être les partenaires de demain si vous vous y prenez bien.atérielsoring : Soutien mParrainage/ sponer untirreend’vueou financier enire.avantage publicitaciermatériel ou finanienutSo:Mécénatsans contrepartie.tutionsopération d’instiPartenariat : Cortagé.sur un objectif paou de personnesien moral.Patronage : Sout Pour amorcer la pompe et vous faire lesdents, commencez par les apports en nature.Normalement, ils sont plus faciles à obteniret vous permettront de donner corps à votredossier en montrant que vous avez déjàconvaincu des partenaires (toujours laquestion de la crédibilité). Construisez un argumentaire simplequi prend en compte le point de vue dupartenaire que vous sollicitez et ce que vouspouvez lui apporter. Les bonnes négociationssont les négociations « gagnant-gagnant ».Mettez-vous à la place de votre interlocuteur. Présentez un dossier qui tient la routetechniquement et financièrement.Résumons-nous :Les sponsors et les partenaires aiment Qu’on sache ce qu’ils représentent. Qu’on leur dise qu’ils sont indispensables au projet. Pouvoir communiquer à travers le projet. Rencontrer un jeune qui a la même passion qu’eux. L’enthousiasme et la détermination.15Les sponsors et les partenairesdétestent Etre appelé cinq fois par jour pour savoirs’ils ont pris une décision. Perdre leur temps et leur argent. Ne pas comprendre ce que vous leur dites. Avoir l’impression qu’on leur force la main.
ETAPE 6BATIR LE PLAN D’ACTIONA QUOI ÇA SERT ? Pensez en semaines, voire en mois, mais fixezdes dates réelles d’échéance. De toute façon,au début, vous serez toujours trop court,alors prévoyez large. Le plus simple au départ, c’est de partir dela date butoir, de l’échéance ultime quivous change en citrouille si elle n’est pasrespectée. Donc remontez le temps, raisonnezen « rétro planning ». Vous devez régulièrement faire le point surce qui a été fait et réajuster le plan d’action(insérer, modifier, supprimer) en fonction del’évolution du projet et de son contexte :nouvelles tâches à effectuer et nouveauxproblèmes à résoudre. Si votre projet est collectif, il est très importantde bien répartir les rôles et les tâches dechacun, en fonction de ses compétences etde ses disponibilités. N’oubliez pas que vous avez des objectifs àatteindre, soyez réalistes.A savoir ce qu’il y a à faire, qui doit le faire et quand. Le pland’action est le tableau de bord du projet. Il est à la fois votrepense-bête et votre signal d’alarme si vous sortez des clous.Il permet : D’organiser votre travail en grandes étapes. De planifier dans le temps les activités et lestâches de chaque étape. De visualiser l’état d’avancement du projet.Chaque étape doit être considéréecomme un objectif avec : Une cible à atteindre. Une mesure quantitative ou qualitative quevous avez fixée vous-même, qui indique quel’objectif est atteint. Une échéance de réalisation.A garder en tête :Le plan d’action suivant n’est qu’un exemplesimplifié.Chaque plan d’action doit être bâti sur mesure,en fonction de ses objectifs, de ses moyensd’action et de ses contraintes. Le plan d’action est comme une « checklist ». C’est simple, c’est du GBS (Gros BonSens). Il se remplit de gauche à droite, duplus général au plus précis : d’abord les grandes étapes, puis les activités, puis les délais,puis le découpage en tâches précises. Le temps est au cœur du plan d’action.N’ayez pas les yeux plus gros que le ventre.Faites preuve de lucidité pour évaluer letemps nécessaire à chacune des tâches quevous vous êtes fixées.Exemple de plan d’action individuel Cible : créer une activité de soutien scolaireen milieu rural. Mesure : suffisamment rentable pour que jepuisse en vivre. Echéance : à partir de la prochaine rentréescolaire.16
ETAPE 6BATIR LE PLAN D’ACTIONETAPESECHEANCETACHESEvaluer les besoinsen soutien scolaireautour de macommuneFinfévrierDémarche d’info : rencontrerdes professeurs / directeurs desécoles primaires et du collègeokDémarche d’info : rencontrerles deux associations deparents d’élèvesokDémarche d’info : rencontrerun professionnel du soutienscolaireokRédaction : mon expérience,mes compétences (utiles auprojet), ma motivation.okRédaction : contenupédagogique des ateliers,types d’activités culturelles okValidermon idéeDurée :3 moisValider mamotivation pour lesactivités de soutienscolaire : QUI ?Définir lesservices que je vaisproposer : QUOIFinfévrierFin marsPrésentation ducontenu pédagogique àun autre professionneldu soutien scolaireFormaliserle projetDurée :4 moisFAIT Ressourcesà mobiliserACTIVITESFaire l’étude desbesoins : A QUI,POUR QUI, OÙ ?Fin maiRecenser les structures desoutien scolaire existantes :leurs méthodes, leurs tarifs,leur public, leur localisationLister et reprendre contactavec les parents d’élèves quim’ont parlé des besoins de17Frais dedéplacementOrdinateurdu CE d’undes parentsd’élèves.okokokTéléphone
ETAPE 6BATIR LE PLAN D’ACTIONETAPESACTIVITESTACHESECHEANCEFAIT Ressourcesà mobiliserleurs enfants : des futursclients, des futurs dirigeantsen cas de création d’associationRevoir directeurs d’écoleset associations de parentsd’élèves : chiffrer le nombred’élèves en difficulté dans unrayon de 30 km autour dema communeFin maiFormaliserle projetFaire l’étudetechnique :COMMENTDurée :4 moisFin juinFaire l’étudefinancière :COMBIENokLister le matériel nécessaireokChercher une formation pouracquérir les compétences engestion qui me manquentokRechercher un local :voir le maire et le directeurdu collègeokDemander des devispour tout le matérielDeux jours de formation :calcul du chiffre d’affairesprévisionnel, du besoinen fonds de roulement,et des besoins financierspour démarrerRédaction :budget prévisionnel18okokok
ETAPE 6BATIR LE PLAN D’ACTIONETAPESACTIVITESECHEANCEPréparer lacommunicationautour du projetFin aoûtCréer l’associationporteuse du projetFin aoûtRechercherdespartenairesDurée :4 moisConfirmer lesfinancements(attestations deparrainage)FinoctobreTACHESImpression de la plaquetteprésentant l’activitéFAIT Ressourcesà mobiliserokEnvoi au journal local et aurédacteur en chef du bulletinmunicipalokRédaction : annexe au projetprécisant les moyens decommunicationokAffranchisse-Réunir les futurs membres del’as
Bâtir le plan d'action. 7. . 8. Réaliser le projet. 9. Evaluer et rendre compte. 10. Prolonger l'action. 4. Tout projet est évolutif, comme vous, il est vivant, il change et il grandit. 5. Pas d'autocensurea priori. Vous ne pouvez pas savoir ce qui sortira en fin de compte de la marmite, tous les jours l'impossible est en cours
