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PROPUESTA PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNOADMINISTRATIVO Y CONTABLE, BASADO EN MODELO COSO, PARA LA EMPRESASAMARCOL S.A.S EN LA CIUDAD DE SANTA MARTARONALD ROBERT RIVERA CACERESYOLIANIS ROSARIO FORERO RODRIGUEZGABRIELA MARIA CANTILLO BORNACHERAUNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SECCIONAL SANTA MARTAESPECIALIZACIÓN EN REVISORÍA FISCAL Y AUDITORIA INTEGRALSANTA MARTA, MAYO 2018
Expreso mis dedicatorias a Dios por permitirme coincidir en este mundo y poder realizarmis metas día a día.A mi esposa, por su dedicación, apoyo y comprensión.RONALD RIVERA CACERESDedico este trabajo de grado en primer lugar a Dios por que sin la ayuda de él nada deesto sería posible.A mis Hijos que son mi fuente de motivación.A mi esposo, mi compañero de vida por su gran apoyo y comprensión.YOLIANIS FORERO RODRIGUEZDedico este proyecto a Dios, porque él me fortalece y en el todo lo puedo, a mi madreporque siempre está ahí para apoyarmeGABRIELA CANTILLO BORNACHERA2
AGRADECIMIENTOSAgradecemos a la Universidad Cooperativa de Colombia por habernos abierto las puertasal conocimiento y a la mejora continua para el desarrollo profesional y personal en variosámbitos de la vida. Finalmente agradecemos a nuestras familias quienes han sido unapoyo fundamental en todos los momentos de nuestras vidas.3
CONTENIDOINTRODUCCIÓN. . 90.1.PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA . 110.2.FORMULACION DEL PROBLEMA . 120.3.OJETIVOS . . 130.4.JUSTIFICACION . 140.5.MARCO DE REFERENCIA . 160.5.1.ESTADO DEL ARTE . 160.5.2.DELIMITACIONES ESPACIAL Y GEOGRAFICA . 190.5.2.1.TEMPORAL . 190.5.2.2.ESPACIAL . 190.5.2.3.MARCO METODOLOGICO . 200.5.2.3.1.TIPO DE INVESTIGACION ANALITICA . 200.5.2.4.TECNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE LAINFORMACION . 210.6.DESCRIPCIÓN DE LOS HALLAZGOS . 220.6.1.DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA SAMARCOLS.A.S .221.DIAGNOSTICO DE SITUACION EMPRESA . 231.1.ANALISIS INTERNO . 231.2.DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS . 231.2.1.Departamento de Gerencia. 231.2.2.Departamento de Contabilidad . 241.2.3.Departamento de Tesorería . 241.2.4.Departamento de Mercadeo y Publicidad . 251.3.ANÁLISIS EXTERNO . 251.3.1.INFLUENCIAS MACROECONÓMICAS . 251.3.2.FACTOR GEOPOLÍTICO . 261.3.3.FACTOR ECONÓMICO . 261.3.4.FACTOR SOCIAL . 301.3.5.FACTOR TECNOLÓGICO . 321.4.INFLUENCIAS MICROAMBIENTALES . 321.4.1.CLIENTES . . 321.4.1.1.Clientes Internos: . 331.4.1.2.Clientes externos: . 334
1.4.1.3.Proveedores . 331.4.1.3.1.Principales proveedores Locales . 331.4.1.3.2.Principales proveedores Nacionales . 341.5.COMPETENCIA . 341.5.1.Análisis de la Competencia:. 341.5.2.PRECIOS 351.5.3.Fuerzas Disruptivas . 362. FUNDAMENTOS TEÓRICOS DEL CONTROL INTERNO . 372.1. DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO . 372.2. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO . 432.3. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO . 432.4. ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO . 432.4.1. ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO . 442.5. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL CONTROL INTERNO . 442.5.1. VENTAJAS . 442.5.2 DESVENTAJAS . 452.6.RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO . 452.7.CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL INTERNO . 462.8.CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO . 462.8.1.POR LA FUNCIÓN . 462.8.1.1.Administrativo . 472.8.2.FINANCIERO O CONTABLE . 472.9.POR LA ACCIÓN . 482.9.1.1.Previo . . 482.9.1.2.Concurrente. 482.9.1.3.Posterior. . 492.9.2.POR LA UBIACIÓN . 492.9.2.1.Control Interno . 492.9.2.2.Control Externo Privado . 492.9.2.3.Control Externo Público . 492.10.MÉTODOS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO . 502.10.1.Método Descriptivo O De Memorándum . 502.10.1.1.Ventajas . 512.10.1.2.Desventajas . 512.10.2.3.Símbolos de Gráficas de Flujo . 525
2.10.3.Método de Cuestionario . 532.10.3.1.Utilización de cuestionarios . 532.10.3.1.1.Ventajas . 542.10.3.1.2.Desventajas . 542.11.RIESGOS DE CONTROL . 552.11.1.Riesgo . . 552.11.2.Origen de los riesgos . 552.11.3.Categorías de los Riesgos . 562.11.3.1.Riesgo Inherente . 562.11.3.2.Riesgo de Control . 562.11.3.3.Riesgo de Detección . 563.1.ORIGEN . 593.1.1.ANTECEDENTES . 593.2.DEFINICIÓN . . 633.3.IMPORTANCIA . 643.3.1.Análisis de las personas que lo llevan a cabo . 643.3.2.Características . 653.3.3.EFECTIVIDAD . 653.4.COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO SEGÚN MODELO COSO ERM . 663.4.1.Componentes y Principios fundamentales del COSO ERM 2017 . 683.5.AMBIENTE DE CONTROL . 683.5.2.Ambiente interno . 703.5.3.Establecimiento de objetivos . 703.5.4.Identificación de eventos . 703.5.5.Evaluación de riesgos . 703.5.6.Respuesta al riesgo . 703.5.7.Actividades de control. 713.5.8.Información y comunicación. 713.5.9.Supervisión . 714.ACTIVIDAD DE CONTROL . 714.1.1.Características . 724.1.1.1.Tipos de Control . 724.1.1.2.Clasificación Controles generales . 734.1.2.INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN . 734.1.2.1.Información . 746
4.1.2.2.Comunicación . 744.1.3.SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO . 754.1.3.1.Objetivo . 754.1.3.2.Actividades continuas . 754.1.3.3.Evaluaciones puntuales . 76PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELOCOSO EN LA EMPRESA “SAMARCOL . 785.APLICACIÓN COMPONENTES MODELO COSO . 785.1.RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN . 785.2.DEBILIDADES DETECTADAS EN LA EMPRESA . 805.3.PROPUESTAS PARA EL CORRECTO DESEMPEÑO DEL PERSONAL . 805.4.SISTEMA DE CONTROL INTERNO SEGÚN MODELO COSO ERMPARA LA EMPRESA “SAMARCOL S.A.S” . 815.4.1.Objetivos del modelo de propuesta del sistema de control interno. 815.4.2.PROPUESTA . 825.4.3.AMBIENTE DE CONTROL . 825.4.3.1.Factores del componente ambiente de control . 825.4.3.1.1.La integridad y los valores éticos. . 825.4.3.2.Estructura organizativa . 835.4.3.3.Asignación de autoridad y responsabilidad . 845.4.3.4.Políticas y Prácticas de Recursos Humanos . 845.4.3.5.Rendición interna de cuentas o responsabilidad . 855.4.4.EVALUACION DE RIESGOS . 855.4.5.FACTORES DEL COMPONENTE EVALUACIÓN DE RIESGOS. 855.4.8.RELACIÓN Y CONSISTENCIA DE LA ESTRATEGIA, LOS PLANES YPRESUPUESTOS CON LOS OBJETIVOS. . 885.4.8.1.Factores externos . 895.4.8.2.Factores Internos . 895.4.9.ACTIVIDADES DE CONTROL . 895.4.10.INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN . 905.4.11.SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO . 925.5. PROPUESTAS ESQUEMATICA PARA LOS CICLOS DE LA EMPRESASAMARCOL S.A.S . .92 5.5.1.Flujograma Propuesta del sistema de Control Interno 925.5.2. FLUJOGRAMA DE CUENTAS POR PAGAR . 937
5.5.3. FLUJOGRAMA MERCADEO Y PUBLICIDAD . .945.5.4. FLUJOGRAMA DE RECURSOS HUMANOS . .955.5.5. FLUJOGRAMA DE TESORERIA . MOBILIARIA .976.CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES . 1017.ANEXOS . . 1037.1.Check List para el Diagnostico General del Sistema de Control Interno Actividades de Supervisión. . 1037.1.1.ANEXO 1 . 1047.1.1.1.ACTIVIDADES DE CONTROL . 1048.BIBLIOGRAFÍA . 1278
INTRODUCCIÓNEste trabajo corresponde a la elaboración de una propuesta donde se dan loslineamientos para el Diseño de un Sistema de Control Interno Administrativo y Contablebasado en el Modelo COSO para la Empresa SAMARCOL S.A.S, Ubicada en la Ciudadde Santa Marta.El sistema que hemos planteado para el desarrollo del trabajo hace énfasis en loslineamientos que se deben tener en cuenta para un efectivo control interno, que vayaalineado con las necesidades de la empresa, con el objetivo de optimizar los recursos através de la revisión pertinente y constante de la ejecución de los controles, minimizandoel deterioro financiero y el riesgo de fraude que se puede presentar en cada procesorealizado en las áreas administrativas y financieras, con el fin de cumplir con lasdisposiciones legales establecidas por los organismos de control y aumentar el nivel derazonabilidad y confianza de la información contable.En primera instancia se describe la situación actual de la empresa, a través de undiagnóstico se muestra el objeto social de la empresa, los productos y servicios queofrece, se plantea la problemática existente en las áreas administrativa y contable, losobjetivos del trabajo y la importancia y beneficios que traerá para la empresa en caso deser implementado.En segunda instancia se abarcará el tema sobre el Marco Teórico, donde secontextualiza sobre el control interno basado en el modelo COSO, se considerarán losprincipales aspectos y teorías para el desarrollo del trabajo, de igual forma se incluiránconceptos sobre evaluación de procesos, normatividad vigente sobre la cual debe regirsela Empresa.En Tercera y última instancia se realizará evaluación de los procesos que realiza laEmpresa en las áreas contables y administrativas, se detallará el levantamiento de lainformación a través de Check List para Medir Nivel De Madurez del Sistema de ControlInterno - COSO y Check List para el Diagnostico General del Sistema de Control Interno Actividades de Supervisión. También se propone el diseño de un Sistema de Control9
Interno para las áreas Administrativa y Contable de la Empresa, en el cual se incluirá,conclusiones y recomendaciones.10
0.1.PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMAEl auge y el desarrollo de la globalización económica ha generado en lasempresas crisis para controlar su información y sus operaciones financieras y contablespor falta de políticas y procedimientos contables y administrativos que permita optimizarrecursos, y disminuir el aumento de riesgos de fraude, disminuir retrasos en lainformación, deficiencia en la operatividad y control de las actividades de la empresa, loque conlleva al cometimiento de errores y duplicidad de actividades.Adicional a lo anterior, es de precisar que la mayor parte de las empresas medianay pequeñas que existen hoy en Colombia no cuentan con la capacidad económica paracontratar toda la mano de obra que requeriría una operación normal en una empresa degran tamaño, a esto se le suma que las empresas también son en su mayoría empresafamiliares que no han experimentado tales necesidades porque a su parecer puede ser unproducto para empresa de otra plataforma.En este sentido, consideramos que estos conceptos y algunas otras nociones delempresario de pequeñas y medianas empresas, afectan la formalidad y la estructuraciónde las organizaciones que mueven la economía de un país, lo anterior, a falta de modeloseconómicos, de manuales de procesos, de políticas contables, de misión y visión quehacen parte del formalismo para que las organizaciones funcionen con sinergia y lafunción que espera la sociedad.Sin embargo, ante las crisis económicas que se han presentado en los últimostiempos, las migraciones de capital de un país a otro con una mayor facilidad, hanpermitido que el empresario sobreviviente a estas crisis, se cuestione y reflexione paradeterminar que haría que mi negocio fuese más productivo y seguro, por lo tanto, sepropone implementar los procesos que le permiten a las grandes empresas garantizar alaccionista tal seguridad.Con la implementación del sistema de control interno se pretende optimizar losrecursos a través de la revisión pertinente y constante de la ejecución de los controles,minimizando el deterioro financiero, el riesgo de fraude, el mejoramiento de los procesos y11
la consolidación de las organizaciones con negocios bien estructurados en cada una desus bases de operación y dirección.Se debe tener en cuenta que la aplicación del sistema de control internoadministrativo y contable basado en modelo COSO (COMMITTEE OF SPONSORINGORGANIZATIONS) para la empresa SAMARCOL S.A.S, es de carácter voluntario y deacuerdo a las exigencias del mejoramiento continuo de sus operaciones, logrando elcumplimiento de sus objetivos, políticas y procedimientos.Por ellos en este trabajo se plantean los siguientes interrogantes:¿La falta de controles en algunos procedimientos internos generan la necesidad deldesarrollo de un sistema de control interno al interior de las empresas? ¿La situación quese detalla en el planteamiento del problema sobre la empresa SAMARCOL S.A.S es laidónea para su funcionamiento óptimo? ¿Se les proporcionan a las empresas lasherramientas necesarias para la implementación del sistema de control interno?0.2.FORMULACION DEL PROBLEMAProblema General:El área Administrativa y Contable de la Empresa SAMARCOL S.A.S, no tiene unsistema de control interno establecido, mucho menos documentado, no cuentan conmanuales, ni segregación de funciones, de cada área, lo cual causa un impacto negativosobre la razonabilidad de la información financiera y los objetivos de la empresa.Problemas Específicos: No cuenta con un control interno en ninguna en las áreas administrativas ycontables No existe segregación de funciones No existen políticas, ni procedimientos administrativos, ni contables12
0.3.OJETIVOSGENERAL:Proponer lineamientos para el Desarrollo de un Sistema de Control Internoadministrativo y contable, basado en modelo COSO, para la empresa SAMARCOL S.A.Sen la ciudad de Santa martaESPECIFICOS: Diagnosticar la situación actual de la empresa SAMARCOL S.A.S Proporcionar lineamientos y las herramientas necesarias para la implementacióndel sistema de control interno. Recomendar sobre los procesos a seguir para que el sistema de control internodiseñado se mantenga.13
0.4.JUSTIFICACIONEl presente trabajo nace con el fin de promover la eficiencia operativa y laseguridad en los procesos administrativos y contables de la Empresa SAMARCOLS.A.S., para permitirles obtener un mejor avance en el desarrollo de sus operaciones.La propuesta de los lineamientos para el desarrollo de un diseño del Sistema deControl Interno basado en el modelo COSO para el área administrativa y contable de laEmpresa SAMARCOL S.A.S, tiene como objetivo lograr la razonabilidad de los EstadosFinancieros y alcanzar la eficiencia y eficacia en los procesos desarrollados en el áreaadministrativa y contable para dar cumplimiento a la normatividad y leyes aplicables.Actualmente existen muchas falencias en los procesos relacionados con lasáreas administrativa y contable, lo cual permite poder diseñar un modelo de controlinterno para estas áreas, mitigando en gran parte las debilidades administrativasactuales, las cuales intervienen en la consecución de los objetivos planteados por laAdministración. Esperamos que los resultados por la realización de este trabajo, seanpositivos para la empresa, ya que luego del análisis realizado a la misma, este lepermitirá mejorar la confianza en sus operaciones.Basados en los problemas que ha tenido la empresa por la falta de documentación enlos procesos, referenciado por la Administración sobre el desconocimiento de políticas,procedimientos, entre otros, se busca que el modelo de Control Interno a diseñar permitacorregir las deficiencias operativas del área administrativa y contable. La administraciónentiende la necesidad de documentar sus procesos y operaciones, por lo que ha permitidoque se diseñe un sistema que les permita reestructurar las áreas antes mencionadas,para mitigar los problemas operativos que existen actualmente, por lo que se sugiereimplementar políticas que permitan determinar las características de los procesos que sedeben cumplir.El análisis realizado a la Empresa SAMARCOL S.A.S., permitirá detectar las faltasoperativas que actualmente enfrenta la misma, lo cual permitirá poder realizarrecomendaciones pertinentes que permitan en gran medida disminuir los riesgos14
presentados en los procesos actuales en el área administrativa y contable y las posiblesmedidas que deben optar para corregir los criterios de aprobación que actualmente tienela Administración.En este sentido, la gerencia quiere desplegar o ensanchar más su operación, razón porla cual, se nos está permitiendo realizar este trabajo, cuyo fin no es más que facilitar partede estos procesos a través de la consolidación del sistema de control interno al interior delas áreas operativas que tiene la empresa.Finalmente, el desarrollo y puesta en marcha del sistema de control interno permitirá laconfianza que espera desarrollar la gerencia en sus operaciones internas, como lasoperaciones con los terceros que a diario son objeto de entrega y cruce de informaciónvital de suma importancia para la empresa.15
0.5.MARCO DE REFERENCIA0.5.1. ESTADO DEL ARTEPara el progreso del presente trabajo se indagó y tomó como referencia lossiguientes trabajos de investigación, cuyo tema central es el control interno basado en unmodelo de COSO desde diferentes perspectivas, sin importar el sector económico de lasempresas, la razón social ni las áreas a diseñar el sistema.Dentro de las fuentes consultadas tenemos el trabajo denominado ―Diseño de unSistema de Control Interno para el Departamento contable de la empresa GAMATELOS.A., basado en la Metodología COSO‖ del grupo de Investigación de ConsultorioContable; Universidad Antonio Nariño de Colombia, (2015), los investigadores diseñaronun sistema de control interno que contribuyera con el cumplimiento de los objetivos ypolíticas trazadas en el área contable.La Investigación estaba enfocada en comprender y profundizar los fenómenosexplorándolos desde la perspectiva de los participantes en un ambiente natural y enrelación con el contexto; cuyo propósito fue contribuir con la mejora de la eficiencia yeficacia de las operaciones contables de la Empresa.El proyecto de Grado titulado ―Diseño de un Sistema de Control Interno basado enla Metodología COSO para el área contable y Financiera de la Compañía Industrial yComercial TCM S.A.‖, de los autores Jennifer Llumitaxi y Jean Carlos Vélez (2015), Elproyecto fue enfocado para promover la eficiencia operativa y la seguridad de losprocesos ejecutados por el área financiera y contable de la compañía Industrial yComercial TCM S.A., dentro de las falencias encontradas en el diagnóstico que se realizóa la empresa estaba la incorrecta segregación de funciones por lo que se realizó unmanual de funciones para cada empleado que trabaja en el área contable y financiera, seestablecieron manuales de políticas y procedimientos para la correcta ejecución deactividades en los procesos de cobranza, facturación, pago a proveedores, declaración deimpuestos, manejo de caja chica, y presentación de Estados Financieros.Otro proyecto interesante consultado es el titulado ―Propuesta de implementaciónde un sistema de control interno basado en el modelo COSO, aplicado a la empresa16
Electro Instalaciones en la ciudad de Cuenca‖ (Alvarado Veletanga, 2011), cuyo objetivoes analizar e implementar metodologías de control interno que contribuyan a la gestiónadministrativas, permitiendo la toma de decisiones empresariales más acertada, en estaocasión analizaron el informe modelo COSO que es el nuevo concepto de control internoque permitirá analizar detenidamente las diferentes partes y situaciones que se originandentro y fuera de la empresa, a ello contribuye los cinco componentes para el controlinterno que analizan desde los valores éticos y morales del personal que labora hastarealizar el seguimiento del proceso de las diferentes operaciones que se realizan paraalcanzar los objetivos.Para el análisis tomaron en cuenta la eficiencia, eficacia y economía quedemuestren en el proceso de las actividades emprendidas por la gerencia y suscolaboradores, basándose en las normas, políticas y reglamentos establecidosinternamente y de cumplimiento obligatorio por las leyes del Estado. Para un adecuadoSistema de Control Interno deberán estar alineados los objetivos empresariales con losobjetivo
información a través de Check List para Medir Nivel De Madurez del Sistema de Control Interno - COSO y Check List para el Diagnostico General del Sistema de Control Interno - Actividades de Supervisión. También se propone el diseño de un Sistema de Control
