Transcription
IJCCS, Vol.x, No.x, July xxxx, pp. 1 5ISSN: 1978-1520Teknika 14 (01): 1 – 10JURNAL TEKNIKAISSN: 0854-3143e-ISSN: 2622-3481Journal homepage: l Email: teknika@polsri.ac.idPerancangan Enterprise Resource Planning Modul Salesdengan menggunakan Odoo pada PT Baba RafiSita Anggraeni 1, Ade Apriliana 2, Suminten 3, Rani 4STMIK Nusa Mandiri ; Jalan Jatiwaringin No 2, Jakarta Timur , 021-285342363,4Universitas Bina Sarana Informatika ; Jalan Kramat Raya No 98 ,Jakarta Pusat ,Telp 021-232311701Jurusan Teknik Informatika, 2Jurusan Sistem Informasi, STMIK Nusa Mandiri3Fakultas Teknik dan Informatika, 4Fakultas Ekonomi dan Bisnis,Universitas Bina Sarana Informatikae-mail: 1 sita.sia@nusamandiri.ac.id ,2 aprilianaa96@gmail.com ,3suminten.sue@bsi.ac.id, 4 rani.rxa@bsi.ac.id1,2AbstrakBerkembangannya sebuah perusahan adalah dengan bertambahnya cabang-cabang diberbagai tempat. Kebab Turki Baba Rafi memulai waralabanya tahun 2003 dan makinberkiprah outletnya diberbagai wilayah dan khususnya di Indonesia memiliki 1300 cabang.Banyaknya cabang tentunya memiliki banyak pelanggan dan memiliki alur proses bisnispenjualan dengan frekuensi tinggi. Operasional penjualan antara marketing dengan pelangganmasih menggunakan faktur, belum adanya sistem informasi yang terintegrasi antara pelanggandengan team marketing mengurangi keefektifan dalam operasional. Untuk meningkatkankinerja bisnis bagi pelanggan dan perusahaan, maka dibuatlah sebuah rancangan EnterpriseResource Planning (ERP) modul Sales dengan Odoo sebagai opensource software. Denganadanya penelitian ini proses bisnis penjualan dapat terdokumentasi dengan baik dan sisteminformasi dapat terintegrasi antar bagian.Kata kunci— Enterprise Resource Planning, Sistem Informasi, Odoo, Opensource Software,Modul SalesAbstractThe development of a company is to add branches in various places. Kebab Turki Baba Rafistarted its franchise in 2003 and has increasingly active outlets in various regions andspecifically in Indonesia has 1300 brances. Many banches have many customers and have ahigh frequency salse process flow. Operational sales between marketing team and customersstill use invoices, the absence of an integrated information system between marketing andcustomers reduces effectiveness in operations. To improve business performance for customerand companies, an Enterprise Resource Planning (ERP) Sales module was designed with Odooas an opensource software. With this research sales business processes can be well documentedand information system can be integrated between section.Keywords— Enterprise Resource Planning, Information System, Odoo, Opensource Software,Sales Modul
2ISSN: 1978-15201. PENDAHULUANTeknologi Informasi berkembangsemakin pesat dan menuntut perusahaandalam mengoptimalkan peranan teknologipada perusahaan agar operasional berjalanefektif dan efisien. Teknologi Informasiyang digunakan dalam operasional meliputisistem informasi, selain itu perencanaandan pemberdayaan sumberdaya perusahaanmembutuhkan sistem informasi dalampenyelarasan proses bisnis gan sistem informasi yangterintegrasi yakni dengan penerapanEnterprise Resource Planning (ERP).PT Baba Rafi Indonesia memiliki1300 cabang di Indonesia dan berdiri daritahun 2003. Banyaknya cabang membuatperusahan berupaya dalam meningkatkanpenjualan dalam berbagai produknya.Selama ini penjualan bisa dipesan olehpelanggan melalui media aplikasi whatappsdan telepon dan ini membuat dokumendalam penjualan mudah tercecer danmemperlambat operasional dalam prosesbisnisnya.Penelitian ini dibuat berdasarkanmasalah yang ada dan membantu pihakmanajemen dalam perancangan sisteminformasi terintegrasi dalam sebuah moduldalam penerapan Enterprise ResourcePlanning(ERP) yakni modul sales. Denganadanya sistem ini maka pelanggan dapatdengan mudah mendapatkan elakukanpemesanan(purchase order) dengan memilih berbagaiproduk dan team marketing membuat fakturatas pemesanan pelanggan dan pelangganmengkonfirmasipembayaranhinggamarketing melakukan validasi dan hinggalaporan stok barang dari yang terjual.Dari penelitian [1] menyatakanpenerapan modul sales dalam penerapanEnterpriseResourcePlanning(ERP)sangatlah penting dalam proses transaksipenjualandimulaidaripembuatanpenawaran (quotation) kepada pelanggan ,dan pelanggan memilih produk yangditawarkan team marketing, hinggapelanggan buat pemesanan (invoiceorder),hingga pesanan yang akan dibuatinvoice bagi pelanggan . Laporan beberapaproduk yang terjual bisa didapatkan dalammodul sales ini. Berikut ini dalam Tabel 1menampilkan macam -macam menu dalammodul sales beserta fungsinya.Tabel 1 Menu pada Modul SalesNoMenuFungsiMembuat dan mengelola surat penawaran kepada pelanggansetelah adanya permintaan penawaranMencatat dan mengelola data transaksi penerimaan pesanan daripelangganMengelola data tim penjualanMengelola data pelanggan.Melihat data pesanan yang siap difakturkan1Quotation2Sales Order34567Sales teamCustomerOrders to InvoiceProdukProduct Varian8Sales Report9Quotation templateMengelola data template penawaran10Product AttributeMengelola data atribut produkMengelola data produk yang dijualMengelola data varian produk yang dijualMelihat laporan penjualan dalam rentang waktu tertentuTeknika Vol. 14, No. 01, Juni 2020: 1 – 10
IJCCS11Product AttributeValueISSN: 1978-15203Mengelola data nilai atribut produkDalam penelitian [2] membahaspermasalahan dalam proses bisnis sertakurangnyasebuahsistemyangmengefisiensi waktu dalam pembagiankerja yang terintegrasi. Proses bisnis salesorder dimulai dari salesman yangmelakukakn proses menawarkan produksecara manual kepada customer dengancara yang langsung dari toko ke toko.Kemudian salesman menginput pesanankepada operasional melalui telepon dan viachat social messaging.Dari masalah penelitian diatas ,EnterpriseResourcePlanning(ERP)menjadi sebuah alternative dalam solusibisnis dan kedepannya memberikanperubahan dalam kemajuan usaha sertaEnterprise Resource Planning mampumengontrol kegiatan dalam perusahaan danmampu mengurangi kesalahan-kesalahandari penginputan manual. EnterpriseResourcePlanning(ERP)mampumerangsang perkembangan usaha danmodul dalam Enterprise Resource Planning(ERP)dapat disesuaikan dengankeubutuhan eningkatkankeefektifan serta keefisiensi proses bisnisdidalam perusahaan terutama bagianpenjualanyangkompeten.Denganpenerapan Enterprise Resource Planning(ERP) terutama modul sales dapatmemecahkan masalah yang terdapatperusahaan serta membantu proses bisnispenjualan oleh team salesman dalammemberikan data yang akurat dan validsehingga dapat meningkatkan jumlahfrekuensi penjualan.Dalam penjelasan penelitian [3]modul sales memungkinkan kita untukmengelola dan mengklasifikasikan pesananpenjualan pada sistem struktural danhirarkis. Memungkinkan kita untukmembuat pesanan baru dan meninjaupesanan yang sudah ada di berbagai negaraMenurut modul Sales and Distributionmemiliki enam proses aktivitas utama:1. Presale activities Pelanggan bisamendapatkan informasi harga mengenaiproduk perusahaan, baik melalui inquirymaupun sales quotation.2. Sales order procesing Sales orderprocesing adalah serangkaian aktivitasyang harus dilakukan untuk mencatatpesanan penjualan.3. Pengecekan materi yang dimintacustomer apakah tersedia dan dapatdikirim ke customer.4. Delivery Proces ini memungkinkanpengiriman dilakukan sehingga aktivitasgudang dan pengiriman dilakukan secaraefisien.5. Billing Pada tahap billing system akanmembuat faktur dengan menyalin datapesanan penjualan ke dalam dokumenfaktur.6. Payment Pencatatan transaksi yang tepatwaktu ini berpengaruh terhadapketepatanwaktudanketepatanpemeriksaan kredit berikutnya untukpelanggan.Menurut O'Brien & Marakas dalampenelitian[2]EnterpriseResourcePlanning (ERP) merupakansistemperusahaan yang mencakup semua fungsiyang ada di dalam perusahaan dan dibuatdalam bentuk modul terpisah tetapi salingterintegrasi untuk mendukung proses bisnisperusahaan. Aplikasi Enterprise ResourcePlanning (ERP) didasarkan pada databasepada umumnya dan rancangan perangkatlunak modular. ERP merupakan softwareyang mengintegrasikan semua departemendan fungsi suatu perusahaan ke dalam satusystem yang dapat melayani semuakebutuhanperusahaan,baikdaridepartemen penjualan, HRD, produksi ataukeuangan.Perancangan Enterprise Resource Planning ., Sita Anggareni, dkk.
4 Adapun manfaat dari penggunaanEnterprise Resource Planning(ERP) bagiperusahaan berdasarkan paparan dalampenelitian [3] adalah:1. Integrasi informasi dan akses yangaman, data yang diinput ke dalam sistemkonsisten, laporan akurat.2. Mengotomatiskan proses bisnis denganberbagi informasi secara real-time danmentransmisikannya melalui alur yangsesuai.3. Penyebaran informasi yang tepat waktudan akurat.4. Menghilangkan redundansi data.5. Meminimalkan waktu pengambilaninformasi dan keterlambatan dalampelaporan.6. Mengurangi biaya.7. Perubahan dalam proses bisnis mudahdiadaptasi.Sedangkan kelemahan-kelemahandari Enterprise Resource Planning(ERP)berdasarkan paparan Yogiyanto dalam [4] :1. ImplementasiEnterpriseResourcePlanning (ERP) sangat sulit karenapenerapannya yang terintegrasi danorganisasi harus merubah cara merekaberbisnis.KesulitanpenerapanEnterprise Resource Planning (ERP)ditambah dengan adanya resistance tochange dari personil yang terkenaimbasnya akibat perubahan proses daribisnis.2. BiayaimplementasiEnterpriseResource Planning (ERP) yang sangatmahal.3. Organisasi hanya memikirkan manfaatyang besar dari penerapan EnterpriseResource Planning (ERP) tetapi tidakmempersiapkanpersonilnyauntukberubah.4. Permasalahan lainnya adalah padapersonil yang tiba-tiba dibebani dengantanggung jawab yang lebih besar dengankesiapan yang kurang baik mentalmaupun keahliannya.5. Program aplikasi Odoo ini banyakmemberikan pilihan konfigurasi, hal inimenyulitkan untuk menentukan carayang terbaik.6. Odoo dikembangkan oleh komunitasoleh sebab itu program ini akanTeknika Vol. 14, No. 01, Juni 2020: 1 – 10ISSN: ran Sutanto dalam penulisan[4] aplikasi Odoo didesain untukmenanganiberbagaijenisusaha:perusahaan jasa, perusahaan dagang, danperusahaan manufaktur. Setiap orang kmemenuhi kebutuhannya. Aplikasi Odoodikembangkan secara open source,sehingga Odoo dapat digunakan secarabebas. Tidak ada teknologi lock-in yangbisamerugikanperusahaanyangmengimplementasikan Odoo. Odoo isasi yang telah berjalan.Odoo dapat disesuaikan dengan proseduryang telah berlaku sepanjang sesuai denganstandar Enterprise Resource Planning(ERP). Teknologi berbasis web dandidukung dengan pemrograman Pythonakan menghemat budget perusahaan dalamIT. Odoo hanya membutuhkan browsermodern di sisi client, sementara di sisiserver membutuhkan server Linux atauWindows tanpa perlu peralatan di luarstandar. Software Enterprise ResourcePlanning (ERP) Odoo memiliki beberapakeunggulan dibanding software EnterpriseResourcePlanning(ERP)lainnya.Penjualan termasuk salah satukegiatandalamperekonomiandanmembantu dalam penciptaan nilai ekonomi.Penjualan sendiri telah dianggap sebagaisyarat utama bagi kelangsungan hidupperusahaan. Selain penjualan, kegiatanproduksi dan konsumsi juga dapatmenciptakan nilai ekonomi. Hal inimembuktikan bahwa penjualan menjadipenghubung antara kegiatan produksi yangdilakukan oleh penjual dengan konsumsiyang dilakukan oleh pembeli.2. METODE PENELITIANDalam memperoleh data untukmelengkapi penulisan digunakan beberapacara atau metode dalam mengumpulkandata tersebut. Metode yang digunakan olehpenulis adalah sebagai berikut:
IJCCSISSN: 1978-15201. FasePerencanaanmengidentifikasi masalahdalamUntuk tahap ini peneliti mestimencari serta menetapkan terlebihdahulu apa saja yang menjadi kendalasistem yang masih manual pada PTBaba Rafi. Dan peneliti pun menemukanbeberapa kendala diantaranya mengenaipenjualan atau sales antara terhadap ,yang belum terintegrasi dengan baik.Sehingga dibutuhkan suatu teknologiyang dapat memberikan nilai tambahagar sistem yang ada lebih efektif danefisien. Maka dari itu penulismenggunakanAplikasisistemEnterprise Resource Planning (ERP)untuk mengintegrasikan sistem yangada. Untuk pemilihan software yangpenulis gunakan dalam penerapan sistemERP ini adalah software Odoo (opensource software).2. Pengumpulan DataPengumpulan data dilakukanuntuk mendapatkan data primer & datasekunder. Untuk data Primer dilakukandengan cara observasi secara langsungdi lapangan dengan cara mengamatiproses operasional yang terjadi secaralangsung.Untukdatasekunderdilakukan dengan cara interview, diskusidengan salah satu team marketing PT.Baba Rafi.3. Proses Bisnis Perusahaan dan analisadesain dan penerapanTahapan ini mengidentifikasiproses bisnis yang dapat dilakukanaplikasi odoo dengan satu dan sub-submodulnya yang disediakan sesuaidengan proses bisnis perusahaan.Setelah aplikasi Odoo dipilih, kemudiansistem Enterprise Resource Planning(ERP) diterapkan pada PT. Baba Rafi.Selanjutnya penerapan ERP diuji dengan5membandingkan output yang dihasilkanoleh aplikasi dan hasil yang diinginkanoleh PT. Baba Rafi untuk meningkatkankeuntungan dan pelayanan terhadappelanggan.Penjelasan Lestari dalam penelitian[5] proses bisnis dipandang sebagai asetkegiatan, atau kegiatan terstruktur yangterkait dalam sebuah organisasi yangtujuannya adalah untuk menghasilkanproduk atau layanan tertentu. Suatu tugasperlu diselesaikan sebelum tenggat waktuatau dalam waktu yang pasti untuk bekerjamenuju tujuan.Adabanyakteknikuntukmemodelkan proses bisnis [6] sebagaiflowchart, blok aliran fungsional, UnifiedModelling Language (UML). Model prosesbertujuan untuk menangkap berbagai caradi mana suatu kasus (contoh proses) dapatditangani. Pada Alur proses sistemdilakukan untuk memberikan gambaranproses sistem ini melalui bahasa pemodalanmenggunakan Notasi dari Unified ModelingLanguage (UML).Salah satu bagian dari UnifiedModelling Language (UML) adalahdiagram usecase merupakan pemodelanuntuk menggambarkan kelakuan (behavior)sistem yang akan dibuat. Diagram use casemendeskripsikan sebuah interaksi antarasatu atau lebih aktor dengan sistem yangakan dibuat. Diagram use case digunakanuntuk mengetahui fungsi apa saja yang adadi dalam sebuah sistem dan siapa saja yangberhakmenggunakanfungsi-fungsitersebut. [5]3. HASIL DAN PEMBAHASANDiagram usecase modul sales yangdapat menggambarkan proses bisnis padaPT Baba Rafi pada Gambar 1 menjelaskanbagaimana penjual menyiapkan prosesbisnis pada modul sales kepada pelangganlengkap dengan fungsi yang berada padaOdoo.Perancangan Enterprise Resource Planning ., Sita Anggareni, dkk.
6ISSN: 1978-1520uc ActorsSign&PayQuotationLog in«include»menerima quotationKirim sebagaiemail«extend»«include»entry quotationRej ectPelangganPrev iew«extend»Accept & Pay «include»menerima purchaseorder«include»confirmpelangganPenj ualTampilkanFakturSend & Printentry fakturpenj ualanentry purchaseordermenerima faktur«include»«include»«extend»Prev » Pembayaran «include»checkoutpembayaranValidasimembuat laporanpenj ualanGambar 1 Usecase Modul SalesTampilan perancangan Odoo dalam bentuk modul sales PT Baba Rafi adalah sebagai berikut:1. Tampilan menu modul sales. Pada Gambar 2 menampilkan icon dalam dashboard menumodul sales. Berisi diskusi, penjualan, penagihan, aplikasi hingga pengaturan.Gambar 2 Menu Modul Sales2. Tampilan penawaran produk atau Quotation. Pada Gambar 3 menampilkan hasilpenawaran pada menu modul sales yang telah diberikan kepada pelanggan.Gambar 3 Penawaran atau QuotationTeknika Vol. 14, No. 01, Juni 2020: 1 – 10
IJCCSISSN: 1978-152073. Tampilan produk yang telah ditambahkan pada modul sales. Pada Gambar 4menampilkan beberapa item produk yang telah di input oleh team penjualan (teammarketing) pada menu modul sales.Gambar 4 View Produk4. Tampilan pemesanan oleh pelanggan. Pada Gambar 5 menampilkan rincian lengkapbeberapa item produk order penjualan oleh pelanggan, lengkap dengan detail harga,pajak hingga total keseluruhan dari transaksi penjualan.Gambar 5 Pemesanan (Purchase Order) Pelanggan5. Tampilan Invoice atau Faktur Penjualan untuk pelanggan. Pada Gambar 6 menampilkaninvoice atau Faktur kepada pelanggan secara detail dan bermaksud untuk penagihankedepannya kepada pelanggan.Gambar 6 Invoice atau Faktur Penjualan untuk PelangganPerancangan Enterprise Resource Planning ., Sita Anggareni, dkk.
8 ISSN: 1978-15206. Tampilan Invoice atau faktur penjualan yang telah masuk kedalam Perusahaan. PadaGambar 7 menampilkan beberapa invoice atau Faktur kepada pelanggan dan keteranganstatus terbayar ataupun belum terbayar.Gambar 7 Invoice atau Faktur Penjualan yang telah masuk7. Tampilan metode pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan. Pada Gambar 8menampilkan beberapa invoice atau Faktur kepada pelanggan dan keterangan statuscara pembayaran, dan pihak marketing dapat memvalidasi konfirmasi pembayarantersebut.Gambar 8 View Metode pembayaran oleh Pelanggan8. Laporan grafik Penjualan dalam beberapa hari. Pada Gambar 9 menampilkan laporandari beberapa penjualan yang telah terekam berdasarkan jumlah pesanan, sehinggapihak manajemen dapat dengan mudah menganalisa strategi kedepannya.Gambar 9 Laporan Grafik PenjualanTeknika Vol. 14, No. 01, Juni 2020: 1 – 10
IJCCSISSN: 1978-15204. KESIMPULAN1. Perancangan Enterprise ResourcePlanning (ERP) modul Salesdisesuaikan dengan alur prosesbisnis yang ada pada ensource software yang mudahdi aplikasikan serta mudahdikembangkan sesuai kebutuhanperusahaan.2. Denganadanyamodulinimemberikan keefektifan teammarketing dalam memberikanpelayanan kepada pelanggan dalammeningkatkan penjualan yang manamemiliki frekuensi tinggi karenamemiliki banyak cabang yangtersebar di Indonesia. Dokumentasidalam proses bisnis tersusun secarasistematis dari adanya aplikasi.3. Dengan adanya sistem etingmemudahkan dalam penyebaraninformasi secara realtime dalampemberitahuanprodukbarumaupun harga serta knowledgeproduct dengan efektif dan efisien.mampu diterapkan dalam kurunwaktu yang lama dalam menopangoperasional perusahaan.UCAPAN TERIMA KASIHPenulis mengucapkan terima kasihkepada Tim Redaksi Jurnal TeknikaPoliteknik Negeri Sriwijaya yang telahmemberi memberi kesempatan, sehinggaartikel ilmiah ini dapat diterbitkan.DAFTAR PUSTAKA[1][2]5. SARAN[3]1. Agar sistem terintegrasi denganbaikantarberbagaidivisidiperlukan beberapa modul yangdapatmeningkatkankinerjaperusahaan dan manajemen dalamcakupan yang lebih luas, modulseperti Accounting and Finance,danCustomerRelationshipManagement diperlukan dalamusaha perusahaan yang sudahberkembang pesat di berbagaidaerah di Indonesia.2. Semuapihakdivisisertamanajemen lebih menyiapkankemampuan sebagai sumber dayamanusia dan infrastruktur yangmemadai yang dipersiapkan divisiInformasiTeknologidalamkebutuhan yang diperlukan olehperusahaan , sehingga sistem9[4][5]R. D. Permatasari, N. F. Ariyani, A.Munif,D.Informatika,F.Teknologi, and A. P. Terkait,“Rancang Bangun API untuk OdooERP pada Modul CRM (CustomerRelationship Management),” J. Tek.Its, vol. 8, no. 2, 2019.R. Mutiara, Y. A. Prasetyo, and M.Azani, “Implementasi AplikasiEnterprise Resource Planning OdooModul Sales Menggunakan MetodeRapid Application Development DiUD. Permatasari,” eProceedingsEng., vol. 4, no. 2, pp. eering/article/view/1300.F. Egiawan, A. Y. Ridwan, and P. F.Alam, “Pengembangan Green ERPModul Sales and Distribution UntukIndustri Penyamakan Kulit denganMetode ASAP,” eProceedings Eng.,vol. 5, no. 2, pp. 3305–3314, 2018.Suminten, “Implementasi EnterpriseResource Planning (ERP) PadaUsaha Pithik Sambel NdessoBerbasis Odoo,” J. PROSISKO, vol.6, no. 1, pp. 60–68, 2019, index.php/PROSISKO/article/view/1127.S. Aziza and G. H. N. N. Rahayu,“Implementasi Sistem EnterpriseResource Planning Berbasis OdooModul Sales Dengan Metode RadPada Pt Xyz,” J. Ind. Serv., vol. 5,no. 1, pp. 49–58, 2019, doi:10.36055/jiss.v5i1.6503.Perancangan Enterprise Resource Planning ., Sita Anggareni, dkk.
10[6] H. Tajuin et al., “Bina DarmaConference on Computer ScienceKESIAPANPENERAPANENTERPRISERESOURCETeknika Vol. 14, No. 01, Juni 2020: 1 – 10ISSN: 1978-1520PLANNING ( ERP ) MODEL BinaDarma Conference on ComputerScience,” pp. 392–398, 2019.
and companies, an Enterprise Resource Planning (ERP) Sales module was designed with Odoo as an opensource software. With this research sales business processes can be well documented and information system can be integrated between section. Keywords— Enterprise Resource Planning, Information System, Odoo, Opensource Software, Sales Modul
