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TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA ADQUISICIÓNDE SOFTWARE O HERRAMIENTA INFORMÁTICAPARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA PLANEACIÓNESTRATÉGICA, SISTEMAS DE GESTIÓN, GESTIÓN DELRIESGO Y AUDITORIAS DE CONTROL INTERNO.UNIDAD DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y MEJORA DE LAEFECTIVIDADFecha: 28 de abril de 2022
Términos de Referencia“Adquisición de Software o Herramienta Informática para la administración de laPlaneación Estratégica, Sistemas de Gestión, Gestión del Riesgo y Auditorias decontrol interno”.1. AntecedentesLa Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA) es el órgano técnico y administrativo delproceso de Integración Económica Centroamericana, tiene personalidad jurídica de derecho internacionaly funciona como enlace de las acciones de las otras Secretarías del Subsistema Económico, definido todoello en el Artículo 28 del Protocolo de Tegucigalpa.La Secretaría dentro de sus áreas estratégicas contempla el fortalecimiento institucional, mediante eldesarrollo institucional, control interno, rendición de cuentas y la certificación internacional de sistemasde gestión.2. JustificaciónLa Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA) cuenta con la Unidad de PlanificaciónEstratégica y Mejora de la Efectividad (UPEME) que tiene de conformidad a sus competencias definidas,coordinar las actividades de la formulación, control y seguimiento de la administración de la PlaneaciónEstratégica (PEI) y sus correspondientes Planes Anuales Operativos (POA); así como, la administración delos Sistemas de Gestión implementados en la SIECA, desde su implementación, mantenimiento,promoción de la eficacia y mejora continua. Es relevante destacar, que la Gestión del Riesgo es uncomponente indispensable en la correcta administración de la planeación estratégica y además unrequisito normativo de estricto cumplimiento para los sistemas de gestión.Además, la SIECA cuenta con una Unidad de Auditoría Interna (UAI) que tiene como finalidad asegurarel control interno de la SIECA. Siendo una actividad independiente y objetiva de aseguramiento yconsulta concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización.Actualmente dichas gestiones de administración se realizan desde Microsoft Excel, siendo vulnerablea errores humanos e inversión considerable de tiempo. Dado que nos encontramos en la era digital espreciso la automatización de estos procesos, a fin de contar con información en tiempo real quepermita a la Secretaría la oportuna toma de decisiones.3. Objetivo3.1 Objetivo generalImplementar en la SIECA un software o herramienta informática que permita la automatización de losprocesos de Planeación estratégica, Sistemas de Gestión, Gestión del Riesgo y Auditorias de controlinterno.
3.2. Objetivos específicos3.2.1. Cumplir con los requisitos y condiciones de la SIECA para el Software o herramienta informática aadquirir, más no limitando a:a) Integrados los diferentes procesos de Planeación estratégica, Sistemas de Gestión, Gestión delRiesgo y Auditorias de control interno, generando información oportuna, en tiempo real.b) Pueda ser instalada en los servidores que la SIECA destine para ello.c) Cargada la información de los procesos antes mencionados, así como usuarios y administradoresregistrados.d) Que permita reportes visualizados remotamente en diferentes ubicaciones de la SIECA.e) Cuente con Inter operatividad y parametrización de los módulos.f) Que cuente con un mecanismo de interconexión segura a sistemas financieros como SAP.3.2.2. Transferir los conocimientos al personal de la SIECA, mediante la impartición de talleres ycapacitaciones sobre el software o herramienta informática, con sus respectivos manuales técnico deinstalación y configuración, documentación requirente de la Dirección de Tecnologías de la Información yComunicación de SIECA y manual de usuario.4. Especificaciones del Proveedor4.1. Contar con experiencia comprobable en proveer software o herramientas Informática para la gestiónestratégica y auditorías internas.4.2. Proveer soporte para la implantación y puesta en funcionamiento del software o herramientainformática.4.3 Cuente con soporte del proveedor en la fase de implementación y mantenimiento.5. Componentes o módulos del software o herramientaLa herramienta debe contar como mínimo con módulos estándares (más no limitarse a) de:a) PLANEACIÓN ESTRATÉGICADebe contemplar todas las actividades para la formulación, control y seguimiento de la administración dela Planeación Estratégica (PEI) y sus correspondientes Planes Anuales Operativos (POA). Además decomparativos históricos de los diferentes periodos de la PEI.b) SISTEMAS DE GESTIÓNDebe contemplar todas las actividades desde la implementación, mantenimiento, promoción de laeficacia y mejora continua, considerando los requisitos normativos. Actualmente la SIECA cuenta contriple certificación en Sistema de Gestión de: Calidad (SGC), de Seguridad de la Información (SGSI) y deServicios de Tecnologías de la Información (SGSTI), conforme a las normas ISO 9001, ISO/IEC 27001 eISO/IEC 20000-1 correspondientemente; y previendo la ampliación a otros sistemas especializados, comoel Sistema de Gestión Antisoborno (ISO 37001), por ejemplo, más no limitando a.c) GESTIÓN DEL RIESGO
Debe contemplar todas las actividades desde la identificación, análisis, evaluación, tratamiento,seguimiento y revisión del riesgo.d) AUDITORÍAS INTERNASDebe contemplar todas las actividades desde la planeación, ejecución y seguimiento de auditoríasinternas.6. Criterios de calificaciónParámetro a evaluarPropuesta técnica y económica.Cumple30No CumpleCumplimiento de especificaciones de los módulos.Cumple5No cumpleMetodología de trabajo propuesta para la instalación y configuración incluyendo losrequerimientos técnicos.Cumple5No cumpleReferencias comerciales del software.Cumple10No cumpleCertificación legalizada que posee los derechos de propiedad y uso del software oherramienta informática.Cumple5No cumpleExperiencia comprobada en el mercado de más de 10 años y al menos 2 referenciasde implementaciones similares en otras instituciones.Cumple40No cumpleCarta compromiso de la disponibilidad del proveedor y garantías al cumplimiento delo establecido en el presente TdR.CumplePuntuación*5No cumple* Se considerará 90 puntos como nota mínima para la adjudicación.* Para la calificación del cumplimiento de las especificaciones de los módulos se considerará una presentación presencia ovirtual por parte del proveedor postulante.* Para definir la mejor propuesta económica se deberá incluir como referencia el costo del mantenimiento del segundo año.7. Productos entregables7.1. Software o herramienta informática implementada en la SIECAa) Modulo prediseñados y parametrizables para la Planeación estratégica, Sistemas de Gestión,Gestión del Riesgo y Auditorias de control interno.b) Cumplimiento a los requisitos y condiciones de la SIECA, más no limitando a: Integrados los diferentes módulos, generando información oportuna, en tiempo real. Cuente con soporte del proveedor en la fase de implementación y mantenimiento. Pueda ser instalada en los servidores que la SIECA destine.
Con información cargada de los sistemas de gestión de la SIECA, así como usuarios yadministradores, registrados.Que permita reportes visualizados remotamente en diferentes ubicaciones de la SIECA.Cuente con Inter operatividad y parametrización de los módulos.Cuente con un mecanismo de interconexión segura a sistemas financieros como SAPc) Transferencia de conocimientos al personal de la SIECA, mediante la impartición de talleres ycapacitaciones sobre el software o herramienta informática, con sus respectivos manuales técnicoy de usuario.7.2. Instalación y configuracióna) Instalación y configuración del sistema en un servidor de SIECA.b) Compatible con servidores Windows Server 2016 o 2019.c) Compatible con SQL server 2017 (mínimo).d) Pruebas de funcionalidad y rendimiento.e) Pruebas de simulaciones de operaciones.f) Manual de instalación y configuración.g) Documentos de administración y respaldo.7.3. Mantenimiento, actualizaciones y soportea) Mantenimiento, actualizaciones durante el año de contratación.b) Soporte en días hábiles.7.4. Licenciasa) Licencias para administradores y usuarios.b) Licencias s para usuario de informes si fuera necesario.8. Derechos de autor y propiedad intelectualLos derechos de autor y otros derechos de propiedad intelectual, sobre la información que se genere através del software o herramienta informática durante el período del contrato, serán irrevocable ytotalmente propiedad de la SIECA.9. Características de la contratación9.1. La contratación se realiza a través de contrato sobre “Adquisición de Software o HerramientaInformática para la administración de la Planeación estratégica, Sistemas de Gestión, Gestión delRiesgo y Auditorias de control interno” elaborado por la Dirección Jurídica de la SIECA por un montocerrado; en el cual se especifica las actividades, productos esperados, honorarios, forma de pago yla duración de la contratación.9.2. Las actividades se desarrollarán bajo la coordinación y supervisión del área de la Unidad de PlaneaciónEstratégica y Mejora de la Efectividad (UPEME) y de la Unidad de Auditoria Interna (UAI), con el apoyode la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicaciones (DTIC).
10. Plazo y sedeEl plazo del contrato será de un año a partir de la firma del contrato y la instalación del software oherramienta informática será en el servidor que designe la Dirección de Tecnologías de la Información yComunicación de SIECA, en la 4ª Av. 10-25 zona 14 ciudad de Guatemala.11. Precio de la propuesta y condiciones de pago11.1. El importe del contrato será el ofertado y detallado en dólares de los Estados Unidos de América,incluyendo el Impuesto de venta que aplique.11.2. El pago se efectuará por medio de cheque o transferencia bancaria a través de la SIECA. Si fuera portransferencia bancaria, el proveedor contratado asume los costos financieros por transferencia.11.3. El pago de impuestos, costos financieros y administrativos en que se incurran por cualquier conceptodurante el trabajo, son responsabilidad del proveedor contratado.11.4. El pago será contra entrega de factura a nombre de la SIECA, NIT No.: 636007-6. Los pagos serán enproporción a la oferta total de los servicios y en aceptación de los entregables respectivos por laUnidad de Planeación Estratégica y Mejora de la Efectividad (UPEME), la Unidad de AuditoríaInterna (UAI), y la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (DTIC).12. Documentos requeridos, presentación y plazos de las ofertas12.1 Documentos requeridosEl proveedor deberá presentar:12.1.1. Propuesta técnica y económica12.1.2. Carta compromiso de la disponibilidad del proveedor y garantías al cumplimiento de lo establecidoen el presente TdR.12.1.3. Referencia a experiencia comprobada en el mercado de más de 10 años y al menos 2 referenciasde implementaciones similares en otras instituciones12.1.4. Certificación legalizada que posee los derechos de propiedad y uso del software o herramientainformática.12.1.5. Referencias comerciales del software12.1.6. Metodología de trabajo propuesta para la instalación y configuración incluyendo losrequerimientos técnicos.12.2 Presentación de las ofertasPara la presentación de las ofertas debera dirigir una carta de remisión, acompañada de un (1) original yuna (1) copia de la Oferta técnica y económica, indicando claramente la “Propuesta Original” y “Copia dela Propuesta”, en caso de discrepancias entre ambas, prevalecerá el ejemplar marcado como Original.La propuesta deberá entregarse en un sobre exterior cerrado, según el siguiente detalle:SIECADepartamento de Finanzas, área de Adquisiciones y Contrataciones
4ª Avenida 10-25, Zona 14, ciudad de Guatemala, Guatemala. Edificio SIECA.“Adquisición de Software o Herramienta Informática para la administración de la PlaneaciónEstratégica, Sistemas de Gestión, Gestión del Riesgo y Auditorias de control interno”Dentro del sobre exterior deberá contener dos sobres interiores debidamente sellados e indicar el nombrey dirección del Oferente. Los sobres interiores deberán estar claramente identificados como “PropuestaTécnica” y “Propuesta Económica”, identificar cada propuesta “Original” y “Copia”.Incluir en cada sobre interno “Original” y “Copia” de la oferta técnica, los documentos requeridos citadosen numeral 12.1.O bien, la propuesta (todo lo anterior referido únicamente) puede remitirse vía electrónica al correoadquisiciones@sieca.int, indicando en el asunto: “Adquisición de Software o Herramienta Informáticapara la administración de la Planeación Estratégica, Sistemas de Gestión, Gestión del Riesgo y Auditoriasde control interno”.12.3 Plazos de las ofertasLa presentación de las ofertas física en las oficinas de SIECA o vía correo electrónico, se deberá hacer amás tardar el 20 de mayo de 2022 a las 16:00 horas.13. ConsultasLas consultas deberán realizarse a la siguiente dirección electronica adquisiciones@sieca.int a partir de lainvitación y antes 16 de mayo de 2022 antes de las 1:00 pm. Se harán harán del conocimiento al restoconcursantes, a fin de establecer equidad de condiciones.14. Adjudicación14.1. ComunicaciónLa comunicación de la adjudicación se hará mediante notificación oficial por correo deadquisiciones@sieca.int14.2. Requisitos legalesEn caso de adjudicación el proveedor deberá presentar los siguientes requisitos legales:14.2.1. Fotocopia autenticada del testimonio de la escritura constitutiva de la persona jurídica o sociedad,incluyendo las modificaciones (si fuere el caso).14.2.2. Fotocopia autenticada de la patente de sociedad y de empresa según aplique.14.2.3. Fotocopia autenticada del RTU de reciente actualización o documento tributario de la empresaofertante14.2.4. Fotocopia autenticada del Documento Personal de Identificación o Pasaporte si fuera extranjerodel responsable de la firma del Contrato.
Todas las auténticas deberán ser recientes de fecha posterior a la adjudicación y previo a la suscripcióndel contrato.En caso de que no presente los documentos legales requeridos, no será adjudicada la adquisición.
de implementaciones similares en otras instituciones 12.1.4. Certificación legalizada que posee los derechos de propiedad y uso del software o herramienta informática. 12.1.5. Referencias comerciales del software 12.1.6. Metodología de trabajo propuesta para la instalación y configuración incluyendo los requerimientos técnicos.
