WIXLIB

Provee liquidez a la empresa. Puede proporcionar liquidez y solvencia a la empresa sise cuenta con una recuperación y rotación sana de las cuentas por cobrar. Además,provee del capital de trabajo necesario para poder cumplir con las obligaciones a cortoplazo.Constituye una fuente de financiamiento de capital de trabajo. Mantiene la rotación delciclo económico de la empresa. Cualquier actividad económica que se desarrolle estásujeta a pasar por las distintas fases de un ciclo económico particular de cada empresa.Dentro del mismo juegan un papel importante las cuentas por cobrar.2.2.2 LAS CUENTAS POR COBRARLas cuentas por cobrar representan derechos que posee la empresa por la venta debienes o servicios, los cuales deben ser cancelados en un futuro inmediato cercano.Meigs (1998) indica que las cuentas por cobrar representan las sumas que unacompañía espera recaudar de sus clientes, provenientes del suministro de mercancíaso servicios al crédito.Estas, representan inmovilización del efectivo de una empresa de una forma temporalentre la fecha que se efectúa la venta y el ingreso del efectivo a la empresa.Gitman (2000) señala que las cuentas por cobrar representan la extensión de un créditoa sus clientes en cuenta abierta. Los ingresos provenientes de las ventas a crédito demercancías, por las cuales aún no se han recibido pagos reales en efectivo, aparecenen los estados financieros como cuentas por cobrar.Clasificación de las cuentas por cobrar:Emery y Finnerty (2000), señalan que las ventas a crédito crean las cuentas por cobrary que existen dos tipos de crédito: crédito comercial y crédito al consumidor.7

Las cuentas por cobrar han adoptado diversas formas, bajo las que se amparan lastransacciones de crédito, entre las cuales se mencionan:A través de una cuenta abierta: Se da a los clientes de mucha confianzaestableciéndoles límites en cuanto al plazo y al monto. No se le exige al comprador unreconocimiento formal de la obligación.En la realidad el vendedor únicamente anota en un libro la transacción efectuada ycomo garantía se cuenta con la factura del cliente comocomprobante de latransacción.A través de títulos de crédito: estos documentos originan una obligación a través de unaventa al crédito. Su principal característica es que cuentan con una garantía documentallegal como garantía y son los que usan comúnmente las empresas, entre ellos están:factura cambiaria, pagaré, letra de cambio, contrato de crédito, cheque pre-fechado,tarjeta de crédito y tarjeta de débito.Las cuentas por cobrar como fuente de financiamiento:El capital de trabajo financieramente hablando, es la diferencia entre el activo circulante(caja y bancos, cuentas por cobrar e inventarios) menos el pasivo circulante(documentos y cuentas por pagar a corto plazo).El uso de este activo como fuente de financiamiento al capital de trabajo es congruentecon el objetivo primordial de la administración en una cartera crediticia. El financiadorbusca manejar mayores utilidades por medio del crédito y también desea asegurar unflujo constante y suficiente de fondos.El financiamiento a obtenerse por este medio se fundamenta esencialmente en que lascuentas por cobrar representan una inmovilización temporal de efectivo, que puede serliberado anticipadamente a la fecha de vencimiento del crédito para generar una8

corriente de fondos adicionales, que permitirá a los negocios evitar situacionespeligrosas por falta de liquidez y a la vezaumentar su capacidad de aprovecharoportunidades ventajosas de inversión.Las cuentas por cobrar según Besley y Brigham (2001) pueden utilizarse como fuentede financiamiento a través de: La Pignoración, es cuando el prestamista no sólo tiene un derecho sobre lascuentas por cobrar, sino también un recurso sobre el prestatario. Si la persona ola empresa que compró los bienes no paga, la empresa vendedora, (prestatario)deberá absorber la pérdida en lugar del prestamista. Las características de estetipo de financiamiento son: el riesgo de incumplimiento sobre las cuentas porcobrar pignoradas lo corre el prestatario. El comprador de los bienescomúnmente no es notificado acerca de la pignoración de las cuentas por cobrar,y la institución financiera que presta los fondos comúnmente es un bancocomercial. La Factorización, según Gavalda y Stoufflet (1992), en su tesis establecieron alfactoraje como, un financiamiento a corto plazo mediante el cual una empresacomercial, industrial, de servicios o persona física con actividad empresarial,promueve su crecimiento a partir de la venta de sus cuentas por cobrar vigentesa un banco comercial con el fin de movilizar la cartera con rapidez, aplicando lascondiciones legales.Títulos de crédito:Son los títulos o documentos escritos, firmados por el deudor el cual se haceresponsable por una suma que debe hacerse efectiva en el plazo establecido conformea los pactos de negociación y a las normas legales del país. La operación del factoraje,toma su nombre del título denominado factura cambiaria (Rodríguez, 1992 ).9

El Código de Comercio de Guatemala (1970) en su Artículo 385 indica que “son títulosde crédito los documentos que incorpora un derecho literal y autónomo cuyo ejercicio otransferencia es imposible independientemente del titulo. Los títulos de crédito tienen lacalidad de bienes muebles”. Entre los títulos de crédito que contempla la legislaciónguatemalteca en el código de comercio se tienen los siguientes: Letra de cambio Pagaré Cheque Obligaciones Factura CambiariaFactura cambiaria, El Código de Comercio (1970) en su Artículo 591 establece que “Lafactura cambiaria es el título de crédito que en lacompraventa de mercaderías elvendedor podrá librar y entregar o remitir al comprador y que incorpora un derecho decrédito sobre la totalidad o la parte insoluta de la compra-venta”La factura cambiaria es un título de crédito, que se constituye en un contrato realizadopor la compra-venta de producto en el que se exigen obligaciones y derechos.El plazo de la factura cambiaria es el vencimiento, es el que indica la fecha de pago, sino existe un cobro por atraso denominado mora.Según Vásquez (1993, p.30), “El monto de las facturas es todo el dinero que cuesta elproducto o servicio, las facturas se dividen de acuerdo con el lapso de tiempo a pagardicha factura por el crédito obtenido, esto se establece en el contrato como costo depapelería, mora, impuesto al valor agregado (IVA), mora sobre mora, serviciosadministrativos, e interés, etc.”10

2.2.3 ADMINISTRACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRARSegún Gitman (2000), la administración de cuentas por cobrar es el establecimiento depolíticas de crédito, bajo las cuales se regirán las concesiones de crédito de unaempresa, la implementación de las condiciones bajo las cuales se otorgan los créditos,y el establecimiento de políticas de cobranza que permitan la recuperación eficiente delas cuentas por cobrar.Para Emery y Finnerty (2,000), las cuentas por cobrar son las decisiones acerca de lapolítica de crédito implican todos los aspectos de la administración de cuentas porcobrar. Incluyen: elegir los términos de crédito, determinar los términos de evaluación,supervisar las cuentas por cobrar, emprender acciones para un pago atrasado y porúltimo, controlar y administrar las funciones de crédito de la empresa.Elementos de la administración de las cuentas por cobrar:Los elementos de la administración de cuentas por cobrar son los siguientes (Gitman,2000): Políticas de crédito. Normas de crédito. Condiciones de crédito. Políticas de cobranza. Procedimiento de cobranza.Políticas de crédito:Gitman (2000) indica que estas políticas son una serie de lineamientos utilizados paradeterminar si se ha de conceder un crédito y por qué monto. Las políticas de créditoestablecen los lineamientos bajo los cuales se toma la decisión de otorgar un crédito aun cliente.11

Van Horne (1997), señala que las políticas de crédito y cobranza involucran variasdecisiones: la calidad de la cuenta aceptada,el período de crédito,el descuentoconcedido en el pago efectivo cualquier término especial como las fechas estaciónalesy el nivel de gastos por cobranza.Según Weston y Copeland (1995), las políticas de administración de cuentas por cobrarincluyen:el análisis del riesgo del crédito,la fijación de normas para aceptar orechazar el riesgo de crédito, especificar los términos del crédito, decidir las formas enque se van a financiar las cuentas por cobrar , determinar quién absorberá el riesgo delcrédito, establecer políticas y prácticas de cobranza, y evitar la suboptimización porparte de los departamentos.Ross, Westerfield, y Jaffle, (1998), señala que los componentes de la política de créditoincluyen: los términos de venta el análisis del crédito y las políticas. Dentro de laspolíticas de crédito de una empresa, deben de considerarse las normas de crédito, losanálisis de crédito y las condiciones de crédito.Normas de Crédito:Gitman (2000) estableció que las normas de crédito son los criterios mínimos bajo loscuales se concede un crédito a un cliente, y que están en función de tres variablesfundamentales que son: el volumen de las ventas, inversión en cuentas por cobrar ygastos por cuentas incobrables.Emery y Finnerty (2,000), exponen que los estándares de crédito son los criterios quese utilizan para otorgar un crédito. Dependen de las variables que determinan el ValorPresente Neto (VPN) de la venta; de la inversión en la venta, de la probabilidad depago, del rendimiento requerido, del periodo de pago, una mayor probabilidad deincumplimiento, la demora en los pagos y la necesidad de esfuerzos de cobranzacostosos.12

Las normas de créditoflexibles permiten que las ventas se incrementen, y si sonrigurosas o estrictas éstas disminuyen.Si las cuentas por cobrar son altas, los costos de mantenerlas también serán mayores.Si las normas de crédito son flexibles, el volumen de las cuentas por cobrar incrementaal igual que los costos de mantenimiento de las mismas mientras que las normas decrédito flexibles, amplían y aumentan el riesgo de tener una cuenta incobrable.Condiciones de crédito:Según Van Horne (1997), los términos de crédito involucran tanto la duración como eldescuento que se concede. Gitman (2000) indica que las condiciones de crédito,determinan los términos de pago requeridos para todos los clientes que compran elcrédito.Según Gitman (2000), dentro de las condiciones de crédito se pueden considerar tresaspectos importantes que son: descuento por pronto pago, período de descuento yperíodo de crédito.Asimismo, si una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago, lasventas pueden incrementarse, mientras que el período promedio de cobro y laestimación de cuentas malas pueden disminuir.La disminución en las cobranzas, proviene del hecho de que algunos clientes que antesno tomaban el descuento por pronto pago, cuando éste existe realizan sus pagos.Cuando se aumenta un período de descuento por pronto pago es probable que hayaun efecto positivo, porque los clientes que en el pasado no tomaron los descuentospor pronto pago, aprovechan hacer sus pagos cuando la empresa establece un períodode descuento por pronto pago.13

Políticas de cobranza:Van Horne (1997), estableció que la empresa determina su política global de cobranzamediante la combinación de procedimientos de cobro que emprende.Las políticas de cobranza son los procedimientos establecidos, para la realización delos cobros de los montos vencidos en las ventas realizadas al crédito.Emery, y Finnerty (2000), señalan que el proceso de cobranza se puede considerarcomo un proceso de presupuesto de capital, donde la empresa quiere utilizar losprocedimientos de cobranza que generan el Valor Presente Neto (VPN) más alto. Lasecuencia de los esfuerzos de cobranza se inicia con las técnicas menos costosas yprogresa a otras cada vez más costosas sólo después de que han fallado los primerosmétodos.La efectividad de las políticas de cobro pueden valuarse parcialmente, examinando elnivel de cuentas incobrables, aunque este nivel no depende sólo de las políticas decobro, sino que también de las políticas de crédito.Procedimiento de cobranza:Gitman (2000), establece que a medida que una cuenta vence o envejece, la gestión decobro se hace más personal y más estricta, por lo que existen diferentesprocedimientos a través de los cuales se puede realizar un cobro. Para el cobro de loscréditos otorgados por la empresa, se pueden seguir los siguientes procedimientos: Notificación por escrito a los clientes, ya sea por cartas o por estado de cuenta desus cuentas vencidas. La notificación por escrito constituye el primer paso en elproceso de cobro. Estas deben ser escritas con vocabulario cortés. Una segundanotificación que se envíe debe ser más exigente.14

Llamadas telefónicas, al no tener resultados positivos con las notificacionesenviadas, se procede a llamar a los clientes vía telefónica, para hacer más presión ylograr que el cliente realice su pago. En algunas empresas se lleva un control dellamadas a través de archivos de computo. Visitas personales, en caso en que no se tenga respuesta a las notificaciones yllamadas telefónicas, para presionar a los clientes para que realicen sus pagos. Elenvío de un cobrador o del vendedor encargado es un procedimiento eficaz, ya queel pago se puede lograr al momento de hacer la visita al cliente. Cobro a través de agencias de cobranza, si ya se han agotado los tresprocedimientos anteriores, aunque este procedimiento ya tiene un costo alto para laempresa. Al no tener respuesta positiva de los clientes, posterior a realizar notificaciones,llamadas telefónicas y visitas personales, se puede proceder a recurrir a unaagencia de cobranzas para que se encarguen de las cuentas por cobrar. Esteprocedimiento representa un costo alto para las empresas, ya que a una agencia decobro se debe pagar honorarios o comisiones sobre los valores recuperadosdependiendo el vencimiento de las cuentas. Acción legal, que consiste en trasladar a una agencia de cobro o a una oficina deabogados, las cuentas con dificultad de cobro. Constituye el paso más estricto eneste proceso, y es muy oneroso.2.2.4 ASPECTOS NECESARIOS PARA ADMINISTRAR EFICIENTEMENTE UNSISTEMA DE CUENTAS POR COBRAR.Según Lorenzo (2004), uno de los problemas financieros más usuales que enfrentan lasempresas hoy en día es la falta de fondos para financiar sus actividades corrientes. Los15

problemas económicos que vive el país no solo golpean la demanda de los productos oservicios de las empresas, sino que también hace más difícil la gestión de cobro de lascuentas por cobrar comerciales. Además, tiene un fuerte efecto multiplicador, porque elretraso por parte de una empresa en el pago de sus deudas, afecta en la capacidad depago a sus acreedores, quienes a su vez se retrasan con sus proveedores y asísucesivamente generándose una cadena de crisis financiera sobre todo a los másdébiles.Según Lorenzo, (2004), los problemas de flujo de caja pueden durar pocos días oconvertirse en un problema de mayor plazo. Usualmente son difíciles de pronosticar y,en consecuencia, debe estarse preparado para actuar de forma rápida y decisiva paraatacarlos. Las empresas no necesariamente quiebran por tener pérdidas pero sípueden desaparecer por no poder afrontar sus pagos corrientes.Si bien los problemas de flujo de caja son bastante comunes en todas las empresas,cada una tiene posibilidades y vías diferentes de resolverlos. Nadie conoce mejor a laempresa que sus propios gerentes y por ende, son ellos quienes están en capacidad dedeterminar qué puede hacerse en estos casos.Optimización en el manejo de las cuentas por cobrar:Según Gómez (2004) buena parte del trabajo efectivo en el manejo de las cuentas porcobrar se debe hacer antes de que éstas se generen. El punto de partida básico radicaen la adecuada fijación de las condiciones de crédito que se establecen para losclientes. En muchos casos, ante la necesidad de realizar ventas, se otorgan facilidadesde pago a los clientes; creando así un potencial problema de incobrabilidad que podríagenerar pérdidas a la empresa. Por ejemplo, si se tiene un margen de utilidad de 20%,una cuenta incobrable de 2 millones genera la pérdida del beneficio de unas ventas de10 millones. Es claro entonces, que fijar unos estándares de crédito realistas que sean16

aplicados de forma consistente y analizar debidamente la capacidad de crédito de losclientes, es una tarea fundamental en el manejo de las cuentas por cobrar.En cuanto a la actividad de cobranzas, se debe recordar que mientras mayor es elvencimiento de las cuentas, más difícil es cobrarlas. Por esta razón, la cobranza debeser realizada de forma constante y actuar tan rápido como sea posible.Aunque parezca solo un trámite administrativo, cuidar la emisión de los documentosque respaldan el crédito (factura cambiaria o letras de cambio) de tal forma que tenganvalidez legal, representa un aspecto primordial al momentodetomar medidasextremas en la cobranza.Las cuentas por cobrar de una empresa representan la extensión de un crédito a susclientes en cuenta abierta. Con el fin de mantener a sus clientes habituales y atraernuevos, la mayoría de las empresas manufactureras consideran necesario ofrecercrédito.Según Gómez (2004) hoy en día las empresas prefieren vender al contado en lugar devender a crédito pero las presiones de al competencia obligan a la mayoría de lasempresas a ofrecer crédito.De tal forma los bienes son embarcados, los inventarios se reducen y se crea unacuenta por cobrar. Finalmente, el cliente pagará la cuenta y en dicho momento laempresa recibirá efectivo y el saldo de sus cuentas por cobrar disminuirá.El mantenimiento de las cuentas por cobrar tiene costos tanto directos como indirectos,pero también tiene un beneficio importante, la concesión del crédito incrementará lasventas. La administración de las cuentas por cobrar empieza con la decisión de si sedebe o no conceder crédito.17

Políticas de créditoSegún Gómez (2004) el conjunto de lineamientos, que determinan lo que se ha deaplicar ante un caso concreto para obtener resultados favorables para la empresa.Como por ejemplo el período de crédito de una empresa, las normas de crédito, losprocedimientos de cobranza y los documentos ofrecidos.Condiciones de Crédito:Son convenios en los que la empresa y el cliente se ponen de acuerdo y secomprometen en cumplir y llevar a cabo la forma y tiempo de pago de una determinadaoperación.La ampliación de las ventas a crédito ha sido un factor significativo con relación alcrecimiento económico en diversos países. Las empresas conceden créditos a fin deincrementar las ventas.Procedimiento de Cobranza:Es el método que utiliza la empresa para realizar sus cobranzas, las cuales se

por cobrar. Como reflejo del tiempo de demora entre las ventas y las entradas de efectivo, a medida que se cobran las cuentas y efectos a cobrar, éstas representan una inversión importante ycontinua para las empresas que venden al crédito, por lo que requieren de una eficiente administración. Razones por las cuales las empresas otorgan .