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O que é o sistema SAP?Como ele funciona?O sistema SAP ERP existe para solucionar alguns tipos de problemasorganizacionais. Em geral, as empresas são compostas por diversasáreas que, muitas vezes, apesar de não possuírem muito contatodepende de informações, como por exemplo um setor de produção quedepende da compra de uma determinada matéria-prima, mas para queseja possível comprá-la é necessário a liberação de verba do setorfinanceiro.Ou seja, estamos envolvendo nesta brincadeira 3 áreas: compras,produção e financeiro. Acontece que o contato entre essas áreas exigeatenção e dados em um alto nível de detalhes pois muitas vezes atéexiste aquela matéria prima na empresa, porém como não há um padrão

de registro que centraliza essas informações, acontecem desperdíciosde tempo, dinheiro, mão-de-obra e muitos outros.Já imaginou um sistema integrado que centraliza as informações detodas as áreas, podendo ser consultado a medida em que necessário?Pois bem, esta é uma das principais funções de um sistema SAP. Nesteartigo, vamos conferir o que é esse importante e tão falado sistema,como funciona, qual a sua importância, além de vantagens e algumascuriosidades.O que é o sistema SAP (SAP ERP)?O sistema SAP é um famoso sistema de planejamento de recursosempresariais (ERP – Enterprise Resources Planning). Ele recebeu essenome por conta de seu fabricante: A SAP.A SAP é um dos principais produtores mundiais de softwarepara gerenciamento de processos de negócios, pois desenvolvesoluções que permitem o processamento eficaz de dados e o fluxo deinformações nas organizações. SAP significa aplicativos e produtos desistemas em processamento de dados (Systems Applications andProducts in Data Processing).Dessa forma, o sistema SAP consiste em vários módulos totalmenteintegrados, que cobrem praticamente todos os aspectos dogerenciamento de negócios. As principais características do SAP podemser resumidas nos seguintes conceitos: É um sistema feito sob medida;Modular;Informações on-line;Hierarquia de informações;Integração com diversas áreas da empresa;

Como o sistema SAP ERP funciona?O sistema SAP ERP é geralmente organizado em uma arquiteturacliente-servidor de três camadas, essa configuração é recomendadaporque permite flexibilidade e maior escalabilidade. As três camadasusadas pelo software SAP ERP incluem: a camada de apresentação, acamada do aplicativo e a camada do banco de dados.1ª Camada: SAP GUIA camada de apresentação fornece ao usuário a interface gráfica dousuário SAP (SAP GUI). A GUI do SAP para que seja instalada emqualquer computador que use o sistema operacional MicrosoftWindows ou Mac OS. A GUI do SAP é o ponto de comunicação entre ousuário e o sistema SAP ERP.2ª Camada: SAP ERPA camada do aplicativo é o núcleo do sistema SAP ERP pois essacamada é responsável pelo processamento de transações do cliente,execução da lógica de negócios, execução de relatórios, monitoramentodo acesso ao banco de dados, impressão de trabalhos e comunicaçãocom outros aplicativos.3ª Camada: Banco de dadosA camada do banco de dados é onde os dados gerados pelos negócios –ou objetos de dados criados pelos usuários através de diferentesprocessos de negócios – e os programas de aplicativos SAP sãoarmazenados. O desempenho dessa camada finalmente decide aescalabilidade de todo o sistema SAP ERP, já que cada sistemageralmente é implantado usando uma instância de banco de dados.

Ademais desse detalhamento, existem vários módulos de aplicativosque compõem o sistema SAP ERP. Cada módulo foi projetado paraacomodar os programas de aplicativos SAP e dados comerciaisespecíficos relacionados a uma área específica de negócios. Os módulosfuncionais da SAP incluem: Gerenciamento de capital humano (SAP HCM);Planejamento de produção (SAP PP);Administração de materiais (SAP MM);Sistema de projeto (SAP PS);Vendas e distribuição (SAP SD);Manutenção (SAP PM);Finanças e controle (SAP FICO);Gerenciamento de qualidade (SAP QM).Para que serve o sistema SAP?A princípio, os modelos de negócios tradicionais geralmente envolvemgerenciamento de dados descentralizado, com cada função de negóciosarmazenando dados sobre suas operações em um banco de dadosseparado. Dessa forma, funcionários de outras funções comerciais nãopodem acessar as informações e a duplicação de dados em váriosdepartamentos aumenta os custos de armazenamento de TI e o risco deerros nos dados.Ao centralizar o gerenciamento de dados, o software SAP fornece umavisão única da verdade usada por meio várias funções de negócios. Issoajuda as empresas a gerenciar melhor processos de negócios complexosenvolvendo diferentes departamentos pois fornece aos funcionáriosacesso a informações em tempo real em toda a empresa.Como resultado, as empresas podem acelerar os fluxos de trabalho,melhorar a eficiência operacional, aumentar a produtividade, aprimoraras experiências dos clientes – e, finalmente, aumentar os lucros.

Exemplo de SituacionalPor exemplo, vamos supor que um determinado produto esteja semestoque e a equipe de vendas se aproxime da equipe de planejamentoda produção para fabricar o produto para uso futuro. A equipe deplanejamento da produção verifica a disponibilidade das matériasprimas necessárias.Em um sistema descentralizado, armazenam-se as informações damatéria-prima separadamente pelo Planejamento da produção e peloDepartamento de estoque. Assim, o custo de manutenção de dados(neste caso, matéria-prima) aumenta.Quando a equipe de vendas verifica uma matéria-prima específicanecessária para fabricar o produto, mostra que a matéria-prima estádisponível conforme o estoque, mas conforme o banco de dados daequipe de planejamento da produção, a matéria-prima está fora deestoque. Então, eles vão em frente e compram a matéria-prima. Assim,o material e o custo do estoque aumentam.Uma vez que a matéria-prima esteja disponível, o departamento dechão-de-fábrica percebe subitamente que estão com falta detrabalhadores. Eles abordam o RH, que por sua vez contratafuncionários temporários a taxas mais altas do que o mercado. Assim, ocusto do trabalho aumenta.O departamento de planejamento da produção falha ao atualizar odepartamento financeiro sobre os materiais adquiridos. Afinal, odepartamento financeiro adia o prazo de pagamento estabelecido pelofornecedor, causando a perda de reputação da empresa e até mesmo“convidando” uma possível ação legal.

Vantagens e desvantagens do sistema SAP ERPAs vantagens do SAP ERP incluem: A padronização dos processos de negócios de uma organização;A capacidade de integrar-se com outros sistemas de terceiros eexecutar serviços em toda a empresa;A flexibilidade de criar regras personalizadas com a estrutura SAPque define os parâmetros para transações;Vários recursos analíticos – como relatórios e tomada dedecisões – que permitem à SAP atender às necessidades devárias empresas complexas e organizações governamentais;As desvantagens do SAP ERP incluem: O alto custo de compra e implementação do programa, incluindoa compra de software e hardware, custos de mão de obra defuncionários internos de TI e consultores externos, custos detreinamento de funcionários e custos residuais de manutenção desoftware e atualizações periódicas.A complexidade do sistema significa que a maioria das empresasimplementará apenas um recurso do software SAP ERP por vez,fazendo com que a implementação completa do software levevários anos.ConclusãoPortanto nota-se a importância de um sistema ERP como o SAP emempresas de médio a grande porte. Já que a falta de um banco dedados de informações centralizadas pode acarretar em aumentos noscustos dos produtos e consequentemente, num aumento dos preços devendas.Com a implementação ERP, aumenta-se a padronização dos processose controle de recursos, isso é um importante aliado na implementaçãoda metodologia Seis Sigma. Vimos também que a redução de

desperdícios é outro fator crucial da implementação ERP, o que podeser aliado ao Lean Manufacturing.Entretanto, apesar da oferta de uma grande bagagem de vantagens, oscustos com uma implementação personalizada e manutenção destessistemas tornam-se elevados normalmente. Vale a pena colocar nabalança e verificar se é benéfico para sua empresa um sistema comoeste, verificando com pelo menos médio prazo, os seus proventos.

Vantagens e desvantagens do sistema SAP ERP As vantagens do SAP ERP incluem: A padronização dos processos de negócios de uma organização; A capacidade de integrar-se com outros sistemas de terceiros e executar serviços em toda a empresa; A flexibilidade de criar regras personalizadas com a estrutura SAP que define os parâmetros para transações;