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Análisis de características de implementación no convencional desistemas ERPArellano, JonatanBouvier, EstefaniRomero, MartinTamay, GabrielUniversidad Tecnológica Nacional, Facultad Regional Concepción del UruguayAbstractPartiendo de los problemas habituales que sepresentan en una empresa en cuanto al manejo ydisposición de información consistente y oportunamanejada por los distintos departamentos quecomponen la misma, se presenta la oportunidad deimplementar un sistema ERP (Enterprise ResourcePlanning) con el fin de mejorar la comunicacióninterna brindado por consiguiente una mejora en elservicio al cliente y maximizar la productividad de laempresa adoptando esta cualidad como una ventajacompetitiva.Las soluciones planteadas en esta investigación secentran en: implementar el modelo en CloudComputing, que permite acceder a un ERP alojado enla web, a través del acceso a Internet; o bien,gestionar un sistema ERP desarrollado bajo licenciaOpen Source gratuita, o ambas opciones a la vez. Eneste contexto, la empresa cuenta con más opciones ala hora de implementar el sistema antes teriormente, se evaluarán las formas deimplementarlas de manera no convencional. He aquí,el objetivo de este trabajo de investigación.Palabras claveERP, planificación de recursos empresariales, OpenSource, Cloud Computing.IntroducciónEs indudable que el ambiente competitivoque se vive dentro del entorno empresarial,requiere de mejoras en los procesos yactividades de negocio que generan lasventajas a las compañías ante sus más fuertescompetidores. [12]Desde hace varios años, se ha dado mayorimportancia a las Tecnologías de Informacióny su alineación con las estrategias delnegocio para mejorar sus procesos clave denegocio. Prueba de ello, es el incremento tansustancial de adquisiciones de paquetes desoftwareempresarialestalescomolos sistemas de Planificación de RecursosEmpresariales (ERP, Enterprise ResourcePlanning), con el cual los directivos de lascompañías esperan tener integradas todas lasáreas o departamentos de la empresa, queapoyan para la generación de sus productos yservicios. [12]Lillian Padilla define a los ERP como“sistemas que integran la información detodas las operaciones de la empresa siguiendocomo objetivo el manejo y control deinformación actualizada para la toma dedecisiones” [1]. Según Gabriel Campana,“implementar un sistema ERP es una tareacompleja y difícil” [2]; es decir, que laorganización está expuesta a sufrir cambiosen la forma de trabajar, por lo cual, laimplementación de ERP conlleva ciertaresistencia al cambio por parte del personalinvolucrado.La implementación decuestiones tales como: ERPresuelveOptimización de los procesos de gestión(flujos económicos y financieros).
Integridad y unicidad del sistema deinformación. Uso compartido del mismo sistema deinformación que facilita la comunicacióninterna y externa. Reducción al mínimo de los costes degestión de la información. Globalización de la formación (mismalógica, misma ergonomía). Aumento de la productividad. Control de los costes, de los plazos depuestaenmarchaydeimplementación.[13]En principio, las organizaciones optan porimplementar un sistema a medida, es decir,desarrollar desde cero su propio softwareERP, o bien, a través de terceros.Elegir un ERP a medida garantizará a laempresa que el sistema se ajustará a losprocesos económicos de la misma, puestoque el sistema se crea desde cero, concebidoy pensado para la empresa. Esto genera unadependencia de la misma con el proveedor,puesto que éste no solo desarrollará la partesoftware sino también se hará cargo de lainstalación del mismo; en la mayoría de loscasos se ocupa, además, de la capacitación enel uso del personal y del mantenimiento,exceptuando aquellos en lo que estas dosúltimas acciones son realizadas por eldepartamento de Sistemas de la empresa. Porlo tanto, es importante evaluar al proveedorde la tecnología que se desea incorporar en laempresa. Se debe analizar cómo cia de sus consultores y suposicionamientoenelmercado.Se requiere de un gran esfuerzo económico,técnico y humano para el desarrollo de unsistema ERP a medida, considerando lacontratación de programadores especialistas,dedicados al desarrollo, implementación ymantenimiento del ERP [20].Sin embargo, las organizaciones tambiénpueden optar por implementar un sistemaERP de manera no convencional:1. Cloud ERP: se refiere a la tecnología quepermite disponer y acceder a un conjuntode programas y aplicaciones alojados enunservidorexternoconectadopermanentemente a Internet (o en laNube). Técnicamente, existen tres tipos desoftware de Cloud Computing: IaaS(InfrastructureasaService)oInfraestructura como Servicio, se contrataúnicamente el almacenamiento, las redes ylos servidores; PaaS (Platform as aService) o Plataforma como Servicio,añade a la opción anterior una serie deservicios base; y finalmente, SaaS(Software as a Service) o Software comoServicio, que completa la versión anteriorcon un conjunto de aplicaciones. Laelección de alguna las opciones detalladasanteriormente depende de las necesidadesde la empresa [8].2. Sistemas ERP de Software Libre: elsoftware libre se refiere a la libertad de losusuarios para ejecutar, copiar, distribuir,estudiar, cambiar y mejorar el software; demodo más preciso, se refiere a cuatrolibertades de los usuarios del software: la libertad de usar el programa, concualquier propósito; la libertad de estudiar cómo funcionaelprogramaymodificarlo,adaptándolo a las necesidades de laorganización; la libertad de distribuir copias delprograma, con la cual se puede ayudara tu prójimo; la libertad de mejorar el programa yhacer públicas esas mejoras a losdemás, de modo que toda lacomunidad se beneficie.
Además, el Software Libre (Open Source) esaquel que está disponible de manera gratuita,con una licencia de uso, pero conrestricciones en la mayoría de los casos,como la no modificación de la aplicación, laprohibición de redistribución o incluso lasposibilidades de uso con fines comerciales[9] (por ejemplo: Adempiere, OpenBravo,Apache OFBiz, xTuple).En este contexto, el objetivo del presentetrabajo es realizar un análisis de lascaracterísticas de implementar un sistemaERP utilizando Software Libre o CloudComputing.Elementos de trabajo y metodologíaEl ámbito de desarrollo de las actividadespropuestas fue en el marco de la asignaturaAdministración de Recursos de la carreraIngeniería en Sistemas de Información de laFacultad Regional Concepción del Uruguay.Se realizó a través de las siguientes tareas:a. Para llevar a cabo la búsqueda deinformación se han empleado los siguientesmateriales: búsquedas en línea de publicacionescientíficasartículos de revistashemeroteca de la UniversidadTecnológica Nacionalacceso a la biblioteca digital de IEEEacceso a la biblioteca digital de ACM[41]acceso al repositorio SCOPUS [42]sistema Nacional de Repositorio [43]b. Se identificaron problemas a la hora deimplementar sistemas ERP en las empresas.c. Sedesarrollaronalternativasycaracterísticas diferentes, por las que sepueden optar durante la implementación.d. Se analizaron y compararon lascaracterísticas principales de cada alternativa.ResultadosSe ha podido ver a través de lo estudiado quela implementación de un ERP requiere de unainversión considerable de dinero, no solo enhardware, sino también en software, ya sea sise hace un sistema personalizado o si secontrata un sistema propietario, como porejemplo software desarrollado por: Sage [14],SAP [15], Microsoft [16], Solmicro [17] yDeister [18]. Una buena alternativa para lasempresas podría ser el uso de programas ERPde Software Libre. Entre los más conocidosseencuentranAdempiere,CK-ERP,Openbravo (Aplicación cliente/servidor web)[5], OpenERP, entre otros [3].Por otro lado el software Cloud Computingpermitirá un ahorro con respecto a la comprahardware, para su correcto funcionamientosolo se requiere una conexión permanente ainternet con una alta velocidad. Lacomputación en la nube son servidores desdeInternet encargados de atender las peticionesen cualquier momento. Se puede tener accesoa su información o servicio, mediante unaconexión a internet desde cualquierdispositivo móvil o fijo ubicado en cualquierlugar. Sirven a sus usuarios desde variosproveedores de alojamiento repartidosfrecuentemente por todo el mundo. Estamedida reduce los costos, garantiza un mejortiempo de actividad y que los sitios web seanprácticamenteinvulnerablesalosdelincuentes informáticos [6].Por otro lado, es posible, además, ofrecer unasolución en la que converjan ambas opciones,es decir, implementar un proyectoOpenSource que se ejecuta en el seno de unservidor web, tales como OpenBravo [5] oDolibarr [22] por ejemplo. Estos softwareofrecen versiones demo para realizar pruebasen la organización; sus versiones pagas sonaccesibles y pensadas para pequeñas ymedianas empresas [7].
DiscusiónEl éxito de la implementación de un ERP seencuentra condicionado muchas veces por losllamados factores críticos de riesgo (FCR),que en su cumplimiento o no, llevarán aléxito o al fracaso de la organización [4];algunos son generales y otros n que se lleve a cabo.Se pueden mencionarimplementación: trestipos Apoyo y participación de la alta dirección:un proyecto de implementación de un ERPrequiere la intervención de los máximosresponsables de la empresa, en todos losniveles y fases del proyecto, para realizarun seguimiento y poder tomar decisiones[24]. Gestión del proyecto: la estructuraorganizativadelproyectodeimplementación es un factor de granimportancia para el éxito del mismo. Unaestructura organizativa que incluya uncomité de dirección del proyecto asegurala participación apropiada de todos losactores involucrados en la implementación[25]. Formación del equipo del proyecto: laspersonas que participan en la selección eimplementación del ERP no son lasmismas, pueden variar según lasnecesidades y amplitud del proyecto, hayque crear un equipo estable durante todo elproceso, conformado de manera mixta porprofesionalesdelaempresayprofesionales de la empresa que loimplementaron [26]. Habilidades en las tecnologías deinformación:sonnecesariasparaconfigurar y mantener sistemas deinformación que apoyen a la organización.La carencia de habilidades técnicas esreconocida como un impedimento para laintegración de modernas tecnologías parala organización [27]. Habilidades en los procesos de negocio:destrezas para entender cómo opera elnegocio y para predecir el impacto de unaparticular decisión o acción en el resto dela empresa [28]. Participación de usuarios finales: esimportante que los usuarios finales seencuentren involucrados en la definición eimplementación de los requerimientos dela organización, ya que son ellos los quedeDesarrollo completo: la implementaciónde un sistema ERP en una empresa quedispone de Departamento Informático(Departamento de Sistemas); éste será elencargado de realizar la gestión delsistema informático, personalizaciones,puesta en marcha y capacitación deusuarios. Desarrollo mixto: la empresa que, aunquedispone de Departamento Informático(Departamento de Sistemas), se apoya enuna empresa externa para la adaptación eimplementación, y posteriormente se hacecargo del mantenimiento y posterioresdesarrollos. Tercerizado: la empresa confía laimplementación y el mantenimiento a unaempresa externa.A modo genérico para todas lasimplementaciones, se definen una serie defactores críticos comunes en las mismas. [4] Planificación estratégica de las tecnologíasde información: los mayores esfuerzosinvertidos en la planificación detecnologías de información puedenconducir a mejorar la satisfacción de losrequerimientos de negocios del sistemafinal. La claridad de metas y objetivos,que son el resultado de la planificaciónestratégica de tecnologías de información,es indicada como un factor clave de éxitopara la implementación de sistemas ERP[23].
realmente conocen el día a día de laorganización y podrán proponer mejoras alos procesos ya existentes [29]. La predisposición al cambio: laimplementación de un sistema ERPimplica cambios a gran escala que puedenser resistidos por los empleados de laorganización. Si las personas no seencuentran apropiadamente preparadaspara los inminentes cambios, entonces lanegación y la resistencia al cambio seránconsecuencias predecibles de los cambioscreados por la implementación [30].La migración de datos: hacer unamigración de datos adecuada es de vitalimportancia poder tener los datos de otrossistemas en el nuevo ERP, pero este temaendiferentesocasionespresentadificultades inherentes al tipo de datos,volumen y validez de los mismos. Esnecesario analizar y acotar este tema dadoslos recursos que se utilizan [31].Falta de experiencia y conocimiento: losERP de software libre se han dado aconocer en los últimos años, por lo que laexperiencia en este tipo de aplicacionespuede no ser todavía la adecuada parallevar a cabo implementaciones de grandesdimensiones [32].Si bien la elección de ciertas características ala hora de implementar un sistema ERP,como la elección o no de implementarlo en lanube, por ejemplo, pueden ayudar a laempresa; gran parte de la responsabilidad deléxito de la implementación de un sistemaERP depende del cumplimiento de estosfactores.Más allá de los resultados obtenidos, esconveniente aclarar que las alternativasencontradas, en algunos casos, se encuentrancon ciertos obstáculos. La primera alternativa(Software Libre) presenta problemas encuanto a la completitud de la aplicación yaque puede no contar con todas las funciones omódulos que cierta empresa requiera. Porotro lado, el no contar con un servicio deinstalación pago o un software propietarioquiere decir que la propia empresa debehacerse cargo del mantenimiento ycapacitación (incurre a un mayor costo y a unmayor riesgo). Esto acarrea un cierto costo yriesgo para la empresa [3].A partir de una búsqueda bibliográfica se hancreado los siguientes cuadros, presentan lasprincipales ventajas y desventajas de lossistemas ERP de software libre y CloudComputing respectivamente:VentajasDesventajasPrecioEscasez de empresas yconsultores que conozcanlos productosPosibilidad deprobar en detalleantes de comprarEscasez de referenciasMenor nivel de desarrolloAdecuación a laPyMEAcceso al códigofuenteDificultad de instalaciónSi la empresa decideimplementarlo por sucuenta, su departamentode sistemas debeencargarse de lacapacitación ymantenimientoNecesidad de adaptarprocesos de la empresa, ofunciones del software*Tabla 1 Ventajas y desventajas de utilizar SoftwareLibre. [3] [9]
VentajasDesventajasNo necesita instalarningún tipo dehardwareDependencia a losproveedores deservicioRequiere de muchamenos inversiónpara comenzar atrabajarImplementación másrápida y con menosriesgoEs necesaria unaconexión a internetconstante y rápidaconsultoría D'Soft Colombia [33], AsapDigital S.R.L. (compraventa, instalación ypuesta en funcionamiento de todo tipo dematerial informático) [34], Sginnova(servicios de diseño de páginas web, tiendasonline, implementación de protección dedatos, Dolibarr, centralitas, sms web, cursosde capacitación, etc) [35], entre otras; lascuales usan Dolibarr[10]. Otras empresas hantenidobuenosresultadosutilizandoOpenbravo, entre ellas se pueden mencionarDecathlon Sports (artículos deportivos) [36],Aligent (fabricante de metal) [37], MarmolesArca (comercializadora de materiales para laconstrucción) [38], entre otros [16]. Todasestas son empresas pequeñas o medianasdistribuidas en distintas partes del mundo.ConclusiónAcceso a lainformación y losservicios desdecualquier lugarLa disponibilidad deserviciosespecializados en lared puede tardarmeses o añosServicios gratuitos ypagos según lasnecesidades delusuarioEmpresas confacilidad deescalabilidadLa confiabilidad delos servicios dependede la salud económicay financiera de losproveedores*Tabla 2 Ventajas y desventajas de utilizar CloudComputing. [19] [21]A pesar de los inconvenientes muchasempresas han implementado con éxito lasalternativas de software Libre y/o CloudComputing, como son los casos de laEn base a lo investigado se concluye que,implementar un sistema ERP brindasoluciones a los problemas de gestión queexisten en una organización, integrando losprocesos de negocios y de esta maneramejorar la comunicación. Una organizaciónpuede optar por desarrollar un software amedida o implementar un software ERP noconvencional como Software Libre, softwarede Cloud Computing, o implementando estosdos últimos juntos. Estas alternativasconllevan ciertas ventajas y desventajas: si seimplementa un Software Libre decrece elcosto de adquisición, pero tiene una rapidezde despliegue lenta; si fuese el caso desoftware de Cloud Computing, el costo dehardware disminuye, pero se genera unadependencia hacia los proveedores delservicio, o por el funcionamiento de internet.A pesar de estos inconvenientes, laimplementación de un sistema ERP en unaorganización resulta una ventaja competitivafrente a su competencia si se hace derarse como soluciones vanguardistas,pero el avance tecnológico y las necesidades
[9]ERP Software Libre frentePropietario http://goo.gl/kgyTrf[10]Comentarios de empresas acerca de Dolibarrhttp://goo.gl/9rYdyF[11]OpenBravo, Casos dehttp://goo.gl/T0AIv1[12]Cruz López Carlos Cristian, ERP: /oxOSFj[13]Porque implementar un ERP, Criterios deselección de un ERP https://goo.gl/RvBMGK[14]Sage merica/index.html[16]Microsoft micro http://www.solmicro.es[18]Deister http://www.deister.net/[19]Jean Carlos Abrego, Irina Tud, Adelina Warin(2012), Cluod Computing, http://goo.gl/25l1AC[20]Redaccion-Dataprix (2014), ¿Es mejorimplementar un ERP estándar o a medida?http://goo.gl/6ZB3dW[21]La Nación, Las empresas hablan sobre La Nubehttp://goo.gl/pSpdTw[22]Dolibarr http://www.dolibarr.es/[23]Gestiweb, Planificación estratégica de lastecnologías de la informaciónhttp://goo.gl/fyprVP[24]Gestiweb, El apoyo y participación de la altadirección http://goo.gl/9uLnSI[25]Gestiweb, Gestion de proyectohttp://goo.gl/VfIO7w[26]Factores Críticos de Riesgo (FCR) en Gestiweb, Formacion del equipo del proyecto,http://goo.gl/2FZLS1[27]Gestiweb, Habilidades en la tecnologia de lainformación (TI) http://goo.gl/eoLjHl[5]OpenBravo www.openbravo.com/es/[28][6]Marcos Renuevo (2014), Qué es el CloudComputing y las ventajas de implementarlo enmi empresa http://goo.gl/KB3XWvGestiweb, Habilidades en los procesos denegocio (Reingeniería de procesos),http://goo.gl/kXty50[29]PyMES y Software Libre: cómo ahorrar en eldía a día de la empresa http://goo.gl/uBvdO7Gestiweb, Participación de los usuarios finales,http://goo.gl/JsaJEH[30]Gestiweb, La predisposición al cambio(Gestion del cambio), http://goo.gl/izFT33generadas por el considerable uso de lastecnologías de información provocan que, enel caso del software en Cloud Computing, porejemplo, sea una propuesta cotidiana. Es asíque Ezequiel Glinsky, gerente del Grupo deNuevas Tecnologías de Microsoft paraArgentina y Uruguay, señaló que "La Nubees un alternativa que se suma a las actualesque tiene una empresa para consumiraplicaciones o soluciones de software"; "Elbeneficio de esta nueva manera de consumiraplicaciones es que si me voy al campo o a lacasa de un amigo, puedo tener misdocumentos permanentemente. El beneficioes la disponibilidad", aseguró. Los tresfactores que comenta Glinsky a la hora desumar beneficios son: el fortísimocrecimiento del poder de cómputo, el nivel dealmacenamiento y el efecto sobre laagilización de la comunicación [21].Se plantean como futuras líneas de acciónrealizar un estudio sobre empresas argentinasque hayan implementado un sistema ERP, sioptaron o no por los métodos noconvencionales, y analizar los casos de éxitoo fracaso.Referencias[1]Lillian Padilla, Planeación de los recursos de laempresa: ERP http://goo.gl/m5D09Z[2]Gabriel Campana (2014), Sistemas Integradosde Recursos Empresariales (ERP) Factores 3][4][7][8]Open Bravo, Sistemas ERP de Software o.gl/8MKDdHnube(2015)éxitoadeSoftwareclientes
[31]Gestiweb, La migración de datos,http://goo.gl/tJpf2n[32]Gestiweb, La falta de experiencia yconocimiento http://goo.gl/AUJtUi[33]D'Soft Colombia, http://www.dsoft.com.co/[34]Asap Digital S.R.L. http://www.asapdigital.com/[35]Sginnova, http://www.sginnova.es/[36]Decathlon Sports, http://www.decathlon.es/[37]Aligent, http://www.aligent.com.au/[38]Marmoles Arca, http://marmolesarcamx.com/[39]Apache OFBiz https://ofbiz.apache.org/[40]xTuple http://xtuple.com/[41]Biblioteca digital de ACM http://www.acm.org/[42]Repositorio SCOPUShttp://www.scopus.com/home.url[43]Sistema Nacional de .php
ema ERP es una tarea compleja y difícil" [2]; es decir, que la organización está expuesta a sufrir cambios en la forma de trabajar, por lo cual, la implementación de ERP conlleva cierta resistencia al cambio por parte del personal involucrado. La implementación de ERP resuelve cuestiones tales como:
