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Instituto Tecnológico de Costa RicaÁrea Académica en Gerencia de Proyectos“GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS APLICABLE ENPROYECTOS DE OBRA PÚBLICA EN EL HOSPITAL MÉXICO”Proyecto para optar por el grado de Maestría en Gerenciade ProyectosRealizado por:Fabián Pacheco JiménezProfesor tutor:Ing. Robert Sánchez Acuña, MAP-PMPCartago, julio de 2012

Tabla de contenidosDEDICATORIA . XAGRADECIMIENTOS. XIRESUMEN . XIIABSTRACT .XIVGLOSARIO .XVABREVIATURAS .XVIIINTRODUCCIÓN . 1CAPÍTULO 1.GENERALIDADES DE LA INVESTIGACIÓN . 21.1.MARCO REFERENCIAL EMPRESARIAL .21.2.JUSTIFICACIÓN DEL ESTUDIO .71.3.PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .111.4.OBJETIVOS .121.4.1.Objetivo general .121.4.2.Objetivos específicos.121.5.ALCANCE Y LIMITACIONES .13CAPÍTULO 2.MARCO CONCEPTUAL . 142.1.DEFINICIÓN DE PROYECTO .142.2.CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS .142.2.1.Etapa de preinversión.142.2.2.Etapa de inversión .152.2.3.Etapa de operación.152.3.FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS .152.3.1.Procesos de inicio .172.3.1.1.Desarrollar el acta de constitución del proyecto .172.3.1.2.Identificar a los interesados.172.3.2.Procesos de planificación.172.3.2.1.Desarrollar el plan de gestión del proyecto.172.3.2.2.Recolectar requisitos .172.3.2.3.Definir el alcance .18i

2.3.2.4.Crear la estructura de desglose del trabajo.182.3.2.5.Definir las actividades.182.3.2.6.Definir la secuencia de las actividades.182.3.2.7.Estimar la duración de cada actividad .182.3.2.8.Elaborar un cronograma .182.3.2.9.Estimar los costos .182.3.2.10.Elaborar el presupuesto.192.3.2.11.Planificar la calidad .192.3.2.12.Desarrollar el plan de recursos humanos .192.3.2.13.Elaborar el plan de comunicaciones .192.3.2.14.Planear la gestión de los riesgos.192.3.2.15.Identificar los riesgos.192.3.2.16.Realizar el análisis cualitativo de los riesgos.202.3.2.17.Realizar el análisis cuantitativo de los riesgos .202.3.2.18.Planear la respuesta ante cada riesgo .202.3.2.19.Elaborar el plan de adquisiciones .202.3.3.2.3.3.1.Monitorear y controlar el trabajo del proyecto.202.3.3.2.Llevar a cabo un control integrado de cambios.202.3.3.3.Controlar el cronograma.212.3.3.4.Realizar el aseguramiento de la calidad.212.3.3.5.Ejecutar el control de la calidad.212.3.3.6.Informar sobre el desempeño .212.3.3.7.Conducir las adquisiciones.212.3.3.8.Monitorear y controlar los riesgos .212.3.3.9.Administrar las adquisiciones .212.3.4.2.3.4.1.2.4.Procesos de ejecución, monitoreo y control .20Procesos de cierre.22Cerrar las adquisiciones .22ACERCA DE LOS CONTRATOS .222.4.1.Contrato de precio fijo.232.4.2.Contratos de reembolso del costo .232.4.3.Contrato de obra pública.232.4.4.Administrador del contrato .242.5.FACTORES AMBIENTALES QUE INCIDEN EN LA PLANIFICACIÓN DE LAS CONTRATACIONES DE OBRA .242.5.1.2.5.1.1.Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.24Modalidades de contratación administrativa .24ii

2.6.DEFINICIÓN DE GUÍA .25CAPÍTULO 3.MARCO METODOLÓGICO. 263.1.TIPO DE INVESTIGACIÓN .263.2.FUENTES Y SUJETOS DE INFORMACIÓN .263.3.TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN .273.4.PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS .28CAPÍTULO 4.ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN . 294.1.RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN .294.2.ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS .304.3.CONCLUSIONES.364.4.RECOMENDACIONES .37CAPÍTULO 5.GUÍA PARA LA FISCALIZACIÓN DE CONTRATOS APLICABLE A PROYECTOS DE OBRAPÚBLICA EN EL HOSPITAL MÉXICO (PROPUESTA DE SOLUCIÓN) . 405.1.INTRODUCCIÓN.405.2.SECCIÓN A: PAUTAS PARA PLANIFICAR LA OBRA BAJO LA MODALIDAD LLAVE EN MANO .465.2.1.Conformación del expediente del proyecto .475.2.2.Definición del alcance.485.2.2.1.Documentos de inicio .485.2.2.2.Diagnóstico .515.2.2.3.Levantamiento de requerimientos .525.2.2.4.Presentación de la propuesta .545.2.2.5.Estimación económica .565.2.2.6.Documentos de aprobación.585.2.3.Gestión de las comunicaciones.595.2.3.1.Identificación de los interesados .595.2.3.2.Herramientas para la comunicación .605.2.3.3.Matriz de comunicaciones.645.2.3.4.Manejo de las comunicaciones con varias empresas .665.2.4.Evaluación de los riesgos .665.2.4.1.Identificación .665.2.4.2.Análisis cualitativo .685.2.4.3.Plan de respuesta .705.2.5.Planificación de la calidad de los entregables .71iii

5.2.5.1.Evaluación técnica .715.2.5.2.Selección de criterios de aceptación.725.2.6.Elaboración del cronograma del proyecto.745.2.7.Gestión del costo del proyecto.755.3.SECCIÓN B: PAUTAS PARA LA ELABORACIÓN DEL CARTEL DE CONTRATACIÓN DE OBRA TIPO LLAVE EN MANO .795.3.1.Introducción.805.3.2.Creación y mantenimiento de cláusulas para inclusión en carteles de contratación .805.3.3.Generalidades.825.3.3.1.Información básica que debe aportar el equipo de proyecto.825.3.3.2.Condiciones generales de contratación.835.3.4.Condiciones específicas .835.3.4.1.Requisitos del oferente.835.3.4.2.Requisitos de la oferta .845.3.4.3.Declaración de la metodología de fiscalización .845.3.4.4.Regulaciones en materia de plazos de ejecución, costo y alcance .855.3.4.5.Requerimientos en materia de administración del proyecto .875.3.4.6.Requerimientos en materia de gestión de la salud y la seguridad en la construcción .925.3.4.7.Requerimientos para la protección de la infraestructura existente y la continuidad de los servicios955.3.4.8.Requerimientos en materia de gestión ambiental .965.3.5.Criterios de ponderación de ofertas para recomendación técnica .975.3.6.Especificaciones técnicas .985.3.7.Formularios para presentación de las ofertas .995.4.SECCIÓN C: PAUTAS PARA REALIZAR LA ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO .1025.4.1.Introducción.1035.4.2.Funciones del jefe de proyecto .1035.4.3.Plan de gestión de las comunicaciones.1055.4.3.1.Esquema de las comunicaciones .1055.4.3.2.Informes de desempeño.1095.4.4.Plan de gestión de los riesgos.1095.4.4.1.Revisiones periódicas. 1105.4.4.2.Revisiones programadas por fase de ejecución.1115.4.4.3.Toma de decisiones .1115.4.5.Plan de aseguramiento y control de la calidad.1135.4.5.1.Inspecciones .1145.4.5.2.Recolección de datos .114iv

5.4.5.3.Análisis de datos .1155.4.5.4.Interpretación.1155.4.5.5.Solicitudes de corrección .1155.4.5.6.Documentación .1155.4.6.Plan de gestión del alcance .1165.4.6.1.Verificar el alcance.1165.4.6.2.Controlar el alcance .1185.4.7.Plan de gestión de la integración .1185.4.7.1.Coordinación inicial .1185.4.7.2.Gestión de modificaciones dentro del proyecto.1205.4.7.3.Cierre del proyecto .1285.4.8.CAPÍTULO 6.Gestión del cronograma y el costo del proyecto.132CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES . 1336.1.CONCLUSIONES.1336.2.RECOMENDACIONES .136REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS . 138BIBLIOGRAFÍA. 138ANEXOS. 140APÉNDICES . 170v

Listado de figurasFigura 1.1 Representación de la remodelación al Área de Densitometría, HospitalMéxico.4Figura 1.2Representación de la remodelación propuesta al Área deOftalmología, Hospital México.4Figura 1.3 Vista en planta de remodelación propuesta para el TAC simulador,Hospital México.5Figura 1.4 Representación de cubierta propuesta para recepción de ambulanciasen el Hospital México .5Figura 1.5 Representación de remodelación propuesta para todo el piso de rayosX en el Hospital México.6Figura 2.1 Cuadro de correspondencia de los grupos de procesos y de las áreasde conocimiento de la dirección de proyectos.16Figura 4.1 Gráfico comparativo de la experiencia en fiscalización reportada porprofesionales de la CCSS. .31Figura 4.2Principales debilidades o carencias en materia de fiscalizacióndetectadas por profesionales de la CCSS interesados en el tema. .32Figura 4.3 Debilidades o carencias identificadas por profesionales de la CCSSencuestados en materia de fiscalización de obras.33Figura 4.4 Tendencia de las opiniones respecto al principal problema que afectala fiscalización de contratos de obra en la CCSS.34Figura 4.5 Conocimiento sobre la existencia de buenas prácticas en materia degestión de proyectos y percepción sobre su uso en la CCSS.36Figura 5.1 Concepto general de la guía propuesta. .40vi

Figura 5.2 Secciones principales de la guía propuesta. .41Figura 5.3 Componentes de la sección para planificar la contratación. .42Figura 5.4 Componentes de la sección para fiscalizar la ejecución contractual.43Figura 5.5 Componentes de la sección para planificar la contratación. .46Figura 5.6 Cuadro de componentes y herramientas de la sección A de la guíapropuesta. .46Figura 5.7 Formato propuesto para elaborar el acta constitutiva del proyecto.49Figura 5.8 Lista de verificación inicial de requerimientos del proyecto.53Figura 5.9 Estructura básica de un presupuesto de obra.56Figura 5.10Estructura básica del presupuesto del equipo y mobiliario poradquirir. .57Figura 5.11 Hoja de identificación de los interesados en el proyecto.60Figura 5.12 Formato recomendado para elaborar el informe de estado. .63Figura 5.13 Plantilla de la matriz de comunicación del proyecto. .65Figura 5.14 Escala de probabilidad e impacto. .68Figura 5.15 Hoja de evaluación de riesgos del proyecto.69Figura 5.16 Plantilla propuesta para la elaboración del plan de respuesta a losriesgos. .71Figura 5.17 Plantilla de listado de pruebas y mediciones requeridas.73Figura 5.18 Estructura básica de una tabla de pagos por avance de obra. .75Figura 5.19 Componentes de la sección de pautas para la elaboración del cartel.79Figura 5.20 Cuadro de componentes y herramientas de la sección B de la guíapropuesta. .79vii

Figura 5.21 Plantilla para conformar base de datos de cláusulas de cartel decontratación de obra. .81Figura 5.22Componentes de la sección de pautas para la fiscalización delcontrato. .102Figura 5.23 Cuadro de componentes y herramientas de la sección C de la guíapropuesta. .102Figura 5.24Mapa de interesados y relaciones de comunicación dentro dediferentes contextos. .106Figura 5.25 Proceso general de revisión del plan de gestión de riesgos. .110Figura 5.26 Proceso general de toma de decisiones ante un evento adverso en elproyecto. .112Figura 5.27 Proceso general de aseguramiento y control de la calidad durante laadministración del contrato. .113Figura 5.28 Formato propuesto para elaborar el acta de aceptación de las obraspor parte del cliente.117Figura 5.29Procedimiento general para la gestión de modificaciones en elproyecto. .122Figura 5.30 Formato de solicitud de modificación. .125Figura 5.31 Formato de orden de modificación. .127Figura 5.32 Acta de recepción provisional de obras.129Figura 5.33 Acta de recepción definitiva de obra. .131viii

Listado de tablasTabla 5.1 Cláusulas sugeridas para establecer regulaciones en materia de plazosde ejecución, costo y alcance del proyecto. .85Tabla 5.2 Cláusulas sugeridas para establecer las características de idoneidaddel oferente en materia de gestión de proyectos. .87Tabla 5.3 Cláusulas sugeridas para establecer los requisitos de presentación dela oferta para garantizar la futura gestión del proyecto. .88Tabla 5.4 Cláusulas sugeridas para declarar al contratista la metodología defiscalización.89Tabla 5.5 Cláusulas sugeridas para advertir al oferente sobre requerimientos enmateria de salud y seguridad durante la ejecución del proyecto.93Tabla 5.6 Cláusulas sugeridas para advertir al oferente sobre los requerimientosen materia de protección de la infraestructura existente y aseguramiento de lacontinuidad de los servicios. .95Tabla 5.7 Cláusulas sugeridas para advertir al oferente sobre requerimientos enmateria de gestión ambiental durante la fase de ejecución del proyecto. .96Tabla 5.8 Consideraciones sobre las relaciones de comunicación típicas entre losinteresados en un proyecto. .107ix

e.x

AgradecimientosDeseo agradecer a mi tutor Robert Sánchez, por su valiosa guía y seriocompromiso demostrado durante el proceso de creación del presente trabajo.Además, quiero agradecer a m

Figura 5.7 Formato propuesto para elaborar el acta constitutiva del proyecto.49 Figura 5.8 Lista de verificación inicial de requerimientos del proyecto.53 Figura 5.9 Estructura básica de un presupuesto de obra.56 Figura 5.10 Estructura básica del presupuesto del equipo y mobiliario por