WIXLIB

E-TENDERINGHANDLEIDING VOOR OPENBAREAANKOPERS31/03/2020Federale dienst e-Procurement

GEBRUIKSVOORWAARDENRechtenDe FOD Beleid en Ondersteuning behoudt alle rechten (waaronder auteursrechten, merkrechten en octrooien) met betrekking tot deze informatie(waaronder teksten, grafisch materiaal en logo’s).GebruikBehalve het downloaden en printen van de geboden informatie voor persoonlijk gebruik, is het niet toegestaan om de inhoud van deze handleidingen,zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de FOD Beleid en Ondersteuning, over te nemen, te vermenigvuldigen of op welke wijze dan ook tedistribueren of openbaar te maken. Commerciële doeleinden zijn in het geheel verboden.AansprakelijkheidDe samenstellers van de handleidingen zijn zich volledig bewust van hun taak zo betrouwbaar mogelijke informatie te verstrekken. De Federale Dienst eProcurement wil u met deze handleidingen de nodige informatie verstrekken, zonder dat de in deze documenten vervatte informatie bedoeld kunnenworden als een advies.Bijgevolg geeft De Federale Dienst e-Procurement geen garanties dat de informatie die deze handleidingen bevatten, foutloos is. Bovendien is dehandleiding bedoeld voor gebruikers die een aankondiging/dossier rechtstreeks op e-Notification aanmaken. Bij gebruik van e-Senderpakketten, kunnensommige functionaliteiten van e-Notification ontbreken of dienen deze op een andere manier toegepast te worden. Vraag raad aan je e-Senderleverancier.De FOD Beleid en Ondersteuning is niet aansprakelijk voor om het even welke vorm van schade, noch voor enig ander nadeel van welke aard ookbetreffende het gebruik van deze handleidingen.Omwille van de leesbaarheid moeten de termen gebruikt in deze handleiding als genderneutraal beschouwd worden.ContactgegevensFOD Beleid en Ondersteuning – DG Federale Accountant en Procurement - dienst e-Procurement – WTC III, Simon Bolivarlaan 30 bus 1, 1000 Brussele.proc@publicprocurement.be - 32 2 740 80 00E-TENDERING2

en . 8Wat is e-Tendering? . 8Waarvoor staat e-Tendering ? . 8De voordelen van e-Tendering . 8Wat heb je nodig voor e-Tendering? . 10De minimale configuratie . 10De tussenoplossing (aangeraden) . 10De maximale configuratie . 111.3Toegang tot de applicatie . 121.4Hoe wordt de informatie visueel voorgesteld? . 131.4.11.4.21.4.31.4.41.51.5.11.5.21.5.3Algemeen overzicht . 13De hoofdbanner . 13Het hoofdmenu . 14De werkzone. 14Hoe de handtekenmethode uittesten? . 15Opmerking vooraf . 15Beginsituatie. 15Werkwijze . 15E-TENDERING3

22.13Accountbeheer – Registreren en aanmelden . 17Centraal gebruikersbeheer . 17Externe aankopers . 183.1Inleiding . 183.2Een externe aankoper toevoegen aan of verwijderen uit een dossier . .24.1.34.24.2.14.2.2Beginsituatie. 19Werkwijze . 19Een lijst met vaste externe aankopers samenstellen . 23Beginsituatie. 23Werkwijze . 23Toegang tot dossiers waaraan je als externe aankoper bent geassocieerd . 24Beginsituatie. 24Werkwijze . 24Mijn Dossiers . 25Hoe een dossier creëren? . 25Opmerking vooraf . 25Beginsituatie. 25Werkwijze . 25Hoe de parameters van een dossier aanpassen? . 26Beginsituatie. 26Werkwijze . 26E-TENDERING4

arameters . 27Hoe een dossier activeren? . 32Beginsituatie. 32Werkwijze . 32Kwalificatiesysteem en dynamisch aankoopsysteem . 33Beginsituatie. 33Eerste opening . 33Tussentijdse opening. 35Hoe een dossier terugvinden in e-Tendering? . 39Beginsituatie. 39Via “Mijn Dossiers”. 39Via de zoekmotor . 41Archivering van dossiers . 43Beginsituatie. 43Werkwijze . 43Het openen van offertes . 44Hoe verloopt een openingssessie? . 44Opmerking vooraf . 44De sluiting van een dossier. 45De opening uitstellen . 47Beginsituatie. 48Werkwijze opening . 48Hoe een PV van opening genereren? . 51E-TENDERING5

45.4.15.4.25.55.5.1Beginsituatie. 51Het PV van opening genereren . 51De offertes registreren . 53Het PV van opening afronden . 55Het PV van opening tekenen . 56Het PV van opening publiceren . 62Hoe de zichtbaarheid van een PV van opening wijzigen?. 64Opmerking vooraf . 64Beginsituatie. 64Werkwijze . 64Hoe een bijkomend PV van opening aanmaken? . 66Beginsituatie. 66Werkwijze . 66Hoe een PV van opening opzoeken? . 67Beginsituatie. 675.6Hoe de geldigheid van een elektronische handtekening evalueren? . 695.7Hoe het logboek raadplegen en downloaden? . 695.7.15.7.25.85.8.15.8.25.9Beginsituatie. 69Werkwijze . 69Hoe alle ingediende documenten downloaden?. 70Beginsituatie. 70Werkwijze . 70Hoe de ingediende documenten downloaden in Dynamisch aankoopsysteem of Kwalificatiesysteem? . 71E-TENDERING6

5.9.15.9.25.9.3Beginsituatie. 71Methode 1: de documenten van alle openingen downloaden . 71Methode 2: de documenten per opening downloaden . 725.10Hoe alle ingediende gestructureerde offertevragenlijsten downloaden? . 735.10.15.10.25.11Hoe gedownloade bestanden verifiëren? . 745.11.15.11.26Beginsituatie. 73Werkwijze . 73Beginsituatie. 74Werkwijze . 74Hoe ons contacteren? . 76E-TENDERING7

1 Algemeen1.1 Wat is e-Tendering?1.1.1 Waarvoor staat e-Tendering ?e-Tendering is de module van het e-Procurement platform waarop een inschrijver zijn offerte of aanvraag tot deelneming elektronisch kan indienen enwaarop de aanbestedende overheid de opening eveneens elektronisch kan laten verlopen.e-Tendering heeft de volgende doelstellingen: de inschrijver kan zijn offertes/aanvragen tot deelneming elektronisch indienen; de aanbestedende overheid kan de offertes/aanvragen tot deelneming elektronisch openen; een elektronisch PV van opening wordt automatisch gegenereerd.Via e-Tendering kan het verdere elektronisch verwerken van de documenten voor de evaluatie en de gunning gegarandeerd worden.Daarenboven is er een sterke integratie met de applicatie e-Notification (elektronisch publiceren van overheidsopdrachten).1.1.2 De voordelen van e-Tenderinge-Tendering biedt voor de aanbestedende overheden verschillende voordelen: Het is niet meer nodig om elke pagina van papieren documenten te paraferen tijdens de opening. Geen papieren kopieën meer nodig. Elektronische offertes worden automatisch toegevoegd aan het PV van opening, papieren offertes kunnen manueel toegevoegd worden. Elk elektronisch ingediend document is een origineel exemplaar. Elektronische exploitatie van gegevens (In de nabije toekomst zal de evaluatie semiautomatisch in e-Awarding kunnen verlopen)E-TENDERING8

Delen van de offerte kunnen gemaild worden naar de leden van de evaluatiecommissie. Kopiëren en plakken kan rechtstreeks naar andere documenten. Het opslaan van gegevens kan volledig elektronisch. Ingediende offertes/aanvragen tot deelneming via e-Tendering kunnen niet verloren gaan aan de receptie.Al deze voordelen dragen bij tot een belangrijke administratieve vereenvoudiging, kostenbesparing en efficiëntieverhoging.E-TENDERING9

1.2 Wat heb je nodig voor e-Tendering?1.2.1 De minimale configuratie Een computer uitgerust met:oEen internetverbindingoEen standaard webbrowseroDe meest recente versie van Java Virtual Machine De gebruikelijke kantoorsoftware om de offerteformulieren te bekijken en de gegevens te noteren op het PV van Opening Voorzieningen voor het werken met een Belgische eID:oEen eID kaartlezer (standaard op bepaalde laptops en toetsenborden of te kopen in een computerwinkel); De eID software (gratis via http://eid.belgium.be) moet geïnstalleerd zijn op uw pc; Pin-code van eID niet vergeten!De technische specificaties om e-Tendering te kunnen gebruiken vind je in onderstaand nten/specificaties-e-procurement1.2.2 De tussenoplossing (aangeraden) De elementen uit de minimale configuratie (zie “De minimale configuratie”) Een tweede PC. Dit om het gelijktijdig openen te vergemakkelijken.E-TENDERING10

1.2.3 De maximale configuratie De elementen uit de tussenoplossing configuratie (zie “De tussenoplossing (aangeraden)”). Een beamer voor het projecteren van hetgeen gebeurt in e-Tendering indien je beslist om de opening in openbare zitting uit te voeren. Dit terbevordering van de transparantie naar de inschrijvers.Let er op om bij het projecteren van offertes en het PV van opening geen commercieel gevoelige informatie te tonen.E-TENDERING11

1.3 Toegang tot de applicatieZoals voor al onze e-Procurement applicaties bestaan er voor e-Tendering 2 omgevingen, beschikbaar in 4 talen (Nederlands , Frans, Duits en Engels) De productie-omgeving: https://eten.publicprocurement.beDoelstelling: de eigenlijke applicatie voor het indienen van alle offertes/aanvragen tot deelneming, en waar de openingen plaatsvinden. De demo-omgeving: https://etendemo.publicprocurement.beDoelstelling: applicatie om opleiding te organiseren, en de configuratie van uw PC te testen.De demo-omgeving vereist een nieuwe registratie. Je kan dus geen gebruik maken van je account op het reële e-Procurementplatform.E-TENDERING12

1.4 Hoe wordt de informatie visueel voorgesteld?1.4.1 Algemeen overzichtDe e-Tendering-site bestaat uit 3 grote delen : In het blauwe kader : de hoofdbanner In het groene kader : het hoofdmenu In het rode kader : de werkzone1.4.2 De hoofdbannerDe hoofdbanner bestaat uit verschillende hyperlinks: EN FR NL DE: Deze link laat toe om de taal van de applicatie aan te passen Over: Hier vind je informatie over de actuele versie van e-Tendering Contact: Via deze link kan je een mail naar de applicatiebeheerders sturen Help: Via de help link vind je informatie over de applicatie (handleidingen, checklists, )Daarnaast kan je een tekstveld invullen om een zoekopdracht in de verschillende pagina’s van het Belgium.be portaal te starten.E-TENDERING13

1.4.3 Het hoofdmenuDe opties in het hoofdmenu verschillen naargelang de gebruiker is aangemeld of niet.Niet-aangemelde gebruikerAangemelde gebruikerAanmelden: geeft toegang tot het centralegebruikersbeheer, waar je kan registrerenof aanmelden.Organisatie wisselen: hiermee kan jede organisatie wijzigen waarbinnen jemomenteel actief bent.Over e-Tendering: hier vind je eenomschrijving van de applicatie.Afmelden: via deze link meld je zichaf.Hoe registreren?: hier vind je uitleg hoe jemoet registreren.Mijn vaste aankopers: geeft toegangtot uw lijst van vaste aankopers.Mijn dossiers: via deze link kan je dedossiers waartoe u toegang heeftbeheren en opzoeken.Dossier zoeken: via deze link kun jebestaande dossiers opzoeken.1.4.4 De werkzoneIn deze zone zie je de detailpagina van de keuze die u in het hoofdmenu hebt gemaakt.E-TENDERING14

1.5 Hoe de handtekenmethode uittesten?1.5.1 Opmerking voorafDeze functie biedt de mogelijkheid de configuratie van de computer te testen waarmee de PV van opening zal worden ond

tot uw lijst van vaste aankopers. Mijn dossiers: via deze link kan je de dossiers waartoe u toegang heeft beheren en opzoeken. Dossier zoeken: via deze link kun je bestaande dossiers opzoeken. 1.4.4 De werkzone In deze zone zie je de detailpagina van de keuze die u in het hoofdmenu hebt gemaakt.