WIXLIB

RACI MatrikKarmilasari

RACIMatriks Matriks yang menggambarkan peran berbagaipihak dalam penyelesaian suatu pekerjaandalam suatu proyek atau prosesbisnis.

KegunaanRACI1. Menggambarkan peran dan tanggung jawab serta tugamasing-masing department/orang dalam melakukansuatau pekerjaan.2. Menghilangkan tugas-tugas yang masuk dalam greyarea, tugas yang tidak jelas siapa yang menjalankannyakarena tidak ada yang mengerjakan maupun tugasyang tumpang tindih antar department.3. Mengidentifikasi beban kerja yang telah ditugaskankepada karyawantertentuataudepartemen4. Memastikan bahwa proses tertentu tidak terlaludominan

KegunaanRACI5. Memastikan bahwa anggota baru dijelaskantentang peran dan tanggungjawab6. Menemukan keseimbangan yang tepat antara garisdan tanggungjawab pekerjaan7. Mendistribusikan kerja antara kelompok untukmendapatkanefisiensikerjayang lebih baik8. Terbukauntukmenyelesaikan konflikdan diskusi9. Mendokumentasikan peran dan tanggung jawab orangorang dalamorganisasi

RACI R – Responsible.Pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk mengerjakan aktifitasyang dimaksud. Dalam setiap aktifitas, bisa terdapat lebih dari 1orang. A – Accountable.Pihak yang memiliki otoritas dan akuntabilitas untuk aktifitas yangdimaksud. Berarti pihak ini memiliki tanggung jawab utama untukmemastikan keberhasilan pengerjaan aktifitas tersebut. Dalamsetiapaktifitas,hanya boleh ada 1 orang.

RACI C– Consulted.Pihak-pihak yang akan dihubungi untuk konsultasidandimintakan nasihat mengenai aktifitas yang dimaksud. Dalamsetiapaktifitas,bisa terdapatlebih dari 1 orang. I – Informed.Pihak-pihak yang akan di informasikan mengenai perkembanganpengerjaan aktifitas yang dimaksud. Dalam setiap aktifitas, bisaterdapat lebih dari 1 orang.

Langkah PembuatanRACI Mengidentifikasikan proses dan fungsipekerjaanyangdiinginkandalammenyelesaikan masalah yang dihadapi. Mengidentifikasikan peran dan fungsi pekerjaanyang harus dilakukan, mengidentifikasikan –pihak-pihak yang terkena dampak permasalahantersebut dansiapa yang harus melakukanpekerjaan tersebut.

Langkah PembuatanRACI Mengidentifikasikanorangyangmelaksanakan tugas/pekerjaan (Responsible)dan pihak- pihak yang dimasukan kedalamdaftar A (accountable), C (consulted) dan I(informed). Meninjau kembali tugas-tugas tersebutsehingga tidak terjadi penggandaan kerjadan proses.

Contoh

Responsible vsAccountable Pada dasarnya, pihak yang di assignResponsible adalah pihak yang bertanggungjawab untuk mengerjakan aktifitas tersebutdan bertanggung jawab ke pihakAccountable.

Responsible vsAccountable Pihak Accountable bertanggung jawab untukmemastikan hasil pekerjaan dari aktifitastersebut sesuai dengan rencanayang ada. Jika ada kesalahan maupun kekurangan dalampekerjaan aktifitas, yang bertanggung jawabadalah pihak Accountable, bukan pihakResponsible.

Consulted vsInformed Consulted adalah bentuk komunikasi dua arahdimana pihak Consulted akan memberikannasihat maupun konsultasi ke pihakResponsible maupun pihakAccountable. Informed adalah bentuk komunikasi satu arahdari pihak Responsible maupun pihakAccountable ke pihak yang diberikanInformasi.

Rambu-rambupadaRACI Matrix1. Pastikan setidaknyaada 1 pihak responsibledan 1pihak accountable pada tiap aktifitas. Memungkinkanuntuk menugaskanAccountable dan Responsible padasatu pihak jika dibutuhkan.2. Pastikan hanya ada 1 pihak accountablepada setiapaktifitas.3. Perhatikan agar tidak terlalu banyak pihak Informedpada tiap aktifitas untuk menghindari “noise” padajalurkomunikasi.

Kesimpulan RACI Matrix adalah tool yang sangat bergunauntuk mengelola penugasan sumber dayamanusia pada project. Pastikan matrix ini selalu terbaharui sesuaidengan perkembangan perubahan didalamproject.

Integrated DEFinition(IDEF)

IDEF DEFINISI : IDEF merupakan sekelompok metodepemodelan yang dapat digunakan untuk menetapkanmodel-model data, proses bisnis, dan taksonomiinformasi. TUJUAN : IDEF digunakan untuk kegiatan pemodelanyang diperlukan untuk mendukung analisis sistem,desain, peningkatanatauintegrasi Awalnya, IDEF dikembangkan untuk meningkatkankomunikasi di antara orang yang mencoba memahamisistem. Sekarang, IDEF digunakan untuk dokumentasi,pemahaman, desain, analisis, perencanaan, danIntegrasi.

SejarahIDEF Pada tahun 1970-an, IDEF0 berasal dariAngkatan Udara AS di bawah programIntegrated Computer Aided Manufacturing(ICAM) dari bahasa grafis mapan, AnalisisTerstruktur dan Teknik Desain(SADT).

KeluargaIDEFKeluarga MetodeIDEF: IDEF0: untuk Pemodelan Fungsi (tujuan:deskripsi) IDEF1: untuk Pemodelan Informasi. (tujuan:deskripsi) IDEF1x:untuk Pemodelan Data.(tujuan:desain) IDEF3: untuk Pemodelan Proses. (tujuan: deskripsi) IDEF4: untuk Desain BerorientasiObjek. (tujuan:desain) IDEF5: untuk Keterangan Ontologi Capture. (tujuan:deskripsi)

IDEF-0PemodelanFungsi

IDEF IDEF0 memodelkan keputusan, tindakan,dan aktivitasdari suatu organisasi atau sistem, untukmengkomunikasikanperspektiffungsional dari suatusistem. Model IDEF0 dibuat sebagai salah satu tugas pertamadari upaya pengembangan sistem karena merekamenggambarkan:– fungsi yang dilakukan,– apa yang diperlukan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu, IDEF0 dirilis sebagai standar untuk Pemodelan Fungsioleh LaboratoriumSistem Komputer dari InstitutStandar dan Teknologi Nasional.(1993)

DiagramKonteks Model fungsi tertinggi pada tingkat input,kontrol, output, dan mekanismeKontrolInputNama FungsiMekanismeOutput

IDEF-FungsiNama Fungsi Suatu Kegiatan, Tindakan, Proses,atauOperasi Penjelasan "Apayang Terjadi" dalamLingkungan Tertentu Dikerjakan oleh Orang, Mesin,Komputer Berlabel dengan Kata KerjaAktif

IDEF –Fungsi(Aktifitas) Diwakili dengan kotak dalam Model IDEF0.Nama Fungsi Diagram pertama memiliki satu Fungsi yangmembatasi konteks Model. (A - 0 diagram)A0

IDEF –Fungsi(Aktifitas) Diagram memiliki maksimum 6fungsi danminimal 3A1A1A2A2A3A4A3A5A6

IDEFØ Relationships(Antar Fungsi) Diwakili sebagai anak panah Objek nyata, data, orang, mesin,dankomputer

Inputs Controls Outputs MechanismsICOM

Input Objek Nyata atau Data yang DibutuhkanuntukMelakukan Fungsi Objek atau Data yang Diubah oleh suatuFungsi Dilabeli dengan KataBendaINPUTSFUNCTION

Output Objek atau Data yang Diproduksi sebagai Hasildari Fungsi Dilabeli dengan KataBendaINPUTSFUNCTIONOUTPUTS

Control Mengatur Pencapaian Fungsi Hal-hal yang Mempengaruhi atauMenentukan Keluaran Dilabeli dengan KataBendaCONTROLSINPUTSFUNCTIONOUTPUTS

Mechanism Orang, Perangkat, atauCONTROLSData yang menjalankanFungsi Dilabeli denganKataINPUTSFUNCTIONBendaMECHANISMSOUTPUTS

HubunganKotakdanPanahdalam(Join)DiagramFEED BACK OUTPUTTO CONTROLOUTPUT TO INPUTSINPUT1OUTPUTTO CONTROLARROWSBRANCHING(Split)23OUTPUT TOMECHANISMOUTPUT

Panah“Percabangan” Output dapat bercabang dan digunakan olehdua fungsi secara bersamaan atauberurutanOUTPUTDATA1ONCE THIS DATAIS SUPPLIED,FUNCTIONS 2 & 3CAN OPERATESIMULTANEOUSLYOR SEQUENTIALLY23

Panah“Penggabungan”PROCURED ITEMSPRODUCTION ITEMSFINISHED SUB-PARTSCONTROLPRODUCTIONITEMS &TOOLS

SPECIFICATIONSDESIGNREVIEWDRAFT SPECIFICATIONWITH DESIGN CHANGESAPPROVEDDESIGN

Bundling andUnbundling Bundle : Konsep B dan C dibundel untukmembentuk konsepACBA

Bundling andUnbundling Unbundle : Konsep A tidak dibagi ke dalamkonsep B danCABC

Bundles es&TaxTablesPerformBillingA3Files Customer Records Price & Tax TablesAccount Entries Transaction Entries Billing EntriesBillingEntriesInvoices

Dekomposisi Menetapkan hierarki model Fungsi terdiri dari fungsi lain Dekomposisi adalah prosespenguraian fungsi(tingkat demi tingkat) Konsistensi data diperlukan sepanjangtingkatdekomposisi tingkat-demi-tingkat

DekomposisiMore GeneralParent DiagramA0A-0More DetailedA1Child DiagramA2A3A4A0Kegiatan “Orang Tua” Merupakan TingkatAbstraksi yang Lebih Tinggidaripada “Anak-anak” Mereka

DekomposisiParent DiagramA1ParentActivityA2A3A4A0A31Child DiagramA32A33A34A3

ContohInventory PolicyPurchase policyStock LevelsAcquireMaterialsA0PaymentsRejected MaterialsVendorABC Co.

ContohPurchase PolicyInventory PolicyStockLevelsInspection PolicyReorderCheck Stock QtyPO Prep. PolicyLevels & DetReorder QtyA1PreparePurchase OrderAuthorize &Mail P O A2Receive POProduce &ShipA3MaterialInvoiceReceiveShipment &Inspect A4RejectedMaterialOK MaterialPaymentsRestock& MakePayment A5ABC Co.Vendor

RACI R –Responsible. Pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk mengerjakan aktifitas yang dimaksud. Dalam setiap aktifitas, bisa terdapat lebih dari 1 orang. A –Accountable. Pihak yang memiliki otoritas dan akuntabilitas untuk aktifitas yang dimaksud.