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0Universidad Cooperativa de ColombiaFacultad de Ciencias Económicas, Contables y Administrativas Programa deContaduría Pública.Programa de Contaduría Pública.Implementación de un sistema de control de inventario en la empresaFerretería Benjumea & Benjumea ubicada en el municipio de CereteCórdobaTrabajo de grado para optar el título de Contador PúblicoLuis Carlos ValenciaAsesorSandra Martínez Montoyasandramartinezm9@gmail.comSara Rocha Serpasara.rochaser@gmail.comMontería, Córdoba2019
IDedicatoriaEste logro se lo dedico inicialmente a Dios, quien es el dador y proveedor de mi vida,por haberme permitido cumplir una más de mis metas.A mis padres por haberme apoyado en todo momento, pos sus consejos, por losvalores inculcados, por su comprensión, amor y motivación constante que me ha permitidosalir adelante y cumplir con lo que me propongo.A mi hijo por su compañía, paciencia, amor y apoyo incondicional. Por ser la fuentede mi esfuerzo y el motor de mi vida.A mi esposo por los momentos sacrificados en nuestra vida como familia, por supaciencia, amor y compañía constante. En ellos encontré las fuerzas necesarias para llegarhasta el final.A mis demás familiares, de quienes recibí palabras de aliento, apoyo y creyeron en mí.A la familia de mi esposo de quienes también recibí ayuda y apoyo, especialmente a missuegros.Por supuesto a mi amiga y compañera de grupo de trabajo de grado que también leimpregno su mayor esfuerzo y dedicación para alcanzar esta meta. Con mucho amor estelogro va dedicado a todos ellos.Sara Rocha Serpa.
IIA Dios por ser mi guía, esperanza y fortaleza en cada paso de mi vida.A mis padres por su apoyo incondicional, por haberme inculcado valores y por ser mimotivación constante.Mis hermanas por estar siempre conmigo y apoyarme siempreMis tías y tíos por su amor, consejos y apoyoA mi amiga y compañera de tesis por su esfuerzo y conocimientos hacia este proyectoSandra Martínez Montoya
IIIAgradecimientosPara nosotras es un honor utilizar este espacio para expresar nuestro más sinceroagradecimiento a todas las personas e instituciones que de una u otra forma colaboraron en laelaboración de este trabajo de grado, logrando con ello que se consiguiera alcanzar el objetivoplanteado.Expresamos de manera especial y sincera nuestra gratitud al Sr. Santiago BenjumeaDíaz por abrir las puertas de su empresa: Ferretería Benjumea & Benjumea, de la cual espropietario y administrador. Sin su colaboración e información suministrada no hubiese sidoposible nuestro trabajo de investigación. Así mismo, agradecemos al personal contable de laferretería Benjumea & Benjumea por facilitarnos el acceso a la información requerida para eldesarrollo de este trabajo.Agradecemos también a la Universidad Cooperativa de Colombia – Sede Montería, queasigna a los tutores para que nos brindaran asesoría en nuestro trabajo de investigación,especialmente a nuestro asesor Luis Carlos Valencia quien a través de sus conocimientos yexperiencia nos acompañó asertivamente en la elaboración del presente trabajo.Y, por supuesto, nuestra gratitud más profunda y sentida a Dios, durante el camino haciala culminación de este trabajo no faltaron los problemas e inconvenientes que parecíandesanimarnos, pero nuestra fe y esperanza siempre estuvo puesta en Dios, con total confianzade que todo saldría bien en la culminación de este proyecto.A nuestras familias, su apoyo, comprensión, colaboración y tiempo sacrificado fue muyimportante durante todo este proceso. De manera muy especial a nuestros padres quienessiempre han estado prestos a ayudarnos y apoyarnos incondicionalmente. Gracias a ellos porcada día confiar y creer en nosotras.
IVResumenEste trabajo de investigación consiste en la implementación de un sistemainformático para el control de inventarios de la Ferretería Benjumea &Benjumeaubicada en el municipio de Cerete Córdoba, se tiene como principal objetivo darsolución a uno de los principales problemas que esta presenta, el cual es la malaadministración del registro de la información y de los inventarios, dando lugar a unamala atención al cliente, pérdida de rentabilidad y por ende una planificacióndeficiente. La importancia de tener un sistema que permita llevar un control de losinventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades.Es evidente que la obtención de utilidades se debe en gran parte a las ventas,puesto que este es el motor de la empresa. Sin embargo, si la función del área deinventario no opera adecuadamente, esto se verá reflejado en las ventas, sucede que vanaumentar los clientes inconformes y la oportunidad de obtener utilidades se disuelve.Además, resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que sudescontrol se presta no sólo para que se den los llamados robos hormiga, sino tambiéna mermas y desperdicios generando un fuerte impacto sobre las utilidades. Es por elloque se planteó la implementación de un sistema informático para el control deinventarios con el fin de tener a la mano la información veraz, eficiente y útil paraminimizar gastos, aumentar la liquidez, mantener un nivel de inventario óptimo y porende brindar una excelente atención al cliente.Palabras claves: Inventario, sistema informático, sistema de control,ferretería, control de inventario.
VAbstractThis research work consists in the implementation of a computerized system forthe inventory control of the Benjumea & Benjumea hardware store located in themunicipality of Cerete Córdoba. Its main objective is to solve one of the mainproblems that it presents, which is the bad administration of the registry of theinformation and of the inventories, giving place to a bad attention to the client, loss ofprofitability and therefore a deficient planning. The importance of having a system thatallows keeping track of inventories lies in the primary objective of any company: toobtain profits. It is evident that the profit obtained is largely due to sales, since this isthe engine of the company. However, if the function of the inventory area does notoperate properly, this will be reflected in the sales, it happens that the dissatisfiedcustomers will increase and the opportunity to obtain profits dissolves.In addition, inventory control is of vital importance, given that its lack ofcontrol is not only for the so-called ant thefts, but also for waste and debris generatinga strong impact on profits. That is why the implementation of a computer system forthe control of inventories was proposed in order to have at hand the truthful, efficientand useful information to minimize expenses, increase liquidity, maintain an optimalinventory level and thus provide excellent customer service.Key words: Inventory, computer system, control system, hardware store, inventorycontrol.
1Tabla de contenidoDedicatoria. IAgradecimientos. IIIResumen . IVAbstract. V12Planteamiento del problema . 51.1Descripción del problema . 51.2Formulación del problema. . 7Objetivos . 82.1Objetivo General . 82.2Objetivos Específicos . 83Justificación. 94Diagnóstico de la empresa. 11564.1Datos de la organización . 114.2Reseña Histórica. 114.3Localización de la Empresa. 12Diagnostico Estratégico . 135.1Misión: . 135.2Visión: . 135.3Valores corporativos . 135.4Política integral . 145.5Organigrama . 14Marco referencial . 156.1Antecedentes . 156.2Marco teórico . 216.3Marco conceptual . 346.3.1Inventarios . 346.3.2Gestión de inventarios . 35a.La demanda . 36b.Nivel de servicio . 37d.El Tiempo de Anticipación . 376.3.3Clasificación de inventarios. . 386.3.4Análisis de inventarios. . 426.3.5Control de inventarios. . 426.3.6Gestión de inventarios. 43
26.3.7Control de la calidad . 436.3.8Gestión . 436.3.9Manual de calidad . 436.3.10Mejora continua . 446.3.11Auditoria . 446.3.12Control interno . 446.3.13Empresa . 452.Por su tamaño . 465.Por el pago de impuestos . 486.Por el número de propietarios. . 497.Por la función social . 506.46.4.1Sistema de Inventario Permanente . 516.4.2Sistema de Inventario Periódico . 526.57Métodos de evaluación de inventarios. . 546.5.1Método Primeras en Entrar, Primeras en Salir – PEPS. 546.5.2Método Ultimas en Entrar, Primeras en Salir – UEPS . 556.5.3Método Promedio Ponderado . 556.5.4Documento de control interno de entradas y salidas de inventario – KARDEX . 56Marco metodológico . 587.1Estudio y tipo de investigación . 587.2Tipo de estudio . 587.3Población y muestra . 597.3.1Población . 597.3.2Muestra . 597.4Métodos y técnicas . 597.4.1Método deductivo . 597.4.2Técnicas . 607.5Fuentes de la investigación . 607.5.1Primarias . 607.5.2Secundaria . 607.68Sistemas de Control de Inventarios . 51Variables . 61Aplicación y desarrollo del trabajo . 628.1Aplicación de entrevista al propietario y administrador de la empresa, a fin de detectar lasdebilidades y falencias dentro del proceso. . 628.2Resultados obtenidos . 63
38.3Verificación de los documentos de la Ferretería Benjumea & Benjumea . 648.4Diseño de Políticas de la empresa para un adecuado control de los inventarios . 648.5Elaboración de documentos para un mejor control de inventarios . 668.6Organización de información cliente y proveedores . 668.6.1Listado de clientes . 678.6.2Listado de proveedores . 688.6.3Clasificación de los productos . 688.79Implementación de Plantilla sistematizada para control de inventario . 70Conclusiones . 7610Recomendaciones . 7811Referencias bibliográficas . 8012Anexos . 83ÍNDICE DE ILUSTRACIONES.Ilustración 1: Bodega de tubos y pinturas. . 91Ilustración 2: Almacenamiento de cemento. . 91Ilustración 3: Inventario en el almacén. . 92Ilustración 4: Almacenamiento de tuercas, clavos. . 92Ilustración 5: Almacenamiento de tubos y varillas. . 93Ilustración 6: Inventario de bodega. . 93INDICE DE TABLAS.Tabla 1: Variables del trabajo de investigación. . 61
4ÍNDICE DE FIGURAS.Figura 1:Mapa de Ferretería Bejumea & Bejumea(Google Maps, s.f.) . 12Figura 2:Organigrama empresarial. . 14Figura 3: Formato KARDEX . 57Figura 4:Listado de clientes. . 67Figura 5:Listado de proveedores. . 68Figura 6:Plantilla sistematizada. . 71Figura 7:Plantilla sistematizada, control de inventarios. . 71Figura 8:Plantilla sistematizada, saldo inicial. . 72Figura 9:Plantilla sistematizada, control de movimientos. . 73Figura 10:Plantilla sistematizada, control de inventario. . 74Figura 11:Plantilla sistematizada, control de precios. . 75
511.1Planteamiento del problemaDescripción del problemaFerretería Benjumea & Benjumea fue creada como persona natural en el año1996 por el señor Santiago Benjumea Díaz quien es el propietario y administrador dela misma, esta se encuentra ubicada en la Calle 14 N 18-39 Barrio Venus delmunicipio de Cerete – Córdoba. En cuanto a su actividad económica es una empresadedicada a la comercialización de productos ferreteros al por menor, que nace con lainiciativa de satisfacer las necesidades en el sector ferretero y materiales deconstrucción en general de la población.La ferretería Benjumea & Benjumea presenta ciertas dificultades o variasdificultades referentes a falencias que se radica en que no existe un buen manejo yorganización de la información tanto de los artículos como de la documentaciónfísica en cuanto a los registros de información de movimientos (ingreso y salida demercancías), stock de mercancía y otros;Teniendo en cuenta las debilidades que se están presentando en cuanto almanejo de inventarios en la empresa, es pertinente resaltar la importancia queconlleva el control de inventarios en el objetivo primordial de toda empresa, el cuales generar utilidades. Si el área de inventario no opera con efectividad seguramentese perderán muchas ventas y finalmente estas son las que mayor utilidad generan enla compañía.
6Es evidente que el inventario es una de las fuentes más importantes deingresos de una empresa, a la final el inventario es ganancia, por lo que llevar uncontrol del producto que se tiene en existencia y un inventario ordenado, lo másprobable es que genere un notable impacto financiero en el negocio.De hecho, no llevar un control de inventario o hacerlo mal puede tener unefecto perjudicial, trayendo consigo muchas consecuencias dentro de las cualessobresale la pérdida de rentabilidad, debido precisamente a que si los empleados nosaben con exactitud los artículos que tienen, estarían fallando en la información queestán brindando al cliente por tanto se estaría perdiendo dinero. Esta misma situaciónva ligada a que se vea reflejada una insatisfacción de los clientes.En base a la problemática que se están presentando en la ferreteríaBenjumea & Benjumea para mitigar esto, es necesario la implementación de unsistema automatizado de gestión de inventario para realizar un seguimiento delinventario que ayudara a tener una mejor organización
71.2Formulación del problema.¿Cómo se implementaría un sistema de control de inventario en laempresa Ferretería Benjumea & Benjumea ubicada en el municipio de CereteCórdoba?
822.1ObjetivosObjetivo GeneralImplementar un sistema de control de inventario en la empresa “Ferretería Benjumea& Benjumea ubicada en el municipio de Cerete – Córdoba2.2Objetivos Específicos Elaborar soportes, manejo de tarjetas Kardex para así tener un mejorcontrol del ingreso, salida y stock de productos en la ferretería Benjumea &Benjumea. Diseñar un catálogo de los productos clasificados por categorías talescomo: Productos de alta rotación, productos de temporalidad y productos especialeso sobre pedidos, con tal de tener un panorama más amplio del tipo de productos conque se cuenta, un inventario vigente y depurado, a su vez relacionado con susrespectivos proveedores. Elaborar unas políticas para el control de inventarios, de modo que estassean implementadas a fin de administrar de manera eficiente los recursos materialesde la Ferretería, minimizando los costos y a su vez garantizando la calidad en elservicio al cliente
93JustificaciónLlevar un correcto orden y administración de inventarios es uno de losprincipales componentes que incurren en el rendimiento de la empresa y lasutilidades que esta genera. Por lo cual es de vital importancia para las compañíascontar con un buen sistema de control de inventarios que sea bien administrado ycontrolado.El seguimiento y control que se le haga a los inventarios en una empresa esuna actividad fundamental puesto que al tener una visibilidad real y confiable de loque se tiene, así mismo se pueden tomar mejores decisiones además de reducircostos al no cargar con excesos o faltantes de mercancía y por ende ofrecer unamejor calidad de servicio a los clientes.Un sistema de control de inventarios no es más que el proceso a través delcual una empresa lleva la administración eficiente del movimiento (entradas salidas) y almacenamiento de las mercancías y manejo de información y recursosque manan a partir de esto. Al implementar un Sistema de Control de Inventario enla Ferretería Benjumea & Benjumea se pretende contribuir al mejoramiento en lasoperaciones de la misma puesto que si se tiene un control y orden de la mercancíaque almacenan será mucho más fácil para los trabajadores rendir en las funcionesque les asignen, es decir es tan importante saber qué cantidad se tiene de productosen existencia como el tener bien identificados cada uno de los productos que semanejan en la empresa. Además, que para el tema contable, la información que se
10revele en sus balances sea mucho más confiable y veraz.Para efectuar la implementación del Sistema de Control de Inventarios se vaa diseñar un catálogo en la planilla de Excel de los productos que maneja laFerretería, los cuales van a estar clasificados por categorías tales como: Productos dealta rotación, productos de temporalidad y productos especiales o sobre pedidos, contal de tener un panorama más amplio del tipo de productos con que se cuenta, uninventario vigente y depurado, a su vez relacionado con sus respectivos proveedores.Este proceso tiene un gran impacto en el área operativa de la Ferreteríapuesto que supone establecer un cambio en las políticas, manuales,procedimientos e instrucciones de cómo se hacen las operaciones en la empresa ya su vez es un aspecto primordial de la administración ya que cuando no lo tienescontrolado implica un alto costo y requiere una mayor inversión / efectivo.Cada día la competencia en el mercado es cada vez más fuerte, por tanto lasempresas no se pueden dar el lujo de tener dinero estancado a manera de mercancíaen su inventario y mucho menos decaer en la calidad del servicio al cliente por estardesabastecidos. Nuestro objetivo es lograr ese equilibrio entre la oferta y demandaasí como controlar las entradas y salidas del inventario, reducir los robos los roboshormiga, reducir los costos de los fletes, vigilar la calidad de los productos y porende elevar el nivel de atención al cliente.Finalmente, todo este mecanismo o proceso para mejorar el control de losinventarios trae consigo múltiples ventajas para la ferretería al brindarinformación trascendente y oportuna en tiempo real que les ayudará a tener unamejor planeación y a tomar las decisiones pertinentes para ser más eficiente.
1144.1Diagnóstico de la empresa.Datos de la organizaciónNIT: 786970116Razón social: Santiago Benjumea DiazNombre comercial: FerreteríaBenjumea & Benjumea.Actividad principal: Comercio al pormenor de artículos de ferretería, pinturasy productos de vidrios enestablecimientos especializadoTeléfono: 7744705Dirección: Calle 14 N 18-39 CereteFecha de inicio de actividades:4.2Reseña Histórica.Ferretería Benjumea & Benjumea fue creada como persona natural en el año 1996 porel señor Santiago Benjumea Díaz quien es el propietario y administrador de la misma, esta seencuentra ubicada en la Calle 14 N 18-39 Barrio Venus del municipio de Cerete – Córdoba.En cuanto a su actividad económica es una empresa dedicada a la comercialización deproductos ferreteros al por menor, que nace con la iniciativa de satisfacer las necesidades en elsector ferretero y materiales de construcción en general de la población
124.3Localización de la EmpresaFigura 1:Mapa de Ferretería Bejumea & Bejumea(Google Maps, s.f.)Google Maps. (s.f.). Google Maps. Recuperado el 2019, de Mapa de Ferrtería Bejumea r%C3%ADa Benjumea %26 Benjumea/@8.887836,75.7965157,17z/data m2!3d8.8879155!4d-75.7944772
135Diagnostico Estratégico5.1Misión:Somos una empresa que trabaja para brindar a sus clientes la mayor diversidad enmateriales de construcción y de ferretería en general, bajo premisas de precio, calidad yservicio acorde a las exigencias del mercado, comprometiéndonos con la capacitaciónconstante de nuestro recurso humano, para que este sea altamente calificado, productivo ycomprometido a mantener la preferencia y satisfacción de nuestros clientes; con la finalidadde generar un crecimiento rentable, en beneficio de todos que nos permita mantener y mejorarcada día la calidad y servicio prestado.5.2Visión:Ser líderes en el mercado ferretero y de construcción, ofreciendo un servicio rápido,eficiente y de calidad basado en la innovación continua con un equipo de trabajo capacitado,comprometiéndonos a brindar el mejor servicio, siendo los mejores en el mercado.5.3 Honestidad integridad innovaciónvocación de servicio compromiso disciplina eficienciaValores corporativos trabajo en equipo
145.4Política integralNos comprometemos a satisfacer las necesidades de nuestros clientes,mediante la mejora continua de los procesos, el cumplimiento de los requisitoslegales aplicables, la prevención de los sucesos que puedan afectar la calidad, elmedio ambiente, la seguridad y salud de los colaboradores, prestando servicios conrecurso humano competente y productos que brinden a nuestros clientes satisfaccióny confianza.5.5Figura 2:Organigrama empresarial.Organigrama
1566.1Marco referencialAntecedentesPara la realización de este trabajo, se tuvieron en cuenta trabajos previos enlo que se refiere a control de inventarios, tales como tesis o proyectos de pregradosque refieren temas similares y relacionados con el objetivo de estudioA continuación, se citan investigaciones que han contribuido a generarantecedentes sobre la propuesta de la implementación de
que se planteó la implementación de un sistema informático para el control de inventarios con el fin de tener a la mano la información veraz, eficiente y útil para minimizar gastos, aumentar la liquidez, mantener un nivel de inventario óptimo y por ende brindar una excelente atención al cliente.
