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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICAGUÍA DE AUTOCONTROL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARAUNIDADES PRESUPUESTADAS – EXCEPTO HOSPITALES Y MUNICIPIOS DELSNS – Actualizada - 2020Unidad: Mes AñoINTRODUCCIÓNA partir de las Normas del Sistema de Control Interno aprobadas mediante laResolución No. 60/2011 por la Contraloría General de la República; las entidadesdeben confeccionar y mantener vigente el Sistema de Control Interno.Anualmente realizar la evaluación del sistema mediante la aplicación de una Guíade Autocontrol elaborada en correspondencia con tales normativas.Por la Dirección de Economía se emite anualmente una Guía de Autocontroltambién en correspondencia con tales normativas adicionando las establecidas porlos subsistemas de Control Económico y las principales disposiciones vigentes.La Guía es un instrumento de trabajo administrativo para que los cuadros ytrabajadores conozcan y apliquen lo establecido. Sirve además para mantener laimplementación del Sistema de Control Interno armonizado por componentes ynormas y la adecuación de la guía interna.Las unidades deberán evaluar los aspectos básicos que les corresponden aplicar,los cuales podrán enriquecer, modificar o excluir en dependencia de su estructuraorganizativa y el tipo de actividad que realicen.Consideramos oportuno realizar algunos comentarios sobre el contenido de la Guía.Se ha organizado en dos partes, la No. I con los requerimientos y el formato de laResol. 60/11 y la Parte No. II adecuando los temas de Administración y ControlEconómico pertenecientes al componente Actividades de Control.Continuamos con la pretensión de llevar al contenido los aspectos principales quecaracterizan las regulaciones vigentes.Por otra parte en la actualización la conciliamos con el contenido de la guía de laContraloría General de la República - 2019 para propiciar mayor calidad en elcumplimiento del trabajo administrativo.La actualización aumenta el número total de preguntas pero visto por áreas ypuestos de trabajo se completan los procesos con cuestionarios adecuados.
Las evidencias“Continuamos destacando la ocupación de dejar evidencias, para demostrar eltrabajo realizado”.Las evidencias son un fuerte aliado de administradores y contadores en el amparodel cumplimiento de las normas y defensa en las acciones de control.Hay diversas formas de dejar evidencias: actas, acuerdos, papeles de trabajo,notas, medias firmas, fechas, cuños, etc. Recuerden que en Economía solo vale loque está escrito.En la Parte No. IParte I, Implementación de la Resolución No. 60/11 de la CGR.Contiene la revisión del cumplimiento de las 19 normas distribuidas encomponentes.los 5En la norma Estructura Organizativa y Asignación de Autoridad y Responsabilidad destacamos la confección del Manual de Organización y Funcionamiento Interno ylos Manuales de Organización y Procedimientos de las Áreas de Responsabilidadque por la prestación que realizan lo requieran.En la norma Prevención de Riesgos se presentan áreas y actividades en las queno es usual evaluar estos aspectos, hay riesgos en todas las áreas, procesos ypuestos de trabajo, lo que ocurre es que la práctica diaria a veces limitaidentificarlos debidamente.Pretendemos que se realice la revisión de los procesos y puestos de trabajo yevaluar los riesgos que son relevantes y no tienen definidas sus medidas de control.Una deficiencia reiterada es la no participación de los colectivos de trabajadores enla identificación de riesgos y determinación de medidas de control y en el análisisdel cumplimiento del trabajo de prevención.El Plan de Prevención de Riesgos debe conformarse con riesgos que no tienennormas de control, ya que si la tienen solo queda cumplirlas mediante accionesadministrativas.Debe ser dinámico, que se pueda revisar con frecuencia empleando poco tiempo,de dos o tres páginas y medidas cumplibles en el corto plazo.En la norma Sistema de Información, Flujo y Canales de Comunicación seobserva que continúan insuficiencias en el diseño y presentación en los manualesde procedimientos.-2-
No hay claridad en el contenido y el alcance. Hay disímiles formas de elaborarcualquier sistema, no obstante, sugerimos cómo organizar la ejecución del temapara facilitar su confección.Alcance: La norma se refiere a todas las informaciones que existen en la unidadpara garantizar los objetivos y metas. Con independencia de las actividades y áreasdonde se originan y reciben.Teniendo en cuenta las características de nuestras unidades se producen y tramitaninformaciones administrativas y de servicios tanto internas como externas.Los elementos que caracterizan el Sistema de Información son: Emisor y Receptor,Formas, Soporte y Canales de Comunicación.En la Parte No. IIParte II: Contiene la revisión del cumplimiento de la norma 10 por la Dirección,Administración y Abastecimiento, Economía y Contabilidad y Legislación.Esta parte se ha organizado de acuerdo con la estructura general que presentan lasunidades, con el propósito de que cada responsable evalúe la actividad a su cargo.A la Dirección se le atribuye el cumplimiento de instrumentos de administración quedebe presidir, al objeto de conocer y decidir sobre la compra, tenencia y destino delos recursos financieros y materiales.Particular significación hemos otorgado al Área de Administración con relación a laresponsabilidad sobre la administración de los almacenes y el cumplimiento de lasnormas inherentes a esta actividad.Con igual propósito y con independencia de la subordinación, hemos tenido encuenta diferenciar el Almacén de Medicamentos y la Farmacia.ORIENTACIÓN GENERALPara facilitar la aplicación de la Guía en el autocontrol la hemos dividido por Áreasde trabajo, al objeto de entregar a cada una su parte.-3-
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICAGUÍA DE AUTOCONTROL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARAUNIDADES PRESUPUESTADAS – EXCEPTOS HOSPITALES Y MUNICIPIOSDEL SNS - Actualizada - 2020Presentar los documentos siguientes:a) Resolución definiendo las Misiones, Funciones y atribuciones paraaquellas entidades que no tienen Objeto Social;b) Resolución del Director de la entidad aprobando las actividadessecundarias, de apoyo y eventuales;c)d)e)f)g)h)i)j)k)l)m)n)o)Reglamento General;Las Actas del Consejo de Dirección y del Consejo Económico;Expediente de las acciones de control;Expediente de logística de almacén;Documento en el que conste la creación, funciones y composición delComité de Contratación y Compra y la Comisión de Divisas;Manual de Organización y Funcionamiento Interno aprobado por lamáxima dirección;Manuales de Normas y Procedimientos Administrativos de las Áreas;Plan de la Economía y Presupuesto anual, su aprobación ydesagregación, así como el análisis de su ejecución;Plan de Seguridad Informática;Plan de Prevención de Riesgos;Relación de los contratos económicos suscritos con otras entidades;Programa por la Eficiencia y el Uso Racional de los Recursos, PERR;Programa de Ahorro de Portadores Energéticos.Parte No. I - ASPECTOS A VERIFICAR POR COMPONENTES Y(Resolución No. 60/11 de la CGR.)NORMAS-4-
COMPONENTE «AMBIENTE DE .17.ASPECTOS A VERIFICARSÍ1-Planeación, planes de trabajo anual, mensual e individualDefinidos los objetivos de trabajo de la unidad a mediano y largo plazo.Los trabajadores conocen los objetivos de trabajo con sus indicadores.El jefe máximo de la unidad dirige este proceso y el Consejo deDirección participa activamente.El plan anual de actividades asegura la correspondencia entre losobjetivos de trabajo, las actividades y los recursos aprobados en elPlan Económico de la unidad.Se ajusta a lo establecido en la Instrucción No 1 del Presidente de losConsejos de Estado y de Ministros para la planificación de los objetivosy actividades.Cada unidad organizativa (área) cuenta con su plan de trabajo mensualSe analiza el cumplimiento de la planeación y se adoptan las medidasque correspondan.Cada cuadro, funcionario y especialista tiene el plan de trabajoindividual, elaborado teniendo presente el plan de trabajo mensual delnivel de dirección a que se subordina.El jefe inmediato superior revisa, aprueba y analiza el cumplimiento delplan aprobado.2-Integridad y valores éticosSe encuentra firmado por los cuadros el Código de Ética de losCuadros del Estado cubano.Tienen definidos los valores éticos que deben cumplir los directivossuperiores, directivos, ejecutivos, funcionarios y demás trabajadores dela unidad.Existe evidencia de la preparación general de los cuadros y reservas,su vinculación con los demás trabajadores, para lograr una cultura deresponsabilidad administrativa.Se conocen y cumplen por los trabajadores:- El Reglamento Disciplinario Interno.- El Convenio Colectivo de Trabajo elaborado conjuntamente entre laadministración y la organización sindical.3-Idoneidad DemostradaCada trabajador conoce las funciones o tareas asignadas o inherentesa su contenido real o específico de trabajo.El plan anual de capacitación se confecciona partir :- La determinación de las necesidades de preparación y- El plan individual de capacitación.En el Plan de Capacitación incluyen acciones o cursos dirigidos alNO-5-NP
TOS A VERIFICARSÍpersonal de las áreas de:- Administración, Logística y Almacenes.- Servicios Generales y Dietética.- Mantenimiento.- Recursos Humanos.- Planificación.- Contabilidad, Finanzas y Costo.- Subsistemas de Contabilidad.El cumplimiento del Plan de Capacitación se evalúa anualmente por ladirección de la unidad.4-Estructura organizativa y asignación de autoridad y responsabilidadElaborado y aprobado por la máxima dirección de la unidad:- El Reglamento General actualizado.- El Manual de Organización y Funcionamiento Interno donde seestablecen las funciones, autoridad, responsabilidad y relaciones entrelas áreas y puestos de trabajo.- Los Manuales de Organización y Procedimientos de las Áreasfundamentales de trabajo donde se relacionan los procedimientosadministrativos a seguir en cada uno de los procesos y puestos detrabajo de acuerdo con las actividades que desarrollan.El Manual o Reglamento de Control Interno, de acuerdo a loestablecido en la Resolución No. 54, de 24 de marzo de 2005 del MFP5-Políticas y prácticas en la gestión de los recursos humanosTienen escritos los procedimientos para cumplir las políticas y prácticasen la gestión de los recursos humanos, captación, selección yaprobación del personal.Está elaborado y se cumple un programa de Salud y Seguridad de losTrabajadores.NONPNONPCOMPONENTE «GESTIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGOS»NO.ASPECTOS A VERIFICARSÍ6-Identificación del riesgo y Detección del Cambio32. En cada Área de Responsabilidad están identificados los riesgos decada proceso y puesto de trabajo que pueden afectar el cumplimientode los objetivos y metas de la unidad.33. Existe evidencia documental de que la identificación y evaluación delos riesgos se realizaron de conjunto con los trabajadores.7-Determinación de los Objetivos de Control34. Están definidos los objetivos de control que se desean alcanzar en launidad a partir de los riesgos identificados.-6-
NO. ASPECTOS A VERIFICARSÍ35. Existe evidencia de que la determinación de los objetivos de control serealizó de conjunto con los trabajadores.8- Prevención de riesgos36. Está elaborado el Plan de Prevención de Riesgos de la unidad, conacciones dirigidas a controlar y mantener actualizados los de las Áreasy velar por los riesgos más relevantes contenidos en los respectivosPlanes de Prevención de Riesgos de las mismas.37. Está elaborado el Plan de Prevención de Riesgos de las Áreas deResponsabilidad.Se consideran en el Plan de Prevención de las áreas los riesgos másrelevantes relacionados con:38. - El control de los recursos en: almacenes, farmacia, mantenimiento,combustible, servicio de ropa y lencería, cocina y salas.39. - El crecimiento de los inventarios Ociosos y de Lento Movimiento40. - La venta autorizada de mercancías y servicios en CUP y CUC41. - La actuación ética42. Existe evidencia documental de la aprobación del Plan de Prevenciónde Riesgos por el Consejo de Dirección.43. Existe evidencia documental de la aprobación del Plan de Prevenciónde Riesgos de las Áreas de Responsabilidad por los trabajadores.44. Se deja evidencia documental del análisis y actualización periódica delPlan de Prevención con la participación de los trabajadores.NONPCOMPONENTE «ACTIVIDADES DE CONTROL»NO.45.46.47.48.ASPECTOS A VERIFICARSÍNO NP9-Coordinación entre áreas, separación de tareas y responsabilidades y niveles deautorizaciónSe garantiza la división de funciones y la contrapartida en las tareas yresponsabilidades esenciales, relativas al tratamiento, autorización yregistro de recursos materiales y financieros y a la revisión de lastransacciones económicas de compra y pagos.Se incrementan las acciones de supervisión y control, en los casos queno es posible la división de tareas y responsabilidades.Están definidas por escrito y controladas por la dirección las firmasautorizadas para las diferentes transacciones y operaciones quedesarrolla la unidad.10-Documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechosLas operaciones conrecursos materiales y financieros y lastransacciones de compra de mercancías y servicios y los pagos, ydemás hechos económicos cuentan con un soporte documental-7-
NO.49.50.51.52.53.54.55.56.57.58.ASPECTOS A VERIFICARSÍdemostrativo, que garantice la trazabilidad de las mismas.11-Acceso restringido a los recursos, activos y registrosSe cumplen los procedimientos de seguridad definidos en el Plan deSeguridad y Protección de la unidad, realizados para proteger yconservar los recursos y registros que constituyen evidencia de losactos administrativos.Se revisa que se cumplan los niveles de acceso a las áreas y .dependencias.12-Rotación del personal en las tareas clavesExiste un plan de rotación del personal que tiene a cargo las tareas conmayor probabilidad de comisión de irregularidades.Existe evidencia documental de la rotación sistemática del personal endichas tareas.En el caso de contar con pocos trabajadores y dificultarse elcumplimiento de esta norma, se aumenta la periodicidad de lasacciones de supervisión y control.13-Control de las Tecnologías de la InformaciónElaborado y actualizado el Plan de Seguridad Informática de acuerdocon la legislación vigente.Existe evidencia de que se realizan controles para comprobar que secumple el Plan de Seguridad Informática de la unidad.Los sistemas automatizados de contabilidad y de control económicoscuentan con el certificado actualizado emitido por la unidad autorizada.14-Indicadores de rendimiento y de desempeñoSe realiza, al menos anual, la evaluación y análisis de los indicadoresde desempeño del personal.Se deja evidencia de la evaluación y análisis del desempeño. (56)NONPNONPCOMPONENTE «INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN»NO.ASPECTOS A VERIFICARSÍ15-Sistema de información, flujo y canales de comunicación59. Están definidas las informaciones “a recibir” y “a entregar” por cadaproceso y Área de Responsabilidad.60. Están diseñados los canales de comunicación y flujos de información “arecibir” y “a entregar” de cada proceso y Área de Responsabilidad.16-Contenido, calidad y responsabilidad61. Se aplican las políticas establecidas para garantizar la calidad de lainformación relevante, su organización y conservación, que permita serauditada.-8-
NO.ASPECTOS A VERIFICARSÍ17-Rendición de cuentas62. Está planificado el proceso de rendición de cuentas y existe evidenciade dichas acciones.63. Los cuadros y funcionarios informan de forma integral acerca de laprobidad de su gestión y toma de decisiones.64. Se explica a los trabajadores de forma periódica en su asamblea deafiliados, las causas que, a juicio de la administración, provocan lasdesviaciones e incumplimientos, así como se presenta plan de medidaspara su seguimiento, hasta la erradicación de los 74.75.76.77.COMPONENTE «SUPERVISIÓN Y MONITOREO»ASPECTOS A VERIFICARSÍ18-Evaluación y determinación de la eficacia del Sistema de Control InternoAdecuada la Guía General de Autocontrol a las condiciones ycaracterísticas de la entidad.Se realizan periódicamente autoevaluaciones del sistema de controlinterno.Se deja evidencia documental de su análisis con los trabajadores.(65)Se elaboró el plan de medidas correspondienteSe controla la aplicación del Sistema de Control Interno en las unidadessubordinadas.De existirauditores internos, trabajan de acuerdo a unplan deauditoría interna.Se cumple con lo establecido en cuanto a consultar con la Unidad deAuditoría que ejecuta el trabajo, las medidas disciplinarias que sepropone adoptar.Se aplican las medidas disciplinarias pertinentes, en los casos quecorresponda a los responsables colaterales, cuya inacción facilitó laocurrencia de indisciplinas, ilegalidades y actos de corrupción.19-Comité de prevención y controlEstá constituido y actualizado el Comité de Prevención y Control.El Comité de Prevención y Control está dirigido por la máxima autoridady lo integran funcionarios y trabajadores que gocen de respeto en elcolectivo por sus conocimientos y experiencia, así como asesoresjurídicos y el auditor interno en las estructuras que corresponda.Existe evidencia documental del Plan de Actividades.En las Actas de las reuniones se toman acuerdos y se les daseguimiento en las sesiones de trabajo.Se analizan los casos de indisciplinas, ilegalidades y presuntos hechosdelictivos y de corrupción.NONPNONP-9-
NO. ASPECTOS A VERIFICARSÍ78. Se aplican las medidas disciplinarias pertinentes.79. Los hechos o conductas que pueden ser constitutivas de delitos, se dana conocer a las autoridades correspondientes, independientemente dela medida disciplinaria que se imponga. .NONP“EL CONTENIDO DE LA GUÍA RESPONDE A LAS NORMAS YPROCEDIMIENTOS VIGENTES PARA CADA ÁREA DE TRABAJO”. Actualizada- 2020SIParte No. II – NORMA 10 - DOCUMENTACIÓN Y REGISTROOPORTUNO Y ADECUADO DE LAS TRANSACCIONES Y HECHOSNOOTROS ASPECTOS DEL CONTROL INTERNO A VERIFICAR.DIRECCIÓN.80.Está conformado el Expediente de Acciones de Control de acuerdocon lo establecido en la legislación vigente. Ver81.Verificar que el sobre lacrado con la combinación de la caja fuerte dela entidad, se encuentra bajo el poder del director, la OCIC o en otrolugar seguro determinado por la dirección.Del Consejo Económico.82.Comprobar mediante las Actas la celebración mensual del Consejo.En las Actas verificar si son temas obligados en cada Consejo:83.- Análisis del resultado del Programa por la Eficiencia Económica y elEmpleo Racional de los Recursos. (varias tablas)84.- Cumplimiento de la Inst. Gral. No. 206 referida al Destino Final delos recursos que salen del almacén.85.- Cumplimiento y resultado de los conteos físicos, al menosmensuales, del 10% de los inventarios en almacenes, AFT y FondosFijos.- Situación de las cuentas por pagar y pagos anticipados86.en pesos cubanos (CUP) y pesos convertibles (CUC), al cierre decada mes.87.- Análisis, al menos, trimestral de la Disciplina Laboral en general ypor categorías y grupos o áreas de riesgo- 10 -NP
88.Revisar el control consecutivo de los acuerdos y el cumplimiento.De la Comprobación del Destino Final IG No. 206.Están creadas, por la Dirección de la entidad, las comisiones para laComprobación del Destino Final de los recursos materiales que salendel almacén. Ver las Actas de creación de:89.- Alimentos90.- Fondos Fijos91.- Mantenimiento92.Estas revisiones se realizan mensualmente y en forma sorpresiva.Cada comisión debe realizar al menos una comprobación al mes.93.Cada comisión mantiene las evidencias y resultados decomprobaciones archivadas en una carpeta o files. VERlasDel Comité de Contratación y de Compras y la Comisión deDivisas.94.El Comité de Contratación y de Compras y la Comisión de Divisasestán creadas y presididas por el jefe máximo de la unidad.95.El Comité jerarquiza la aprobación de contratos y la compra demercancías y servicios en CUP y la Comisión en CUC. (Se puedenhacer coincidir pero los acuerdos por CUP y por CUC separados)96.Comprobar en las Actas el control consecutivo de los acuerdos.97.98.99.Previo a la aprobación de contratos, el Comité y la Comisión conoceny ejercen acciones dirigidas a exigir por la calidad del proceso denegociación, elaboración y firma de los contratos.El Comité y la Comisión conocen y ejercen acciones dirigidas aexigir por el control de la ejecución de los contratos y cuandoproceda por la reclamación.Existe evidencia escrita de estas acciones. (97 y 98)Controlan que no se adquieran mercancías en el comercio minorista o100. reciban servicios destinados a la población, excepto en los casos deservicentros.Por muestreo en el Control de Cheques y Transferencias, verificar si101. las compras del último trimestre se corresponden con los acuerdosdel Comité y la Comisión.- 11 -
El Comité conoce y ejerce acciones de supervisión y control sobre la102. preparación, confección y pago de la Nómina. Este es el mayor pago.Compras en CUP a Personas Naturales (Privados). En las Actasverificar:- Si las solicitudes de compras a Privados se atienden y aprueban en103. el Comité.- Si en las propuestas de contratación con Privados se presentan, al104. menos, tres (3) ofertas de diferentes Privados, para decidir por elComité.Del Contrato Económico.Por los Expedientes de Proveedores o por el “Control de Cheques yTransferencias Emitidas” y el “Registro de Cheques en Divisa”,105. comprobar que exista un Contrato Económico firmado con cadaproveedor.Escoger algunos expedientes de contratos con personas jurídicas(entidades) o naturales (privados) y verificar :- La identificación completa de las partes contratantes incluyendo los106. representantes acreditados para firmar contratos.- Número, fecha, vigencia,107. representantes.nombre y apellidos y firma de los- Del pago: Forma, medio, plazo, tasas de interés, lugar y cualquier108. otra condición del pago.109. - Efectos por falta de pago y otros incumplimientos.- Solución de controversias, donde se especifique el órgano judicial o110. arbitral ante el que se resolverán las controversias.- Si en las ofertas de las personas jurídicasse detallan111. suficientemente las mercancías o los servicios y en cada uno losindicadores de calidad y precios y plazos de garantías.- Plazos para el cumplimiento de las obligaciones o cronograma de112. entrega de los bienes o servicios pactados según el tipo de Contratoconcertado.- La evidencia escrita de la Certificación jurídica declarando la113. existencia de los documentos de amparo legal del proveedor.- 12 -
- Que las modificaciones se hayan formalizado por medio de114. suplementos.- Que estén correctamente confeccionados, no tengan borrones o115. enmiendas.En los Contratos con Personas Naturales (trabajadores por cuentapropia) verificar:- Que los importes contratados no excedan los límites de gastosaprobados en la partida correspondiente a personas naturales.- Que no se pacten pagos anticipados, ya que no proceden por el117. pago de mano de obra.116.- Si en las ofertas se detallan suficientemente los servicios y en cada118. uno los indicadores de calidad y precios y plazos de garantías.- Si en las ofertas de servicios de reparación y mantenimiento deequipos, medios de transporte e inmuebles y en las construcciones,119. se detallan suficientemente, las partes, objetos de obra, accionesconstructivas , mano de obra etc. y los precios de cada una.- Enlos casos de contratos por conceptos de reparación ymantenimiento e inversiones con trabajadores por cuenta propia, si no120. están pactados por los mismos conceptos con entidades estatales deconstrucción y mantenimiento de obras constructivas, en el interés decomprobar que no exista duplicidad en los pagos.- Si en los contratoscon trabajadores por cuenta propia ycooperativas, portrabajos de mantenimiento de inmuebles y121. construcciones, se aplican los precios topes indicados en la CircularNo. 2 / 17 del Minsap.122. - Si el importe del contrato se corresponde con el total de la oferta.- Se explica suficientemente que los materiales, partes y piezas de123. repuesto de los servicios contratados, las garantiza la unidad desalud y nunca la persona natural.- Cuando se pactan pagos en CUC existe la evidencia certificada de124. la autorización a la unidad para operar en esta moneda con privados.- Cuando se pactan pagos en CUC existe la evidencia certificada de125. la autorización del MEP al proveedor, para operar en esta moneda.ÁREA DE ADMINISTRACIÓN y ABASTECIMIENTOsubordinan los almacenes).(A la que se- 13 -
PlanificaciónVerificar que los inventarios finales estimados se consideran fuentes126. del Plan. (Si a la demanda no se rebaja la existencia, esta es laprincipal causa del incremento de los inventarios Ociosos).Están determinados los parámetros técnicos que definen lasexistencias y demandas del período: cobertura necesaria, normas de127.consumo, inventario promedio del período u otra que evite las faltas yexcesos.Inventario General Anual y Conteos Físicos Periódicos del 10%.Está elaborada por la administración la Programación Anual deInventarios Generales y Conteos Físicos, al menos mensuales, del10% de las existencias, en los Almacenes de:128.- Misceláneas,129.- Alimentos,Se efectúa el Inventario General al producirse130. responsable de almacenes. IG. No. 175.la sustitución delSe cumple, mostrando la evidencia escrita en las Tarjetas de Estiba,el Inventario General Anual en los Almacenes de:131.- Misceláneas,132.- Alimentos,Se cumple, mostrando los papeles de trabajo y la evidencia escritaen las Tarjetas de Estiba, los Conteos Físicos, al menos mensuales,del 10% de las existencias en los Almacenes de:133.- Misceláneas,134.- Alimentos100%Control de Inventarios de Medios Materiales en el Almacén deMisceláneas.Esta elaborado el expediente de logística de almacén y que el mismocontenga los documentos siguientes:135. a. Expediente técnico del almacén.b. Método de control de ubicación de los productos.a. Documentos normativos vigentes.- 14 -
Los inventarios están codificados según el Clasificador de Productos de136. Cuba - CPCU, Versión 2.0, con la aprobación metodológica de laONEI.Cuentan con existencias de extintores y que estos se encuentren137. serviciados y actualizada la certificación para su uso.El personal que labora en los almacenes, está capacitado en materia138. de protección contra incendios, garantizándose que el jefe de brigadaesté certificado.El almacén tiene las condiciones de seguridad, orden, limpieza,y demás aspectos higiénico-sanitarios139. ventilación, iluminaciónrequeridos.Mantienen en lugar visible el Control de personas con nivel de140. acceso. Compruebe la actualización.El personal de los almacenes tiene firmadas las Actas de141. Responsabilidad Material. Verifique la actualización y legitimidad. Eloriginal se archiva en Contabilidad.El encargado del almacén, en la recepción detallada de mercancías,142. tiene acceso a la factura o documento similar enviado por elsuministrador.Se efectúa la Recepción Detallada (contar, medir, pesar, estado físico143. y calidad) de los productos recibidos en el almacén, emitiendo elInforme de Recepción.Cuando hay diferencias en recepción, averías o roturas se notifican144. y/o reclaman al proveedor de acuerdo con lo pactado en el Contrato.Cuando hay diferencias en recepción, averías o roturas imputables145. al transportista se notifican y/o reclaman al mismo de acuerdo con lopactado en el Contrato.Se controlan a través de las tarjetas de estiba los materiales y los146. equipos por instalar destinados al proceso inversionista, así como losproductos recibidos o remitidos en consignación y en depósito.Están organizados internamente los pedidos y despachos. Por147. grupo de productos o áreas de trabajo y días de la semana.Existe el Control de Firmas148. entregas de productos.Autorizadas a pedir o a recibir las- 15 -
Existe el Control de Firmas149. productos.Autorizadas a aprobar las entregas deSeleccione una muestra de los modelos de Solicitud y de Entrega y150. verifique que las firmas correspondan con el personal autorizado.El personal del almacén, después de anotado el movimiento, informa151. la existencia de cada producto en los modelos de entradas y salidas.Diariamente, en la sesión de la tarde o al final de los despachos, el152. personal del almacén cuadra las existencias físicas que tuvieronmovimiento contra los saldos de las Tarjetas de Estiba.Las Tarjetas de Estiba están actualizadas y colocadas junto a los153. productos almacenados o en lugar próximo a los que se encuentren ala intemperie o destilen sustancias que las deterioren.Comprobar si el inventario esta cuadrado, por muestreo de las154. existencias físicas de los productos contra el saldo de las Tarjetas deEstiba y del Submayor contable.155. Los inventarios recibidos de Donación se controlan separadamente.Tienen archivados y cumplen los requisitos establecidosmodelos:156.los- Informes de Recepción157.- Solicitud de Entrega158.- Vales de Entrega o Devolución.159.- Ajustes de Inventario.160.- Transferencias entre AlmacenesDeterminación y Venta de Inventarios Ociosos (IG. No. 253).La estructura del surtido y el valor del inventario y sus respectivos161. ciclos de reaprovisionamiento se corresponden con las necesidadesde la unidad. Correspondencia SI, Déficit u Ociosos NO162. Están actualizados los inventarios de lento movimiento y los ociosos.Determine mediante el análisis de la tarjeta de estiba si existen163. productos almacenados que no han sido clasificados física ycontablemente como inventarios ociosos y de lento movimiento- 16 -
164. Los inventarios ociosos se controlan separadamente.Se han realizado gestiones de venta de acuerdo al orden de prelaciónestablecido:165. - Entre las entidades de Subordinación Nacional.- Entre166. SNS.las entidades de Subordinación Municipal y Provincial del- En coordina
A partir de las Normas del Sistema de Control Interno aprobadas mediantela Resolución No. 60/201por 1 la Contraloría General de la República; las entidades deben confeccionar y mantener vigente el Sistema de Control Interno. Anualmente realizar la evaluación del sistema mediante la aplicación de una Guía
