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City DeliveryTransmittalCarriers LetterDuties and ResponsibilitiesHandbook M-41June 2019Transmittal Letter 5A.Explanation. This is a partial revision of Handbook M-41 City Delivery Carriers Dutiesand Responsibilities, incorporating revisions published in the Postal Bulletin on thefollowing dates: March 27, 2008; August 14, 2008; February 24, 2011; July 25, 2013;June 11, 2015; November 26, 2015; and July 7, 2016. This edition is a complete re-issueof Handbook M-41.B.Availability: Copies are available for Postal Service employees on the Postal ServicePolicyNet Web site at http://blue.usps.gov: In the left-hand column under “EssentialLinks,” click on PolicyNet, and then in the column on the right, click on Handbooks.C.Questions and Comments. Send suggestions and comments about this handbook tothe following address:DELIVERYOPERATIONS SUPPORTUNITED STATES POSTAL SERVICE475 L’ENFANT PLZ SW RM 7142WASHINGTON DC 20260-2802D.Cancellations. All previous issues of Handbook M-41 are obsolete. Discard all previouseditions. Please recycle.E.Effective Date. This handbook is effective June 2019.Kevin L. McAdamsVice PresidentDelivery Operation
PrefaceCity carriers perform an important function in the United States PostalService. They serve millions of families and business firms daily.City carriers are highly respected by the American public. This respect hasbeen earned by many years of dedicated service, especially during nationaland local emergencies, including prolonged periods of extreme weatherconditions.You are now a member of this group of faithful and dedicated employees.This handbook will help you give a high quality service that you will be proudof. Study this information carefully; ask your postmaster or manager toexplain any points that are not clear to you.We offer you our best wishes for a long and happy postal career.June 2019iii
City Delivery Carriers Duties and ResponsibilitiesThis page intentionally left blankivHandbook M-41
ContentsPreface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .iii1 General Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11112Responsibilities of Carrier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111Scope of Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1112General Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1112.1Efficient Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1112.2Diligence and Promptness. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1112.3Security . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1112.4Safety. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2112.5Neatness and Example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2112.6Courtesy to Public . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2112.7Proper Vehicle Operation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2Basic Carrier Duties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21212Time Allowances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2121.2Case Duties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6121.3Change of Address Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6Street Duties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6122.1Delivery and Collection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6122.2Special Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8Other Duties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8123123.1Mailing Cards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8123.2Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8Part-Time Flexible City Carriers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8Delivery and Collection Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8124131Delivery on Letter Routes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8131.1Security of Mails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131.2General Precautions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9131.3Actual Delivery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9131.4Reporting Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10Collection on Letter Routes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111328132.1Collection from Customers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11132.2Collection from Boxes and Racks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11132.3Handling Collected Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11Safety Practices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11Equipment and Supplies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1213314Office Duties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121.1122131June 2019v
City Delivery Carriers Duties and Responsibilities15Restricted Activities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .151Outside Employment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1212152Service Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13153Directories and Mailing Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13154Political Activities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13Supervision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .132 Office Time — Preparation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .151621Timecards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21115211.2PSDS Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15211.21Badge Reader. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15211.22Transacter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15211.23Dial Setting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16Leaving for Route . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16212.1Non-PSDS Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16212.2PSDS Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16Casing and Preparing Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17Carrier Cases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17221.1Description. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17221.2Arrangements of Separations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17221.3Modified Carrier Cases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17221.4Letter Separations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19221.5Identifying Relays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19221.6Number Arrangement for Flat Separations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19222Systems for Casing and Preparing Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20223Pre-Casing Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21223.1Letter-Size Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21223.2Magazines, Papers, and Other Flat Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22Casing Letter-Size Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22224224.1Learning Carrier Line of Travel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22224.2Coordinating Eyes and Hands. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22Casing Magazines, Papers, Flats, etc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23225225.1Two-Bundle System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23225.2Modified One-Bundle System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24Data Collection of Special Services Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25231Preparation — In Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25232At Delivery Point . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25232.1Delivery Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25232.2Nondelivery Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25Return to Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25233vi15Non-PSDS Offices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2212315211.121222Reporting for Work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Handbook M-41
Contents24Undeliverable as Addressed (UAA) Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .241Recording Address Change Information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Entries from PS Form 3575 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25241.2Entries from PS Form 3546 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26241.3Purpose and Duration of PS Form 3982 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26241.31Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .241.32Duration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26Procedures by Category . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27242.1Letter-Type Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2627242.11Casing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27242.12Bundling CFS Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27242.2Periodical Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27242.3Standard Mail (A) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27242.4Standard Mail (B) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27242.5Accountable and Signature Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27242.6Other Undeliverable Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28243Disposition of Forwardable and Undeliverable Mail, Carrier Throwback Case. . . . . . . .28244PS Form 1564-B, Order to Box Section or Other Special Orders . . . . . . . . . . . . . . . . .30244.1Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30244.2Preparation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30244.3Use. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30PS Form 3546, Notice to Change Forwarding Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30245245.1Use. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30245.2Preparation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30Carrier’s Route Book, Instructions and Report. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31251Delivery Instructions(PS Form 1564-A — Exhibit 251) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31251.1Collection Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31251.2Relay Points or Park and Loop Locations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31251.3Route Schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31251.4Transportation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31251.5Lines of Travel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31251.6Lunch Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31251.7Break Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31Route Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33252252.1Contents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33252.2Filing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33Delivery Management Report and Edit Book(PS Form 1621 — Exhibit 253) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33Accountable Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .352532625241.12422525261Accountability Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .261.1June 2019Acquiring Accountable Items. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3535vii
City Delivery Carriers Duties and Responsibilities261.235261.21Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35261.22Postage Due (Exhibit 261.22) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35261.23Customs Duty (Exhibit 261.23) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36261.24Accountable Mail Matter Received for Delivery (Exhibit 261.24) . . . . . . . . . . .37261.25CODs (Exhibit 261.25) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37PS Form 3849 for Registered, Certified, Priority Mail Express, Insured, and OtherSpecial Services Mail (Exhibit 262) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38Preparation of Relays and Carry-Outs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3926227Receipting for Accountable Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .271Relays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39272Carry-Outs — Packing the Single Satchel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40273Carry-Outs — Packing the Double Satchel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40274Motorized Routes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4028Carrier-Auxiliary Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4029Before Leaving for Route . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43291Withdrawal of Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43292Data Collection Devices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43293Timecards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .433 On Route . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .453132Use of Transportation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .311Bus and Street Car . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45312Private Car and Motorized Routes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45Delivery of Ordinary Mail Matter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45321Foot Routes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .322Motorized Routes (See also Chapter 8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46Letter-Size Mail Delivery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46322.2Flat Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46322.3Parcels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46322.32Redelivery of Parcels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48Park and Loop Routes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48323.1Description. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48323.2Parking Points and Route Patterns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48323.3Parcels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49Delivery of Special Services Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49331General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49332Postage Due . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49333Customs Duty Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50334CODs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51335Insured, Registered, Certified, Priority Mail Express, and Other Special Services . . . . .53335.1Delivering and Taking Receipt [Exhibit 335.1 (p. 1 and 2)] . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53335.2Leaving Notice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55Return Receipt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55336viii45322.13233345Handbook M-41
Contents34337Government Checks and Bonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56338Delivery Confirmation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56338.1Delivering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56338.2Leaving Notice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56Notice 11 and PS Form 3521 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57341Notice 11 — Information for Apartment House Customers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34257PS Form 3521, House Numbers and Mail Receptacles Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5735Answering Complaints and Inquiries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5836Undeliverable Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58361Undeliverable Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36258Articles Loose in Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5837Collection of Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5838Receipting for Registers From Contract Stations and Branches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .584 Office Time — Return . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6141Use of Timecards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61411Non-PSDS Offices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61412PSDS Offices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6142Disposition of Collected Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6143Clearance for Accountable Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6144431Keys. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61432Registered and Certified . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61433Insured Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62434CODs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62435Customs Duty Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63436Postage Due . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64Undelivered Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64441Processing Undelivered Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64442Completing PS Form 1571 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6445Expedited Preferential Mail System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6646Answering Official Communications. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6647Ending Tour of Duty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .665 Collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6751Timecards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6752Care of Keys and Locks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6753Collection Schedules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67531Importance of Schedules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67532Use of Schedules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67532.1In the Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67532.2On the Route . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68June 2019ix
City Delivery Carriers Duties and Responsibilities54Collection Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68541Basic Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .542Collecting Mail as Scheduled . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68543Handling of Mail Matter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68544Examining and Locking Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68Motorized Routes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .696 Parcels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .715561Time Recording. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .611Reporting at Delivery Unit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71611.2Reporting at Garage Other than Delivery Unit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71PS Form 1234, Utility Card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71612.1Recording Time for Each Trip . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71612.2Recording Type of Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71PS Form 4570, Vehicle Time Record . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72613Office Procedures Before Leaving . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6472621Obtaining and Inspecting Truck . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72622Systems Used . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72622.1Hamper System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72622.2Sack System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72Loading Truck . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72623637171611.161262Timecards (Non-PSDS/ETC Offices). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68623.1Parcels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72623.2Parcels and Relay Combined . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73624Preparing Parcels for Delivery. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74625Damage Control of Parcels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
City Delivery Carriers DuTransmittal Letterties and Responsibilities Handbook M-41 June 2019 Transmittal Letter 5 A. Explanation. This is a partial revision of Handbook M-41 City Delivery Carriers Duties and Responsibilities, incorporating revisions published in the Postal Bulletin on the following dates: March 27, 2008; August 14, 2008; February 24, 2011; July 25, 2013;
