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SOFTWARE DE GESTIÓN ADMINISTRATIVAUNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASUNIDAD DE INFORMÁTICADirector:Henry MartínezCoordinadores:Olga Lucia Bravo BallénOscar Javier Silva RomeroAnalista de SistemasPeter Fonseca BuitragoProgramadorÁlvaro Enrique Palacios VillamilCoordinador ProgramaUniversidad VirtualMarco Aurelio OrtizAuxiliares de InvestigaciónAdelaida Amaya PinzónAndrés Ricardo RomeroÁngela Viviana MontañezAstrid Ximena ParraBetty Johanna BolañosCarlos José AcuñaCarolina Acosta CifuentesDaniel Alejandro ArdilaDaniel Enrique QuinteroDaniel Felipe MorenoDavid Alexander ArenasDavid Leonardo MaldonadoDiana Janneth OrganistaDiego Fernando RubioErika Patricia RodríguezErika Milena PadillaEsther Yaneth GarzónIngrid Milena QuinteroJeffer CañonJenny Teresa JaramilloJhon Alexander Soto GarcíaJulián RamírezLeidi Diana Rincón RincónLeydy Johana Poveda SanabriaLiliana Teresa SalazarMaria Alejandra EnríquezMeiby Viviana UyabanNatalia Ibeth CifuentesSonia Janeth RamírezSue Ellen LópezTrabajo desarrollado porCAROLINA ACOSTA CIFUENTESUNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASUNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES1
1. INTRODUCCIÓNEl software de Administración y Gestión de Personal es un programaque permite manejar y administrar el personal de una empresa de unaforma más fácil y agradable, es decir, en cuanto al procesamiento,liquidación y pago de nómina, y si se desea, la selección,contratación, autoliquidación y liquidación de contratos, logrando así,la disminución de costos administrativos, evitando errores en cálculos yprocedimientos que pueden causar el pago de costosasindemnizaciones. Además proporciona confidencialidad y seguridaden el manejo de la información de la empresa, especialmente larelacionada con el departamento de Recursos Humanos.RRHHSearch Versión 0.97 es un programa de Recursos Humanos quese encarga de manejar las hojas de vidas recibidas por las empresas;es de gran ayuda para tener un estricto control de la información deuna forma sistematizada, ahorrando en espacio, ya que la recepciónde éstas se convierte en un problema por la cantidad y lo engorrosode manejarlas, por tal razón, es de suma importancia, que seaimplementado en el área de Recursos Humanos de cualquierorganización, lo ideal sería que conociera este software, pudieramanejarlo muy bien y tener un amplio conocimiento.RRHHSearch realiza búsquedas con características específicas que senecesitan de las personas para la ocupación de la vacante, despuésde haber introducido los datos en el programa. RRHHSearch permiteconfigurar y grabar esta solicitud, evitando volver a establecer losdatos de una búsqueda y el mismo sistema brinda la informacióntotalmente actualizada al momento de la consulta, de modo queautomáticamente descarta aquellos currículums que ya fueronconsiderados con anterioridad.Por estos motivos y muchos más, RRHHSearch se constituye en unpotente e innovador sistema de información, especialmentepreparado para todos aquellos que participen en la selección ybúsqueda de personal, ya que optimiza tiempos de decisión yUNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASUNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES2
evaluación, cuenta con toda la información estandarizada, evitandola lectura de currículums impresos de variadas formas y tamaños, quehace más lento el trabajo operativo y resulta un instrumento ágil,rápido, práctico y de elevada efectividad.La Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacionalnecesita conocer el software de Recursos Humanos, con el fin de queesté al alcance de estudiantes, profesores, empleados y demáspersonas que estén interesadas en manejarlo, ya que muchasempresas reconocidas en el país requieren implementarlo, paraconseguir excelentes resultados, por lo tanto, es indispensable realizaruna investigación sobre este software, cómo es su instalación, qué senecesita, sus principales características, de modo que sea de granutilidad y que a largo plazo esté al alcance de todos los interesadosen la página Web de la facultad.UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASUNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES3
2. TABLA DE CONTENIDO1.INTRODUCCIÓN. 22.TABLA DE CONTENIDO . 43.RRHHSerach 0.97. 53.1 Instalación de RRHHSearch . 63.2 Herramientas básicas de RRHHSearch . 63.3 Ingreso de currículums en RRHHSearch . 123.4 Estructura de las hojas de vida en RRHHSearch . 133.5 Manejo de las ventanas de RRHHSerach . 194.CONCLUSIONES . 215.WEBGRAFÍA . 22UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASUNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES4
3. RRHHSearch 0.97RRHHSearch es un sistema de administración de base de datos decurrículums, que permite realizar búsquedas de personal o recursoshumanos de forma ordenada y eficiente. Se encarga de administrartoda la información necesaria de un departamento de recursoshumanos de cualquier empresa, sea grande o pequeña, y todo ellomediante un riguroso control de todas las hojas de vida disponibles.Esto ayuda en todos los procesos de selección y búsqueda depersonal, agilizando todos los trámites posibles.Con el programa de RRHH se puede:Capturar Currículums vía Internet con RRHHWeb, e-mail, oingresarlos manualmente en la base de datos.Archivar ordenadamente los CV y verlos en un formato estándar.Realizar búsquedas por cualquier combinación de datos quehayan sido ingresados (formación, sexo, edad, etc.)Realizar el seguimiento de las entrevistas de los candidatos.RRHHSearch permite realizar búsquedas por infinitos parámetros,especialmente discriminados de acuerdo a los requerimientosespecíficos de cada puesto en particular. Una vez que se decidacuáles son los requisitos mínimos indispensables para realizar unabúsqueda sobre un perfil determinado, RRHHSearch procesa toda lainformación sobre los datos cargados de los currículums y le brinda unlistado de la cantidad de postulantes que se ajustan para dichoempleo. Posteriormente se accede a cada formulario y así avanzar enel proceso de selección.Además permite ingresar los comentarios y evaluaciones luego de laentrevista personal, no sólo por el selector de Recursos Humanos sinotambién por cualquier personal jerárquico que se involucre en elUNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASUNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES5
proceso de selección y decisión quedando de este modo, toda lainformación grabada y registrada para ser consultada en el futuro.De esta manera se convierte en una solución de mucha utilidad,dado que el proceso propiamente dicho evita la acumulación decurrículums en papeles, agiliza la transmisión de la información porquecualquier persona autorizada en la empresa que vaya a utilizar elprograma, accede al mismo desde su propio PC evitando lacirculación de material confidencial dentro de la organización.3.1 Instalación de RRHHSearchNYS Diseño Interactivo es una empresa de diseño de soluciones desoftware y comunicación en medios interactivos (Internet, intranets,CD-Rooms, kioscos, etc.) y el desarrollo de aplicaciones orientadas abrindar servicios y solucionar problemas específicos. Por eso,RRHHSearch surgió de la necesidad que se presentaba en el área deRecursos Humanos de la empresa, organizar toda la información delpersonal que labora allí, pero de manera sistematizada, por lo tanto,se creó este programa, que funciona bajo Windows 95, 98, 2000 o XP yse puede descargar el demo en la página Web www.rrhhweb.compara manejarlo por un período de treinta días, totalmente gratis. Secreará una carpeta en el disco local C: en Archivos de programa,denominada RRHHSearch.Si se desea implementarlo en la empresa, se debe comprar la licenciade este programa, de forma que optimice las funciones del área deRecursos Humanos, y así reducir los costos que implican el manejo ycontrol de información del personal de la empresa.3.2 Herramientas básicas de RRHHSearchRRHHSearch es la herramienta que el selector de personal utiliza en sutrabajo cotidiano para realizar búsquedas y administrar los currículumsalmacenados en la base de datos. Es el componente más importantedel paquete de RRHH y cuyo alcance es:UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASUNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES6
Recibir los currículums que han sido cargados en Internet desde elRRHHWeb e incorporarlos a la base de datos principal.Realizar búsquedas inteligentes sobre los currículums.Permitir al selector administrar los currículums, incluyendo elseguimiento de los mismos mediante el ingreso de datos postentrevista.Importar información desde otros sistemas de base de datos comoOracle, Database o Microsoft SQL Server. Barra de menúsRRHHSearch es muy fácil de manejar, las opciones que están en labarra de Menú son las indispensables del programa, situada bajo labarra del título del programa, los menús de izquierda a derecha sirvenpara:Sistema: Esta opción permite configurar RRHHSearch y salir delprograma.Módulos: Búsquedas, agregar/modificar/borrar, importar, copia derespaldo, ajustar base.Ventana: Mosaico horizontal, mosaico vertical, cascada, organizariconos.Ayuda: Muestra la ayuda de RRHHSearch.UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASUNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES7
Barra de herramientasBúsquedas: Esta opción también se activa con la tecla F2. Permite,como su nombre lo indica, la búsqueda de hojas de vida, pormedio de criterios, al definirlos y ejecutarlos, aparecerán losrespectivos resultados. Los pasos a seguir son:1. En la ventana de Búsquedas, se establecen los criterios en laopción Nueva, en la ventana abierta se definen en lassecciones de General, Áreas de formación, Idiomas, Áreas deexperiencia, Áreas de interés y Fotos.UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASUNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES8
2. Al escoger “Agregar”, después de haber definido el criterio,aparece la siguiente ventana donde se elige el dato, eloperador lógico que puede ser igual, distinto, mayor, contiene,no contiene, entre otros y el valor que se desea especificar yAceptar. En este caso se quiere saber cuáles son las personasque tienen 22 años, por lo tanto, el dato es la edad, lacomparación igual a y el valor 22. Hay que tener en cuenta lasección, porque cada una contiene sus propios datos.3. La definición del criterio aparece en la ventana de NuevaBúsqueda, se guarda y se le coloca el nombre de la búsqueday si se desea una observación acerca de ésta y aceptar. Sealmacenará en la base de datos del programa.4. En la ventana de búsquedas aparecerá la definición realizada.En el ejemplo dado, es “Edad de los aspirantes”, con la fecha yhora en que se realizó, y para ver las personas que cumplen conesta condición se escoge la opción de Ver resultados.UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASUNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES9
5. Aparecerán todos los registros encontrados, de acuerdo alcriterio definido, con un pequeño resumen y se procede aescoger algunas de las opciones presentadas, para ver ladescripción detallada de la hoja de vida de la persona.En la ventana de Búsquedas se puede modificar o borrar algunacondición hecha previamente, seleccionándola y escogiendo estasopciones.ABM Fichas: Esta opción permite agregar, modificar o borrar lashojas de vida que se encuentran registradas en la base de datos.Primero se debe escoger el país de origen del postulante y digitarsu documento de identidad y Aceptar.UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASUNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES10
De inmediato aparecerá la hoja de vida del aspirante, donde sepuede editar y guardar los cambios hechos o borrarla definitivamente.Importar: RRHHSearch permite importar datos a la base existente,ya sea desde el módulo RRHHWeb (captura de los currículums enInternet), en el cual las personas ingresan sus datos desde la páginaUNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASUNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES11
Web de la empresa, o desde otros sistemas, está opción debe sercon la supervisión del proveedor del programa.3.3 Ingreso de currículums en RRHHSearchPara almacenar las hojas de vida que ha recibido la empresa, hay tresformas de ingresarlas a la base de datos de RRHHSearch:Manualmente: Al tener la hoja de vida del aspirante, se introducenlos datos en el formulario predeterminado que trae RRHHSearch,donde se guarda la información personal, académica, trayectorialaboral, entre otros aspectos. Esta labor la realiza el encargado deseleccionar el personal de la empresa, aunque hay que tener encuenta que es una labor tediosa porque pueden ser muchas hojasde vida, pero significará un ahorro de tiempo y espacio.Automática: Desde Internet, ya sea en el navegador Explorer oNestcape, los aspirantes a la vacante pueden llenar sus datos en elformulario predeterminado, sin necesidad de entregar la hoja deUNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA12FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASUNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES
vida directamente a la empresa. Esta herramienta se habilita en lapágina Web de la misma, y es RRHHWeb, que facilita las laboresdel área de Recursos Humanos. Esta información se guardatemporalmente en los servidores de RRHHWeb, mientras que elpersonal autorizado para esta labor, con su respectivo nombre deusuario y contraseña, la descarga a la base datos de RRHHSearch,importándola de tal forma que queden almacenadas en elprograma; esto se puede hacer a cualquier hora del día,dependiendo de la necesidad de la empresa.Ingreso automático desde otra base ya existente: En caso de teneruna base de datos ya existente de currículums en otro programa,se puede importar a RRHHSearch, mediante la creación de unarchivo de intercambio en el cual la información se dispone de unamanera determinada para que RRHHSearch pueda reconocerla.3.4 Estructura de las hojas de vida en RRHHSearchEn RRHHWeb los datos son ingresados directamente por el postulanteen la página dispuesta para tal fin, y otros por el selector de personalluego de haber tenido una entrevista con el postulante.El formulario predeterminado de RRHHSearch que se usa paraintroducir la información contenida en las hojas de vida de losaspirantes y del personal de la empresa tiene 6 secciones, que a suvez están conformadas por varios grupos descritos a continuación:Identificación y contacto: En esta sección se encuentran losnombres, apellidos, el documento de identificación, los teléfonos,el e-mail, así como los datos demográficos, de residencia y deestructura del grupo familiar. Demográficos: En este subgrupo se ingresan el sexo, día, mes,año y país de nacimiento, edad, estado civil, número de hijos. Residencia: Permite la entrada de datos relacionados con elpaís de residencia, ciudad, dirección residencial, barrio.UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASUNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES13
Contacto: Se refiere a la localización del aspirante; en el casode contactarlo, se tiene el e-mail, tipo de teléfono (particular,celular, laboral, mensajes), el número, el horario para llamar. Grupo familiar: En esta casilla, al darle clic, se desplegarán tresopciones: Agregar, Modificar, quitar. En la primera permiteingresar los siguientes datos:El parentesco se elige dependiendo de la familia del aspirante,si es soltero, casado, con hijos, etcétera; se encuentran elcónyuge, hermano, hijo, madre, padre u otro, y se procede allenar sus datos principales.Sección Formación: Contiene la información de los estudiosrealizados por el aspirante. Hay tres subgrupos: Formación secundaria: Tipo (bachiller, mercantil/comercial,técnico/industrial, humanístico/social), estado (interrumpido,en curso, completo), institución, cantidad de años completos(para el caso de en curso o suspendido). Formación superior: Al elegir esta opción, se despliega elsiguiente cuadro de diálogo, que será llenado dependiendode la formación del aspirante.UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASUNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES14
Idiomas: En este subgrupo se llenan los datos correspondientesal idioma, donde se especifica el nivel de lectura, habla yescritura, ya sea poco, bien o muy bien, en el cuadro dediálogo desplegado.Sección Experiencia laboral: Se encuentra la descripción detrabajos anteriores y los conocimientos específicos en alguna áreapor parte del aspirante.UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASUNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES15
Experiencia laboral: Al especificar un puesto desempeñado, sedesplegará la siguiente ventana, para realizar una descripcióndetallada. Conocimientos específicos: En este subgrupo se describenotros conocimientos adquiridos del aspirante, por ejemplocursos de sistemas, técnicos, entre otros.Sección Expectativa laboral: En esta sección se describe cuáles sonlas áreas laborales de interés del postulante y las condiciones detrabajo que le gustaría tener.UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASUNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES16
Sección Fotos: Esta sección está orientada a actividades comopublicidad y agencias de modelos. Incluye las fotografías delpostulante y su descripción física. Hay dos subgrupos: Lista de fotos: Para ingresarlas, RRHHSearch permite capturarlasdirectamente desde una cámara digital o un escáner o desdeun archivo ya existente.UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASUNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES17
Descripción física: Especificaciones del aspirante en cuanto alas medidas (pecho, cintura, cadera), la altura (encentímetros), presencia (muy buena, buena, regular, mala),contextura (grande, mediana, chica).Sección Observaciones: El selector de personal puede incluir datosadicionales, que no se encuentran en el formulariopredeterminado, además de anotaciones relacionadas con elproceso de selección. Se especifica la fecha de ingreso de la hojade vida a la base de datos y la fecha de última actualización.UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASUNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES18
3.5 Manejo de las ventanas de RRHHSerachEn RRHHSearch se pueden manejar varias hojas de vida a la vez, esdecir, las que se deseen ver, se abren y desde el Menú – Ventana sevisualizarán, además se especifican las formas de manejarlas talescomo:Mosaico horizontal: Esta visualización presenta simultáneamente lashojas de vida de forma horizontal en la pantalla como se muestra acontinuación:Mosaico vertical: Permite ver las hojas de vida de forma vertical,para poder compararlas y tener una mejor vista de ellas en lapantalla.UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASUNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES19
Cascada: Esta vista despliega las ventanas abiertas de formadescendente, no es muy recomendable por la poca visualizaciónde ellas en la pantalla.UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASUNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES20
4. CONCLUSIONESEl programa de RRHHSearch es de gran utilidad para eldepartamento de Recursos Humanos de una empresa, ya quefacilita el manejo de las hojas de vida de los aspirantes, sin tenerque emplear espacio físico para su almacenamiento.RRHHSearch es un software enfocado a las necesidades de lasempresas, ya sean grandes o pequeñas, específicamente al áreade Recursos Humanos, que maneja la información tanto de losaspirantes a vacantes de la empresa como la de los empleados dela misma.Todo departamento de Recursos Humanos de una empresa,debería contar con un software especializado para la organizaciónde las hojas de vida, evitando problemas en la gran informaciónque se maneja, ya que se sistematiza, logrando así eficiencia y unbuen control de ellas.El software aplicado al área de Administración es muy importantepara las empresas, ya que optimiza los procesos en cuanto almanejo de personal en una empresa, además existen otrosprogramas que mejoran la producción, la facturación y otrasactividades que desempeña diariamente, las cuales necesitan quese lleven a cabo de una forma eficiente y rápida.UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASUNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES21
5. asgratis.com/downloads-cat8.htmlUNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICASUNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES22
circulación de material confidencial dentro de la organización. 3.1 Instalación de RRHHSearch NYS Diseño Interactivo es una empresa de diseño de soluciones de software y comunicación en medios interactivos (Internet, intranets, CD-Rooms, kioscos, etc.) y el desarrollo de aplicaciones orientadas a
