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METODOLOGÍA PARA SELECCIÓN DE SISTEMAS ERPFlorencia ChiesaCentro de Ingeniería del Software e Ingeniería del Conocimiento (CAPIS)Escuela de Postgrado. Instituto Tecnológico de Buenos AiresAv. Madero 399 (C1106ACD), Buenos Aires – anma.htmlResumen: Un sistema ERP es una aplicación informática que permite gestionar todos los procesos denegocio de una compañía en forma integrada. El propósito de este trabajo es proveer una guía depasos que ayude en la selección de un sistema ERP y la empresa consultora que se encargará deltrabajo de implementación.Palabras Clave: Sistema1.ERP. Procesos de Negocio Metodologías de SelecciónINTRODUCCIÓNMSSE es una Metodología para la Selección de unSistema ERP. Intenta ordenar y sistematizar a losencargados de elegir un sistema ERP en el proceso deselección.1.1.¿Qué es un sistema ERP?Un sistema ERP es una aplicación informática quepermite gestionar todos los procesos de negocio de unacompañía en forma integrada. Sus siglas provienen deltérmino en inglés ENTERPRISE RESOURCEPLANNING. Por lo general este tipo de sistemas estacompuesto de módulos como Recursos Humanos,Ventas, Contabilidad y Finazas, Compras, Producciónentre otros, brindado información cruzada e integradade todos los procesos del negocio. Este software debeser parametrizado y adaptado para responder a lasnecesidades especificas de cada organización. Una vezimplementado un ERP permite a los empleados de unaempresa administrar los recursos de todas las áreas,simular distintos escenarios y obtener informaciónconsolidada en tiempo real.La implementación de esta herramienta en unaempresa conlleva un proceso de transformación yredefinición de sus procesos. Su ciclo de vida consisteen varias etapas empezando por la fase en la que sedecide implementar un sistema ERP y no otro tipo desistema. Le sigue el proceso de decidir qué ERP seimplementará y qué consultora llevará adelante elproyecto. Una vez seleccionados comienza la fase deimplementación en la que se parametrizará el sistema;para esta fase la consultora que lleva el proyectopropone una metodología de trabajo, experiencia enimplementaciones y capacitación. Luego le sigue laetapa de uso y mantenimiento del sistema. Finalmentese retira el producto cuando se considera que debe serreemplazado por otra tecnología o que el enfoque que leda a los procesos del negocio ya no son los adecuados.1.2.Importancia de contar con unametodología de selecciónLa importancia del impacto del ERP en los procesoscotidianos de la organización y la inversión que lamisma debe hacer en términos económicos, hacen queel proceso de selección de la herramienta sea un temadelicado. Se debe tener en cuenta también que no esuna tarea que se haga frecuentemente y que se esperaun determinado retorno de la inversión en términosmonetarios y de tiempo de uso.MSSE se centra en la etapa de selección de laherramienta ERP y la consultora que hará el trabajo deimplementación. Esta metodología intenta organizar elproceso de selección de un ERP para que la empresapueda escoger el sistema que mejor cumpla con susrequisitos basándose en cuestiones que no sean soloeconómicas. MSSE apunta a encontrar el productoadecuado en el mercado evaluando aspectosfuncionales, técnicos, factores de capacitación,servicios de mantenimiento, ayuda a la selección de laReportes Técnicos en Ingeniería de Software Vol. 6 N 1 (2004), pág. 17-37ISSN: 1668-3137. CAPIS-EPG-ITBA (http:///www.itba.edu.ar/capis/rtis/index.htm).
empresa que hará el trabajo de implementación; y daalgunas pautas de la planificación general del proyectoy la puesta en marcha del mismo.2.2.MSSE se organiza en tres fases las cuales se dividen enactividades:MSSE no provee herramientas para definir si unsistema ERP es la solución adecuada para la empresa envez de otro tipo de sistema, ese trabajo debe ser unaetapa de investigación previa, MSSE parte de lapremisa que se comprará un ERP y su objetivo esayudar a seleccionar uno.1.3.- Fase 1 – Selección Del ERPActividad 1 – Documentar Necesidado Análisis De Necesidado Determinar Equipo De ProyectoActividad 2 – Primera Seleccióno Búsqueda En El Mercadoo Primer Contacto Con Proveedoreso Entrevistar Posibles Candidatos YRecopilar Informacióno Armado De Listado De Criterios ATener En Cuentao Evaluar Los Candidatoso Documentación De La Selección YArmado Del Plan De TrabajoPilares de un ERPEl éxito de la implementación de un ERP implica uncambio cultural y de procesos en la organización que seapoya en 3 aspectos fundamentales: el producto, losprocesos y las personas, la combinación ysincronización de los mismos lleva al éxito de laimplementación.- El producto se refiere al sistema ERP,consideraciones técnicas y funcionales.- Los procesos son las funciones que deben sersoportadas por el sistema ERP,.- La implementación de un ERP implica unareingeniería de procesos cuyo objetivo esadaptar a la empresa a los nuevos modelos denegocio.- Las personas son los recursos humanos, losconocimientosyhabilidadesdelosinvolucrados en el ciclo de vida del sistema,usuarios, analistas, consultores y directivos queempujan el proyecto.2.Actividad 3 – Selección Finalo Organizar Visitas A Los Proveedoreso Demostración Del Productoo Decisión Final – Negociación- Fase 2 – Selección Del Equipo De ConsultaríaActividad 1 – Documentar Bases De LaBúsquedao Organizar la búsquedao Armar listado de criterios paraseleccionar consultoraActividad 2 –Selección De Candidatoso Entrevistar Posibles Candidatos YRecopilar Informacióno Evaluar Los Candidatoso Decisión Final – NegociaciónMSSE – METODOLOGÍA PARA LASELECCIÓN DE UN SISTEMA ERP2.1.Estructura de MSSEObjetivos y alcances de MSSEEl objetivo fundamental de MSSE es proveer unaguía de pasos que ayude en la selección de un sistemaERP y la empresa consultora que se encargará deltrabajo de implementación.- Fase 3 - Presentación y Planificación GeneralDel ProyectoLo primero que se realiza es la selección del sistemaa implementar (fase 1), luego se busca la empresa querealizará el trabajo (fase 2) y finalmente se hace unapresentación conjunta del equipo y se arma un plangeneral del proyecto con el objetivo de que todas laspartes involucradas organicen sus recursos (fase 3).Para la aplicación de MSSE la empresa debe habertomado la decisión de implementar un sistema ERP yno otro tipo de sistema. Así mismo, se considera que laorganización ya ha realizado un trabajo de revisión desus procesos y sabe que áreas estarán involucradas eimpactadas por el cambio.Si la empresa por decisiones corporativas o decualquier índole se viera obligada a implementar unsistema ERP específico, MSSE podría ser usada a partirde la fase 2 para seleccionar la consultora. En cuyo casola metodología puede utilizarse también para verificarMSSE guiará al usuario por el proceso de seleccióny luego el armado del plan general de trabajo delproyecto.18
que el sistema que se debe implementar cumple con lasnecesidades de la empresa.3.los que trabajen con dedicación completa al mismo. Enesta etapa se deben determinar las personasinvolucradas en la selección y definir sus funciones yresponsabilidades.FASE 1 – SELECCIÓN DEL ERP3.1.Se sugiere que el siguiente equipo de personas seencuentren involucradas en la implementación ya quetienen un rol importante en el desarrollo de laorganización:Actividad 1 – Documentar necesidadLo primero que se debe hacer es definir y establecerel marco general de referencia para la selección de unERP. Los aspectos básicos que se deben considerar son:- La definición de las áreas y funciones de laempresa que se abarcarán con el ERP, estadefinición debe contemplar los planesestratégicos de la empresa y debe tener unavisón a largo plazo.- Los participantes en el proceso deselección del sistema ERP.3.1.1.---Análisis de necesidadEl objetivo de este primer punto es documentar losaspectos fundamentales que debe soportar el productoERP que se selecciona tales como, procesos a sercubiertos, áreas de la empresa que serán afectadas conla implementación, procesos de negocio alcanzados ycosto máximo que se pagará por la implementación. Elobjetivo es asentar una base de requerimientos para labúsqueda de proveedores. Este documento no debe sertomado como el análisis de requerimientos sino comolas bases de lo que el producto ERP que se adquieradebe cumplir.--Para armar este documento y decidir sobre elalcance máximo del sistema es conveniente que sereúnan los directivos de la empresa, junto con el jefe desistemas. Es importante que aunque no se vaya aimplementar todo en una primera etapa se arme undocumento con el alcance total deseado del sistema,para que en un futuro se pueda ampliar sininconvenientes.-MSSE apunta a obtener un producto que sea lo masapropiado para la empresa, es decir no pagar un preciomuy elevado por un sistema que se usará en un diez porciento de su potencial ni por otro lado comprar unsistema que resulte obsoleto al primer intento deampliación.3.1.2.Dirección: Responsables de la gestión dela empresa, cuyo objetivo es tomar ladecisión final en base al trabajo presentadopor el equipo de proyecto.Gerente del proyecto: directivo de altonivel o responsable de sistemas. Es lapersona encargada de coordinar el proyectoy las actividades del proceso de selección.Equipo de proyecto: personal de sistemasque trabaja tiempo completo en elproyecto. En este proceso de selecciónrealiza las tareas de recopilar información,prepararla, ayuda en la toma de decisiones,organización de reuniones y armado decuestionarios.Trabajaránenlaimplementación del sistema seleccionado.Grupo de usuarios: formado por distintosusuarios de alto nivel de las áreasimpactadas por el ERP. En el proceso deselección serán los encargados de evaluarlos ERP seleccionados según susconocimientos del negocio.Grupo de calidad: dependiendo deltamaño de la implementación y laorganización, ésta contará con personal conconocimientos en metodologías deplanificación y desarrollo de sistemas, ental caso ellos también participarán en elproyecto.Consultor externo: Si se tiene en cuentaque las empresas no implementan confrecuencia sistemas ERP es normal noencontrar un experto en selección de ERPdentro de las mismas, es por ello que serecomienda incluir consultaría externa en elequipo de proyecto. Preferentemente elconsultor debe ser neutral en relación alproducto a elegir y no tiene porque ser elque luego hará la implementación delproducto.La constitución y el tamaño de estos gruposdependerá de las características de la implementación(tamaño, alcance y complejidad).Determinar equipo de proyectoAntes de comenzar la búsqueda del ERP se debenombrar a los responsables del proyecto. Es importanteque el proyecto este respaldado cien por cien por ladirección para llegar al éxito pero no será la direcciónLa documentación de la actividad 1 debe incluircatálogo de procesos involucrados, listado de áreas19
impactadas, presupuesto máximo disponible, listado depersonas involucradas en el proceso de selección, susfunciones, responsabilidades y la disposición horaria,duración estimada de la actividad 2 y cronograma detareas. Es conveniente que se organice una reunión parapresentar las bases del proyecto e informar a laspersonas involucradas su rol en mismo.3.2.técnicos y económicosimplementación.Búsqueda en el mercadoEl objetivo de esta actividad es la búsqueda en elmercado de los ERP disponibles, para lo cual se sugiereconsultar en Internet, exposiciones de software, revistasprofesionales del rubro, consultar con profesionales enotras empresas y armar un listado de todos losproveedores de ERP encontrados.3.2.2.productoylaPara terminar esta fase se organiza la informaciónverificando que los datos recopilados son homogéneospara facilitar la comparación. Se prepara un reporte porcada ERP donde figura la presentación institucional decada proveedor y un resumen de las característicasfuncionales de cada módulo de cada ERP. Se sugierepreparar una carpeta con divisiones por producto para iragregando toda la documentación que se recogerá en lasetapas siguientes.Actividad 2 – Primera Selección3.2.1.delArmado de listado de criterios atener en cuenta3.2.4.El objetivo de esta etapa es desarrollar unlistado de puntos de comparación ponderadosque se adecue a las necesidades de la empresa yque será la base de trabajo para las tareasposteriores y para la selección final.Primer contacto con proveedoresEn un segundo paso de la actividad se contacta acada proveedor y se le solicita la mayor cantidad deinformación posible. No es necesario todavía concertarentrevistas, el objetivo es recopilar la mayor cantidadde información de cada unoMSSE intenta ser una metodología flexible, pensadapara ser usada por distintas empresas, de distintosrubros con un objetivo en común: seleccionar el sistemaERP que mejor se adecue a la empresa, para suposterior implementación.En base al documento desarrollado en la actividad 1eliminar aquellos ERP que no cubran las áreas de laempresa o los macro procesos que se han listado comonecesarios. Es importante reducir la cantidad decandidatos a 5 aproximadamente ya que se llevará acabo un estudio más profundo de cada uno que incluye:demostraciones de producto, visitas de los usuarios alproveedor, entrevistas con personal del proveedor,armado de informes por cada uno; de ser muchoscandidatos se incrementará el esfuerzo.Para la comparación y selección de un producto esnecesario tener un listado de criterios ponderados ypuntos de comparación comunes. Teniendo esto encuenta se han identificado diferentes aspectos quedeben ser evaluados en el proceso de selección. En elanexo 1 se detalla un listado de criterios ponderadospara ser usado como modelo, éste debe ser adaptado alas necesidades particulares de la empresa, verificandoque los aspectos seleccionados se puedan aplicar a laorganización en cuestión y que la ponderación sugeridaes adecuada para la empresa.Los criterios del listado son agrupados en seiscategorías o grupos, ponderadas también:Entrevistar posibles candidatos yrecopilar información3.2.3.-En esta fase se conciertan entrevistas con cadaproveedor seleccionado en el punto 3.2.2 con elobjetivo de recopila toda la información posible tantodel proveedor como del producto; especificacionestécnicas del sistema, descripción de los módulos que locomponen, funcionalidad de cada módulo, ementaciones del ERP en otras empresas.--En la entrevista se presenta al proveedor eldocumento preparado en la fase 1, se explica laactividad de la empresa y se solicita una propuesta deimplementación que incluya detalles funcionales,20Los aspectos funcionales del producto:bajo esta categoría se agrupan todos loscriterios a evaluar que están ligados a lasfunciones que cumple el sistema yprocesos que contempla.Los aspectos técnicos: son aquellosrelacionados con las necesidades dehardwareyequipamientotécniconecesarios para utilizar el producto.Las características propias del proveedor:aquellos criterios de evaluación que hacena la empresa proveedor como evolución ycrecimiento, facturación anual, ubicación
---geográfica, otros clientes y experiencia. Esimportante evaluar la solidez delproveedor ya que si el proveedor deja deexistir la empresa se queda con un sistemasin mantenimiento ni posibilidad deevolución.Las características del servicio: en estosaspectos se evalúa puntos específicos delservicio que brinda el proveedor tanto deimplementación como de soporte.Los aspectos económicos: son aquellosrelacionados con costos de licencias, deservicio de mantenimiento y deimplementación.Los aspectos estratégicos de la empresa:Los aspectos estratégicos de la empresaestán fuertemente ligados a los planes denegocio y al plan estratégico de lacompañía, es por ello que se daránalgunos ejemplos de criterios a tener encuenta pero deben ser preferentementedesarrollados por la empresa.el grupo funcional debe llevar la mayorponderación. (Utilizar el Anexo 1 comoguía.)Una vez consensuado el listado, se documentaadecuadamente y se distribuye al equipo de proyecto.3.2.5.En esta etapa el equipo debe concertar nuevasentrevistas con los candidatos y recibir todas laspropuestas solicitadas en el punto 3.2.4. y completar ellistado armado en el punto anterior. Se recomiendavisitar las oficinas del proveedor, concertar reunionescon personal comercial y técnico para tener distintasvisiones del producto. Contactarse con empresas que yausen los ERP en evaluación y escuchar ventajas ydesventajas del producto.Para completar el listado cada criterio seráclasificado con un valor de 1 a 4, siendo 1 Malo, 2 Regular, 3 Bueno, 4 Muy Bueno. Luego multiplicarel valor dado por la ponderación del criterio. Sumar elvalor obtenido de todos los criterios de un mismo grupoy multiplicar por la ponderación del grupo y dividir por100. Así se obtendrá la ponderación del grupo engeneral. Repetir esta operación para los 6 grupos enevaluación y para todos los ERP. (Ver ejemplo enanexo 1.)Para armar el listado de criterios seguir lossiguientes pasos:1.2.3.4.Evaluar los candidatosTomando como modelo los criterios del anexo1, con los conocimientos adquiridos de los ERPen función de la información recopilada y ellistado de las necesidades armado en actividad1; armar el listado de criterios que mejoraplique a la empresa.Dividir los criterios en 6 gruposdependiendo si son de índole funcional,técnico, económico, del proveedor, delservicio o estratégico de la empresa comose muestra también en el anexo 1.Ponderar cada criterio según su impactodentro del grupo. La suma de lasponderaciones de cada grupo debe ser iguala 100, siendo la suma de todos los criteriosigual a 600. (Ver anexo 1)Ponderar cada uno de los 6 grupos, la sumadebe ser igual a 100. Algunos de loscriterios de selección deben serconsiderados como una guía útil y no comocriterios excluyentes; por ejemplo si unasolución parece adecuada pero implica ungran cambio en la estructura de hardwareno se debe descartar directamente. Loscriterios de selección intentan dar unenfoque global a la decisión y no quedarsecon un solo aspecto. En caso de dudas enesta etapa no es conveniente queprevalezcan los aspectos económicos ytecnológicos sino los que hacen alproducto funcionalmente es por esto queUna vez completo el listado con todo los datosrecolectados, comparar la información. Encontraránpara un mismo aspecto distintos criterios de evaluacióny métodos, algunos ERP se cobran por módulos, otrospor licencia de usuario; algunos proveedores danservicio de consultaría otros no; algunos no permitenimplementar con otra consultora que no sean ellos.Algunos puntos son difíciles de medir ya que resultansubjetivos como la confianza que inspira la empresa yel producto; para reflejar todos estos puntos, quepueden quedar fuera de evaluación, es convenienteincorporar en el reporte final debajo del listado decriterios un cuadro de ventajas y desventajas de cadaERP como se muestra en el anexo 1.A los reportes armados para cada proveedor en elpunto 3.2.3, se debe agregar el listado 3.2.4 evaluado, ellistado de ventajas y desventajas y una copia de lapropuesta. Luego de esto es conveniente organizar unareunión de trabajo con el equipo de proyecto y jefes delas áreas impactadas para presentar las opciones,discutir la evaluación, comparar los valores obtenidos yseleccionar los candidatos. Al finalizar esta actividad sedeberán seleccionar 2 o 3 productos ERP a lo sumopuesto que se hará una trabajo mas detallado para cada21
candidato y de ser mas de 3 el esfuerzo será muygrande.usted es el cliente y que la imagen que el proveedor dea los usuarios impactará en la percepción del productosoftware que éstos se lleven, como por ejemplo laconfianza; estos puntos deben ser evaluados y seincluyen en los criterios generales. Se sugiere en elanexo 2 un cuestionario modelo a tener en cuenta almomento de preparar los propios, en el mismo se listanideas para los módulos que generalmente abarcan lossistemas ERP.Documentación de la selección yarmado del plan de trabajo3.2.6.El objetivo de este item es documentar la selecciónde los 2 o 3 candidatos y hacer una presentación formala la dirección justificando adecuadamente cada ítem. Siésta es aprobada se debe armar un plan de trabajo parala próxima actividad.Es importante que los directivos, jefes de áreas yanalistas funcionales de sistemas también vayan a lasdemostraciones, ysi es posible completen loscuestionarios que se le dieron a los usuarios ya que lavisión del producto desde distintas ópticas enriquece lacomparación.En la próxima actividad se hará un refinamiento dela selección realizada en la actividad 3.2.5 en funciónde aspectos funcionales, es decir se evaluará si lasprestaciones que da el sistema son adecuadas. Para ellose sugiere la participación de usuarios claves de cadasector para evaluar las funciones de cada módulo. Elequipo de proyecto se reunirá con cada jefe de áreaimpactada por el ERP para coordinar la disponibilidadhoraria de cada usuario e informar.Al terminar esta tarea se tienen los cuestionariosmodelos por módulo, el listado de usuarios que asistirána las demostraciones y el cronograma de visitas con losusuarios, proveedores, fechas y horarios.La documentación final de la actividad 2 debeincluir el reporte para cada proveedor con lainformación institucional, el listado de criteriosevaluado, el cuadro de ventajas y desventajas para cadaERP, el listado de los ERP seleccionados, evaluaciónrealizada y razones de la selección, el listado deusuarios que participarán en la próxima etapa y sudisponibilidad horaria y duración estimada de laactividad 3.3.3.3.3.1.3.3.2.Demostración del productoEn este punto los proveedores mostrarán el productoa los usuarios seleccionados y ellos completarán encada visita los cuestionarios armados en el puntoanterior. Los usuarios califican cada criterio indicandoen la columna de ponderación (“P”) un valor del 0 a 5según se explica en la cabecera del anexo 2.Al finalizar las visitas se recopilan los cuestionarios,se suman los puntajes de cada proveedor otorgado porcada encuestado y se arma un promedio de puntosobtenidos por cada producto. Se agrega al reportearmado para cada ERP en la actividad 2 loscuestionarios y puntaje total obtenido por ERP. Revisarel informe con los usuarios y jefes de áreas paraverificar que representa lo que ellos presenciaron.Actividad 3 – Selección finalOrganizar visitas a los proveedoresEn este punto se organizará la logística de las visitasa los proveedores de los grupos de usuarios parapresenciar distintas demostraciones según las áreasinvolucradas. El propósito de estas visitas es obtener unconocimiento más profundo del producto, sus funcionesy la visión de la persona que realiza las tareas sobre elsistema diariamente para evaluar las posibilidades deadaptación del sistema a la empresa.Al terminar este punto se tiene un reporte con laevaluación completa por candidato que incluye lainformación institucional, la propuesta, el listado decriterios ponderados, las encuestas evaluadas productode las demostraciones, el cuadro de ventajas ydesventajas y todo comentario e información adicionalque se tenga del proveedor y del producto que se hayarecopilado en estas dos actividades.Teniendo el listado de usuarios y la disponibilidadhoraria de cada uno se coordina con el proveedor lasdemostraciones. Para las demostraciones es convenientepreparar cuestionarios para los usuarios, para facilitar lacompaginación de la información y la evaluaciónposterior de la misma. Es conveniente que loscuestionarios tengan dos secciones, una que estaráenfocada a la actividad particular de cada usuario(asociada en el ERP a un módulo) y otra donde seevalúan aspectos generales del producto. Recuerde que3.3.3.Decisión final - negociaciónEl equipo de proyecto se reúne con la dirección dela empresa para definir, basándose en la documentaciónpreparada en los puntos anteriores, el producto ERP acomprar.22
Una vez seleccionado se notifica al proveedor y secoordina una reunión para la negociación del contrato.Para esta reunión el proveedor debe preparar dosestimaciones importantes: el costo y duración de laimplementación. Estos datos serán tenidos en cuentapara la próxima fase que es la selección del equipo deconsultaría.Armado de un listado de criteriospara seleccionar la consultora4.1.2.Al igual que para seleccionar el ERP, para lacomparación y selección de la consultora es necesariotener un listado de criterios ponderados y puntos decomparación comunes. Teniendo esto en cuenta se hanidentificado diferentes aspectos que deben serevaluados en el proceso de selección. En el anexo 3 sedetalla un listado de criterios ponderados para ser usadocomo modelo, éste debe ser adaptado a las necesidadesparticulares de la implementación.Finalmente se da la aprobación final y se firma elcontrato.4.FASE 2 – SELECCIÓN DEL EQUIPO DECONSULTORIA4.1.El objetivo de esta etapa es desarrollar un listado depuntos de comparación ponderados adecuado para laempresa y el proyecto.Actividad 1 – Documentar bases de labúsqueda4.1.1.4.2.Organizar la búsquedaActividad 2 –Selección de candidatosEntrevistar posibles candidatos yrecopilar información4.2.1.Una vez seleccionado el producto que se va aimplementar el paso siguiente es seleccionar quién lo vaa implementar. La consultaría externa para este puntoes fundamental puesto que la empresa raramente poseeexpertos en el producto y los módulos que seimplementarán.Como primer paso se contacta a las consultoraslistadas en el punto 4.1.1, se les presenta ladocumentación preparada en el punto 4.1.1 y se lessolicita una propuesta para la implementación del ERPy los módulos seleccionados. Para que el esfuerzo delproceso de evaluación no sea muy grande, el númeroideal de candidatos para esta actividad es entre 5 y 7.Los sistemas ERP en algunos casos pueden serimplementados solo por los proveedores del sistema; enotros tienen consultoras asociadas que realizan eltrabajo y finalmente existen productos que pueden serimplementados por cualquier consultora capacitada sinnecesidad de estar acreditada ante el proveedor.La propuesta que presente la consultora debeincluir:-Tiempo estimado de implementación.-Fecha estimada de arranque del proyecto yde puesta en productivo.-Costos del proyecto, discriminado el costode la implementación del costo de soportepost implementación.-Listado de consultores del equipo de trabajocon los CV de cada uno (para pedirreferencias) y su función en el equipo.-Plan de contingencia en caso de no cumplircon el tiempo o los costos estimados.-Alcance del trabajo: implementación,mantenimiento, capacitación a usuarios yanalistas.-Metodología a utilizar.-Referencias de otros proyectos en los quehan trabajado.-Listado con las obligaciones y recursos quetendrá que proveer la empresa; por ejemploequipo de analistas funcionales y usuarios,equipamiento (computadores, teléfonos,puestos de trabajo, etc.)En el caso de haber adquirido un ERP que solopuede ser implementado por su proveedor esta fase noserá necesaria. En el caso que el producto solo puedaser implementado por consultoras acreditadas se debepedir al proveedor del sistema ERP un listado con lasconsultoras autorizadas. Si el producto puede serimplementado por cualquier consultora se recomiendapedir un listado al proveedor y buscar en el mercadolocal otros candidatos. La búsqueda puede hacerse porInternet, revistas especializadas, contactos con otrasempresas que ya posean el producto.Se preparará una presentación con la documentaciónde la fase 1. En esta documentación se debe incluir, elproducto seleccionado, las áreas y procesos que seránimpactados, los módulos que se implementarán delERP, descripción de la actividad de la empresa, puntosrelevantes de la empresa como cantidad de sucursales,cantidad de usuarios que tendrá el sistema; el listado delequipo de trabajo y el listado con las consultorascandidatas a implementar el producto.23
-Experienciacomprobableenlaimplementación de los módulos que seimplementaran en la empresa.estimó a nivel costos y tiempo de la implementación yusarla como base para la negociación.Al finalizar esta etapa el jefe de proyecto deberáagregar al reporte armado en el punto anterior para cadaconsultora todos los datos, opiniones, ventajas,desventajas y correcciones que hayan surgido de lasreuniones con cada proveedor.Al obtener las propuestas de las distintas consultorasel equipo de proyecto completa el listado de criteriosarmado en el punto 4.1.2. Se prepara un reporte porconsultora en donde conste el listado con laponderación y valores obtenidos, las propuestas y otrainformación relevante. Como carátula de los reportes decada consultora se sugiere completar y agregar uncuadro resumen con la información por consultoracomo el que se muestra en el anexo 4.4.2.3.Es conveniente que el jefe de proyecto se reúna conla dirección de la empresa para definir, basándose enlos reportes preparados en el punto anterior, laconsultora que realizará la implementación. Se revisarátoda la documentación preparada, es por ello que losreportes deben ser lo más completos posibles.Con la documentación preparada, se organiza unareunión con el equipo de proyecto para presentar lasopciones, evaluar las propuestas y seleccionar losposibles candidatos. Al finalizar esta etapa se deberánseleccionar 2 o 3 consultoras para la próxima tarea deevaluación, el número sugerido es para minimizar elesfuerzo que requieren las reuniones y trabajo deinvestigación.4.2.2.Decisión final - negociaciónUna vez seleccionada la consultora se le notifica yse coordina una reunión para la negociación delcontrato. Para esta reunión la consultora debe prepararuna propuesta definitiva en base a la anteriorcontemplando alguna observación que haya surgido enlas reuniones y las negociaciones.Evaluar los candidatosEn esta etapa se coordinarán reuniones con losgerentes de las 2 o 3 consultoras seleccionadas y conlos consultores propuestos, la idea es que expliquen lapropuesta y su metodología de trabajo. Se aprovecha
mercado de los ERP disponibles, para lo cual se sugiere consultar en Internet, exposiciones de software, revistas profesionales del rubro, consultar con profesionales en otras empresas y armar un listado de todos los proveedores de ERP encontrados. 3.2.2. Primer contacto con proveedores En un segundo paso de la actividad se contacta a
