WIXLIB

Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaatHoe doe je dat?Het Nieuwe Werkenals MA'er binnen de DouaneHet Nieuwe Werken; juist ophet secretariaathoe doe je dat?Ed HartskeerlAVK Adviesgroep voor Kantooren bedrijfsinnovatie b.v. te Tilburgeha@avk.nlKluwer Management Support www.avk.nlPagina 1

Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaatHoe doe je dat?Onderwerpen? Even voorstellen:– Ik ben – Wat is mijn verwachting van vandaag – Welk onderwerp ben ik het meest nieuwsgierig naar1.2.3.4.5.HNW: Het Nieuwe WerkenSocial MediaPapierloos werken stappenplan digitaal archiverenCompetenties van de secretaresse van de toekomstHulpmiddelen en gadgetsWist u dat de „kenniswerker‟ Steeds schaarser wordt Vele uren verspilt aan reistijd Vindt dat taak gestuurd werken tot minder creativiteitleidt 50 tot 150 e-mails per dag ontvangt 30% van zijn/haar berichten als inhoudsloos kan betitelen Archiveren ziet als een last in plaats van de lusten zietvan geordend iets terug kunnen vinden Graag zelf zijn/haar tijd indeelt maar daarKluwer Management Support www.avk.nlPagina 2

Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaatHoe doe je dat?Maatschappelijke ontwikkelingen Internationalisering, globalisering en outsourcing––Werkzaamheden in andere landen of internationale samenwerkingStandaardisatie nodig om kwaliteit te garanderen Arbeidsmarkt verandert–––Toename mobiliteit Afname duur arbeidsrelatieBalans werk-privé Toename aantal parttime functionarissen Kostwinnersmodel verdwijntVergrijzing Tekort aan gekwalificeerd personeel neemt toe Innovatie Aandacht voor duurzaamheid Technologische ontwikkelingen US http://www.youtube.com/watch?v cL9Wu2kWwSY of lokaal NL http://www.youtube.com/watch?v CJfobLYyRkM of lokaalHet Nieuwe WerkenWat is het?Kluwer Management Support www.avk.nlPagina 3

Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaatHoe doe je dat?Het Nieuwe Werken samengevatvertrouwen en loslaten voor de managervrijheid en verantwoordelijkheid voor de medewerkerHNW Visie om lerondernemenderplezieriger te maken voor organisatie en medewerkerKluwer Management Support www.avk.nlPagina 4

Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaatHoe doe je dat?HNW Medewerker staat centraal Ruimte en vrijheid om te bepalen–––––Hoe wordt gewerktWaarWanneerWaarmeeMet wie wordt gewerktConsequenties voor het vakvan de secretaresse Secretaresse vak– Van uitvoerend naar ondersteunend, adviserend, organiserend, evt.leidinggevend Van een-op-een naar SSS (Samenwerkende SecretariaatService)– Continuïteit in dienstverlening vereist Van solitair naar team samenwerkende secretaressen:– Garantie voor continuïteit in dienstverlening 24 24 40– Professionalisering secretariaat 1 1 3– Flexibiliteit Organisatie én secretaressen– Afhankelijkheid UitwisselbaarheidKluwer Management Support www.avk.nlPagina 5

Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaatHoe doe je dat?Consequenties (vervolg) Productiviteit moet omhoog Centraal toegankelijk maken van(bedrijfs)informatie Inrichting en aansturing van werk moetveranderen Meer vrijheid Meer visie Meer flexibiliteit Tijd en plaats onafhankelijk werkenVerandering als u gaat HNW‟enOrganisatieMens HNW PlaatsTechnologieKluwer Management Support www.avk.nlPagina 6

Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaatHoe doe je dat?Integrale benadering:HNW Strategie en werkwijze Cultuurverandering Vertrouwen staat centraal Sturing op output HerinrichtenwerkprocessenOrganisatie Gedrag en houdingFunctionelewerkplek:Zoekt/wenst: Uitdaging Vrijheid VerantwoordelijkheidMens HNW Gedeelde werkplekken Stilte-(concentratie-)plekken Vergaderruimten Lounchecorner OntmoetingsruimtenVerbindende factor:PlaatsTechnologie Klanten Organisatie Collega‟s Sociale mediaHet Nieuwe WerkenDe werknemerDe leidinggevendeDe winstKluwer Management Support www.avk.nlPagina 7

Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaatHoe doe je dat?HNW niet voor alle managers? Management by walking around? De angst manager? Management by mailing around ?Eisen aan leidinggevenden Sturen op resultaat (kwaliteit) Output meetbaar maken Motiverend en inspirerend coachen op afstand Top down voorbeeld geven „Het stuur loslaten en vertrouwen op medewerkers‟ de leidinggevende doet het voor––––Coachen op vertrouwenComplimenten als het goed gaatMedewerkers zelf oplossingen laten zoekenLaten ervaren dat oplossing niet goed is bij „fouten‟Kluwer Management Support www.avk.nlPagina 8

Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaatHoe doe je dat?Kwaliteiten voor HNW Zelfsturing– zelf invulling geven aan uitvoering van je werk Zelfredzaamheid– Zelfstandig werken en om hulp vragen bijproblemen Zelfdiscipline– In staat zonder toezicht te werken Zelfontplooiing– Zelfstandig groeien en talent ontwikkeling (omorganisatiedoelstellingen te realiseren)Winst Kantoorruimte– 20 – 40% minder nodig per persoon Woon-werk-verkeer– 20% minder reistijd Innovatie door IT– Concurrentievoorsprong groeit Aantrekkelijke werkgever– Ook voor nieuw talentGemiddelde waardes; verschilt per organisatieKluwer Management Support www.avk.nlPagina 9

Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaatHoe doe je dat?Winst (vervolg) Sneller antwoord op klantvragen– Tot 70% Ziekteverzuim daalt– 1-5% E-mail neemt af– Met 30% Bereikbaarheid neemt toe– Met 23% Productiviteit stijgt– Met 28 minuten per persoon per dagGemiddelde waardes; verschilt per organisatieZelf stappen zetten naar HNWVisie, missie en doel(hoe pakken we hetaan?)Blijf communicerenwat doe ik vandaagHNWAfsprakenmaken met elkaar enplannenEnthousiasme &Discipline(DOEN !)Kluwer Management Support www.avk.nlPagina 10

Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaatHoe doe je dat?Rangschikking; het begin vanarchiveren Methoden:– Chronologisch; jongste document boven(projectdossier)– Numeriek; uniek nummer (kenmerk aan eenpoststuk)– Alfabetisch; op alfabet (medische gegevens naamen geb.datum)– Thesaurus (op categorie / gestructureerd)– JBF (de! ongeschreven standaard)– Of een combinatie van de genoemdeAgendabeheer:Afspraak maken over ?1.2.3.4.5.Wie mag wat, rollen beschrijvenVerschillende soorten items in agenda‟sWelke elementen staan in welk itemsOmgaan met “reistijd vereist”Welke (soorten/categorieën) afspraken kunnen in welkesituaties worden verzet)6. Gebruik terugkeerpatroon, LET OP BIJ beëindigen enwijzigen terugkeerpatronen7. Welke categorieën gebruiken we waar?8. Afspraken archiveren, verwijderen of bewaren?22Kluwer Management Support www.avk.nlPagina 11

Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaatHoe doe je dat?Verander uw organisatie?Van zendenNaar een netwerkorganisatie Intranet Sociaal intranet–––Informatie zenden aanmedewerkersNieuws site door een centraleredactieSmoelenboek Documenten en e-mails–––––Interactie en delen van kennisMinder zenden, meer meepraten:een open redactie modelDynamische profielen, wie heeftdit geplaatst, wat heet diepersoon nog meer geplaatst. DocumentmanagementMijn e-mailArchief eilandjesIncomplete dossiersVersie problemathiek––Samenwerken in 1 juiste versieDelen in complete dossiers Consumerization van IT– IT Systemen–––gebruiksvriendelijkAls er teveel training nodig is, ishet gedoomd te mislukkenHet Nieuwe WerkenAan de slag!Kluwer Management Support www.avk.nlPagina 12

Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaatHoe doe je dat?WorkshopMaak een mindmap:Voor mij is het nieuwe werken .Slimmer en effectiever samenwerkenOptimale werkplek"Voor mij is Het Nieuwe Werken"Maatschappelijke voordelenMedewerker centraalT R-VPerceptiemanagementKluwer Management Support www.avk.nlPagina 13

Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaatHoe doe je dat?Kantoorwerk volgens antoorAgendabeheerRelatiebeheerToolbox voor HNW Uitrusting:– Laptop– Smartphone– Internetverbinding Samenwerken – documenten delen:– Google docs– Dropbox– SharepointKluwer Management Support www.avk.nlPagina 14

Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaatHoe doe je dat?Toolbox voor HNW(vervolg) Samenwerken – (anders) communiceren:– Twitter– Yammer– LinkedIn Vergaderen – online / fysiek– Dropbox – I-pad– Skype– UC/Microsoft Linc iedcommunication.html .\.\.\Bureaublad\Microsoft Unified Communications.flvDocumenten Creëren zonder /06/de-alchemie-vanlivescribe/– spraakherkenningb.v. Dragon Naturally Speaking;http://www.youtube.com/watch?v u4H9B5vu eY– Intelligente pennenb.v. Intellipens of Livescribe Scannen Vinden in 3-4 muisklikken en beheren in één perfectestructuur met adequate autorisatie Onontbeerlijk versiebeheer (gebruik versiebeheer inWord) i-Pad - digitaal vergaderdossierKluwer Management Support www.avk.nlPagina 15

Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaatHoe doe je dat?I-pad als digitaalvergaderdossierHNW op het secretariaatStappenplan1.Ontwikkel visie voor management ondersteuning 2.Wijze van ondersteuningPlaats- en tijdonafhankelijk (?)DienstenaanbodGebruik technologieZorg dat visie aansluit op organisatievisieOrganiseer creatieve oplossingen Brainstorm/ideeëngeneratieVoorlichtingOrganiseer pilotsZorg voor draagvlakBetrek je cliëntenKluwer Management Support www.avk.nlPagina 16

Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaatHoe doe je dat?HNW op het secretariaatStappenplan (vervolg)3. Zorg voor meetbare resultaten––Van het project: Zie overzicht winst HNWT.a.v. werkzaamheden: Prestatie-afspraken4. Standaardiseer informatieopslag Structureer het digitale documentbeheer5. Beschrijf werkprocessen Maakt werk overdraagbaarzorgt voor stabiele kwaliteitPersoononafhankelijkHNW op het secretariaatStappenplan (vervolg)6. Analyseer en ontwikkel kwaliteiten– Sterkten/zwakten– Passie– Optimale match is inzet7. Stimuleer innovatie/effectiviteit Optimaal gebruik hulpmiddelen Gebruik nieuwe technologie Continue feedback op werkwijze8. Communiceer!– Altijd en overal– Gebruik nieuwe mediaKluwer Management Support www.avk.nlPagina 17

Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaatHoe doe je dat?Communiceren: Chatten (intern); b.v. Communicator; YammerVideo-vergaderen b.v. Livemeeting; SkypeOnline vergaderen b.v. Skype; DimDimEmailSmartphoneTwitterSamenwerken Elektronische agendaUnified en van documenten (Sharepoint)– Toegang verlenen tot grote documenten: Wetransfer.com Dropbox Online samenwerken– Projectplace; Google docs Bijdrage van sociale media– LinkedIn, TwitterKluwer Management Support www.avk.nlPagina 18

Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaatHoe doe je dat?Agendabeheer Nut van standaardisatie voor optimaalgebruik van de elektronische agenda, Rol van Communicator Openheid over afwezigheidRelatiebeheer Online netwerken– LinkedIn, Facebook Contactpersonen efficiënt beherenKluwer Management Support www.avk.nlPagina 19

Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaatHoe doe je dat?In 10 stappennaar een papierloos kantoorStappenplan papierlooswerken Bepaal uw doel en inventariseer uw processen en hulpmiddelen Standaardiseer wat waar er bewaard moet t/Corsa/Exact) Signaleer behoefte aan hulpmiddelen Standaardiseer uw werkprocessen Breng structuur aan en standaardiseer binnen uw hulpmiddelenen systemen?Classificatie, Autorisatie, Naamgeving, Meta data, Vorm Beheer van het archief– Omgaan met wijzigingen– Bewaar termijnen Wanneer en hoe startenKluwer Management Support www.avk.nlPagina 20

Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaatHoe doe je dat?In 10 stappen naar eenpapierloos kantoorStart met:1. Standaardisatie in informatieopslag–Structuur van digitaal archief Voorkomt tijdverspilling door zoeken Ergernis door het niet vinden van juiste(versie van) documenten Fouten door het werken in verouderdedocumenten Noodzakelijk voor plaats- entijdonafhankelijk werkenStapsgewijs:1. Standaardisatie in informatieopslag Overzicht van te archiveren documenten Analyse van de informatie– Hoofdindeling Benoem de rubrieken en subrubrieken– Submappen en sub-submappen Toets de concept-classificatie Werk uit nav opmerkinge Maak afspraken over invoering, onderhouden bewakingKluwer Management Support www.avk.nlPagina 21