Transcription
EVALUASI IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING(ERP): STUDI KASUS PADA PT SEMEN GRESIK.Nama: Dea Adlina ST., MMSI.NIDN: 0322109201Universitas GunadarmaJuni 2020
ABSTRAKTulisan ini akan menjelaskan bagaimana ERP akan mengintegrasikan proses bisnis secarakeseluruhan dalam satu sistem di perusahaan lokal besar bebrbentuk BUMN, dalam makalah inidibahas PT SEMEN GRESIK sebagai perusahaan besar lokal yang menggunakan ERP.Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah teknologi komputerisasi sistem informasiterintegrasi yang digunakan oleh perusahaan kelas dunia dalam meningkatkan kinerja perusahaantersebut. ERP memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan atau aktivitasutama perusahaan yang meliputi penjualan dan pemasaran, pemeliharaan, produksi, logistik,gudang, SDM dan keuangan ke pusat penyimpanan data (server) dan dapat dengan mudahdiakses oleh semua unit kerja yang membutuhkan.Untuk meraih keunggulan daya saingnya perusahaan ini menerapkan ERP dengan tujuanmemiliki keunggulan dalam pemrosesan data bisnis pada berbagai bidang yang saling terkaitsecara terintegrasi, transparan, efektif, dan efisien sehingga mampu memberikan kepuasan yangtinggi bagi para stakeholder.Kata kunci: ERP, integrasi, transparan, efektif, efisien.2. LATAR BELAKANG IMPLEMENTASI ERP PADA PT. SEMEN GRESIKPT. Semen Gresik adalah perusahaan yang bergerak di industri semen. Perusahaan initelah berdiri sejak tahun 1957. Jika kita membicarakan tentang apa itu semen, pasti hal ituberhubungan dengan truk pengangkut, bangunan, dan lain-lain yang berhubungan denganpembangunan.Akan tetapi, bagi manajemen PT Semen Gresik, semen tidak hanyaberhubungan dengan hal hal di atas, namun berhubungan juga dengan system informasi yangkompleks dimana bisnis ini harus dan perlu ditangani atau dibantu oleh teknologi informasi,dimana dengan adanya bantuan dari TI, segala aktivitas dan proses yang akan dilakukanmenjadi lebih mudah, terintegrasi, dan modern.
PT Semen Gresik awalnya tidak menggunakan system ERP, namun pada akhirnya ditahun 2001, mereka pun mulai mengaplikasikan sistem ini untuk mendukung bisnis prosesyang ada di PT Semen Gresik. Sistem ERP ini pertama kali diimplementasikan di bagianfinansial dan seiring dengan berjalan nya waktu, kemudian mereka melanjutkanimplementasi sistem ini ke bagian manufacturing.PT Semen Gresik memiliki beberapa latar belakang kenapa merekamengimplementasikan ERP pada perusahaan mereka, diantaranya:1. Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan mampu memberikan informasi yangrelevan dan tepat waktu.2. Kebutuhan integrasi sistem informasi PT Semen Gresik agar mendapatkan hasil yanglebih optimal. Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan integrasi tersebutdiantaranya adalah : Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki 2 pabrik, 23 gudang penyangga, 120distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order dari distributor dapat dipenuhi dari pabriksehingga perlu sistem informasi yang terintegrasi diantara pabrik, gudang dan distributor. Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan melibatkan Ekspeditur untukmenyelenggarakan jasa transportasi di Semen Gresik, menyebabkan kebutuhan untukmengintegrasikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengiriman barang terutamadengan pihak Ekspeditur.Sejak dulu, sebenarnya PT Semen Gresik sudah menggunakan aplikasi buatan sendiri (inhouse development) dimana aplikasi yang mereka gunakain ini berbasis Foxbase dan dataSybase sejak 1989. Namun, aplikasi-aplikasi yang digunakan hanya untuk menunjangoperasional bisnis di tingkat departemen/bagian, dan belum terintegrasi antara satu danlainnya. Dalam perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa mengakomodasi kebutuhanperusahaan terlebih khusus kepada para user, yang terus berkembang dari waktu ke waktu.Jadi, perkembangan ini di data oleh para user. Dan dalam praktiknya, tenaga TI memang bisamengembangkan sesuai kebutuhan mereka. Itulah mengapa manajemen PT. Semen Gresikakhirnya memutuskan untuk mencari solusi baru yang lebih baik dan bisa terintegrasi untukmasa depan perusahaan PT Semen Gresik. Manajemen PT Semen Gresik sangat
berkeinginan memiliki sistem informasi yang bisa dipakai untuk menunjang aspekoperasional, taktis bahkan strategis. Sistem itu juga harus mampu menciptakan kemudahan,kecepatan dan kenyamanan bagi rantaian kehidupanbisnis di lingkungan perusahaan, sepertipemasok, pelanggan, dan tiap departemen dan unit-unit di lingkungan PT Semen Gresik,serta stakeholder lainnya. Sebagai realisasi, pada Oktober 2000, mereka membentuk timproyek Sistem Informasi PT Semen Gresik.3.PROSES IMPLEMENTASI ERP PADA PT. SEMEN GRESIK3.1. Proses Implemetasi ERPBerikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :a. Membuat rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan proses bisnis sesuaidengan tujuan perusahaan.b.Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-baiknya,sesuai dengan target waktu yang telah ditentukan.c.Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi Perusahaan.d.Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya suatu proyek.e. Melaksanakan logistik barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan olehperusahaan.f.Membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi proyek.Setelah melalui proses yang cukup panjang, memakan waktu hampir 1,5 tahun,Semen Gresik akhirnya memutuskan untuk memakai solusi ERP JD Edwards. Menurutmereka, solusi ini merupakan solusi “Best practice” serta cukup fleksibel dan mudah untukdiimplementasikan. Bahkan beberapa perusahaan semen terbesar di dunia menggunakan
solusi ini contohnya adalah Lafarge, Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, CalmeCementi, dan Ferrobeton.Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user selama hampirempat bulan. Salah satu tujuannya adalah untuk mengetahui sejauh mana tanggapan danapresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasikan nantinya.Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkanpenolakan terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang menerima terhadap solusiini.Proses selanjutnya adalah proses dimana perusahaan membeli beberapa perangkatkeras yang mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangunjaringan LAN/WAN ke seluruh cabang perusahaan hingga ke gudang-gudang yang tersebardi beberapa lokasi dan proses ini memakan waktu hingga dua tahun.Proses implementasi modul-modul ERP dimulai pada November 2000. ModulMaintenance, Inventory dan Purchasing dapat berjalan padabulan Oktober 2001. Menyusulkemudian modul Finance pada bulan Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order &Transportation pada bulan Juli 2002.Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap sesuai dengan pertimbangan –pertimbangan mengenai efektivitas dari kinerja sistem. Pada proses ini, Semen Gresikdibantu oleh konsultan Berca HardayaPerkasa dan Praweda. Ada sekitar 60 orang yangterlibat di dalam proses ini yaitu 10 orang tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user dariberbagai departemen. Hal yang paling rumit terjadi adalah saat proses implementasi modulSales Order & Transportation karena untuk modul ini, para user-nya tidak hanya darikalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para pembeli (distributor), tokotoko, dan perusahaan ekspenditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar100 dan tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Dengan lokasi yang tersebar tersebut,dapat kita ketahui bahwa kendalanya justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan padasistemnya. Oleh karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses sosialisasi. Antara lain,
mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing kepada mereka. Setelah prosesimplementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi (bersifat teknis) yaitutim TISemen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per satu.PT. Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biayasebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di SemenGresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik:a. Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar.b. Perangkat keras (server & client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar.c. Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar.d. Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar.e. Umum & Administrasi: Rp 800 juta.f. Tata Ruang: Rp 400 juta.Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yangdilakukan oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya adalah:1. Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards.2. Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN).3. Membangun infrastruktur server dan database.4. Membangun tata ruang sistem informasi.5. Menyusun dokumentasi sistem.Berikut ini beberapa aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen ITpadaperusahaan umum, dalam mendukung implementasi ERP adalah:1. Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidaklagi apakah Software tersebut yang “The Best”.
2. Proses mapping dilakukan karena proses bisnis J.D.Edwards ternyata tidak sama denganproses bisnis yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua kemungkinanyaitu yang pertama, proses bisnis semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya.Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengecek kembali efek yang dapat terjadi dalamjangka panjang dan pendek terhadap pemilihan proses bisnis yang akan dipakai. Sebagaicontoh proses pembelian barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti prosesbisnis J.D.Edwards.3. Perubahan proses bisnis dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahandalam struktur organisasi berupa bertambahnya job description dan unit-unit kerja baru yangberfungsi untuk mendukung implementasi ERP.4. Aplikasi “Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadidengan adanya implementasi ERP.3.2. Kendala-kendala dalam Implementasi ERPBeberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi dikategorikanmenjadi 3 aspek :1. Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi modeldisplay. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama sehingga istilahistilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang digunakan di Semen Gresik harusdirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris.Keputusan yang dilakukanoleh pihak manajemen secara tradisional dilakukan dengan menggunakan model hard copydimana Manajer menandatangani meja dengan tumpukan kerjaan dan harus membukakomputer karena proses Approval dilakukan melalui media tersebut (model display).2. Budaya, implementasi ERP yang menggunakan teknologi menuntut perubahanperubahan yang harus dilakukan karyawan seperti selalu sadar terhadap penggunaan softwaretersebut.3. Politik, kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen ITsendiri dan dari luar departemen.
Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan olehsistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT inilah yangbertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemuadepartemen. Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus denganpenerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan. Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat diimplementasikan softwarekarena adanya unsur ”ketidakpercayaan” terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan tersebuttimbul karena adanya ketakutan data-data atau laporan-laporan rahasia mereka akandiketahui oleh bagian IT administrator.3.3. HASIL IMPLEMENTASI ERPDengan implementasi yang telah dilakukan Semen Gresik ada beberapa perbaikandidapatkan yaitu : Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualansemen. Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan,. Meningkatkan keakuratan informasi di perusahaan sehingga kesalahan jarang terjadi. Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses bisnisdi berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat. Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei internalperusahaan.Dari hasil yang ditunjukan di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa PT Semen Gresikberhasil dalam mengimplementasikan ERP. Mereka mengatakan bahwa seleuruh proses dankegiatan mereka sehari-hari menjadi lebih efisien dan menghemat waktu daripada sebelummenggunakan ERP. Hal ini juga membantu karyawan mereka dalam kegiatan sehari-hari.
4. KESIMPULANImplementasi ERP di Semen Gresik jelas memerlukan perubahan-perubahan budayaorganisasi terutama dikaitkan dengan cara bekerja, misalnya karyawan dituntut terus menerusuntuk meng-update data karena informasinya diberikan oleh sistem ini harus bersifat realtime. Dengan berjalannya waktu,pihak Semen Gresik dapat melakukan perubahan budayaorganisasi sehingga user lebih siap dalam mengoperasikan sistem yang baru. ImplementasiERP di Semen Gresik dapat dilihat bahwa perusahaan tersebut telah melakukan perubahanperubahan dengan sukses , dapat dilihat dari aktivitas di bawah ini :-Mengelola perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat implementasi denganmengadopsi CAP.-Melakukan pendekatan-pendekatan kepada departemen yang akan diimplementasi untukmendapatkan komitmen. Komitmen ini sangat penting untuk meyakinkan mereka untukmenggunakan dan mendukung sistem ERP.Ada satu faktor penting lagi yang membawa kesuksesan implementasi ERP di SemenGresik yaitu komitmen manajemen yang mempunyain inisiatif untuk menerapkan sistemini.Dengan menerapkan ERP, maka perusahaan harus mengubah sistem operasi nya danmenyesuaikan nya dengan sistem ERP yang baru.Perusahaan yang akanmengimplementasikan ERP tentunya harus sudah mempunyai bisnis proses sebelum nyasehingga dapat membandingkan dengan bisnis proses dari sistem ERP.Dari perbandingan
tersebut, bisa di lihat kekurangan dari bisnis process sebelum nya yang sekarang bisa dilakukan setelah mengimplementasikan sistem ERP yang baru.Dari informasi di atas, dapat dilihat beberapa faktor kunci kesuksesan implementasi ERPdi Semen Gresik yaitu bisnis proses yang matang, manajemen perubahan yang baik,komitmen mulai dari level manajemen sampai ke user, dan perubahan budaya organisasi.5. SARANMengimplementasikan ERP dalam suatu perusahaan bukanlah suatu hal yang mudah.Perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa komponen penting dalam system informasi,yaitu business process, people, dan juga IT. ERP juga memerlukan keterlibatan dari beberapapihak, seperti top management, project leader yang berpengalaman, pihak ketiga untukmemberikan pengetahuan dan keahlian, change management yang dipersiapkan secaramatang yang selaras dengan project planning, dan bagaimana manajemen mampumenciptakan pola pikir tentang kepuasan yang disesuaikan dengan perkembangan dariproject tersebut. Proses implementasi ERP dapat membawa perusahaan agar dapat bersaingdengan perusahaan perusahaan lainnya.Ketika akan mengadopsi sebuah aplikasi pasti akan ada beberapa halangan, sehinggaalternatif solusi pilihan sangat dibutuhkan, diantaranya memodifikasi aplikasi, mengikutiaplikasi yang ada dan merubah prosedur. Idealnya memang mengikuti aplikasi yang adakarena sesuai dengan best practice prosedur dan juga mengubah prosedur yang ada dalamperusahaan. Hal ini akan lebih praktis dan mudah untuk diimplementasikan.Selain itu juga, evaluasi dari vendor sangat dibutuhkan seperti review dari vendor, prosesdemo, adanya referensi, dan ada tim yang berfungsi untuk mengevaluasi kemampuan teknisatau fungsi-fungsinya untuk diuji coba. Pertimbangkan adanya beberapa penyesuaian danpahami akan membutuhkan biaya berapa seberapa besar juga perlu, sehingga hal ini sudah
jelas di awal sehingga nanti dapat mengambil keputusan yang tepat. Vendor yang dipilihadalah yang memiliki track record yang baik dan ahli di bidangnya.Hal utama yang paling penting adalah bagaimana implementasi ERP diterima oleh userdan user merasa nyaman atas hal baru ini, sehingga training diberikan secukupnya kepadamereka. Selain itu, lebih baik jika user diikutsertakan dalam proses uji coba dengan vendorsehingga mereka juga bisa melakukan assessment. Peranan SDM disini menjadi salah satufaktor kritis, karena ERP adalah sebuah sistem yang terintegrasi sehingga kesalahan diberbagai titik akan berdampak signifikan bagi proses bisnis perusahaan. Sehingga, fasilitasyang diberikan oleh TI ini dapat berfungsi sebagai business enabler, tidak hanya sebagai alatbantu dalam perusahaan saja.6.REFERENSIAlexis Leon. (2005). ERP Demystified. Thirteenth reprint. Tata McGraw-Hill. ISBN: 0-07463713-4.Brady. Monk. Wagner. (2001). Concepts in Enterprise Resource Planning. CourseTechnology. Thomson Learning Inc. ISBN: 0-619-01593-4.Jogiyanto, H. M. (2005). Sistem Informasi Strategik (edisi 1). Yogyakarta: Andi.Ward, John & Sons. (2002). Strategic Plaanning for Information System . (3rd ed.).Chichester : John Willey & tails.php?cid 1&id Garside, Annisa Kesy. 2004. Faktor-Faktor Kesuksesan Implementasi Enterprise ResourcePlanning (ERP) di PT. Semen Gresik.
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah teknologi komputerisasi sistem informasi terintegrasi yang digunakan oleh perusahaan kelas dunia dalam meningkatkan kinerja perusahaan tersebut. ERP memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan atau aktivitas
