WIXLIB

1.10. PricingPrincing berfungsi untuk mendefinisikan aktivitas perhitungan harga dan biaya, pricingjuga dapat menyimpan informasi mengenai harga berbagai jenis barang, informasi rincimengenai jumlah diskaon,.1.11. Sales SupportSales Support adalah untuk berkontrobusi dan mengakses informasi mengenaikonsumen, prospek penjualan, kompetitor dan produknya, serta kontak bisnis. Sistem inidilengkapi dengan berbagai alat bantu untuk proses promosi pada konsumen.1.12. TransportasiTransportasi meliputi perencanaan dan pelaksanaan transportasi baik pengiriman internalmaupun ekternal, dengan sistem ini perusahaan dapat memonitor proses transportasisecara keseluruhan dari perencanaan hingga ke sasaranpengiriman produk atau kelokasipemasok.I.13. Foregn TradeForegn Trade mendukung pengolahan data transaksi menggunakan sistem perdaganganantaranegara dengan fasilistas perhitungan beberapa mata uang dan sitem pembayaranyang melibatkan beberapa mata uang yang berbeda-beda.I.14. ProduksiProduksi atau manufacturing adalah sistem yang menyedikan aplikasi manufaktur dalamberbagai fungsi dan metode yang mendukung manajemen sumber daya secaraterintregrasi, mendukung dan memudahkan pertukaran informasi di seluruh perusahaanatau dalam satu lokasi khusus pada perusahaan. Terlepas dsari itu sitem harus dapatmenyedikan berbagai fitur dan fungsi, dengan cakupan yang luas, stabilitas operasional,dan arisitektur aplikasi yang tidak tergantung pada platform tertentuI.15. Cost ManagementCost management merupakan modul ERP yang menyediakan informasi biaya padaberbagai tingkatan yang dapat membantu perusahaan mengindentifikasi penentu biayadan mengurangi biaya produksi.Sistem ini mendukung berbagai metode penilaian inventory, seperti LIFO, FIFO,Moving avarege, dan lot casting.Sistem ini juga dapat melacak penggunaan material untuk setiap job dan jika aktivitas iniberkaitan dengan proyek maka informasi untuk setiap proyek tersebut dapat secaraotomatis diperbaharui.I.16. Engeneering Data ManagementModul ini membantu mempercepat pengiriman data, mengurangi kesalahan danmeningkatakan produktivitas desain dengan menyediakan keterkaitan otomatis antaradata engeneering (desain) dengan data produksi.9

I.17. Engineering Change ControlEngineering Change Control meningkatkan kontrol atas perubahan order engineeringsecara efektif dan apabila tahapan ini sudah dilalui maka sistem secara otomatismenerapkan perubahan pada database production.I.18. Configuration ManagementUntuk mengunrangi siklus waktu order dengan mengurangi waktu review dan biasanyamenyangkut evaluasi kelayakan dan biaya yang berhubungan dengan konfigurasitertentu dengan cara meciptakan knowledge based yang fleksibel dimana knowledgebased ini memuat informasi mengenai pengalaman para sales dan engineering.I.19. Serialisation / Lot ControlSistem Lot Control adalah prealokasi angka lot, sitem ini mendukung order produksiditetapkan dengan jumlah lot tertentu untuk item induknya dan apabila order shopdilepas catatan lot master akan dibuat dan alokasi ke level yang lebih tinggi. Prealokasimanual atas lot yang sudah ditetapkan dapat dilakukan baik pada order customermaupun order shop dan dapat dilakukan transparasi informasi baik pada perencanaanmaupun produksi sebenarnya.BAB IISYSTEM APPLICATION AND PRODUCT (SAP) IN DATA PROCCESSING ERPSAP (System Application and Product in data processing ) adalah suatu software menjalankankegiatanoperasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software EnterpriseResources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaanmerencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semuatransaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitansatu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi.2.1 . Fungsi-fungsi Uatama SAP ERP1. Functional, ini berhubungan dengan fungsi si ERP, biasanya orang dengan latarbelakang keuangan (untuk modul FICO), orang berlatar belakarng HRD (untukmodul HR), ataupun orang teknik (untuk modul PP, PM) atau bahkan orang diluarbidang ilmu terkait bisa menjadi functional.Functional berhubungan dengan designbusiness process dari si ERP. Persoalan design ini penting, karena proses pembelian10

barang pada pabrik Mobil dengan pabrik Motor tentunya memiliki flow yangberbeda.2. ABAPer, dengan nama lain programmer, ini pastinya diisi oleh orang-orang berlatarbelakang programming. ABAPER bertugas membuat report / customi akan sistemSAP. ABAP merupakan bahasa pemrograman sendiri yang dibuat oleh SAP.3. Basis, Basis mudahnya adalah system administrator. Basis ini lah yang membuatuser, membuat roles & profiles, mengatur security parameter, mengatur scheduling,set up system dan pekerjaan admin lainnya.2.2. Sub modul Sistem SAP ERP1. SD-Sales & Distributionmembantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan prosespengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing)2. MM-Materials Managementmembantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaaninventory3. PP-Production iatanproduksi(manufacturing)suatuperusahaan.4. QM-Quality Managementmembantu mengecek kualitas proses-proses di keseluruhan rantailogistik5. PM-Plant Maintenancesuatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis6. HR-Human Resources Managementmengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasipegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke prosespembayaran gaji pegawai7. FI-Financial AccountingMencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dankonsolidasi untuk tujuan financial reporting.8. CO-ControllingMencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost elementaccounting, dan analisa profitabilitas9. AM-Asset ManagementMembantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses assetaccounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investmentcontrolling10. PS-Project SystemMengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project,pengerjaan dan kontrol.11

2.3 Paket AplikasiSAP ERPGambar SAP ERP Solution MapDari Solution Map di atas terlihat berbagai fungsi yang termasuk dalam Solusi SAPERP. Sesungguhnya ada empat fungsi utama aplikasi yang membentuk produk iniyaitu:1. SAP ERP Financials, yang meliputi Financial Accounting, Financial danManajemen Pelaporan, corporate governance and compliance, Manajemen Modal,dan Corporate Performance Management. SAP ERP Financial merupakan inti darisemua implementasi SAP secara global. Fitur dalam SAP ERP Financial inimembantu organisasi merampingkan proses keuangan, mengoptimalkan modal kerja,dan mengelola resiko yang dapat mempengaruhi nilai aset keuangan, membantuproses pembayaran,dan pengaturan margin keuntungan. Juga membantumempercepat arus kas dan meningkatkan cara pengelolaan uang tunai untukmemaksimalkan liquiditas dan meningkatkan hasil investasi.2. SAP ERP Human Capital Management, meliputi proses manajemen karyawanuntuk Manajemen Sumber Daya Manusia, administrasi kepegawaian dan prosespenggajian. Berbagai fungsi pada modul ini mulai dari proses dari applicant sampaimenjadi employee, life cycle pekerjaan seperti mutasi, promosi, demosi sampaiterminasi dan pensiun. Fitur di HCM ini berkontribusi dalam hal produktivitas danprofitabilitas sebuah organisasi dengan menjalankan biaya yang efektif dan efisiendalam operation di HR mulai dari Hire, pengembangan dan mempertahankan talentatalenta terbaik di semua level. Mengelola tugas Sumber Daya Manusia denganmemberikan informasi yang lengkap, real time yang pada akhirnya akan membantu12

dalam mengelola karyawan secara lebih efective, meningkatkan kepuasan karyawan,dan mengontrol semua biaya yang dikeluarkan untuk karyawan.3. SAP ERP Operations, menggabungkan proses penyediaan produk dan serviceskepada customer. Fungsi-fungsi yang didukung antara lain Procurement dan Logisticexecution, pengembangan produk, manufacturing, sales dan service.4. SAP ERP Corporate Services, meliputi banyak fungsi corporate yang biasanyadiluar ketiga group yang di atas. Seperti Real Estate Management, AssetManagement, Manajemen produk dan Porfolio, environment, health and safetymanagement, dan quality management. Apakah service ini mau dibuat sentralisasiatau desentralisasi, service corporate ini dapat dimanage di dalam SAP ERPcorporate services.2.4 SAP NETWEAVERSAP Business Suite adalah sekumpulan aplikasi bisnis yang menyediakan integrasiinformasi dan proses, fungsionalitas utk spesifik Industri, unlimited scalability, dankolaborasi yang mudah melalui internet. SAP Business Suite didasarkan pada platformteknologi SAP yang disebut NetWeaver. SAP Business Suite menyediakan best industrypractices dengan aplikasi yang spesifik dengan industri tersebut.Core aplication dari SAP Business Suite yaitu:1. SAP CRM (Customer Relationship Management)2. SAP ERP (Enterprise Resource Planning)3. SAP PLM (Product Lifecycle Management)4. SAP SCM (Supply Chain Management)5. SAP SRM (Supplier Relationship Management)13

2.5 Target Customer SAPPengguna SAP kebanyakan adalah perusahaan berukuran menengah ke besar, dengan 80%merupakan pengguna SAP ERP dan 20% sisanya menggunakan solusi SAP lainnya. Untukpasar ERP, SAP merupakan pemimpin pasar di dunia dengan penggunaan pasar lebih dari65%. SAP kini juga menyediakan paket solusi ERP untuk perusahaan kecil menengah, yaituSAP Bussiness One dan SAP All-in-one.Di Indonesia, saat ini SAP banyak digunakan oleh beberapa perusahaan besar,dalam berbagaibentuk kombinasi modul, fitur atau fasilitas. Perusahaan tersebut antara lain: GarudaIndonesia, Telkom, PLN, Pertamina, Astra Internasional, Astra Honda Motor, Indofood,Aqua Danone, Bentoel Prima, Bank Mandiri, dan lain-lain.Keunggulan : Tingkatan set fitur dan fungsionalitas perangkat lunak Perangkat Lunak fleksibilitas dan konfigurabilitas ekstrim Workflow dan otomatisasi proses bisnis Skalabilitas untuk mengakomodasi perusahaan pelanggan dan pemerintah terbesar didunia.Kelemahan : Perangkat Lunak kompleksitas baik dalam pelaksanaan dan pemanfaatan implementasi Biaya perangkat lunak yang tinggi, terutama ketika mengakui jasa profesional yangtinggi dan biaya pemeliharaan Sulit dan implementasi aplikasi perangkat lunak risiko tinggi Tingginya biaya perawatan perangkat lunak berulang dan biaya upgrade software Waktu untuk menyebarkan Akses data.BAB IIIStudy Kasus Penerapan ERP di PerusahaanPT. Java Jati Visions Raya (Java Jati)PT. Java Jati adalah salah satu perusahaan manufaktur furniture dan desain interior Indonesiayang berdiri pada tahun 1993. Produk-produknya dipasarkan baik untuk pasar lokal maupuninternasional, terutama pasar Amerika Serikat dan Eropa. Didukung oleh sekitar 500 pekerja,Java Jati berkomitmen bahwa kepuasaan pelanggan adalah prioritas utama dan akan terus14

berupaya untuk selalu memberikan nilai tambah terbaik bagi kustomer serta memberikanlayanan kustomer hingga ke tingkat maksimal. Java Jati telah mendapatkan sertifikat ISO9001:2000 , Quality management System , CE and UL Certification. Perusahaan juga telahmenerima sejumlah penghargaan, diantaranya adalah Best Exhibit Award dari theInternational Singapore Furniture Fair pada tahun 2004.Tantangan bisnisSebagai perusahaan yang telah berkembang selama bertahun-tahun, hal yang penting bagiJava Jati untuk mengimplementasikan solusi terintegrasi guna mendapatkan kontrol yanglebih baik di seluruh proses internal dan menyediakan tingkat layanan yang maksimal kepadakustomer.Sistem teknologi informasi yang telah terpasang sebelumnya tidak mampu lagi untukmemenuhi kebutuhan perusahaan yang telah tumbuh, dan malah melahirkan sejumlahmasalah. Salah satu contohnya adalah, seringkali departemen pemasaran dan produksi tidakterintegrasi, sehingga sering memunculkan data-data yang tidak akurat. Akibat lebih jauhyang ditimbulkan dari ketidakakuratan data adalah, menyebabkan keterlambatan dalam waktupenghantaran, sehingga memunculkan berbagai keluhan dari para pelanggan.SolusiUntuk menghadapi tantangan bisnis tersebut Java Jati memilih SAP yang memberikan solusiSAP Business One (SBO) yang memiliki kemampuan material requirements planning(MRP), suatu fitur baru untuk mengelola perencanaan sebagai suatu elemen yang terintegrasisecara penuh. Versi terbaru SAP Business One tersebut mampu menghapuskan kebutuhanbisnis untuk mengelola berbagai aplikasi yang terisolasi satu dengan yang lain denganmenyediakan software tunggal dan terintegrasi yang mampu memberikan suatu pandanganseragam atas up-to-the minute information.Kenapa Memilih SAP Business OneSetelah melalui perbandingan secara mendalam dengan solusi serupa yang ada dipasar, JavaJati melihat bahwa SAP Business One memberikan nilai terbaik dari segi keuangan. HariSelasa (26/4/2005) perusahaan tersebut mengumumkan secara resmi penggunaan SAPBusiness One, suatu solusi SAP dengan harga terjangkau dan mudah di gunakan bagiperusahaan SMB (small and midsize businesses).“Saya berharap dengan para kustomer” kata Farry Tandean MSCS MSEE, Direktur Java Jati.Farry optimis implementasi SAP Business One akan mempercepat perusahaan untukmencapai tujuan, tumbuh dengan memperluas penetrasi pasar ke sejumlah negara-negarakecil di Eropa dan memperluas penawaran produknya dalam berbagai jenis produk, dan15

dengan SAP Business One, perusahaan merasa memiliki kekuatan untuk mewujudkan tujuanperusahaan tersebut dengan sukses.EvaluasiUntuk dapat mengembangkan bisnisnya dan menghadapi tantangan yang ada, perusahaanJava Jati telah mengadopsi suatu produk ERP yang ditawarkan oleh SAP dengan tipe paketSAP Business One. Dimana paket Business One ini merupakan produk dari SAP untukperusahaan kecil dan menengah yang dapat selesai diimplementasikan dalam waktu 1hingga 3 bulan. Perusahaan Java Jati percaya bahwa SAP Business One akan membantumempertajam visibilitas perusahaan dan meningkatkan daya saing perusahaan. Sehingga halini akan meningkatkan kepuasan pelanggan, dengan harapan mampu mempersingkat secarasignifikan waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk merespon kebutuhan kustomer,meningkatkan layanan kustomer dan membangun hubungan jangka panjang yangberkesinambungan.Perusahaan ketika berusaha untuk mengimplementasikan suatu paket ERP maka pertamayang perlu dilakukan adalah berusaha mengidentifikasikan dan merumuskan masalah sertasasaran yang akan dicapai, dimana masalah yang terjadi pada perusahaan Java Jati adalahsistem teknologi informasi yang telah terpasang sebelumnya tidak mampu lagi untukmemenuhi kebutuhan perusahaan yang telah tumbuh, dan malah melahirkan sejumlahmasalah. Salah satu contohnya adalah, seringkali departemen pemasaran dan produksi tidakterintegrasi, sehingga sering memunculkan data-data yang tidak akurat. Akibat lebih jauhyang ditimbulkan dari ketidakakuratan data adalah, menyebabkan keterlambatan dalam waktupenghantaran, sehingga memunculkan berbagai keluhan dari para pelanggan. Oleh karena ituJava Jati berusaha untuk mengatasi masalah ini dengan solusi mengintegrasikan sisteminformasi yang ada dengan paket ERP. Pemilihan SAP business one sebagai solusi terbaikdidasari oleh kapabilitas vendor yakni SAP yang merupakan pemimpin pasar di seluruhdunia dengan penguasaan pasar lebih dari 65%.Paket SAP business one merupakan paket ERP yang ditujukan bagi perusahaan kecilmenengah, dimana hal ini sesuai dengan perusahaan Java Jati yang memiliki 500 karyawan.Kesesuaian fungsional yang dibutuhkan perusahaan merupakan salah satu aspek pentingdalam mengevaluasi paket ERP, sistem yang akan dipilih harus sesuai dengan prosesbisnisnya, fitur MRP yang dapat mengintegrasikan antara produksi, pengadaan danmanajemen inventory, sesuai dengan proses bisnis Java Jati yang merupakan perusahaanmanufaktur furniture, mengingat aktivitas dalam rantai pasok tidak dapat dikelola secarasendiri-sendiri karena terdapat ketergantungan antara satu dengan lainnya dimanapenjadwalan proses produksi sangat tergantung pada penyediaan material dan perencanaanpembelian bahan baku, sehingga keterlambatan akan menyebabkan layanan terhadapkustomer tidak maksimal.16

Salah satu aspek yang perlu diperhatikan adalah aspek perubahan yang terjadi padaperusahaan Java Jati sebagai konsekuensi dari implementasi sistem yang baru. Perubahandapat terjadi meliputi perubahan aliran informasi, pengetahuan, kultur dan tugas, dimanasetiap keputusan ERP yang diambil akan menyebabkan perubahan teknik bisnis yang akanmempengaruhi sebagian besar karyawan. Perlu diingat bahwa teknologi informasi yangbaru ini akan digunakan oleh seluruh karyawan perusahaan, sehingga perusahaan perluuntuk memperhatikan aspek perubahan ini dengan seksama. Sosialisasi awal perludilaksanakan untuk membangun ”awareness” dari para karyawan sehingga mereka tidak”shock” akan perubahan yang akan terjadi, perusahaan perlu menyediakan program-programpelatihan baik formal maupun informal, dimana untuk pelatihan formal dapat dilakukandengan menjadwalkan pelatihan-pelatihan yang wajib diikuti oleh karyawan denganformat web based virtual training, computer based training, video course, self study books,dan pop up help screens, serta untuk pelatihan informal dapat dilaksanakan dengan membuatmedia-media informasi seperti news letter, bulletin, mailling list ataupun dapat dengan”story telling” kepada sesama karyawan mengenai cara-cara penggunaan sistem informasiyang baru serta kendala-kendala yang dihadapi oleh karyawan tersebut.Peran aktif para pimpinan manajemen dari Perusahaan Java Jati ini juga mempunyaidampak yang signifikan terhadap kesuksesan implementasi dari sistem ERP tersebut,perusahaan seharusnya membuat sebuah tim yang terdiri dari orang-orang yang mempunyaireputasi dan integritas pada bidangnya dan didukung oleh pimpinan puncak yang memilikiakses dan pengaruh yang kuat di perusahaan sehingga dapat menjaga agar proyekimplementasi tetap berjalan pada jalurnya. Tim yang ideal sebaiknya melibatkan user,spesialis teknologi informasi dari dalam perusahaan, orang-orang yang dapat bekerja samadengan berbagai grup yang berbeda, dan orang yang memahami proses bisnis dengan baik.Jangan dilupakan kendali atas dukungan vendor dan jasa konsultasi implementasi ERP yangharus selalu dijaga dan diperhatikan oleh pihak internal perusahaan agar implementasi SAPbusiness one dapat berjalan dengan baik.Secara umum terdapat tiga faktor kritis utama yang perlu diperhatikan baik bagi perusahaanJava Jati maupun perusahaan lain pada umumnya, dalam mencapai keberhasilanimplementasi ERP pada sebuah perusahaan: Dukungan manajemen Keterlibatan user Sasaran proyek yang jelas.Pada dasarnya IT harus menghasilkan sesuatu yang strategis (cause & driver) untukkemajuan bisnis dari perusahaan, dimana penggunaan IT diharapkan dapat menangkappeluang-peluang bisnis yang ada yang ada yang dapat membawa perusahaan merengkuh17

keunggulan kompetitif. Setiap pemimpin perusahaan harus dapat menyikapi secara bijakpenggunaan IT dengan tidak terlalu mempentingkan aspek teknologi dengan mencari solusiyang terbaru, terbaik dan termahal dengan berorientasi keuntungan jangka pendek tanpamengidahkan keuntungan-keuntungan jangka panjang. Perlu diingat bahwa penggunaanteknologi yang canggih, terbaru, dan terbaik tidak akan berarti apa-apa bila tidak didukungoleh elemen manusia (people) yang baik serta proses bisnis yang merupakan komponenutama dari sistem informasi di perusahaan.Implementasi SAP ini melibatkan beberapa aktivitas yaitu

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem informasi terintegrasi yang dapat mengakomodasikan kebutuhan- kebutuhan sistem informasi secara spesifik untuk departemen -departemen yang berbeda pada suatu perusahaan. ERP Terdiri dari bermacam- macam modul yang disediakan untuk berbagai kebutuhan dalam suatu .