WIXLIB

4 Pourquoi vont-ils lire le rapport ?Échelle de temps Qu’espèrent-ils y découvrir ? Que savent-ils déjà ? Comment ce rapport sera utilisé ? Que devrait-il se produire à la suite durapport ?Souvent, l’écriture véritable du rapportest la partie qui prend le moins de temps.Rassembler les informations, lire lesdocuments de référence et sélectionnerles informations à présenter peut aucontraire être chronophage. Revoirle premier jet d’un rapport peut aussiprendre plus de temps que prévu.Connaître l’historique, les expériences,les centres d’intérêt et d’autrescaractéristiques, telles que la nationalité etla langue, influence l’écriture du rapport.Par exemple, écrire au sujet des pratiquesen termes d’hygiène et d’utilisation del’eau en Asie pour un public africainou européen requiert d’expliquer lesdifférences culturelles sur l’utilisation del’eau. Si le document est écrit pour unpublic asiatique seulement, ces pointsn’auront pas à être développés.Un rapport technique destiné à un publicavec des connaissances techniquessimilaires peut contenir des termesspécialisés, qui seraient autrementconsidérés comme du jargon etnécessiteraient plus d’explication. Si ledocument est destiné à un public pluslarge, un glossaire des termes techniquespeut être nécessaire. Cependant, demanière générale, il convient de nepas faire trop d’hypothèses sur lacompréhension des lecteurs et detoujours expliquer pourquoi quelquechose est une bonne idée.Rendre un rapport dans les temps peutêtre considéré comme faisant partie de« l’art » de l’écriture professionnelle d’unrapport. Peu importe la qualité du rapport,cela impactera négativement l’esprit deslecteurs si le rapport devait être rendutrois semaines plus tôt. Il y a toujoursun compromis entre le rapport « idéal »et le rapport « perfectible » qui a besoind’être sur le bureau du chef le lundi matin.Un calendrier en lien avec le plan est unélément important pour bien écrire unrapport.Il est important de poser des dateslimites au moment de l’écriture durapport afin d’éviter de perdre du temps às’efforcer de trouver la bonne formulationou le schéma parfait. Chaque chapitre abesoin d’une date limite car, avec quatrechapitres parfaits et deux chapitresmanquants, il n’en reste pas moins quele rapport n’est pas complet. Il convientd’être flexible en cas de circonstancesimprévues. Ces dates limites peuventtoujours être révisées, il est donc utilede suivre l’avancement pour éviterd’écrire des parties dans la précipitationinutilement.

5Prévoir le rapportBeaucoup de rapports sont basés surdes Termes de Référence (TDR) quiprécisent les contours de la mission,pourquoi le rapport est nécessaire et lespersonnes responsables de sa rédaction.Les TDR contiennent en général un courthistorique et décrivent ce qui est attendude la mission. Ils peuvent être très courts,quelques phrases, ou plus long, avec desrapports joints qui doivent être lus en lienavec le texte. Ils définissent généralementune échelle de temps pour le travail.Il est important de respecter les contoursdes objectifs et de ne pas aborder dessujets non demandés. Si l’étendue n’estpas claire et qu’il y a une incertitude surles questions que le rapport doit traiter,une clarification est alors indispensableavant le rassemblement de données oule début de l’écriture du rapport. Celapeut paraître évident, mais il est assezsurprenant de voir le nombre de rapportshors sujet.Processus itératif. Les plans prédisentce à quoi va ressembler le rapport. Lessections vont s’étendre, se modifier etbouger au fur et à mesure que le textes’écrit. Il y a souvent plus d’une façond’organiser le document, mais en pensantavec attention au public et aux objectifs,L’écriture demande du temps. Ilfaut faire attention à bien enregistrerson travail, en garder une copie ets’assurer qu’il ne soit pas perdu.la meilleure structure va émergerprogressivement. Revoir le rapport à partirdu point de vue de différents lecteursaidera à s’assurer que le cheminement dudocument est clair.Il est tentant de commencer à écrire toutde suite mais prendre le temps de penserau contenu, à l’ordre de présentation desinformations et à la structure du rapportdans son ensemble fera économiserdu temps. Le plan permet de s’assurerqu’aucune information n’est omise et depointer les possibles répétitions.Il est particulièrement utile s’il y a unegrande quantité d’informations à intégrerpour le lecteur ou dans les cas où lerapport est écrit en équipe afin quechaque personne sache quoi faire.Faire un plan est une bonne habitudeà prendre, y compris pour les rapportscourts et simples, car il arrive toujourspar moment que le travail soit laissé decôté pour quelques temps ; se référerau plan fera économiser du temps. Letravail pourra être repris par une autrepersonne grâce au plan qui lui indiqueraexactement ce qui était prévu.Sommaire. S’il existe une idéesuffisamment claire de la structure durapport, une manière plus directe deplanifier est de faire un brouillon dusommaire. Cette technique s’appelleaussi « faire une esquisse ». Leschapitres, les sections et les soussections fournissent le squelette durapport, avec sous chaque intitulé des

6Titres. Les documents peuvent êtredivisés en sections ou chapitres.Le titre d’un chapitre est un titre «de premier niveau ». Ces sectionspeuvent ensuite comporter dessous-rubriques avec des titres de «second niveau », puis de « troisièmeniveau ». Il est possible d’avoirdavantage de sous-sections, mais ilfaut faire attention à ne pas rendrela structure trop complexe. Lessections peuvent être numérotées(ie. 2, 2.1, 2.2, 2.2.1, 2.2.2) mais leniveau de titre devrait être évidentgrâce au format du texte (ie. taille,police).Titre untexteTitre deuxtexteTitre troistextenotes courtes sur le contenu. Une foisle texte ajouté, un réagencement ouretitrage peuvent être nécessaires. Unprincipe de base est d’éviter les pagesentières de texte sans titre – si c’estle cas, découper le texte en plusieursparties. S’il y a une grande quantitéde données à présenter, cela peut sefaire dans les annexes, avec un tableaurésumé dans le texte, pour empêcher quele flux du narratif soit perturbé.S’il n’est pas évident de commencer, desséances de brainstorming en groupe oul’utilisation de la carte heuristique (mindmap) sont des techniques utiles. Ellessont particulièrement utiles quand uneéquipe compile un rapport et que chaquepersonne a une idée différente du rendudu rapport.Sur une grande feuille de papier, l’équipeécrit tout ce qu’il y a faire pour le rapport.Pour cette étape préalable, l’ordren’a pas d’importance, l’important estd’avoir toutes les informations écrites.Un format circulaire avec une questioncentrale et des sous sections tout autourpeut souvent aider. Ce processus peutse poursuivre un certain temps, ainsiposer une limite de temps (par exempleune demi-heure) est une bonne idée.Une fois la carte mentale ou la page debrainstorming terminée, des liens entreplusieurs questions vont probablementdevenir apparents et un plan vacommencer à émerger.A partir de cette liste d’idées, unestructure initiale peut émerger enregroupant des idées du plan en dessous-rubriques. Une ébauche de rapportest souvent réalisée avant le rapportfinal, donc l’ordre des sous-rubriquesinitial peut être facilement modifié. Desétapes ou progressions plus logiquescommencent souvent à émerger une foisque l’écriture a commencé.Rapports de groupe. Quand une équipede professionnels est invitée à réaliser

7un travail ensemble, un seul rapport estdemandé. Habituellement, dans cessituations, les divisions sont claires,car chaque personne se penchera surun aspect différent. Ainsi une sessionde brainstorming avant que le travailne commence peut être la méthode laplus utile pour préparer une ébauchede rapport ou un plan. Il est importantde veiller à ce que tous les membres del’équipe aient des objectifs similaires àl’esprit et que les chevauchements entreles responsabilités soient discutés etclarifiés.En général, une personne va prendreen charge la compilation et la mise enpage du rapport final pour le rendrecohérent dans son ensemble. Tous lescollaborateurs doivent être listés au débutdu rapport.Le contenu du rapportLes ressources utilisées pour un rapportsont multiples : notes sur papier,documents informatiques, revues et espritde l’auteur. Toutes ces sources doiventêtre rassemblées et insérées dans lastructure du rapport.Il est possible de disposer de tropd’informations, ce qui peut rendre lerapport lourd et difficile à lire. Il estindispensable de revoir chaque élémentd’information et de considérer s’il estvraiment nécessaire pour répondre auxobjectifs du rapport.Une fois que les informations sontglobalement assemblées, les pointsprincipaux de chaque partie peuventêtre écrits. Ce processus peut permettrede préciser des titres de rubriques etd’exclure des informations pour les mettredans les annexes. Cette activité doit êtrede courte durée – il s’agit seulementd’une ébauche, qui n’a pas besoin d’êtreparfaite.La première ébauche. Une des plusgrandes difficultés pour l’écriture est decommencer. Celle-ci peut être surmontéeen écrivant une première ébaucheaussi vite que possible – d’une seuletraite si possible. L’essentiel du texteest écrit sans considération de détails,d’orthographe ou de style.

8La deuxième ébauche. Une fois lapremière ébauche globalement réalisée,faire une pause afin de relire le rapport àtête reposée. A ce stade, le rapport estrelu en se concentrant sur : la manière dont le rapport répond auxobjectifs ; la structure du document – voir s’ilraconte une histoire ; le développement logique desarguments ; les informations inutiles ou nonpertinentes qui doivent être retirées ourésumées ; les points spécifiques pour veillers’ils sont suffisamment développés,expliqués et justifiés ; les faits et les références, vérifier s’ilssont corrects ; les questions de langage et de style.A la seconde ébauche, le rapport peutêtre peaufiné, corrigé, le style ajusté,le langage simplifié et, si nécessaire, lastructure modifiée si des parties semblenttrop lourdes. Ce processus prend souventplus de temps que l’écriture initiale. Unami critique peut parcourir le document etcommenter le texte.Les questions de structure doivent êtrefinalisées avant de passer aux questionsde style et de langage. Vérifier lesréférences et les renvois fait partie desdernières tâches. Il conviendra d’effectuerplusieurs relectures et modifications avantque le document soit complètementfinalisé.Malgré le fait que les rapports derecherche soient lus et évaluéspar des personnes compétentes,ces dernières veulent s’assurerque le chercheur connaisse bienles notions élémentaires sans tropsimplifier les problématiques. Pourvous aider, sachez que les lecteursd’une thèse sont des étudiants, despersonnes qui ont suivi la mêmeformation et qui maîtrisent unminimum la thématique. Ce soclecommun de connaissances, rappeléau début du document, faciliterala lecture.Ébauche final du rapport. Une fois lesauteurs sont satisfaits avec le rapport,le document peut circuler auprès dequelques personnes en lien avec le projetpour commentaires. Cela permet devérifier que les lecteurs comprennent lerapport.Organiser l’informationLe but de tout rapport est de présenterdes informations de manière claireet logique, afin que le lecteur puisseprogresser dans « l’histoire » sansavoir à faire des bonds, vérifier desinformations ou faire des hypothèses.Ceci est particulièrement vrai pour lesrapports de recherche. Avec la recherche,le résultat n’est probablement pasconnu du chercheur avant que le travailne commence. Il est aussi inconnu dulecteur – si ça l’était, la recherche ne

9RésultatsMéthodologieRappel des connaissancesFigure 1. Comparez le rapport à unepyramideserait pas nécessaire ! Le rédacteur doitcommuniquer et justifier les résultatsd’une manière claire pour le lecteur. Alorsque le chercheur a pu prendre un tempssignificatif pour développer ses idées,allant dans des impasses ou suivant destrajectoires circulaires, le lecteur doitsuivre uniquement le dernier mécanismede pensée lors de la lecture du rapport ; ilest donc nécessaire d’avoir une structureclaire et logique. Les informationssuperflues doivent être supprimées etcelles qui sont essentielles insérées aubon endroit pour étayer l’argumentaire.Importance de la structure. Pour faireune analogie, il convient de considérerla construction comme une pyramide(Figure 1). La structure culmine en unpoint unique ; le reste de la structure, encouches superposées, sert à soutenirce point. Elles reposent toutes sur desfondations solides. La même structuresoutient les résultats d’un projet derecherche.Les fondations. Constituer un corpusde données factuelles requière quel’auteur pense au public. Le rapport doitcommencer à leur niveau ; s’il commenceà un niveau trop avancé, au-delà deleurs connaissances existantes, il y auraun fossé entre ce que le lecteur connaîtet le commencement de la structurelogique du rapport. Ce serait commeune pyramide flottant dans les airs, sansconnexion avec le sol. A l’inverse, lerapport peut sous-estimer le niveau deconnaissance et commencer à un niveautrop basique. L’auteur a alors davantagede travail – tout comme le lecteur. Lesfondations sont dans ce cas sous leniveau dont le public a besoin (Figure 2).L’introduction du rapport pose le décoret indique au lecteur à quel stade « oncommence ». Ce sont des informationsque le lecteur connaît probablementdéjà et qui ont besoin d’être rafraîchies.Commencer une introduction avec «1,2 milliard de personnes sont sans eaupotable » est correcte pour un rapportpour un public large, mais pour unrapport pour d’autres professionnels, ilsle sauront. Peut-être que « le manqued’eau pour des millions de personnes estun problème complexe, impliquant denombreux facteurs » serait mieux. Figure 2. Déterminez le niveau decompréhension des lecteurs

10Les faits connus. Les premières pagesdu rapport commencent à se centrer surle sujet considéré. Elles comportent lesinformations disponibles publiquementmais peut-être peu connues par lepublic. Cela prend souvent la formed’une recherche documentaire. Cetterevue se concentre sur le niveau desconnaissances, le résumé des faits, lespoints d’accord entre les différentesautorités, les différences d’opinion etles lacunes dans la documentationpubliée. Ces lacunes peuvent être plusimportantes que ce qui s’y trouve – maisil est difficile de démontrer qu’il y a unmanque – il se pourrait que le chercheurn’ait pas suffisamment cherché. Iln’y a aucune analyse significativedes informations, ces dernièressont seulement exposer pour lescommuniquer, les comparer et nuancerles connaissances existantes. Le publicpeut en connaître une partie, mais cettesection va plus en profondeur que ce quiest censé être su par un non-spécialiste.Cette synthèse des connaissancesexistantes doit inclure tout ce quiconstitue la base du rapport. Lechercheur peut trouver tardivementdes informations dans le processus derecherche qui sont utilisées pour soutenirles conclusions, mais elles doivent êtreinclues au niveau de l’introduction pourfournir au lecteur un ordre logique àsuivre, plutôt que de laisser des manquesdans la synthèse des connaissancesactuelles. De même, toute l’informationFigure 3. Trouvez le juste milieu d’apportde connaissances de base pour soutenir lescouches supérieuresrecueillie n’est pas nécessaire. Il convientde ne pas l’inclure sauf si cela soutientun argument ultérieur. Si l’informationest superflue, le lecteur peut être confusne voyant pas où cela mène (Figure 3).Bien sûr, tout comme sur une pyramide,chaque couche est plus étroite que celledu dessous, mais ce ne doit pas êtreexcessif. C’est une question de jugement.Les faits nouveaux. A partir de cettefondation de ce qui est publiquementconnu, la recherche peut alors seconcentrer sur ce qui n’est pas connu. Enutilisant la collecte de données primaires,des entretiens, des expériences delaboratoire, des questionnaires, desenquêtes, des rapports et des mesures, lechercheur peut en savoir plus sur le sujet.Les données doivent être collectées dela bonne manière pour être sûr qu’ellesaient une signification. Le processus decollecte doit être noté pour démontrerque les données produites sont valides.Plus la méthode de collecte de donnéesest solide, plus les conclusions tiréespeuvent être fortes (Figure 4).

11doit pas être perdu avec des informationsdont il n’a pas besoin (Figure 5). Lechercheur peut avoir besoin d’expliquerpourquoi les données ne peuvent pasêtre utilisées – cela fait partie de la critiquede la méthodologie de recherche.Figure 4. Les ressources utilisées doiventêtre de bonne qualité ; des données vaguesvont conduire à des conclusions imprécisesMême si la méthode théorique de collectede données est solide, il peut s’avérerdifficile d’obtenir des données en réalité.Le chercheur doit rester critique surson travail – en identifiant les pointsfaibles et erreurs potentielles. Cela neveut pas dire que le travail était mauvaismais permet de confirmer la qualité desdonnées. Des points faibles peuvent êtrerenforcés en considérant le problèmesous un autre angle. Tout comme deuxsupports donnent une structure plussolide qu’un seul support, deux pointsde vue différents du même problèmepeuvent indiquer la qualité des résultatscar chaque élément de preuve confirmeles résultats à partir d’une sourcedifférente. En recherche, cela s’appelle latriangulation.Se fonder sur les données. Une fois queles données factuelles ont été collectées,soit directement à partir d’une collectede données, soit indirectement dans desouvrages, l’analyse peut commencer. Elledoit se baser sur les faits. S’il y a des faitsqui ne vont pas être analysés et utilisésdans les conclusions, alors le lecteur neIl y a un changement marqué dansles informations une fois que l’analysecommence. Alors que toutes les couchesprécédentes sont factuelles ou baséessur des points de vue extérieurs, lechercheur commence là à mettre enavant ses propres opinions. Il s’appuiesur les faits, les discute et décide cequ’ils signifient. Cette partie doit êtresolide car elle distingue le rapport derecherche du simple exercice de collectede données. Les preuves doivent êtretestées, en regardant les arguments pouret contre un point de vue, pour essayerde démontrer ce qui est « vrai ».Atteindre le sommet. Le but ultime d’unrapport de recherche est de mettre enavant des conclusions bien documentées(Figure 6). Les arguments et les preuvesdoivent être solides afin que le lecteurFigure 5. L’analyse doit être basée sur desfaits connus et doit étayer les conclusions

12Figure 6. C’est le haut que l’on visesoit d’accord et ne déduise pas que lechercheur a tiré des conclusions hâtives.Même si vous souhaitez présenter uneperspective nouvelle et merveilleuse surle sujet de recherche, votre conclusionpeut aussi être un « non » plutôt qu’un« oui ». Cela est un aboutissement derecherche tout aussi valable. Si aprèsun travail soigné, la conclusion est quequelque chose ne marchera pas ouqu’une proposition ne peut être justifiée,alors c’est important de savoir proposerune conclusion négative – en particulierRédiger un résumé Lisez l’ensemble du documentattentivement Réfléchissez sur le contenu etdécidez ce que vous voulez traiter Survolez une nouvelle fois ledocument, relevez les élémentsclés et prenez des notes sur ceséléments en les reformulant Réor

1 Introduction Le but d'un rapport est de communiquer des constats et conclusions de manière efficace - par exemple les résultats d'une recherche, une documentation ou le compte