WIXLIB

Rapporto tecnico CNR-IRCrES, ding-tenders/opportunities/portal/screen/home) entro i terminiindicati nelle proposte stesse (ResearchItaly, n.d.a).Le proposte progettuali sono valutate e selezionate da una commissione di esperti indipendentiin base a specifici criteri, quali eccellenza, impatto e attuazione. La fase di valutazione dura circacinque mesi e si conclude con la selezione delle proposte ammesse al finanziamento, con lacomunicazione dei risultati della selezione ai partecipanti e con la firma di una convenzione disovvenzione (ResearchItaly, snd.b) – il cosiddetto Grant Agreement – tra la Commissione Europeae i soggetti ammessi al finanziamento. Nella convenzione sono specificati, oltre alla durata delprogetto, i costi e il contributo dato dalla Commissione Europea anche i diritti e obblighi delle partie le attività di ricerca e innovazione da realizzare.I progetti che superano la selezione sono cofinanziati dall’Unione Europea e dai partecipanti.Tendenzialmente, infatti, i finanziamenti previsti dai programmi europei a gestione diretta noncoprono l’intero importo del progetto finanziato. I beneficiari devono quindi integrare ilfinanziamento con fondi propri che possono provenire sia dagli enti che costituiscono il partenariato,sia da altri finanziamenti pubblici, crediti bancari, apporti in natura o sponsorizzazioni (EuropeanCommission, 2019).Un’eccezione a questo principio generale si trova nel campo della ricerca e dello sviluppo.In base all’art. 5 Grant amount, form of grant, reimbursement rates and forms of costs, ilcontributo UE è normalmente pari al 100% del totale dei costi eleggibili per gli schemi difinanziamento RIA (Research and Innovation Actions) e CSA (Coordination and SupportActions). Esso scende al 70% per lo schema IA (Innovation Actions) con l’eccezione deglienti senza scopo di lucro che possono ricevere fino al 100% di contributo, siano essibeneficiari (beneficiaries) o terzi collegati (linked third parties).L’importo massimo della sovvenzione (maximum grant amount) non può in nessun casoessere superato, anche quando i costi eleggibili eccedano tale soglia.2.2. Modalità di rendicontazione 1Una volta definite le caratteristiche dello strumento finanziario, passiamo ad esaminare lemodalità con cui vanno rendicontate le spese sostenute per l’implementazione di un progetto diricerca finanziato nell’ambito di H2020.Il General Model Grant Agreement (European Commission, 2019) è il manuale chedisciplina gli aspetti giuridici e finanziari dei seguenti schemi di finanziamento: RIA (Researchand Innovation Actions), IA (Innovation Actions) e CSA (Coordination and Support Actions).Il manuale non copre altre azioni che ricadono, pertanto, sotto specifici MGA: Lump Sum,ERC, MSCA, SME Instrument, ERA-NET Cofund, PCP/PPI Cofund, EJP Cofund e FrameworkPartnership.L’art. 20 Reporting - Payment Requests, nel porre il generale obbligo a carico del principalebeneficiario di sottoporre alla Commissione Europea i report scientifico e finanziario, ne fissamodalità e tempi di sottomissione. Nello specifico, al successivo punto 3 Financial Reporting- Reporting periods si stabilisce infatti che l’azione è divisa in financial reporting periods(periodi di rendicontazione finanziaria) e che il beneficiario deve produrre e sottoporre unrapporto finanziario (financial report) per ciascun periodo di rendicontazione entro sessantagiorni dal termine di quest’ultimo.Il rapporto finanziario deve contenere le seguenti informazioni:- Dati sui costi ammissibili, compresa una tabella sulla ripartizione dei costi diretti (breakdownof direct costs table) e una tabella di controllo del bilancio (budget follow-up table)- Rendiconto finanziario individuale (Individual financial Statement)- Rendiconto finanziario sintetico (Summary financial statement)- Certificazione sui rendiconti finanziari (Certificate on the financial statements)1Parti del testo sono tradotte da European Commission, 2019.5

M. De Biase, R. SestitoIn base all’art. 7.1.3 Funding principles, se un partner di progetto rendiconta in misura inferiorerispetto alla propria parte di contributo spettante, verrà rimborsato in relazione ai costi eleggibilidichiarati e approvati dalla Commissione Europea. Se, al contrario, egli rendiconta in misura superiorerispetto alla propria parte di contributo spettante, verrà rimborsato fino a concorrenza del contributoprevisto, fatta salva l’eventualità di ricevere un rimborso maggiore qualora al termine del progettol’ammontare complessivo dei costi ammissibili dichiarati consenta una riallocazione del contributoeuropeo tra i consorziati. Tale, eventuale, avanzo verrà redistribuito percentualmente tra i consorziatiin base alla proporzione tra l’eccedenza del contributo individuale e l’eccedenza del contributo totale.2.2.1 I costi: tipologia ed eleggibilitàCome riportato nel Grant Agreement è previsto il rimborso dei soli costi eleggibili, ossia quei costiche soddisfano le condizioni generali e specifiche stabilite dall’art. 6.Sono eleggibili i costi attuali (cioè spesi nel corso della vita del progetto), i costi necessari allosvolgimento delle attività previste nel progetto e i costi tracciabili (ossia registrati nella contabilità delbeneficiario).Eleggibilità dei costi non vuol dire eleggibilità del beneficiario. Il controllo su quest’ultimo è una faseche avviene a monte, prima della firma della convenzione di sovvenzione, al fine di assicurarsi che sianoselezionati i soli beneficiari idonei a ricevere il contributo comunitario. La perdita di eleggibilità in corsod’opera comporta normalmente la risoluzione del contratto o il cambiamento di status (ai sensi degli artt.50 e 55) e i relativi costi diventano automaticamente non ammissibili a partire dalla data di perditadell’ammissibilità.La tenuta dei registri e l’onere della prova della eleggibilità dei costi sono a carico del beneficiario (edi terzi collegati).L’art. 5.2 Form of grant, reimbursement rates and forms of costs stabilisce che i costi, per poter essereeleggibili, devono assumere le seguenti forme:- Costi reali (Actual costs), ossia quei costi effettivamente sostenuti dal beneficiario e non, quindi,preventivati o frutto di una stima;- Costi unitari (Unit costs), ottenuti moltiplicando un determinato ammontare per il no di unità ecalcolati dal beneficiario secondo le proprie regole e pratiche contabili;- Costi forfettari (Lump sum), ossia un ammontare unico a copertura delle spese, anche parziali;- A tasso fisso (Flat-rate), in percentuale prefissata da applicare ad altre tipologie di costi.Il successivo art. 6.1 General conditions for costs to be eligible ne fissa i principi generali diammissibilità. Vengono, infatti, considerati ammissibili quei costi che soddisfano i seguenti criteri:a)Costi reali (Actual costs):(i) devono essere effettivamente sostenuti dal beneficiario;(ii) devono essere sostenuti nel periodo di durata del progetto (previsto dall’art. 3), ad eccezione diquei costi connessi alla presentazione della relazione periodica relativa all’ultimo periodo direndicontazione e della relazione finale (si veda l’art. 20). Un costo fatturato o pagato oltre iltermine del progetto, è eleggibile solo se il corrispondente debito – supportato da provedocumentali – sia già sorto nel corso del progetto e il costo finale noto al momento dellarendicontazione;(iii) devono essere indicati nella pertinente voce del bilancio previsionale di cui all’allegato 2;(iv) devono essere sostenuti in relazione all’azione descritta nell’allegato 1, ossia devono esserenecessari per il raggiungimento degli obiettivi dell’azione stessa;(v) devono essere identificabili e verificabili, ossia registrati nella contabilità del beneficiario inconformità ai principi contabili in vigore nel paese dove lo stesso risiede e alle sue pratichecontabili;(vi) devono rispettare le leggi nazionali in materia fiscale, di diritto del lavoro e sicurezza sociale;(vii) devono essere ragionevoli, giustificati e conformi al principio di sana gestione finanziaria,in particolare per quanto riguarda economicità ed efficienza.6

Rapporto tecnico CNR-IRCrES, 9/2020b) Costi reali (Actual costs):(i) devono essere calcolati come segue:{quantità unitaria di cui all’allegato 2 o calcolata dal beneficiario conformemente alle propriepratiche contabili (cfr. art. 6 par. 2 lett. A) moltiplicata per il numero di unità effettive}(ii) il numero di unità effettive deve rispettare le seguenti condizioni: le unità devono essere effettivamente utilizzate o prodotte nel periodo di cui all’art. 3(durata del progetto); le unità devono essere necessarie ad attuare l’azione o prodotte da essa; il numero di unità deve essere identificabile e verificabile e deve trovare riscontro nelleregistrazioni e nei documenti contabili (si veda l’art. 18).c) Costi forfettari (Lump sum, se tale opzione è prevista dall’art. 5.2):(i) l’importo ammissibile è lo stesso di quello previsto nell’allegato 2 e(ii) i compiti o parti corrispondenti devono essere stati correttamente implementati inconformità all’allegato 1.d) A tasso fisso (Flat-rate costs):(i) devono essere calcolati applicando il tasso fisso di cui all’allegato 2 e(ii) i costi (reali o unitari o forfettari) ai quali viene applicato il tasso fisso devono rispettarele condizioni di ammissibilità stabilite nel presente articolo.2.2.2 Categorie di costi eleggibiliIn base alla loro rendicontabilità, i costi eleggibili si distinguono in:--Costi diretti:sono quei costi direttamente imputabili al progetto e definiti tali dal beneficiarioconformemente ai suoi principi contabili e alle sue pratiche interne. Non possono includerealcun costo indiretto.Costi indiretti:sono quei costi individuati dal beneficiario come non direttamente imputabili al progetto, masostenuti in relazione ai costi diretti di progetto.I costi diretti eleggibili sono: Costi di personale (Personnel costs)Rientrano in questa categoria i costi sostenuti per la remunerazione delle risorse umane,assegnate al progetto con le seguenti modalità:---personale assunto dal beneficiario con contratto di lavoro dipendente (o analogo atto dinomina);personale assunto con contratto diverso da un contratto di lavoro dipendente qualoralavori nella sede del beneficiario e svolga le proprie mansioni sotto la supervisionetecnica di questi; qualora il suo costo orario/complessivo non differisca in misurasignificativa rispetto a quello del personale con mansioni analoghe assunto con contrattodi lavoro; qualora i risultati del lavoro appartengano al beneficiario;titolari di piccole e medie imprese (PMI) che non percepiscono un salario, se il lorocosto corrisponde all’importo unitario di cui all’allegato 2 moltiplicato per il numero diore effettive dedicate al progetto;persone fisiche che non percepiscono un salario il cui costo è calcolato come sopra.Nel calcolo del costo complessivo annuo del lavoratore rientrano lo stipendio base, icontributi sociali a carico del datore di lavoro e altre voci di costo previste dal CCNL. Comeaccennato in precedenza, l’IRAP è esclusa dal calcolo così come sono escluse quelle vocistipendiali che non sono né ricorrenti né legate all’attività progettuale, quali: straordinari,7

M. De Biase, R. Sestitoturni, conguaglio 730, conguaglio assegno nucleo familiare, indennità di reperibilità varie,buoni pasto.Nel Grant Agreement è tuttavia prevista, per i soggetti giuridici senza scopo di lucro, lapossibilità di rendicontare tra i costi del personale, una remunerazione aggiuntiva per lerisorse assegnate al progetto, fino a un tetto massimo individuale di ottomila euro annui. Talepossibilità è consentita a una duplice condizione:--che la remunerazione aggiuntiva rientri nelle consuete prassi retributive del beneficiarioe che venga corrisposta in modo coerente ogniqualvolta si richieda lo stesso tipo dilavoro o competenza;che il criterio utilizzato per calcolare tale remunerazione aggiuntiva sia oggettivo egeneralmente applicato dal beneficiario, indipendentemente dalla fonte difinanziamento utilizzata.Non rientrano tra i costi di personale i contratti stipulati con società che fornisconopersonale (p.e. le agenzie interinali), il personale assunto direttamente con contratto dilavoro che non rispetti le condizioni precedentemente elencate (p.e. un consulente), nonchéil personale che non venga pagato in base al tempo lavorato bensì con altri metodi (p.e. inbase ai deliverables prodotti).In tutti questi casi, i costi da rendicontare devono rientrare nelle categorie Other goodsand services o, in alternativa, Subcontracting.Il costo orario si ricava dividendo il costo complessivo annuo del personale cosìottenuto per le ore produttive annue (annual productive hours), per determinare le quali ilbeneficiario deve scegliere tra una delle seguenti tre opzioni:--1.720 fixed hours: un numero pari a 1.720 ore annue per il personale impiegato atempo pieno o, un numero di ore proporzionalmente inferiore, per il personaleimpiegato a tempo parziale;individual annual productive hours: il numero complessivo di ore lavorate dallapersona nell’anno;standard annual productive hours: il numero di ore annuali standard applicato alpersonale, generalmente utilizzato dal beneficiario sulla base delle proprie consuetepratiche contabili.L’opzione scelta deve essere mantenuta per un intero esercizio finanziario, ma puòessere modificata per quello successivo.Per quanto riguarda il CNR, la circolare n. 3/2018 “Modello di partecipazione dell’Enteai Programmi Quadro - Esercizio finanziario 2016” (prot. n. 0006433/2018 del29/01/2018) fissa il numero di ore lavorative produttive annue a 1506 per il personaleassunto da più di tre anni ed a 1520 per il personale assunto da meno di tre anni (allegato2). La circolare specifica, altresì, che in sede di predisposizione delle proposte di progetto,il costo orario del personale partecipante è da determinarsi secondo il livello e la fasciastipendiale specifica, indicata nelle tabelle aggiornate annualmente dall’Ente, mentre insede di rendicontazione le ore lavorative rendicontate devono essere documentate datimesheet mensili, preferibilmente integrati, e i relativi costi devono essere richiestiall’Unità Programmazione e monitoraggio, afferente alla Direzione Centrale Gestionedelle Risorse, secondo un format prestabilito. L’Unità rilascerà i tabulati dei costi dipersonale unitamente ad una dichiarazione di avvenuto pagamento – da partedell’Amministrazione Centrale del CNR – delle retribuzioni, delle imposte e dei contributiprevidenziali mediante mandati cumulativi di pagamento. L’onere di ripartire i costi delpersonale fra i progetti, cui i singoli soggetti sono in tutto o in parte assegnati, rimane acarico dell’Istituto o Ufficio richiedente, non essendo il dato verificabile dall’UnitàProgrammazione e monitoraggio.Moltiplicando il costo orario per le ore effettive dedicate al progetto, si perviene al costo8

Rapporto tecnico CNR-IRCrES, 9/2020del personale che verrà inserito in rendicontazione. Ai sensi dell’art. 18, le ore effettivedevono essere identificabili e verificabili.Il numero complessivo di ore dichiarate dal beneficiario, per persona per anno, persovvenzioni UE o EURATOM non può, ovviamente, essere superiore alle ore produttiveannue utilizzate per il calcolo del costo orario. Subappalti (Subcontracting)Questa voce di bilancio, ai sensi dell’art. 6.2.B, attiene al corrispettivo pagato per icontratti di subappalto e imposte connesse (p.e. l’IVA).Per tali costi non è previsto uno specifico metodo di calcolo: il costo deveobbligatoriamente corrispondere al prezzo pagato per la fornitura.Tali costi devono soddisfare le condizioni generali di eleggibilità previste dagli articoli6.1(a) e 13.1.1. I costi di subappalto sostenuti per fornire accesso transnazionale o virtualealle infrastrutture di ricerca devono soddisfare le ulteriori condizioni di ammissibilità deicosti di cui agli articoli 16.1 o 16.2.I costi di subappalto devono basarsi sul criterio del miglior rapporto qualità/prezzo (bestvalue for money) oppure del prezzo più basso (lowest value) attraverso, ad esempio, lamodalità di richiesta di più preventivi, nel rispetto delle condizioni di trasparenza e ugualetrattamento.Nel caso specifico di personale fornito da un’agenzia di lavoro interinale, i relativi costipossono eccezionalmente essere inseriti nella categoria B (Subappalti) anziché nellacategoria D.3 (Altri beni e servizi) purché l’agenzia svolga direttamente alcune attività delprogetto che rispettino le consuete condizioni generali di ammissibilità. Costi diretti per il supporto finanziario di terzi (Direct costs for providing financial supportto third parties)In base all’art. 6.2.C, trattasi di una voce di budget opzionale che viene inserita nelGrant Agreement solo nell’ipotesi in cui il progetto preveda anche il supporto finanziariofornito a terzi.Per tale voce non è previsto uno specifico metodo di calcolo: quanto dichiarato in sededi rendicontazione deve obbligatoriamente corrispondere all’esborso finanziarioeffettivamente sostenuto a favore di terzi.Anche tali costi devono soddisfare le condizioni generali di eleggibilità previste dall’art.6.1(a), nonché le ulteriori condizioni di eleggibilità di cui all’art. 15.1.1, tra cui vannomenzionate: l’ammontare massimo del supporto finanziario che non deve superare i 60.000 , la fissazione dei criteri per il calcolo esatto del supporto finanziario, i diversi tipi diattività per le quali è previsto tale supporto, le persone fisiche o categorie abilitate aricevere supporto finanziario. Altri costi diretti (Other direct costs)Sono costi strettamente legati all’esecuzione del progetto o al coordinamento o allapartecipazione alla rete.Esempi sono: acquisto di apparecchiature e attrezzature (ammortamento o canone dileasing), acquisto di materiali (di consumo), forniture di servizi (catering, traduzioni einterpretariato, affitto sale riunioni, costo auditor esterno), missioni del personalestrutturato e non, costi specifici (TNA, studi clinici).Per tale voce non è previsto uno specifico metodo di calcolo: quanto dichiarato in sededi rendicontazione deve obbligatoriamente corrispondere all’esborso finanziarioeffettivamente sostenuto a favore di terzi.Anche tali costi devono soddisfare le condizioni generali di eleggibilità previste dall’art.6.1(a).Qualora i costi dichiarati rientranti in questa categoria siano pari o inferiori al 15% deicosti dichiarati di personale nel medesimo periodo, non occorre fornire giustificazionealcuna fermo restando l’onere, anche e soprattutto in caso di audit, di tenere traccia di tutto9

M. De Biase, R. Sestitoquanto dichiarato.Nel caso in cui tali costi siano superiori alla suddetta soglia, in sede direndicontazione/audit occorrerà giustificare la parte eccedente il 15% a cominciare dallevoci di costo più rilevanti. Se, per esempio, gli altri costi diretti ammontano al 35% deicosti di personale (35.000 a fronte di 100.000 di costi di personale), occorreràgiustificare il 20% eccedente (20.000 ). Se, in contabilità, gli altri costi

cooperazione tra l'Unione Europea e i suoi partner internazionali; la valorizzazione dell'innovazione; il ruolo delle scienze umane e socio -economiche nel rispondere ad alcune sfide della società; il sostegno alla realizzazione dello Spazio Europeo della Ricerca e dell'Unione dell'Innovazione (ResearchItaly, n.d.